文件发放、收回记录
文件修订、审核、批准、印制、分发、保管、撤消、收回和销毁管理
目的：加强GMP文件的管理，建立文件修订、审核、批准、印制、分发、保管、撤销、收回和销毁的程序。
范围：本厂涉及当归养血口服液的生产、质量管理范畴的全部技术标准、管理标准、工作标准。
责任人：各部门文件起草人、部门主管、部门部长、生产副厂长、副总经理、总经理。
内容：1文件修订：1.1文件的修订是指文件名称不变，文件内容变更。
1.2出现下列情况的文件必须修订：1.2.1国家法规变更；1.2.2国家药品标准变更，其它国家标准、行业标准和依据文件变更；1.2.3由于厂房、设施、设备的变更；1.2.4由于物料的变更，供应商的变更；1.2.4工艺、技术的变更；1.2.5公司组织机构或人员组成进行调整后；1.2.6实际操作人员，在工作中认为有必要修订时1.3除上述情况外，文件应每两年修订一次。
1.4文件修订后，文件编号不变，只变更版次。
1.5文件修订程序：1.5.1符合1.2和1.3项中情况，由文件编制人提出，填写《文件修订表》；内容包括：文件名称、编号、版次、修订申请人、所属部门、申请时间、修订理由）,交编制部门部长批准，并在批准人日期栏签字。
1.5.2文件编制人依据批准的《文件修订表》中标明的修订内容进行起草修订文件。
1.5.3将修订的文件草稿签名后交直接负责人。
2文件的审核文件修订、审核、批准、印制、分发、保管、撤销、收回和销毁管理规程编号WJ-G-003 版次：01第 2 页共 4 页2.1文件起草或修订后，首先进行技术审核，技术审核范围的设定。
2.1.1副总经理负责部门职责、部门部长岗位职责、主管岗位职责和员工岗位职责的审核；2.1.2生产部部长负责相关生产文件的审核；2.1.3供应仓储科主管负责相关物料文件的审核；2.1.4工程设备科主管负责相关厂房设施和设备文件的审核；2.1.5质量管理部部长负责涉及人员培训、质量管理、文件管理、自检、用户投诉管理规程和不良反应文件的审核；参与相关生产、物料、厂房设施和设备文件的审核；2.1.6销售部部长负责销售管理规程的审核；2.1.7生产部部长负责工艺规程、批生产记录和岗位操作规程的审核；2.1.8质量管理部部长负责质量标准和检验操作规程的审核；2.1.9验证小组负责管理规程的审核；2.2起草或修订文件涉及两个部门或两个部门以上时，应组织涉及部门相关人员进行会审。
文件收回记录范文
文件收回记录范文为了确保公司信息的安全和机密性，我司决定进行文件收回工作。
根据管理部门的要求，我们将在本周内完成文件收回的工作，并将收回的文件妥善管理和归档，以便需要时能够方便查阅和调取。
以下是文件收回工作的记录。
第一天：10月1日在开始收回文件之前，我与管理部门的负责人进行了沟通和讨论，明确了文件收回的流程和标准。
我们整理出了需要收回的文件清单，并进行了备份和复制工作以确保文件的完整性和安全性。
第二天：10月2日我们分成多个小组，每个小组负责不同的部门和业务类型的文件收回。
在收回文件的过程中，我们仔细检查每份文件的完整性和准确性，并记录下文件的名称、数量以及编号等相关信息。
同时，我们与部门主管进行了沟通，确保每个部门都能按时完成文件的收回工作，并将文件交给我们的小组。
第三天：10月3日根据我们的计划，今天是最后一天进行文件收回的工作。
我们对收回的文件进行了整理和分类，并按照部门和业务类型进行了归档和存储。
我们还对每一份文件进行了编号和标记，以便后续的管理和查找。
同时，我们在公司内部的服务器上备份了所有的文件，并设置了权限和密码，确保只有授权人员能够查看和访问这些文件。
第四天：10月4日我们向管理部门提交了文件收回报告，详细记录了工作的过程和收回的文件数量等信息。
我们还提出了一些建议，包括建议改进文件管理系统和流程，以及加强员工的文件管理意识培训等方面的建议。
管理部门对我们的工作表示了肯定，并表示会认真考虑我们的建议。
第五天：10月5日我们对文件收回工作进行了总结和反思，并准备了一份详细的文件收回工作报告。
报告中包括了我们的工作计划、工作总结、团队合作情况、遇到的问题以及解决方案等内容。
我们还对文件收回工作的流程和标准进行了整理和归纳，以备将来使用和参考。
通过这一次的文件收回工作，我们不仅顺利完成了任务，还对文件管理和机密性有了更深入的认识和理解。
