英语公文格式PPT课件
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《英语公文格式》课件
《英语公文格式》PPT课件
介绍英语公文格式的规范和要素，以及示例和注意事项。
什么是英语公文格式？
英语公文是用英语撰写的具有文书形式和正式性的文件。 英语公文格式是英语公文必须遵循的规范和要求，包括版式、字体、标点符 号、缩进等。
英语公文格式的要素
信头
公司名、地址、电话、传真、 电子邮件等
日期
日、月、年
称呼
尊称+姓名/职务
正文
第一段自我介Leabharlann +主题；接下 来的段落分别阐述内容
签名
姓名、职务
收件人信息
姓名、地址、职务等
结尾
结束语+希望回复
英语公文格式举例
信头
公司名、地址、电话、传真、 电子邮件等
日期
日、月、年
收件人信息
姓名、地址、职务等
称呼
尊称+姓名/职务
正文
第一段自我介绍+主题；接下来 的段落分别阐述内容
结尾
结束语+希望回复
注意事项
1 准确、简洁、清晰
编写公文要准确、简洁、清晰。
2 避免繁琐
注意文风，避免过于繁琐。
3 规范、准确
公文中使用的语言要规范、准确，不得有口 语化、方言化表达。
4 遵循格式要求
严格遵循英语公文格式要求，如有问题请及 时提出。
介绍英语公文格式的规范和要素，以及示例和注意事项。
什么是英语公文格式？
英语公文是用英语撰写的具有文书形式和正式性的文件。 英语公文格式是英语公文必须遵循的规范和要求，包括版式、字体、标点符 号、缩进等。
英语公文格式的要素
信头
公司名、地址、电话、传真、 电子邮件等
日期
日、月、年
称呼
尊称+姓名/职务
正文
第一段自我介Leabharlann +主题；接下 来的段落分别阐述内容
签名
姓名、职务
收件人信息
姓名、地址、职务等
结尾
结束语+希望回复
英语公文格式举例
信头
公司名、地址、电话、传真、 电子邮件等
日期
日、月、年
收件人信息
姓名、地址、职务等
称呼
尊称+姓名/职务
正文
第一段自我介绍+主题；接下来 的段落分别阐述内容
结尾
结束语+希望回复
注意事项
1 准确、简洁、清晰
编写公文要准确、简洁、清晰。
2 避免繁琐
注意文风，避免过于繁琐。
3 规范、准确
公文中使用的语言要规范、准确，不得有口 语化、方言化表达。
4 遵循格式要求
严格遵循英语公文格式要求，如有问题请及 时提出。
《英语公文格式》课件
Definition: A report is a document that summarizes information, research results, or other relevant data It should be written in a formal and objective style to confirm accuracy and related information
contents
目录
Common Errors and Correction Methods in Official Document WritingPractice and Improvement of Official Document Writing
CHAPTER
Basic knowledge of official documents
CHAPTER
Common Errors and Correction Methods in Official Document Writing
04
Байду номын сангаас
VS
Spelling errors are a common oversight in writing that may affect the reader's understanding.
Detailed description
Spelling errors include misspellings, polyphonic or homophonic confusion, etc. To correct spelling errors, you can use spell checking tools or carefully check the spelling of each word to ensure consistency with standard English words.
英语书信常用格式ppt课件
8
正文（Body of Letter）
• 正文是一封信的主体部分。 • 信笺讲究简洁、效率。开头几句简单地寒
暄后就步入正题，在结尾处要有祝愿和敬 语。
9
正文 – 开 头 语
• 常用的开头语有： I have received your letter of July Ist.
7月1 日来信已经收到。 I have the pleasure to tell you that …….
• Dear Mr.称Wa呼ng,
•
Thank you for your letter of November 3,1999. I am sorry not to have written back earlier but
time seems to pass so quickly. I learnt from your letter that you had received you master's degree. I would like to congratulate
11
结束语 （Complimentary Close）
• 结束语在正文之后隔一两行的偏右方开 始写。
• 开头字母用大写，以后的字母用小写， 最后一个词后面用逗句。
•常用的结束语有：
Yours sincerely,
12
署名（Signature）
• 在结束语的下方是签名。
• Yours sincerely, Lucy Blake (手写)
趣的同学可以回忆一下，再接着往
下写。
•
• Mon. May. 1, 2012
Sunny
It’s sunny day. Today
is the first day of my junior school life ...
