Excel技巧与图表培训教材

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Excel技巧与图表培训
资讯管理科 2007年1月
资料编写:刘媛
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目 录
Excel日常工作实用小技巧 常用图表的制作
要点 怎样选用正确的图表类型 实例说明 20分钟 20分钟

实际操作与讲评
80分钟
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常用图表的制作
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在日常工作中，我们常用的图表有以下几种：
1、柱形图 a 簇状柱形图 b 堆积柱形图 2、饼图 3、折线图
4、两轴线—柱图
5、雷达图 6、差异分析图
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怎样选用正确的图表类型
图例 适用状况 表达各个时间点的数据变化推 移 表达各个时间点的数据变化推 移，同时可以表达同一柱形内 各个数值的大小。 适用于描述数据之间的比例分 配关系。
××公司人员分布情况
学历 中专 高中 大专 中技 初中 本科 合计 数量（人） 179 132 87 36 13 10 457
高中 29% 大专 19%
从0度角开始， 顺时针从大到小排列
数据标签把 类别与比例标上
××公司人员分布情况 初中 中技 3% 8% 本科 2% 中专 39%
中专 高中 大专 中技 初中 本科
两轴线-柱图
产量与销售额推移分析 供应商评价，个人评价，公司弱点 领域分析 投资预算分析，损益分析
雷达图
差异分析图
同一项目不同条件下的变化分 析。
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簇状柱形图
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要点：① 表格中每个时间点的数据与图表中的数据要对齐； ② 变化点要标注原因；
常见错误： 1、对变化点没进行说明。 2、图表的结论与图表表达的内容不一致。
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图表的类型、用途及特点情况分析表
图表名称 簇状柱形图 具体用途 要员需求推移图，月度销售额推移 图 月度资金实绩，在库金额推移。 人员分布比例状况，不良比例分析 等，加班费比例分析
堆积柱形图 饼图 (扇形图) 折线图
按时间轴表现数据的变化趋势。 产量推移图，价格变化分析等 当要在一张图表里显示多个系 列数据，而数据系列的单位不 同时使用。 显示各项数据与中心点数据变 化状况，通常在对项目进行分 类评价时使用。
预算 7.32 3.20 9.00 6.30 4.00 29.82
实绩 7.15 4.27 4.50 4.32 3.52 23.76
差异 (0.17) 1.07 (4.50) (1.98) (0.48) (6.06)
原因 „„„„ 常见错误： „„„„ 1、遗漏合计的差异数。 „„„„ 2、差异的原因表达不清楚。 „„„„ 3、如果手工制图时，图例大小比例失调。 „„„„
人员构成比例对公司业务影响： 有必要改善吗？怎样去改善？
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折线图
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要点：表格中每个月的数据要和图表中的数据相对应。
常见错误： 1、对变化点没进行说明。 2、图表的结论与图表表达 的内容不一致。
单位：天
××公司06年在库天数推移
月份 1月 2月 30.0 3月 35.0 4月 42.0 5月 38.0 6月 40.0 7月 35.6 8月 39.0 9月 38.5 10月 34.0 11月 36.4 12月 35.7
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堆积柱形图
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要点：① 用系列线来标注每个项目不同阶段的差异并注明差异值； ② 在图标中标注每个项目的总值。
××科06年12月预算与实绩
2006-11-30
12月预算与实绩对比图
单位：千元
35.00 30.00 25.00 20.00 15.00 10.00 5.00 0.00
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Excel日常工作实用小技巧
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3、通过“数据有效性”建立下拉列表输入重复数据
在某些单元格中需要输入固定格式的数据 (如右图中的“学历”)
可以利用“数据有效性”做成一个下拉列表。 步骤如下：
② 选择“数据” ① 选中需要建立下 拉列表的单元格区域 ④ 选择“设置”标签 ③ 选择“有效性” ⑤ 按“允许”右侧的下拉 按钮，选择“序列”选项 ⑥ 在 “来源”方框中输入序列的各元 素(如“初中,高中,中专,大专,本科”等) ⑦ 单击“确定” 这时在前面选中的单元 格的右侧出现一个下拉按钮， 点击此按钮，在随后出现的 下拉列表中，选择相应的元 素即可将该元素输入到相应 的单元格中。
① 选中需要输入多行文字 的单元格区域，单击右键选 择“设置单元格格式”。
方式二 强行换行： 在输入过程中，需要换 行时，直接按下 “Alt+Enter”组合键。
② 在”单元格格式“中选 择”对齐“标签，选中”自 动换行“，单击”确定“。
注意: 如果已经将数据全部输入完成了想换行，只要将光标定在换行处，按下“Alt＋Enter”键即可。
自动筛选后的工作表中只显示那些满足条件的记录，而将那些不满足条件的记录隐藏起来。
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Excel日常工作实用小技巧
原表格
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5、表格行列互换
互换后表格
可以利用“选择性粘贴”完成表格行列互换。步骤如下：
① 选中需要进行行列互 换的单元格区域，单击右 键选择“复制”。
② 在空白单元格区域 处，单击右键选择“选 择性粘贴”。
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Excel日常工作实用小技巧 常用图表的制作
要点 怎样选用正确的图表类型 实例说明 20分钟 20分钟