我们将继续加强对文件的管理和保护，确保公司信息的安全和机密性。
质量控制体系 QA-01-001 00 文件管理
1 目的：规范本公司质量管理体系文件的制定、审核、批准、管理和发放，保证文件的规范性、科学性和可操作性。
2 范围：公司内所有涉及生产和质量管理活动的书面文件，以及文件的起草、修订、审核、批准、发放、撤销、印制、执行、检查和归档等活动。
3 责任：3.1培训职责：本文件起草人或审核人或批准人负责对公司各部门负责人进行本规程的培训；各部门负责人负责对其部门人员进行规程的培训。
3.2 质量部：负责质量管理、文件管理、质量保证及自检类文件的起草、修订、变更、撤销工作，负责所有质量管理体系文件的审核。
负责所有质量管理体系文件的发放、收回、销毁、保存和日常维护工作。
负责质量控制、委托检验、质量标准及检验规程、分析方法验证、分析仪器验证类文件的起草、修订、变更工作。
3.3生产部：负责生产管理、委托生产、各产品的工艺规程及岗位操作规程、工艺验证、卫生及清洗验证类文件的起草、修订、变更工作。
负责厂房与设施、设备、生产辅助系统确认、设备确认、厂房确认类文件的起草、修订、变更工作。
3.4仓储：负责物料与产品类文件的起草、修订、变更工作。
3.5购销部：负责产品采购、销售类相关文件的起草、修订、变更工作。
3.6综合部：负责机构与人员、工作职责类文件的起草、修订、变更工作。
3.7技术部、财务部、安环部：负责本部门的工作职责类文件的起草、修订、变更工作。
3.8各部门负责人负责各部门起草的质量管理体系及相关文件的审核。
3.9总经理：负责公司所有文件的审核批准。
4 程序：4.1定义质量管理体系文件，包括标准操作规程及其相关的记录表格。
相关记录包括：表格记录（各类台帐、使用记录等）、标识性记录（状态标识牌、货位卡、合格证、标签类等）、单据类、报告单、图谱类、凭条类。
4.2文件的表头格式：XXXX有限公司4.2.1说明XXXX—文件的类别，如：标准操作规程；文件标题—具体文件的名称；文件编号—每一个文件对应唯一的编号；版本号—00为第一版本（表示该文件为新建），01为第二版本（表示该文件为第一次修订），依次顺延，表明修订历史；执行日期—填写具体的执行日期；有效期—通常文件的有效期为5年，到期的文件应升级，按文件管理程序重新审核发放；页码—本页数/总页数；起草—文件起草人签署姓名及起草日期；部门审核—文件的审核人签署姓名及审核日期；批准—文件的批准人签署姓名及批准日期；4.2.2起草人、审核人、批准人资格（1）起草人员：经质量管理体系学习和培训、了解、掌握质量管理体系的要求。
电梯专业维修公司文件控制程序
电梯专业维修有限公司文件控制程序【最新资料，WORD文档，可编辑修改】1、目的对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。
2、范围适用于与质量管理体系有关的文件控制。
3、职责总经理负责批准发布质量保证手册。
管理者代表负责审核质量保证手册。
各部门负责相关文件的编制、使用和保管。
质管部负责组织对现有体系文件的定期评审。
各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。
4、程序文件分类及保管质量保证手册（包含了所有过程控制的程序文件），由质管部备案保存。
公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策，法规文件等，由综合管理部保存。
文件的编写、审核、批准、发放文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的：质量保证手册由质管部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由质管部负责登记、发放；各部门工作手册由各部门经理组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准，质管部负责登记、发放；应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。
文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。
