公文写作常见问题分析
公文写作的常见错误及避免方法
公文写作的常见错误及避免方法公文写作在各级政府机关及企事业单位中起着重要的作用，公文的准确性和规范性关系着工作的顺利进行。
然而，由于一些常见错误的存在，很多公文在表达上存在问题，影响了信息的传递和工作效率。
本文将分析公文写作中的常见错误，并提出相应的避免方法。
一、用词不准确在公文写作中，用词不准确是一个常见的问题。
有时候，用词太过庄重、复杂，使得读者难以理解。
有时候，使用俗语或俚语，让公文显得不严谨、不正式。
要避免这种错误，需要注意以下几点：1. 使用专业术语：在公文写作中，应尽量使用与工作相关的专业术语，这有助于提高表达的准确性和专业性。
2. 简明扼要：公文应力求简洁明了，避免使用过于复杂的词语和长句，让读者一目了然。
3. 避免使用俚语：公文是正式的文件，应避免使用俚语或口语化的表达方式，保持其严肃性和规范性。
二、语法错误语法错误是公文写作中较为常见的错误之一。
错误的语法使用会导致公文的不准确和不规范，影响信息的传递。
以下是一些常见的语法错误以及相应的避免方法：1. 主谓不一致：主谓不一致会造成句子结构混乱，给读者造成困惑。
应该确保主语和谓语在人称和数上保持一致。
2. 句子结构混乱：句子结构混乱会使读者难以理解公文的意思。
句子的结构应该简洁明了，避免过长复杂的句子。
3. 时态错误：公文中应该使用适当的时态来表达不同的含义。
要确保时态的一致性，避免在一个句子中出现多种时态。
三、格式错误公文的格式错误也是常见的问题，不规范的格式会给读者带来困扰，严重时甚至可能导致误解。
以下是一些常见的格式错误和相应的避免方法：1. 多余的空行：在公文中，应避免出现过多的空行，这会让公文的排版显得杂乱无章。
要保持段落之间的间距合适。
2. 题注错误：公文中的题注应准确地标注日期、文件编号等信息。
要确保题注的格式规范，避免遗漏重要信息。
3. 段落结构不清晰：公文中的段落应具有明确的结构和逻辑顺序。
要确保每个段落的主题清晰，段落之间的衔接流畅。
公文写作常见问题
公文写作常见问题公文写作是一种正式的书面表达方式，广泛应用于各种机关、企事业单位等组织机构之间的交流和沟通。
然而，由于公文写作具有一定的专业性和规范性，常常会出现一些常见问题。
本文将就公文写作过程中的一些常见问题进行分析和探讨，以期帮助读者更好地理解公文写作的要点。
问题一：标题选取不当在一份公文中，标题是对全文内容的概括，应具有准确、简洁、明确的特点，能够直观地传达文章主旨。
然而，一些公文存在标题选取不当的问题，比如过长、太过含糊或与内容不符等。
为了解决这个问题，我们需要遵循以下原则：简明扼要、准确传达主题、符合公文的性质和目的。
问题二：写作语言过于复杂公文作为一种正式文体，其语言风格应该庄重、正式、严谨。
但是，在实际写作中，一些人往往会使用过于复杂的词汇和长句，使得公文内容难以理解。
为了解决这个问题，我们应该采用简明扼要、通俗易懂的语言，避免使用过多的行政术语和外来词汇，确保公文的可读性和可理解性。
问题三：段落结构混乱一份合格的公文应该具备良好的结构，包括引言、正文、结论等部分，并且每一部分之间要有明确的转折关系和逻辑连接。
然而，一些公文存在段落结构混乱的问题，比如过于冗长、缺少必要的转折和层次等。
为了解决这个问题，我们需要在写作过程中合理划分段落、使用恰当的过渡词，确保文章结构清晰、层次分明。
问题四：格式错误或不规范公文的格式是一种组织文本布局的规范，涉及到页眉、页脚、标题、正文、附件等多个方面。
然而，在写作过程中，一些人经常会犯一些格式错误或不规范的问题，比如字体大小不统一、页眉页脚缺失、缩进格式错误等。
为了解决这个问题，我们需要在写作之前先了解并掌握公文格式的规范要求，并且在编辑过程中仔细检查，确保格式正确、规范。
问题五：缺乏客观、客观的态度公文是一种正式文体，应该以客观、公正的态度来陈述问题、表达观点。
然而，有些公文却显得主观或过于客气，使得内容不够准确，甚至与实际情况不符。
为了解决这个问题，我们应该以客观、客观的态度来撰写公文，明确表达事实和观点，尽量避免主观感情色彩的插入。
公文写作中的常见问题与解决思路分析
公文写作中的常见问题与解决思路分析公文写作作为一种正式的文书写作形式，经常在行政机关、企事业单位以及各级政府部门之间进行，它的准确性、规范性和权威性对于信息沟通和决策效果至关重要。
然而，在实际的公文写作过程中，我们常常会遇到一些问题，这些问题如果处理不当，可能会影响到公文的质量和效果。
