《会议组织与服务》电子教案 第二章 会中服务工作 第一节 接待报到服务
《会议组织与服务》教案 第一章 会前组织工作 第三节 会前材料的准备
某公司在年底准备召开一次总结表彰大会，参加的人员主要有公司领导5名、受表彰人员20名、员工200名。会议的主要议程有宣读表彰决定、颁发奖杯和奖状、受表彰人员代表发言等。请根据这一介绍，列表写出此次会议所需要的文件和物品及其数量，并指出其来源途径。
5.尺寸大方
会议证件和姓名卡片的大小尺寸应合理，既经济节约，又美观大方。
6.正确摆放
证件一般在会议接待区向参会人员发放，台签式姓名卡片应摆放在主席台或会议桌等位置。
课内练习
假如你所在的系要举行一次辩论会，参加的人员除了正方和反方两组辩手之外，还有主持人1名、评委5名、工作人员3名、观众100名。请根据这一情况介绍，列表写出此次辩论会所需要的文件和物品及其数量，并说明其来源途径。
2.收集整理文具用品供应商和办公设备供应商的信息，整理成列表；
3.掌握本公司内部可用的各种设备的情况；
4.掌握本公司内部紧急维修人员以及外部维修单位的名称、地址和电话。
五、会议证件的种类
重要的大中型会议一般会为每名参会人员制作姓名卡片和会议证件。
会议证件主要有以下几种类型：代表证（参会者具有表决权或选举权）、列席证（参会者只能旁听，无表决权）、工作证（会议工作人员佩戴，会议期间出入有一定限制）、记者证（到会的新闻媒体人员佩戴，出入在某些区域受到限制）、来宾证（主办方邀请的嘉宾佩戴）。
4）宣传品、海报等。
5）会议指南、节目手册、晚宴邀请卡、餐券等。
四、会议物品的准备
1.会议物品准备的基本要求
（1）准备充分。
（2）合理使用会议经费。
（3）昂贵用品租赁使用。
（4）列出物品清单。
2.会议物品的获取方式
（1）调用现有物品。
（2）购买。
《会议与会务工作》课件——第二章-会前准备工作5
头发适时梳洗
接待人员形象设计技巧
（一）头发整洁，发型得体
头发出油的原因
1.与个人体质关系密切 2.起居不正常 3.空气环境污染 4.个人清洁不良 5.使用劣质洗发或护发产品 6.过度烫染
会议接待人员的仪容设计技巧
接待人员形象设计技巧
（一）头发整洁，发型得体
会议接待人员的仪容设计技巧
头发出油的解决办法
第二章 会前准备工作5
接待人员形象
教学 目标
一、知识和能力目标：让学生掌握会议接待人员形象设计的 基本要求、会议接待人员形象设计技巧、会议接待人员仪 态设计技巧、会议接待人员的仪装设计技巧。
二、过程与方法目标：通过归纳、练习等方法让学生掌握会 前准备工作的一些相关知识。让学生学会发现式及自主式 学习方法。
（四）接待周到，言行有礼
1.会议接待的介绍礼仪 遵守介绍规则、注重介绍姿态、讲究介绍语言
2.会议接待中使用名片的礼仪 3.会议接待的握手礼仪
接待人员形象设计技巧
（五）用语礼貌，掌握分寸
（1）称谓合理 （2）用语文雅 （3）感情真挚
会议接待人员的仪态设计技巧
接待人员形象设计技巧
（一）服饰搭配和谐 1.款式、色彩、搭配的和谐美。 2.服饰与自身条件的和谐美。
接待人员形象设计技巧
（一）头发整洁，发型得体
除头皮屑的方法
1.饮食 2.洗发水使用方法 3.水温 4.梳头方法 5.洗发水轮换使用 6.美发用品 7.勤梳头 8.药物
会议接待人员的仪容设计技巧
接待人员形象设计技巧
（二）面容洁净，妆容适宜
会议接待人员的仪容设计技巧
四原则：1.符合审美原则 2.符合自然原则 3.符合协调原则（3个W：when、where、what） 4.相对保守原则
会议进行阶段的服务讲义
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报道和签到的联系与区别
联系 都是指与会者到达会场时应办理的手续。会期较
短的会议，一般只办理签到；会期较长，并且 需要集中接待的会议，与会者不仅要签到，还 有办理报道手续。 区别 报道是指与会者到达会议地点时办理的登记注册 手续， 但不代表每一项活动和会议都参加；签 到则是与会者参与了本次会议或活动。
会议报到是针对需要集中住宿的大中型会议而言的， 与会者报到时，秘书人员要做好以下工作：
（1）查验证件，确认与会者的参会资格。
（2）请与会人填写会议登记表。
（3）分发会议文件、证件、文件袋等会议用品。