文件的受控状况文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。
文件的更改质量保证手册由质管部组织更改，填写《文件更改申请》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由质管部发放。
质管部应保留文件更改内容的记录。
其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。
如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。
所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。
文件的领用文件使用者应填写《文件发放、回收记录》，经相应主管部门负责人审批方可领用；因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。
文件控制管理程序文件
文件控制管理程序文件XXX文件控制管理程序目的：本程序旨在对与质量体系相关的文件进行控制管理，确保使用的文件均为有效版本。
范围：适用于本公司与质量体系相关文件的控制管理，包括电子媒体的文件。
职责：总经理负责质量手册的批准和发布；管理者代表负责除质量方针目标、质量手册以外的批准及发布；各部门主管负责本部门编制和提供的文件的审核；各部门经办人员负责各类文件的编制、收集（包括外来）文件和统计，并指定兼职资料员，负责保管好本部门收到的文件，做好文件清单的记录；行政办公室负责文件的文档登记、保管、借用、更改、回收和销毁（包括外来文件）等管理工作。
工作程序：1.行政办公室负责制订文件控制管理程序，相关部门程序要求实施；2.文件控制的流程：起草或更改文件→指定授权部门→文件审核→授权部门负责文件批准→文件归档→办公室负责文件发放→使用部门或使用者按规定评审、修订、申请。
文件分类：1.质量手册：是本公司质量体系描述的纲领性文件；2.程序文件：是本公司各过程中，质量的作业技术活动应遵循的途径和方法；3.其他管理性和技术性文件（第三层次文件）：如管理性的有规章制度、管理办理、各种管理标准、工作计划、记录和报告的表示等；技术性的有产品图纸、产品标准、工艺文件和标准、检验和检测规范、作业指导书、操作法规等；4.外来文件等：国标、国家和行业的标准、国家和地方的法律法规、适用法规和标准，顾客提供的工程规范等，被本公司收集引用的文件。
文件编写导则：1.本公司的各类文件都必须有标题、编号、拟（编）写人、审核人、批准人的签名方为有效；2.文件必须要有版本、修改码和目录及最新状态清单；3.外来文件被采用必须要经过审核和批准。
作废回收处理是一个重要的环节，需要在部门或办公室内进行。
在此过程中，必须得到部门领导的认可签名，以确保流程的顺畅。
文件控制管理程序的版本为A，共14页。
在5.4.2中规定，质量手册和程序文件由管理者代表组织编写，其中质量手册由管理者代表审核，总经理批准。
标准文件的颁布与回收标准管理规程
ABC有限公司GMP管理文件目的：指导公司各种文件的起草、审核、批准、修订、分发、培训、执行和归档。
应用范围：本规程适用于公司所有文件的管理。
责任人：公司全体人员，质量保证部负责实施。
内容1 文件系指公司生产经营过程中所执行的用以指导产品制造全过程的各处标准操作规程、工艺规程等书面指导和记载行为的操作的各种记录和表格。
1.1 文件及记录用统一规格纸张打印或复印（如A4纸），文件装订用统一色泽封皮文件夹装订。
2 文件定义公司文件根据其使用功能分为：2.1 标准操作规程（SOP）：为保证公司生产经营过程标准化，规范化而制订的经批准用于指示操作的通用性文件。
2.2 标准管理规程（SMP）：为保证公司生产经营过程标准化，规范化而制订的经批准用于管理的通用管理办法。
2.3 技术标准：包括成品、半成品、原辅材料、包装材料质量标准、工艺规程、验证方案。
2.4 记录：反映生产经营过程中执行标准操作规程的结果。
记录包括：批生产记录、质量检验记录、销售报告、自检报告等。
2.5 其它：公司公文（如通知，请示）等与政府部门或其它公司往来形成的文件。
