时间管理.ppt

时间管理
处理优先次序(续）
分析工作的轻重缓急
重要 用大多数时间 ３ 不急 首先处理 １
急 最好别做
４ ２ 尽量少做 尽可能委派 给下属
或有时间再做 不重要
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时间管理
确定处理优先次序
• 上司和你在工作的优先顺序上可能会 有所不同---澄清您的工作目标和您 的老板保持一致 • 工作的优先顺序会变化，所以需要在 每天开始时重新进行评估。
• 越是接近自己目标的工作，集中、重 点地处理就越重要
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时间管理
通过计划帮您有效利用时间
1、把每天要做的事情列一份清单 2、确定优先次序，从最重要的事情 开始做起 3、每天都这么做
认清主要工作目标，围绕主要工作目标 安排轻重缓急
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时间管理
练
´´´´´ í
习—日工作计划
´´´ ´´´ ´´´´ ± ò ± ´´
• 将不重要的工作放在精力低谷期
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时间管理
时间管理的步骤
• 要做什么？-可以不做？/可以授权？ • 按先后排序－轻重缓急？
• 分配时间
• 按计划行动－自我约束 • 评估工作及时间效益
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时间管理
时间管理一些值得 注意的要点
• 遵循20/80法则
• 记住帕金森定律
（Parkinson's Law）
没有组织有关部门和下属协助进行工作
迟到赴会 其它征兆 感到较大的工作压力
因工作进展问题，心情烦乱
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时间管理
时间失控的原因
• 缺乏计划 • 缺乏组织
• 缺乏分配
• 缺乏控制
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时间管理
掌握时间管理要诀
• 找出问题的根源 • 改善管理习惯
• 开发时间领域
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时间管理
掌握时间管理要诀
—找出问题的根源
整理文件
有效地进行会议
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时间管理
有效地打电话
• 像准备会议一样准备你的电话 • 集中打电话。如果一个号码占线，
试完其他号码再重拨
• 按照一定的优先顺序打电话 • 掌握并主导交谈 • 简短，节省自己和他人的时间
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时间管理
有效地接听电话
• 让秘书先处理，减少不重要的电话
• 询问需要多长时间 • 转给可以处理的人 • 集中精力，有效聆听 • 控制接听时间 • 留言电话
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时间管理
结束电话
• 在我走之前，还有什么需要讨论 的吗？ • 我有一个电话要接，以后再回电 给你行吗？ • 进一步的问题可以下次再谈 • 我得去开会了，老板在等我呢 • 我得走了，同事正招呼我呢
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时间管理
如何应付不速之客?
• 秘书安排 • 选择到对方办公室 • 不要坐下 • 事先说明 • 婉拒 • “正在开会，谢绝打扰”
找出时间失控的征兆 客观分析问题的原因 检讨你的工作目标及内容
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时间管理
陈经理工作分类
工作项目分类 浏览文件 处理邮件(拆阅及答复) 写会议记录 聊天（包括电话及同事） 接听电话 提点职员祖儿 个人事项及休息
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处理次数 3 4 4 4 5 2 2
所费时间(分钟) 23 40 49 28 23 28 10
• 把不太重要的事集中起来办 • 避免将整块时间拆散 • 4D原则
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时间管理
4D原则
• Do it now（亲自做）： 不能丢掉不管、不能拖一拖再 办、不能授权的事，按照优先顺序自己亲自去完成。 • Delegate it（授权）： 学会授权，将能派出去的事尽 量派给他人干，这样可以节约时间干最重要的工作。 • Do it later（稍后再办）： 把一些偏离目标的精神情 绪活动，次要的工作、信息资料不全的工作，暂时挂在一 边，待有空时再去处理。 • Don’t do it（丢掉不管）： 把一些与目标无关的事，无 效益的事，应差的事丢掉不管
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时间管理
成 功 的 启 示
生活现状
• 生活越来越忙碌 • 工作压力日甚一日
成功的要求
• • • • 做得更多更好 使用资源更少更简 加快脚步永往直前 走在他人的前面
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时间管理
时间的机会成本
• 时间 = 金钱
• 一小时看电视 = 一小时不阅读报纸
• 一小时与人闲谈 = 少了一小时的工作
• 机会成本与个人成就 • 机会成本与机构成效
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时间管理
行动计划
找出你的时间障碍，并确定改善方法及行动
´´´° ± ´
´´〃〃´´´ ´¨°
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时间管理
时间管理金科玉律
1. 设立有挑战但可实现的目标 2. 设定所有工作的完成期限 3. 建立固定的日常工作模式 4. 在精力最充沛时做最用脑力的工作