正文（Body of Letter）
• 正文是一封信的主体部分。 • 信笺讲究简洁、效率。开头几句简单地寒
暄后就步入正题，在结尾处要有祝愿和敬 语。
9
正文 – 开 头 语
• 常用的开头语有： I have received your letter of July Ist.
7月1 日来信已经收到。 I have the pleasure to tell you that …….
• Dear Mr.称Wa呼ng,
•
Thank you for your letter of November 3,1999. I am sorry not to have written back earlier but
time seems to pass so quickly. I learnt from your letter that you had received you master's degree. I would like to congratulate
11
结束语 （Complimentary Close）
• 结束语在正文之后隔一两行的偏右方开 始写。
• 开头字母用大写，以后的字母用小写， 最后一个词后面用逗句。
•常用的结束语有：
Yours sincerely,
12
署名（Signature）
• 在结束语的下方是签名。
• Yours sincerely, Lucy Blake (手写)
趣的同学可以回忆一下，再接着往
下写。
•
• Mon. May. 1, 2012
Sunny
It’s sunny day. Today
is the first day of my junior school life ...
英语应用文写作ppt课件
具
体
⑨附件：随信附寄物件时，可写上 “Enclosure”或者
说 明
“Encl”。如果是两件以上物件，要冠以 “Encls”引出物 件，要标明物件数量和名称。如： Encls: 2 (a photo & a copy of Resume)
Encl: Check
《英语应用文写作》
Applied Writ1i0ng
说
如：Jan. (January), Feb. (February), Mar. (March), Apr. (April)
明
May, June, July, Aug. (August), Sept. (September), Oct.
(October), Nov. (November), Dec. (December).
13英语旅游指南(A Guide to Travel)
14. 英语的协议与合同 (Agreement & Contract)
15.摘要、参考文献、关键词的英文书写
(Abstract, Bibliography, & Key words)
2
English Training
1.英语书信的五大要素
2. 英语书信的格式
①A thank-you letter is not necessarily long, but it should prompt and heartfelt. Writing procedures as follow: ② Expressions of heartfelt thanks for having been received with hospitality, been given nice presents, or been offered timely help, etc. ③ Brief but sincere description of the function, contribution and encouragement, etc, these help/gifts may have resulted in. ④Statements of your gratitude again and your wish of returning the help
公文写作格式规范ppt精选课件
文章标题要与正文空一行
正文要与落款空三行
如有附件则与正文空一行、与落款空三行
（除此之外全文不能空行）
编辑版pppt
21
谢谢大家！
编辑版pppt
22
例如:1
编辑版pppt
11
3.正文标题使用
一级标题格式
字体为黑体三号字、左侧空两字 样式：一、抓责任落实 二、抓制度健全 三、抓监督执纪
例如:1
编辑版pppt
12
二级标题格式
字体为楷体GB2312三号字、左侧空两字 样式：（一）抓责任落实 （二）抓制度健全 （三）抓监督执纪
例如:1
编辑版pppt
13
三级标题格式
字体为仿宋GB2312三号字加粗、左侧空两 字
样式：1.抓责任落实 2.抓制度健全 3.抓监督执纪
例如:1
编辑版pppt
14
四级标题格式
字体为仿宋GB2312三号字加粗、左侧空两 字
样式：（1）抓责任落实 （2）抓制度健全 （3）抓监督执纪
例如:1
编辑版pppt
15
注意：正文标题可使用符号， 如由两个长句或两个词组构成 可用逗号隔开，但结尾不能加句号。
17
五、附件设置
附件字体为仿宋GB2312三号字
附件要与正文空一行、与落款空三行 附件开头要左侧空两字
样式：附件：1.XXXX 2.XXXX 3.XXXX
例如:1
编辑版pppt
18
后附附件格式：
字体为黑体三号字
如就一个附件，在附件第一页第一行左侧 顶头标注“附件”，并与附件标题空一行
如有多个附件，在每一个附件附件 第一页第一行左侧顶头依次标注
例如:1
编辑版pppt
《英文信封格式》课件
Logo placement
If a company logo is used, it should be placed in a proposed position on the envelope, such as the top left corner
Station matching
The envelope should match the company's station set, ensuring a consistent visual identity
Title of envelope
Title should be clear and consistent, reflecting the
purpose of the letter
Use professional language and avoid colloquialisms or
jargon
Commercial envelopes are usually made of high-quality paper to reflect professionalism and formality.
Formal envelope format
• The formal envelope format is a more formal and solemn envelope format, commonly used in formal occasions and official documents.
Handwritten envelope format is an informal envelope format commonly used for personal letters and handwritten greeting cards.