3 所有未经批准的文件、不符合公司统一格式的文件、旧版文件以及外发未盖公司专用章的文件均视为无效。
4 QA负责文件的打印、复印、分发、收回、归档、销毁。
5 文件的起草和修改5.1 公司任何部门、任何员工都有权建议编写新文件或修改现行文件。
5.2 建议填写《文件修订申请表》（REC-WJ-002-1），提出新文件的草稿或已有文件的修改方案，部门经理签字后送交质量保证部审批。
5.3 QA将草稿打印出来后，分送有关部门进行会审，会审人员在七日内明确提出此文件是否可行或修改意见，填写《文件制定、修订会审表》（REC-WJ-003-1），签字后返回QA。
5.4 质量保证部经理负责将意见汇总，批准文件是否可行。
5.5 决定编写或修改的文件由QA按汇总意见修改后打印正式成文。
同时确定文件编号。
图纸审批、发放、回收、销毁管理制度（5篇）
图纸审批、发放、回收、销毁管理制度一、目的和适用范围为规范管理公司的矿图，本制度规定了公司矿图、及外来图纸的存档、保管、复制、发放、回收、销毁及回收处理。
本制度适用于对公司所有矿图的管理。
二、职责生产技术科是矿图的归口管理部门，负责图纸的编制、保管、发放、回收、销毁及归档管理。
三、工作程序3.1.图纸和技术文件的编制、审批、发放和管理3.1.1.设计人员按设计程序完成对矿图的设计编制，经过各项目负责人审核签字，最后报公司总工程师、总经理审核批准后，交资料管理员进行统一管理，需下发的图纸由资料管理员发放，并做好发放记录。
3.1.2.外来图纸经技术负责人审查后，由资料管理员进行统一管理，需下发的由资料管理员发放，并做好发放记录。
发放的图纸应加盖项目负责人及日期章。
3.1.3.矿图底图电子版，及时备份，如有丢失，应追究其遗失者责任。
3.2.图纸的更改回收与销毁3.2.1.矿图需更改时，应填写图样(文件)更改申请单，经技术负责人批准后，方可进行更改。
3.2.2.对于过期的图纸，由生产技术科图纸保管员定期统一回收，统一销毁。
3.3.资料管理员如对所保管图纸保管不善，如丢失或违犯本制度时，应提出批评，情节严惩时应给予经济处罚。
图纸审批、发放、回收、销毁管理制度（2）一、任务概述为了规范图纸的审批、发放、回收和销毁管理，确保图纸的安全和有效利用，特制定本管理制度。
二、审批管理1. 所有图纸的审批需按照规定流程进行。
流程包括以下步骤：a. 申请：申请人填写图纸申请表，包括图纸名称、数量、用途等信息，并提交给相关部门负责人审批。
b. 审批：相关部门负责人对图纸申请进行审批，包括审核图纸的必要性、数量是否合理等，并签署审批意见。
c. 批准：审批通过的图纸申请需要得到上级主管部门的批准，批准意见需在图纸申请表上签字确认。
d. 归档：图纸申请表需按照规定流程归档，方便日后查阅。
2. 审批管理需注意的事项：a. 审批流程需明确，各相关部门需在规定时间内完成审批，不得拖延。
记录一览表
60 《其它资产管理台账》
61 《资产管理整改通知书》
62 《固定资产报废单》
63 《固定资产配置申请单》
64 《设备验收单》
64 《工程验收单》
65 《固定资产统计管理台账》
66 《固定资产管理档案》
67 《物质采购计划》
68 《临时采购单》
69 《原辅材料验收单》
记录一览表
年月日
记录编号
实施日期
109 《原材料进厂检测报告》
110 《质量记录表单增减申请》
记录一览表
年月日
记录编号
实施日期
NQY-JL-097
2011.12.01
NQY-JL-098
2011.12.01
NQY-JL-099
2011.12.01
NQY-JL-100
2011.12.01
NQY-JL-101
2011.12.01
NQY-JL-102
2011.12.01
NQY-JL-089
2011.12.01
NQY-JL-090
2011.12.01
NQY-JL-091
2011.12.01
NQY-JL-092
2011.12.01
NQY-JL-093
2011.12.01
NQY-JL-094
2011.12.01
NQY-JL-095
2011.12.01
序号
记录名称
83 《现金流量表》
84 《产品销售统计报表》
85 《财务状况分析报表》
86 《损益预算结算报表》
87 《预算控制报表》
88 《财务状况日报表》
89 《出纳日报表》
90 《费用汇总比较表》