（4）预收会务费、食宿费、资料费等费用，当场开 具收据。
（5）安排与会者住宿。
（6）制作会议通讯录的依据，会议结束前发给与会 人员。
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二、会议接站的工作
接站是跨地区、全国性和国际性会议活动接待 工作的第一道环节。会议接站的工作主要有以 下工作：
（1）确定迎接规格 （2）做好接站准备 （3）竖立接待标志 （4）掌握抵达情况 （5）介绍宾主双方 （6）安排与会人员上车
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三、会议报到的工作
参加会议活动的书面证明，可为日后的查考提供 历史凭据。在一些法定性会议上，签到还是一种 法律行为。
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会议签到的方式 薄式签到 表式签到 电子签到机签到 会议秘书人员代为签到 签到卡签到 名片签到 座次表签到
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会议签到的要求 认真准备 有序组织 及时统计 准确无误
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会议记录是分析研究会议议题的依据
会议记录是编写会议纪要和会议简报的 基础
会中服务与会后工作教学课件
确定会议时间和地点
时间安排
选择合适的会议时间，确保参会人员 能够准时参加。
地点选择
选择适合会议需求的场地，提供良好 的会议环境。
确定参会人 员
确定邀请名单
根据会议主题和目的，确定需要邀请的人员名单。
邀请方式
采用适当的邀请方式，确保参会人员收到邀请并及时回复。
制定会议议程
安排议程内容
根据会议主题和目的，安排合适的议程内容。
提前通知与会人员会议时间和地 点，以便他们安排时间。
灵活调整
如果会议时间或地点需要调整， 应及时通知与会人员。
提高会议效率
明确议程
在会议开始前，明确会议议程和目的，以便与会 人员更好地参与讨论。
控制时间
合理控制每个议题的讨论时间，避免会议时间过 长或议题过多。
促进互动
鼓励与会人员积极参与讨论，促进互动和交流， 以提高会议效率。
持续改进工作方法
针对分析出的不足之处，提出改进措施，持续优化会议的组织和 流程。
加强协作与沟通
加强团队之间的协作与沟通，提高信息传递的准确性和效率。
整理发言记录
整理与会者的发言记录， 包括主要观点、建议和意 见，为后续工作提供参考。
分类归档
将会议纪要按照会议主题、 时间等分类归档，便于日 后查阅。
发送感谢信
及时发送
在会议结束后，尽快向与 会者发送感谢信，表达对 他们的参与和支持的感激 之情。
内容简洁明了
感谢信的内容要简洁明了， 突出重点，表达诚挚的谢 意，同时也可以提及会议 的主要内容和成果。
安排会议设备
设备检查
确保会议所需的投影仪、音响设备等正常运行。
技术支持
提供必要的技术
会议组织与服务PPT课件
七、主持会议 工作
注意议题、时间控制
Hale Waihona Puke 第四节 会后处理和服务技巧会 议 离善 送后 工 作
新 会 闻会 议 报后 文 道文 书 会书 整 议工 理 纪作
要
总会 结务 效工 果作 评总 估结
思考题
1．会议成本控制虽然是领导的责任，但是负责 会议筹备的是秘书，为了加强会议成本控制，秘 书应做好哪些工作？ 2．谈谈会议低效的原因及其危害。
实训要求： （1）按照实际情况演练做好召开中型会议的准备。 （2）每个小组完成一份会议预案供小组交流讨论。 （4）实训应分组进行。 （5）修改会议预案。 （6）实训总结。分学生自我总结和老师评价两部分。
实践训练 3000人的“五一”节劳动表彰大会和100人的环保产品研讨会，在安
2排.代会表议退退场场环节如何处理？
第一节 会务工作概述
一、会议
会务工作
二、会议的作用
交流信息 发扬民主 统一认识 传达决策
三、会议的类型
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会议的类型
分类标准
类型
会议规模
特大型、大型、 中型、小型会议
会议内容 会议时间 会议范围
工作会议、专题会议 代表会议、学术会议