5. 不要推迟你不喜欢但重要的事情
6. 不重要的事迟一点做 7. 分析你在时间管理方面的障碍
您的时间值多少钱？
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时间管理
时间管理的本质
•时间管理的本质是选择管理 •80%的效益来自于20%的工作—掌握关键 • “我没有时间”，其实只是一个藉口
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时间管理
有效时间管理的好处
• 提高效率
• 更高的工作满意度
• 人际关系的改善
• 减少紧张与焦虑
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时间管理
时间管理的障碍
电话干扰,不能集中工作 别人打扰,要放下重要的工作 工作优先次序不明,重要工作未能按时完成 多项重要工作须同时处理,时间出现冲突 工作设施不足,引起不便,拖慢工作进度 人手不足,工作不能妥善分配 不妥善处理文件,造成资料遗失 无力拒绝要求,不能兼顾个人工作 拖延工作,把重要工作押后,影响工作进度
时 间 管 理 培 训
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时间管理
培 训 目 标
在完成本课程后，参加者将能： • 了解时间管理失控的问题 • 知道时间失控的原因
• 掌握时间管理的基本技巧
2
时间管理
培训内容概要
• • • • • • • • • • • • 时间的特点 时间管理的含义 时间管理的本质 有效时间管理的好处 个人时间管理方式评估 时间管理的障碍 时间管理不善的征兆和原因（录像） 掌握时间管理的要诀（录像） 时间管理的步骤 时间管理一些值得注意的要点 时间管理理论的发展 时间管理金科玉律
• 训练下属提高工作效率，授权
• 定时运动，适时正确地摄取营养，保持健康 • 增广见闻，拓宽视野
• 早起晚睡
• 根据个人的节律安排时间
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时间管理
根据个人节律安排时间
• 记录你的体力和脑力状况的高峰时间，了解它 们持续的时间长度 • 将要求最高的重要任务，安排在每天体力和脑 力的高峰期 • 将休息时间安排在精力不济之时，以重新振作
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时间管理
如何有效进行会议?
• 没必要不开会
• 电话会议 • 明确目的
• 必要的人参加、准时
• 用日程安排，紧扣主题 • 控制讨论及进程 • 结论简单明了，措施可行 • 书面记录、跟进行动
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时间管理
掌握时间管理要诀-开发时间领域
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时间管理
开发时间领域
• 提高阅读能力
• 加强决策能力 • 使用工具
• 您是先捡那些有兴趣的事做吗？ • 您是先做容易的事再做困难的事吗？ • 您是先做紧急的事再做重要的事吗？ • 您是按事情发生的先后顺序处理它们吗？ 是 是 是 是 否 否 否 否
• 您是到接近最后期限才真正投入项目吗？
是
否
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时间管理
处理优先次序
分析工作的轻重缓急
重要
３ 不急 ４
１
急
２
不重要
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时间管理
如何改善拖延的习惯?
• 工作计划
• 贯彻完成
• 定期检讨
• 化整为零
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时间管理
整理文件--从清理办公桌开始
备忘录和宣 传品放在电 脑上 重要联系人 名单贴在电 脑上 电话机被纸 张淹没了
废纸溢出未 清理
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阅读文件塞 入文档中被 遗忘了
文件数量在 膨胀，却未 随时更新
文件柜中充 斥着无关的 资料
8. 确立你不希望被打扰的时间
9. 一次只做一件事 10. 如果你开始做一件事，尽可能做完它
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时间管理
时间管理金科玉律（续）
11. 做好电话沟通的计划 12. 在工作效率低时做几次小休的安排 13. 用固定的时间/会议与下属讨论日常事宜 14. 有选择，要学会拒绝
15. 在同一地方收集你所有的想法
与”美儿”电话聊天—30分钟 与朋友电话聊天—工作信件未完成 同事突然到访闲谈—未能恰当婉拒 会议未做准备—开会时失控—超时工作
办公桌文件十分凌乱,
虽有秘书协助,忙碌时间还亲自接听电话 迟到赴会
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时间管理
梁美儿问题征兆
电话聊天 遇到同事有需要,便毫不考虑个人的工作时间 个人工作未能按时完成—超时工作
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时间管理
时间管理理论的发展
• • • • 第一代：利用便条和备忘录 第二代：强调日历与日程表 第三代：讲求优先顺序 第四代：以原则为重心，着眼 个人计划，兼顾重要性和紧急 性，强调效果和效率齐头并进
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时间管理
注重结果， 而不是注重忙忙碌碌。 （Concentrate on results, not on being busy）
时间管理
时间失控的根源
• 做了根本不需要做的事 • 做了能够由别人做/应该由 别人做的事 • 因考虑不周而耗时过多 • 不能惯彻，致使重复工作 • 缺乏计划/组织/授权/控制 • 没有人愿意承认浪费了别人 的时间
时间管理
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掌握时间管理要诀— 改善管理习惯
计划 组织与授权 控制进度 自我约束