If a company logo is used, it should be placed in a proposed position on the envelope, such as the top left corner
Station matching
The envelope should match the company's station set, ensuring a consistent visual identity
Title of envelope
Title should be clear and consistent, reflecting the
purpose of the letter
Use professional language and avoid colloquialisms or
jargon
Commercial envelopes are usually made of high-quality paper to reflect professionalism and formality.
Formal envelope format
• The formal envelope format is a more formal and solemn envelope format, commonly used in formal occasions and official documents.
Handwritten envelope format is an informal envelope format commonly used for personal letters and handwritten greeting cards.
英语文章演示文稿
disguises掩盖the taste of food, the real tastes which are much more subtle微妙的than salt, and which we have lost
the sensitivity to appreciate any more.” (136words)
第21页，共30页。
Writing skill
4.压缩长的句子。 如下列两例：
第22页，共30页。
Writing skill
“His courage in battle might without exaggeration be called lion-like.”
可以概括为： ”He was brave in battle.” “He was hard up for money and was
英语文章演示文稿
第1页，共30页。
英语文章ppt课件
第2页，共30页。
What is Summary?
A summary is a shortened version, in your own words, of something you have read .
It reproduces the theme of the original with as few words as possible.
Writing
缩写应全部用自己的话完成。 不要引用原文的句子（可以用单词或短
语）。
第14页，共30页。
Writing
应该遵循原文的逻辑顺序。 这样你就不必重新组织观点、事实。
第15页，共30页。
Writing
缩写必须全面、清晰地表明原文所载的信息，以 便你的读者不需翻阅原文就可以完全掌握材料的 原意。
the sensitivity to appreciate any more.” (136words)
第21页，共30页。
Writing skill
4.压缩长的句子。 如下列两例：
第22页，共30页。
Writing skill
“His courage in battle might without exaggeration be called lion-like.”
可以概括为： ”He was brave in battle.” “He was hard up for money and was
英语文章演示文稿
第1页，共30页。
英语文章ppt课件
第2页，共30页。
What is Summary?
A summary is a shortened version, in your own words, of something you have read .
It reproduces the theme of the original with as few words as possible.
Writing
缩写应全部用自己的话完成。 不要引用原文的句子（可以用单词或短
语）。
第14页，共30页。
Writing
应该遵循原文的逻辑顺序。 这样你就不必重新组织观点、事实。
第15页，共30页。
Writing
缩写必须全面、清晰地表明原文所载的信息，以 便你的读者不需翻阅原文就可以完全掌握材料的 原意。
整理英文ppt_英文格式
英文格式：End-User and End-Use Certificate(Date) Ministry of Commerce of P. R. China,We, (Company name and address), are the end-user of (Commodity name) purchased from the Chinese company (Companyname) under contract (Contract No.). We guarantee that we will nottransfer the above-said (Commodity name) to any third party without the consent of the Chinese government.We, (company name), will only use the(Commodity name) purchased from Chinese company (Company name) undercontract (Contract No.) for/in____ (End-use). We guaranteethat we will not use the above-said _ (Commodity name) in the storing, processing, producing and treating of weapons of mass destruction and theirdelivery systems or any use other than we declared above.Signature/Company Stamp(Name in print)___________(Title)___________(Company name)中文译本格式：最终用户和最终用途证明中华人民共和国商务部：我们，（公司名称、地址），是从中国（公司名称）购买的（合同号）项下的（商品名称）的最终用户。
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公文基础知识
第一节 公文概述 第二节 行政公文格式 第三节 公文处理
-
1
主要理论依据：
1.中国共产党机关公文处理条例 2.国家行政机关公文处理办法 3.中华人民共和国国家标准GB/T9704—1999
国家行政机关公文格式 4.国务院公文主题词表
2021/2/8
-
2
第一节 公文概述
一、公文的涵义
公文有广义和狭义之分。 1.广义公文
8
此外，还可根据其他标准来分类： 1.根据公文的来源 收文 发文 2.根据处理方式 阅件 办件 领导指导性公文 3.按公文的性质和作用 规范性公文 报请性公文 知照性公文 商洽性公文 会议公文
2021/2/8
-
9
三、行政公文的适用范围 （一）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规 和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单 位及人员。 （二）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安 排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不 适当的决定事项。 （三）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事 项。 （四）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者 周知的事项。