本文将针对公文写作中的常见问题进行分析，并提供相应的解决思路。
一、问题一：语句冗长、句式单一语句冗长和句式单一是公文中常见的问题，这会导致公文表达的疲劳性和重复性，并且容易让人在阅读过程中产生困扰。
解决思路：1. 缩减语句长度：公文中应尽量避免过长的语句，一般不宜超过20个字。
可以通过拆分句子、使用简洁的词语和减少冗余修饰语等方式来减少语句长度。
2. 多样化句式结构：使用不同的句式结构可以增加公文的表达力和吸引力，可以尝试使用倒装句、并列句、复合句等句式，让文章更加丰富多样。
二、问题二：用词不准确、术语滥用在公文写作中，用词不准确和术语滥用会使文章表达不清晰，甚至产生误解。
解决思路：1. 准确使用词语：在公文中应该使用确切、准确的词语，以确保信息的准确传达。
可以借助词典、专业术语手册等参考工具，避免使用模糊或含糊不清的词语。
2. 控制使用专业术语：在公文中使用专业术语时应适度，不应过度使用，以免影响读者的理解。
如果需要使用专业术语，应提供相应的解释和解释性上下文，以确保读者能够理解。
三、问题三：段落结构松散、层次不清段落结构松散和层次不清会给读者带来困扰，不利于信息的获取和整体把握。
解决思路：1. 建立明确的段落结构：每个段落应有明确的主题和中心思想，段落之间应有明确的逻辑关系和过渡。
可以使用段首句来概括段落的主题，并在段落末句进行总结。
四、问题四：格式不规范、排版混乱格式不规范和排版混乱会给读者带来困难，也会影响公文的正式性和专业性。
解决思路：1. 遵循格式规范：不同类型的公文有不同的格式要求，应该根据具体的公文类型遵循相应的格式要求。
公文知识：公文写作常见问题及对策
公文知识:公文写作常见问题及对策初入公文写作之门，写出来的文章常会出现条理混乱、层次不清等问题.本期公文知识针对这些常见问题，提出一些具体的解决办法，供大家参考。
一、条理混乱，层次不清（一)主要原因1、没有确定好主题，就匆忙上手。
文章没有主题,就像军队没有统帅一样，字、词、句如同一盘散沙,不能形成合力。
2、没有列好提纲，就急于动笔。
写作前没有精心布局，没有按照先后顺序、轻重主次列出提纲。
3、没有充分了解写作内容.只有把所写内容的前因后果、来龙去脉、内在联系搞清楚了，写出来的文章才能条理清晰、概念准确.比如写生产情况，就必须熟悉加工方案、工艺原理、操作程序等；写经营情况,就要熟悉企业的管理理念、管理方法、经营状况、财务数据等。
4、照抄照搬别人的文章。
部分内容是从别的地方直接粘贴过来的，未经消化吸收，与自己写的内容不相容。
(二）解决办法1、首先确定文章主题。
不要急于动笔，先把能找到的材料仔细梳理，认真思考，分析透彻,然后结合上级要求、领导思路和本单位实际提炼出正确的公文主题。
2、养成列提纲的好习惯。
就像盖房子前要画图纸一样，写文章之前应该先在脑子里勾画出大致的轮廓,重点讲什么、哪些详述、哪些从略都要心中有数。
3、熟悉本单位的相关情况。
平时多看部门和基层上报的材料,把材料内容吃透，不留疑问。
脑子里要储存一些基本的数据,熟记本单位的生产经营情况，尽可能多地掌握相关素材。
4、改掉照抄照搬、复制粘贴的毛病。
除了法律法规、上级文件和领导讲话可以原封不动地引用外，其他内容一定要用自己的话来表达.二、思路不合，领导不爱（一）主要原因1、没有注意场合与受众。
写领导发言稿和工作汇报，一定要看场合与受众。
向上级汇报工作，语气一定要谦虚诚恳，少用指令性的措辞；向职工代表做报告，要注意肯定全体员工付出的辛勤劳动,客观地分析存在的不足。
2.没有掌握领导讲话的习惯。
如果领导喜欢阐述理论，就要增加理论性的表述，适当引用一些新观点;如果领导比较实干，要注意少讲理论多鼓劲,多用节奏分明的短句，这样听起来铿锵有力、干脆利落。
行政公文中的常见问题解析与解决方法
行政公文中的常见问题解析与解决方法行政公文作为公共行政工作的重要组成部分，具有规范行政行为、传达信息、保障决策实施等重要作用。
然而，在实际的行政文书写作过程中，常常会出现一些问题，给工作效率和行政管理带来困扰。
本文将分析行政公文中常见的问题，并提出解决方法。
问题一：行文冗长在许多行政公文中，行文冗长、句子过长、用词繁琐成为常见问题。
这不仅浪费读者的时间，也会使公文的表达效果不明确。
要解决这一问题，首先可以通过简化句子结构，避免使用太多的修饰词和插入语，保持句子简洁明了；其次，借鉴新闻写作的方式，采用“倒金字塔”结构，先将最重要的信息放在开头，然后再逐渐展开论述。