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图表制作基本要点
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1、选择正确的图表类型（参见“怎样选用正确的图表类型P17）。
2、图表的要素要齐全：标题、数量单位、结论、图例等。
3、颜色：图表中各项目颜色要搭配协调，一般以淡色为主。 4、图表所表达要点与结论相一致。 5、手动制图时，图表的数字及图例的大小要一致。 6、图表的制作效果要让人快速明白需要表达的内容。
1、 图表合格的标准：让别人一目了然地清楚你表达的意思。 2、 图表是附助说明的一种方式，其目的是为了配合说明者能够更好地说明问题。
预算有超支吗？原因是什么？ 预算有延后吗？有什么影响？
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饼图(扇形图)
① 先将表单中的项目按数值从大到小排列再生成图表； ② 图表中的应列出各项目的类别名称及百分比。
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常见错误： 1、表格的数据没排序。 2、图表的颜色搭配不协调。 3、数据的起点不在０度起点。
② 选择“工作表”选项卡， 单击“顶端标题行”右边的 “选择区域”按钮。
④ 单击“确定”按钮。
① 选择“文件”菜 单“页面设置”。
③ 用鼠标直接在工作表中选取表头的内容， 单击“栏目”右侧的“返回”按钮。
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9、巧用“照相机”功能
①同步数据； ②可以把数据以图片形式复制到 PPT文档或WORD文档。
07年××商品生产计划
单位：千台 月份 台数 1月 3,750 2月 3,850 3月 3,870 4月 3,000 5月 2,908 6月 4,180 7月 4,580 8月 2,860 9月 4,250 10月 3,200 11月 5,441 12月 5,600
单位：千台
7,000 6,000 5,000 4,000 3,000 2,000 1,000 1月
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8、多面打印时，“顶端标题行”的设置
如果一个表超过2 页，只在第1页面显示 了顶端标题，在第二页 中没有，这样打印出来 的表看起来很不方便。
第一页
第二页没有 顶端标题
想在打印的时候，每个页面显示同样的标题，在页面设置中打印标题中设置如下 ：
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7、去掉工作表中的网格线
如果要取消这些表格中的网格线，其操作步骤是：
① 选择 “工具”菜 单“选项”。
② 单击“视图”选项卡，在窗 口选项中将网格线前面的复选框 清除，单击“确定”。
注意: 用户取消了网格线后，单元格还是存在的，在建立表格时，仍然是对单元格进行操作。
在Excel中输入的数字超过11位：
解决后效果图
方法一：在数字前添加英文字符的 单引号 ’ ；
方法二：把单元格设置成文本格式：
② ③ ④
①
⑤
⑥
注意: ①在数字前面添加的英文单引号“ ’”，不仅不会显示出来，而且也不会被打印出来。 ②经过这样的设置后，输入的数字成了文本格式，不能参与计算。
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直接输入“1/3” 输入“0 1/3”
注意: 如输入类似“9 1/7”结构形式的数据，在编辑栏中显示为“9.1428”，可参与数字运算。
11、用快捷键或公式快速输入日期时间
选中相应的单元格，按 “Ctrl+；”组合键，即可输入系统 日期；按“Ctrl+Shift+；”组合键， 即可输入系统时间。
按“Ctrl+；”组合键 按“Ctrl+Shift+；”组合键
减少的原因
07年××商品生产计划
减少的原因
减少的原因 4,180 3,000 2,908 4,580 2,860 4,250 3,200 5,441
台数
5,600
减少的原因 3,750 3,850 3,870
2月
3月
4月
5月