2021/2/8
-
6
（三）按行文方向分 公文按行文方向可分为上行文、平行文和下行文。 1.上行文是下级机关向上级机关报送的公文，主要 有报告和请示。 2.平行文是平级或不相隶属机关之间往来送发的公 文，主要有函、议案。 3.下行文是向下级机关发送的公文，主要有命令 (令)、决定、决议、指示、公报、公告、通告、通报、 批复、条例、规定，通知和会议纪要，意见。
-
5
（二）按系统分 1.《条例》规定了党的机关公文种类主要有14种。 2.《办法》规定了行政机关的公文种类主要有13
种。 3.其中党政机关均有的公文为决定、通知、通报、
报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等九种。 4.党的机关特有决议、指示、公报、条例、规定
五种。 5.行政机关特有命令、公告、通告、议案四种。
2021/2/8
-
10
（五）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机 关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和 需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 （六）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精 神或者情况。 （七）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级 人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事 项。 （八）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况， 答复上级机关的询问。
五、公文的作用
1.领导指导作用 2.处理公务作用 3.宣传教育作用 4.凭证依据作用
2021/2/8
-
15
第二节 行政公文格式
一、公文格式
按《办法》和《格式》规定制作
2021/2/8
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16
1.《办法》规定行政机关公文格式由秘密等级 和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字 号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、 成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机 关、印发机关和印发日期等16项组成。
(以下简称《办法》)规定的13种公文文种。
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-
4
二、公文的分类
（一）按使用范围分
1.通用公文 党的机关公文 行政机关公文。
2.专用公文
指有关业务机关、部门或行业根据专门工作的 特殊需要而使用的、具有其业务或行业特定内容和 规定格式的公文，如外交公文、军事文书、司法文 书等。
2021/2/8
2021/2/8
-
11
（九）请示适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复适用于答复下级机关的请示事项。
（十一）意见适用于对重要问题提出见解和处 理办法。
（十二）函适用于不相隶属机关之间商洽工作， 询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十三）会议纪要适用于记载，传达会议情况 和议定事项。
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-
7
（四）按涉密程度分
按保密级别可分为：普通公文、保密公文（秘 密公文、机密公文、绝密公文）。
按阅读范围可分为：对外公开件、限国内公开 件、内部使用件（含限知）。
（五）按处理时限分
可分急、加急、特急、 特提四类。
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2021/2/8
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2021/2/8
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22
三、公文印装的主要要求
公文文字从左至右横写、横排。 公文正文用3号仿宋体字，一般每面 排22排，每排28个字。 公文应在左侧装订。
2021/2/8
-
23
四、公文格式的项目及要求
（一）眉首部分 公文的眉首部分主要包括：公文份数序号、
秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、 发文字号、签发人等要素。
2021/2/8
-
24
1 .份号 份号即公文份数序号。是将同一文稿印制若干
份时编制的每份的顺序号。编制份号的目的是为了 准确掌握公文的份数、分发范围和对象。
份号由七位阿拉伯数字构成，顶格标识在版心 左上角第一行。
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25
2.秘密等级和保密期限 秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。 《办法》《条例》都规定对涉及国家秘密的公文
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12
四、公文的特点
（一）法定性 作者的法定性 效用的法定性 制发程序的法定性
（二）工具性 应实而生
生而实用
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13
（三）规范性
内容须符合党和国家 法规 政策 有关规定
格式、行文程序等按 《条例》 《办法》 《格式》规定
（四）时效性
时代性 及时性 效用的时限性
2021/2/8
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14
2.《格式》规定行政公文格式除《办法》规 定的16项之外，还增加了“份号、页码”两项共18 项。
各要素分为眉首、主体、版记三部分。
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二、公文用纸及版心要求
公文应用A4型纸：297MM×210MM 版心尺寸为：156 MM× 225MM
应当标明密级。密级分为绝密、机密、秘密三级，其 中“绝密”、“机密”级公文应当标明份号。
广义的公文即公务文书，是指党政机 关、社会团体、企事业单位等社会合法组织 在处理公务时形成和使用的各类文书。
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3
2.狭义公文
狭义公文也称法定公文，即是老百姓俗称的“红 头 文件”，主要指中共中央办公厅发布的《中国共产党 机 关公文处理条例》(以下简称《条例》)中规定的14种公 文文种和国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》
第一节 公文概述 第二节 行政公文格式 第三节 公文处理
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1
主要理论依据：
1.中国共产党机关公文处理条例 2.国家行政机关公文处理办法 3.中华人民共和国国家标准GB/T9704—1999
国家行政机关公文格式 4.国务院公文主题词表
2021/2/8
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2
第一节 公文概述
一、公文的涵义
公文有广义和狭义之分。 1.广义公文
8
此外，还可根据其他标准来分类： 1.根据公文的来源 收文 发文 2.根据处理方式 阅件 办件 领导指导性公文 3.按公文的性质和作用 规范性公文 报请性公文 知照性公文 商洽性公文 会议公文