此外，可以避免使用冗长的法律术语和行政术语，选择通俗易懂的词汇，使公文更容易被理解。
问题二：格式混乱行政公文的格式要求一般都较为严格，但在实际写作中，经常出现格式混乱的问题，比如错位、对齐不匀、字体大小不一致等。
为解决这一问题，建议在起草时先制定一个模板，明确规定标题、日期、正文、落款等的格式，确保每份公文符合统一规定。
此外，在撰写公文时，选择标准字体、合适的字号，并注意段落之间的对齐和行距的一致，以确保格式整齐美观。
问题三：表达不准确行政公文需要准确地传达信息和表达意思，但往往会出现表达不准确的问题。
为解决这一问题，首先需要仔细审查每个句子和词语的用法和表达含义，确保用词准确无误。
同时，在写作过程中，可以多使用一些具体、明确的词语和短语，避免使用抽象、模糊的表述。
此外，公文中的数据、要点等信息应当准确无误，可以利用表格、图表等形式进行呈现，提高信息传递的准确性。
问题四：冗余废话行政公文中经常出现的问题是冗余废话，即通过不必要的修饰、赘述来填充篇幅。
为解决这一问题，应该遵循“提炼精炼”的原则，在写作过程中及时删除冗余的内容，保持公文的简洁性。
可以通过将相同或类似的内容进行合并，删除多余的修饰语和陈述，使公文内容更加有力，更加简练。
问题五：缺乏逻辑性一份行政公文的逻辑性很重要，但常常出现缺乏清晰逻辑的问题。
公文写作常见问题十解
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。
4、“制定”与“制订”的运用
“制定”即制作、定出。公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等，如：“党的第十六次代表大会，为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线。”
“制订”即制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。如：“我们单位相继制订了防火、门卫等安全管理制度。”
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
②“白头文件”。即不用版头的文件，一般用于印发领导人的讲话等文字材料。
2、发文字号
机关代字 + 〔年份〕 + 顺序号
机关代字是发文机关的简化代称，一经确定，不得随意改动。年份用公元纪年标记，使用阿拉伯数字，并用六角方括号括住。位置居中略下（纵向）或左下。顺序号，使用阿拉伯数字，如“58号”。写作“第58号”或“058号”均不规范。
以A4纸型编排，每页文字22行，每行28字。公文主题词用三号标宋字体，“主题词”三字应用三号黑体。
申论公文写作中的问题分析和解决方案
申论公文写作中的问题分析和解决方案公文作为一种特殊的写作形式，在申论考试中占有重要地位。
但是，在申论公文写作中，仍然存在一些问题，如表达不清、逻辑不严谨、语言不精准等。
本文将对申论公文写作中的问题进行分析，并提出相应的解决方案，以期帮助广大考生顺利完成申论考试。
一、申论公文写作中的问题分析1. 表达不清晰申论公文写作要求准确清晰地传递信息，但有些考生在表达时存在模糊不清的情况。
例如，在问题陈述时使用过于笼统的词语，或过多地使用形容词修饰，使得内容不够明确。
这导致读者难以理解和全面掌握作者的意思。
2. 逻辑不严谨一篇好的申论公文应具有合理的结构和严密的逻辑。
然而，有些考生将不同主题和论点混淆在一起，或者在表述时缺乏连贯性。
这让读者难以从整体上把握作者的观点，也会降低文章的说服力。
3. 语言不精准申论公文强调用语精准，尽量避免歧义，但有些考生在表达时存在词不达意或使用词汇错误的情况。
这不仅会给读者带来困惑，也会给评分者留下不太好的印象。
二、申论公文写作问题的解决方案1. 清晰表达为了更清晰地表达，考生可以从以下几个方面入手：（1）明确思路，突出核心：在写作前，要对文章内容进行充分的思考和规划，确保每一部分的内容和意图清晰明确。
（2）减少冗词赘语：避免使用过多的形容词和修饰语，保持简洁明了的表达。
（3）多用具体事例：通过列举具体的案例、数据、调查结果等，来支撑自己的观点，使读者更易理解和接受。
2. 严谨逻辑要提高逻辑严谨性，考生可以尝试以下方法：（1）合理划分段落：每个段落的内容应该有一个明确的主题，并按照时间顺序、因果关系或分析层次等进行合理组织。