定期会议 不定期会议
国际性、全国性、区 域性、单位会议
会议手段
会议的保 密程度
3 布置会场
5 后勤服务
4 会前检查
第三节 会中服务与管理
一、接站
机场 车站 码头
二、报到
登记 发放资料 引导
三、检验设备
空调 黑板 座椅 投影设备
四、会中服务
五、会议信息及 文字工作
接传电话送饮料会议记录
会议信息、简报，对外宣传， 小结、闭幕词
《会议组织与服务》电子教案 第二章 会中服务工作 第一节 接待报到服务
会议组织与服务课程教案（第二章）
授课题目第一节接待报到服务课时安排 1
教学目标1.了解会议接待的基本概念
2.熟悉接站服务、报到服务、返程票预定服务的主要内容
3.掌握大中型会议接待方案的拟订
教学重点会议接待的基本礼仪
教学难点拟订大中型会议的接待方案并完成接待报到工作
授课类型理论、练习
教学方式讲授、案例
教学资源多媒体
教学基本内容与教学设计
一、会议接待的基本概念
会议接待就是由会议组织者安排专门人员来迎接、送别并服务于参会人员的活动。
接待工作涉及到以下几种要素：来访者、来访意图、接待者、接待任务、接待方式。
二、会议接待的基本礼仪
在会议接待中，有以下几点应注意：
1.迎接礼仪
2.签到礼仪
3.送别礼仪
三、接站服务
1.拟订接站工作安排
为了做好接站工作，应专门拟定会议接站的工作安排，对人员分工、接站时间、车辆物品准备等工作作出详细安排，便于工
作人员遵照执行。
2.接站工作注意事项
（1）要有统一的指挥调度系统。
（2）安排足够的车辆和接站人员。
（3）会前通知内容要详细。
（4）工具准备充分。
接站牌和接站条幅的制
作要醒目（如图）。
接站牌。
2第二章 会中服务工作
（1）如有必要，应查验参会人员的有效证件； （2）报到办理人员业务要熟练，节约报到办理时间； （3）报到人员的分配要合理，工作流程应明确。
五、返程票预定服务
根据参会人员到会之前发来的回执，或者到会之后提出的要求，组织 者应安排专人进行统计，准确汇总所有的订票要求，明确每一个人、 每一张票的详细信息。订票登记表的样式可参照下表：
想一想
1.在这个案例中，将会场安排在中间的宾馆是否妥当？为什么？ 2.导致参会人员入场时出现问题的原因是什么？ 3.请结合这一案例说明，在会议组织工作中应采取哪些措施避免参 会人员迟到？
入场服务
入场工作简述 会场签到服务 会场引导服务
一、入场工作简述
入场工作的主要内容
主要包括签到和引导两个方面
想一想
1.接站时，如果客人分批到达，应如何合理安排接站人员和车次？ 2.如果你是马芳，当面临有客人已经到达而另一批客人晚点这种情况 时，应该如何处理？ 3.马芳在接站工作中存在哪些不足？
接待报到服务
会议接待 基本概念
会议接待 基本礼仪
接站服务待的基本概念
会议接待就是由会议组织者安排专门人员来迎接、送别并 服务于参会人员的活动。接待工作涉及到以下几种要素：
• 来访者 • 来访意图 • 接待者 • 接待任务 • 接待方式
二、会议接待的基本礼仪
在会议接待中，有以下几点应注意： 迎接礼仪 签到礼仪 送别礼仪
三、接站服务
拟订接站工作安排
为了做好接站工作，应专门拟定会议接站的工作安排，对人员分工、接站 时间、车辆物品准备等工作作出详细安排，便于工作人员遵照执行。
签到证（卡）签到
《会议组织及服务》电子教案第一章会前组织工作第五节会前财务准备
讲课题目教课目标教课要点教课难点讲课种类教课方式教课资源教课基本内容与教学设计会议组织与服务课程教课设计（第一章）第五节会前财务准备课时安排11.认识编制会议花费估量的主要依照熟习会议花费估量的主要项目3.掌握会议花费估量并筹备经费的制定会议花费估量的主要项目拟定会议花费估量并筹备经费理论、练习解说、事例多媒体一、会议花费的估量估量包含收入估量和花费估量两各种类，在一般会议中，主要指花费估量。
1.编制会议花费估量的主要依照会议花费估量应当表现量力而行、经济合理的原则。
会议花费估量的依照主要有以下几个方面。
（1）会议主办方和承办方的利润目标。
（2）过去同类会议的估量状况和会议评估报告。
（3）单位在会议方面的相关规定。
（4）单位领导对会议估量的要求。
2.会议花费估量的主要项目（1）交通花费。
交通花费可以细分为：1）出发地至会务地的交通花费。
2）会议时期交通花费。
3）欢送交通及返程交通。