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三、行政公文的适用范围 （一）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规 和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单 位及人员。 （二）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安 排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不 适当的决定事项。 （三）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事 项。 （四）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者 周知的事项。
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（三）按行文方向分 公文按行文方向可分为上行文、平行文和下行文。 1.上行文是下级机关向上级机关报送的公文，主要 有报告和请示。 2.平行文是平级或不相隶属机关之间往来送发的公 文，主要有函、议案。 3.下行文是向下级机关发送的公文，主要有命令 (令)、决定、决议、指示、公报、公告、通告、通报、 批复、条例、规定，通知和会议纪要，意见。
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5
（二）按系统分 1.《条例》规定了党的机关公文种类主要有14种。 2.《办法》规定了行政机关的公文种类主要有13
种。 3.其中党政机关均有的公文为决定、通知、通报、
报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等九种。 4.党的机关特有决议、指示、公报、条例、规定
五种。 5.行政机关特有命令、公告、通告、议案四种。
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（五）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机 关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和 需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 （六）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精 神或者情况。 （七）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级 人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事 项。 （八）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况， 答复上级机关的询问。
五、公文的作用
1.领导指导作用 2.处理公务作用 3.宣传教育作用 4.凭证依据作用
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第二节 行政公文格式
一、公文格式
按《办法》和《格式》规定制作
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1.《办法》规定行政机关公文格式由秘密等级 和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字 号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、 成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机 关、印发机关和印发日期等16项组成。
(以下简称《办法》)规定的13种公文文种。
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二、公文的分类
（一）按使用范围分
1.通用公文 党的机关公文 行政机关公文。
2.专用公文
指有关业务机关、部门或行业根据专门工作的 特殊需要而使用的、具有其业务或行业特定内容和 规定格式的公文，如外交公文、军事文书、司法文 书等。
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11
（九）请示适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复适用于答复下级机关的请示事项。
（十一）意见适用于对重要问题提出见解和处 理办法。
（十二）函适用于不相隶属机关之间商洽工作， 询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十三）会议纪要适用于记载，传达会议情况 和议定事项。
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（四）按涉密程度分
按保密级别可分为：普通公文、保密公文（秘 密公文、机密公文、绝密公文）。
按阅读范围可分为：对外公开件、限国内公开 件、内部使用件（含限知）。
（五）按处理时限分
可分急、加急、特急、 特提四类。
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三、公文印装的主要要求
公文文字从左至右横写、横排。 公文正文用3号仿宋体字，一般每面 排22排，每排28个字。 公文应在左侧装订。
2021/2/8
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23
四、公文格式的项目及要求
（一）眉首部分 公文的眉首部分主要包括：公文份数序号、
秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、 发文字号、签发人等要素。
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1 .份号 份号即公文份数序号。是将同一文稿印制若干
份时编制的每份的顺序号。编制份号的目的是为了 准确掌握公文的份数、分发范围和对象。
份号由七位阿拉伯数字构成，顶格标识在版心 左上角第一行。
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2.秘密等级和保密期限 秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。 《办法》《条例》都规定对涉及国家秘密的公文
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四、公文的特点
（一）法定性 作者的法定性 效用的法定性 制发程序的法定性
（二）工具性 应实而生
生而实用
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（三）规范性
内容须符合党和国家 法规 政策 有关规定
格式、行文程序等按 《条例》 《办法》 《格式》规定
（四）时效性
时代性 及时性 效用的时限性
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2.《格式》规定行政公文格式除《办法》规 定的16项之外，还增加了“份号、页码”两项共18 项。
各要素分为眉首、主体、版记三部分。
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二、公文用纸及版心要求
公文应用A4型纸：297MM×210MM 版心尺寸为：156 MM× 225MM
应当标明密级。密级分为绝密、机密、秘密三级，其 中“绝密”、“机密”级公文应当标明份号。
广义的公文即公务文书，是指党政机 关、社会团体、企事业单位等社会合法组织 在处理公务时形成和使用的各类文书。
2021/2/8
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2.狭义公文
狭义公文也称法定公文，即是老百姓俗称的“红 头 文件”，主要指中共中央办公厅发布的《中国共产党 机 关公文处理条例》(以下简称《条例》)中规定的14种公 文文种和国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》