（2）使用连接词：在表达不同观点或不同段落之间的关系时，使用适当的连接词，如"因此"、"然而"、"另外"等，以增强文章的连贯性。
（3）整体把握：在写作过程中，时刻保持对整体思路的把握，确保每一句话、每一段都与整体主题密切相关。
公文写作常见问题分析
一、标题常见问题分析公文标题是公文内容的摄要,在发挥公文效能上起着举足轻重的作用。
但受诸多因素的影响,公文标题时常出现一些毛病，现归纳为以下八个方面,并作粗浅分析.（一）要素不全完整的、规范的公文标题,一般应具备“三要素"，即发文机关名称、事由、文种，以标明由谁发文、为什么发文和用什文种发文。
2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》作出明确规定:“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容（事由）并标明公文种类(文种），一般应当标明发文机关”。
当然，特殊情况下，也可省略标题中的一至二个要素，但不可随意省略，要相对规范,否则，将毛病百出。
常见的病例有三种：一是随意省略事由。
如《××县人民政府决定》，由于省略事由，受文者看不出标题所反映的主要内容、事项和基本观点，不利于学习、贯彻、领会、落实文件精神。
除一些非重要的、极其简短的通知、通告和特殊机关发出的特定公文外（如中华人民共和国国务院、司法部门发出的国务院“公告”、“主席令”、“布告"等），一般情况下不得省略事由。
二是随意省略发文机关。
如：一份没有版头的文件标题《关于加强农村党支部建设的报告》，待上级看完文件后，才从落款处知道文件是哪个机关发出的，既不庄重，也不严肃,更不利于公文运转和办理。
具有重大决策和事项的下行文不得省略发文机关;没有版头的下行文、上行文均不得省略发文机关，但有版头（发文机关标识）的,也可不标明发文机关。
三是随意省略文种。
使受文者不得要领,失去公文的严肃性。
如《××乡人民政府关于召开春耕生产会议的有关事宜》。
（二)乱用文种主要表现在三个方面：一是混用文种。
如《全国人大常委会党组关于县乡换届选举问题的请示报告》，这里把“请示"、“报告”两个不同的文种混淆在一起使用，不论是已经废止的《国家行政机关公文处理办法》,还是自2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》，都没有“请示报告"这一文种，明显不妥。
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一、标题常见问题分析公文标题是公文容的摄要，在发挥公文效能上起着举足轻重的作用。
但受诸多因素的影响，公文标题时常出现一些毛病，现归纳为以下八个方面，并作粗浅分析。
（一）要素不全完整的、规的公文标题，一般应具备“三要素”，即发文机关名称、事由、文种，以标明由谁发文、为什么发文和用什文种发文。
2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》作出明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要容（事由）并标明公文种类（文种），一般应当标明发文机关”。
当然，特殊情况下，也可省略标题中的一至二个要素，但不可随意省略，要相对规，否则，将毛病百出。
常见的病例有三种：一是随意省略事由。
如《××县人民政府决定》，由于省略事由，受文者看不出标题所反映的主要容、事项和基本观点，不利于学习、贯彻、领会、落实文件精神。
除一些非重要的、极其简短的通知、通告和特殊机关发出的特定公文外（如中华人民国国务院、司法部门发出的国务院“公告”、“主席令”、“布告”等），一般情况下不得省略事由。
二是随意省略发文机关。
如：一份没有版头的文件标题《关于加强农村党支部建设的报告》，待上级看完文件后，才从落款处知道文件是哪个机关发出的，既不庄重，也不严肃，更不利于公文运转和办理。
具有重大决策和事项的下行文不得省略发文机关；没有版头的下行文、上行文均不得省略发文机关，但有版头（发文机关标识）的，也可不标明发文机关。
三是随意省略文种。
使受文者不得要领，失去公文的严肃性。
如《××乡人民政府关于召开春耕生产会议的有关事宜》。
（二）乱用文种主要表现在三个方面：一是混用文种。
如《全国人大常委会党组关于县乡换届选举问题的请示报告》，这里把“请示”、“报告”两个不同的文种混淆在一起使用，不论是已经废止的《国家行政机关公文处理办法》，还是自2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》，都没有“请示报告”这一文种，明显不妥。