（2）会议室花费。
详尽可细分为：1）会议场所租金。
2）会议设施租借花费。
3）会场部署花费。
（3）住宿花费。
（4）餐饮花费。
包含以下几个方面：早饭、午饭、酒水及服务费、会场茶歇、联谊酒会(舞会)。
（5）资料花费。
（6）人工费。
（7）视听设施花费。
其估量包含：1）设施自己的租借花费，平时按天计算。
2）设施的运输、安装调试及控制技术人员支持花费。
3）音源。
（8）娱乐休闲花费。
（9）杂费。
二、会议经费的筹备一般状况下，会议经费的本源主要有以下几种方式：参会者交费、联合主办者交费、社会资助、社会捐助、服务收费。
三、会议财务工作原则会议财务工作重要并且简单出现疏忽，在工作中应当应依照以下原则。
遵守制度，严格手续量力而行，进出均衡精打细算，厉行节约一、若是你所在的学校准备召开一次以“我的实习收获”为主题的会商会，参加会议的有10名优秀实习生、50名在校生、10名教师和5名实习单位领导。
会议的主要内容有实习生经验介绍、实习单位领导讲话、在校生和实习生之间课内练习的问答互动等。
会议组织与服务工作
职工大会
电子教案模版配色（1）
第四章 会议组织与服务
Ø股份有限公司
公司分为：有限责任公司和股份有限公司
股东大会由股东组成，是
股东大会
公司的权力机构；董事会
董事会
是股东大会的执行机构，
监
成员为5-19人；经理由董事
事
会聘任或解聘；监事会由
经理
会
股东代表和公司职工代表
组成，成员不得少于3人。
第四章 会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
小知识
各会务工作组的分工
会务组：负责会务组织、会场布置、会议 接待签到等会议的组织、协调工作。 秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会 议文件和资料，做好会议记录，编写会议 纪要、简报等工作。 接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗 服务等工作。
第四章 会议组织与服务
会议方式
实现会议目标而采取的各种形式或手段，如现场办公 会、座谈会、观摩会、报告会、电话会议等。
会议结果
电子教案模版配色（1）
第四章 会议组织与服务
Ø三、会议的种类
按会议人数的多少分为： 小型会议
中型会议 大型会议
特大型会议
电子教案模版配色（1）
第四章 会议组织与服务
Ø三、会议的种类
按参会人员的职级分为： 股东大会 董事会
电执子教行案模部版配门色（1）
第四章 会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
小知识
会议筹备工作框架图请 见教材第65页。
第四章 会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
Ø一、拟定会议计划
确定会议名称、议题、时间、地点等基本要素。
成立会务工作小组
会议组织与服务教案
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会议组织与服务课程教案（第二章）
授课题目第一节接待报到服务课时安排 1
教学目标1.了解会议接待的基本概念
2.熟悉接站服务、报到服务、返程票预定服务的主要内容
3.掌握大中型会议接待方案的拟订
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会议接待就是由会议组织者安排专门人员来迎接、送别并服务于参会人员的活动。
接待工作涉及到以下几种要素：来访者、来访意图、接待者、接待任务、接待方式。
二、会议接待的基本礼仪
在会议接待中，有以下几点应注意：
1.迎接礼仪
2.签到礼仪
3.送别礼仪
三、接站服务
1.拟订接站工作安排
为了做好接站工作，应专门拟定会议接站的工作安排，对人员分工、接站时间、车辆物品准备等工作作出详细安排，便于工
作人员遵照执行。
2.接站工作注意事项
（1）要有统一的指挥调度系统。
（2）安排足够的车辆和接站人员。
（3）会前通知内容要详细。
（4）工具准备充分。
接站牌和接站条幅的制
作要醒目（如图）。
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