从该“请示报告”的容看，应使用批转式“报告”这一文种。
二是错用文种。
有的该用“请示”的，却用了“报告”，而该用“报告”的反而用的是“请示”；有的该用“函”的却用“通知”；有的把没列为文种的公文种类作为文种使用，如“条例”、“规定”、“办法”、“总结”、“计划”等，以上这些，都不可作为文种使用，不可直接行文。
《党政机关公文处理工作条例》所确定的公文文种共有15种，决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
除此之外，均不可直接行文，但可作为“印发”、“颁发”或“通知”的“附件”行文。
三是生造文种。
如《关于调整工资的补充说明》、《关于机构改革中有关问题的解释》等，这里的“补充说明”、“解释”均不应作为文种使用，以上两个标题可修定为《××（发文机关）关于印发调整工资补充说明的通知》、《××（发文机关）关于印发机构改革中有关问题解释的通知》。
还有的把“安排”、“要点”、“细则”这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，是错误的。
（三）隶属不清不该用“批转”的，用了“批转”；该用“批转”的却用了“印发”、“转发”，分不清三者之间的隶属关系和词性。
如《××县政府办公室关于批转××市长在××会议上讲话的通知》，这里的“批转”使用不当，应该使用“印发”或“转发”。
因为“批转”具有“批准转发”之意，是上级对下级报告的认同并转发下去贯彻落实的。
下级对上级机关的文件和上级领导同志的讲话、批示等不可使用“批转”，否则将混淆了上下级的隶属关系。
（四）提炼不精。
主要表现在标题冗长上。
如《×××（发文机关）关于招收退休退职职工子女就业，进行合理安排，确保社会稳定的通知》，可修改拟为《×××关于妥善安排退休退职职工子女就业的通知》或《×××关于妥善安排退休退职职工子女就业有关问题的通知》。
（五）题不达义表现在四个方面：一是事由偏跑。
如《×××关于草原灭鼠的请示》，从题意上看，是请示开展灭鼠运动，而此文实际上是请求上级给予解决“灭鼠经费”的请示。
应改写为《×××关于要求解决草原灭鼠经费的请示》。
二是题大义小。
如《关于企业技术、人才开发的若干规定》，而文件容中就如何进行技术、人才两项开发，却未作具体规定，标题“帽子”太大，使题文不完全相符。
三是题小义多。
如《关于做好争取人民满意基层站所活动筹备工作的通知》，标题的事由主旨是“筹备”二字，而政文中不仅详细介绍了“争创活动”的意义、容、方法，还谈到了组织领导、活动步骤、管理制度等，显然，标题题义过小难于表达和带动正文，此标题可改写为《×××关于开展争创人民满意的基层站所活动的通知》。
四是题义不清。
如《××县人民政府关于粮食问题的通知》，其中就缺少“价格”、“收购”等词语来限制中心词“问题”，造成事由过于笼统不具体、不清楚，不能准确反映表达公文的主要容。
（六）用词重叠多出现在转发、印发式公文方面。
如“××县人民政府关于转发《××市人民政府关于转发〈××省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知〉的通知》的通知”，这里介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，在一个标题重复使用，造成标题冗长，令人不知所云。
解决用词重叠问题，避免介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，可采用“省略法”、“替代法”、“直转法”三种技术处理办法。
（七）滥用符号如“××县人民政府办公室关于印发《××同志在××会议上讲话》的通知”、“转发《××省公安厅关于实施社区警务战略意见》的通知”，以上两例中的“《》”符号都不应该使用，应改为：“××县人民政府办公室关于印发××同志在××会议上讲话的通知”、“转发××省公安厅关于实施社区警务战略意见的通知”。
（八）标注不规主要表现在以下两个方面：一是回行题式不规。
《国家行政机关公文处理办法》明确规定：公文标题“回行时，要做到词意完整”。
而在实际排印时，却往往做不到这一点。
如：中共××县委××县人民政府关于进一步整治和改善经济发展环境的实施意见此题回行时，将“经济发展环境”一个完整的词和词意拆开、拆断了，应改为：中共××县委××县人民政府关于进一步整治和改善经济发展环境的实施意见二是摆列布局不规。
有的左右摆布不居中，不是偏左，就是偏右；有的标题第一行与“红色反线”距离不是相间过大，就是过小；有的标题中行与行之间相离不是过旷，就是过紧。
规的摆布应是：红色反线下空2行开始排列标题的第一行，行与行之间相间“以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离”；左右摆布时，要居中。
居中排列并不难做到，使用电子设备打印时，按“居中”键即可。
三是字号字体使用不规。
就字体而言，有的用黑体，有的用宋体，有的用仿宋，有的甚至用楷书；就字号而言，有的用2号字，有的用3号字，有的甚至比2号更大、比3号更小，等等。
规的用法是：公文标题用2号小标宋体字（正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或3号黑体字），这是《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—2012）国家标准所规定的。
二、发文字号常见错误析发文字号，由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，编排在发文机关标志下空二行位置，上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人处在同一行。
位于文件版头下方居中处。
联合行文时，使用主办机关的发文字号。
发文字号为文件的登记、分管、交办、引用、检索提供了方便，便于收文机关与发文机关进行联系。
发文机关代字要选用能反映机关特征的两三字，如中共市委用“成委发”、市人民政府用“成府发”。
目前，行政机关行文中，“发文机关代字”还有个约定俗成的特殊用法，即在发文机关代字中加进了函这一文种名称。
如国务院办公厅和省政府办公厅所发的正式公函，通常都编“国办函﹝2011﹞xx号”或“川办函﹝2011﹞xx号”。
严格说来，函只是法定公文文种之一，但习惯上都把“批复”也作为函件对待，也编公函的发文字号。
如省政府办公厅和市政府办公厅所发的批复，其发文字号也编“川办函﹝2011﹞xx号”或“成办函﹝2011﹞xx号”。
年号用阿拉伯数字并应写全，年号外须用六角形括号，如﹝2012﹞，不得写为﹝12﹞.年号的位置，应在机关代字与发文序号之间，不能放在机关代字之前或之间，如“成爱卫字﹝2011﹞14号”不得写为“﹝2011﹞成爱卫字14号”或“成爱卫﹝2011﹞字14号”。
《党政机关公文处理工作条例》(2012年7月1日施行)和《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—2012）就“发文字号”的用法、格式、标准都作出了明确的规定。
但是，“发文字号”在实际应用中仍然存在多少不规的现象和问题，概括起来，主要有以下七个方面。
（一）搭配虚字如：“×政字〔2002〕第2号”、“×发字〔2002〕第35号”，这里的“字”“第”均是没有什么实际意义的多余字，应删去。
规化的用法是：“晋水文〔2012〕2号”（即省水文水资源勘测局2012年度发的第2号文件）。
（二）要素颠倒《党政机关公文处理工作条例》第三章第九条第五款已明确规定发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，实质上等于指定了“机关代字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。
但个别地方和单位在使用“发文字号”时，并没有按以上指定顺序排列，三要素位置颠倒。
如：“( 11 ) 晋水文字第85号”，这一“发文字号”，不仅年号不全、“字”“第”多余、“括号”用错，而且年份前移，是错误的。
规化的用法应是“晋水文〔2011〕85号”。
（三）年号不全如“×政发〔97〕8号”、“×政秘〔86〕6号”，这里的“〔97〕”“〔86〕”是指1997年度、1986年度。
虽然，在廿、廿一世纪里，“〔97〕”、“〔86〕”可理解为1997年、1986年，如若事过几个世纪或时间更长一些，为什么不可把“〔97〕”理解为公元97年、997年、1697年、2097年呢？年号不全会给将来查找利用文件档案带来很大麻烦。
所以，年份号应该写全称〔1997〕〔1996〕《党政机关公文格式》明确：“年份应标全称”。