存档合同目录表格
合同存档说明范本
合同存档说明范本
一、合同存档的目的
合同存档的主要目的是为了确保合同的安全性、完整性和可追溯性，以便在需要时能够方便地查阅和使用。
二、合同存档的范围
本说明适用于所有与[公司名称]签订的各类合同，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。
三、合同存档的流程
1. 合同签订后，由负责合同签订的部门或人员将合同原件移交至档案管理部门。
2. 档案管理部门收到合同后，进行登记和编号，建立合同档案目录。
3. 对合同进行分类整理，按照合同类型、签订时间等进行分类存放。
4. 确保合同存放环境安全、干燥、通风，防止合同损坏或丢失。
四、合同存档的要求
1. 合同原件必须完整、清晰，无涂改、损坏等情况。
2. 合同存档应包括合同的全部内容，如合同、附件、补充协议等。
3. 每份合同应附有相关的审批文件、备忘录等资料，以便了解合同的签订背景和审批过程。
五、合同的查阅与使用
1. 内部人员因工作需要查阅合同档案时，需填写《合同查阅申请表》，经部门负责人批准后，方可查阅。
2. 查阅合同档案时，应在指定的地点进行，不得将合同带出档案管理部门。
3. 如需复印合同档案，需经档案管理部门负责人批准，并在复印件上注明复印日期、复印人及用途。
六、合同的保管期限
合同的保管期限根据合同的性质和重要程度确定，一般分为长期保存和短期保存两类。
具体保管期限按照公司的相关规定执行。
七、合同的销毁
对于超过保管期限的合同档案，经公司相关部门审批后，进行销毁处理。
销毁过程应进行记录，确保合同信息的安全销毁。
合同存档编号
合同存档编号合同档案编号管理办法(改)合同档案编号管理办法为进一步规范合同档案管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。
一、本办法所指的合同档案是公司在日常经营业务中形成的各种协议、合同文本。
二、合同档案管理原则1、合同档案相关资料应及时根据编号规则进行编号入档，至少留存一份原件交由合同商务部妥善保存。
2、合同资料的保管应注意确保合同资料的完整、齐全，提高合同的有效利用。
三、合同文档的编号规则：1、合同号分四级进行编号，第一级为本公司缩写“LXG”。
2、第二级为合同档案签订的年份。
3、第三级为相关合同档案的分类缩写。
包括SG-施工、SB-设备、BG-办公设备、DH-订货、FW-前期服务、QD-清单、QT-其他。
如另有超出现有分类缩写的合同文档类型再进行新分类缩写的添加。
4、第四级为每个年度内所签订合同的连续编号。
四、合同文档电子版的管理：1、按每一具体项目进行合同文本保存的分类工作，同一项目内的合同档案资料放入同一合同文本中。
2、建立合同统计表，按合同编号顺序排列。
3、建立合同支付情况台帐登记表，每个月初根据财务部的上月支付情况表，详尽记录合同的实际收支情况，标识合同执行进度。
4、建立本部门合同收发登记表，对合同文本的实际收发情况执行人进行签字登记，以规范合同文档的收发记录管理。
篇二：合同存档记录表格(样表)xxx建筑工程有限公司合同存档记录簿（办公室留存）2012年合同存档记录表篇三：合同分类编号规则合同分类编号规则1、目的为加强合同的标准化管理，规范公司合同存档，明确在合同存档环节中相关部门的职责以及工作流程，适应管理的需要，根据公司实际情况，特制定本规则。
2、范围2.1本规则除特别指明外，适用于：2.1.1福建省嘉晟建设发展有限公司及其分公司和各项目；2.1.2公司作为签约主体签订的涉及公司经营的所有合同。
3、职责3.1人事部负责本规则的制订、修改、实施指导和监督；3.2 公司各职能部门各项目合同/档案管理人员负责本规则的具体实施。
工程造价咨询业务存档资料目录
原件
公司留存 共 2 页
第三部分：其他文件 18 工程造价咨询合同 19 工程造价咨询业务相关资料交接清单 20 工程造价咨询业务会商记录
第 1 页，共 2 页
工程造价咨询业务存档资料目录
项目名称：
序号
资料名称
21 工程造价咨询业务实施方案 22 施工现场勘察记录 23 工程量核实记录单 24 建设工程预、结算材料价格签证单 25 建设工程预算结算协调会议记录 26 工程造价咨询业务质量控制流程单 27 咨询成果文件送达回执 28 造价咨询项目征询意见回访纪录表 29 工程造价咨询总结（重大项目需存放） 30 其他资料
证、洽商记录等） 9 甲供材料、设备明细清单 10 设备租赁合同 11 经批准的施工组织设计或施工方案
施工过程中建设单位与施工单位有关建设工程实施的会 12 议纪要、文函 13 隐蔽工程验收资料 14 施工日记 15 竣工验收证报告及相关的竣工验收资料 16 各种调查材料、采集数据、询价取证资料 17 工作底稿（各类分析说明文件、计算书等）
工程造价咨询业务存档资料目录
项目名称：
序号
资料名称
第一部分：咨询成果文件 1 咨询报告（含确认表、造价书等） 2 咨询报告的发文稿纸
原件
公司留存 复印件
页数
具备 （√/×）
说明
第二部分：咨询依据文件 3 工程招标文件、招标答疑纪要及有关资料 4 中标单位的工程投标文件及其附件 5 施工单位送审的工程预、结算书 6 施工合同及相应的补充协议 7 设计变更及图纸会审纪要 8 现场签证的工程价款调整资料（包括设计变更、现场签
合同存档收纳管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为了加强合同管理，规范合同存档收纳工作，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同管理效率，根据《中华人民共和国合同法》和国家有关档案管理的法律法规，制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有合同存档收纳工作。
第三条合同存档收纳工作应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格执行国家有关法律法规，确保合同档案的合法性、合规性。
（二）完整性原则：确保合同档案的完整性，不得遗漏、损毁、伪造。
（三）准确性原则：确保合同档案内容的准确性，不得篡改、伪造。
（四）安全性原则：确保合同档案的安全，防止丢失、泄密。
（五）保密性原则：严格保护合同档案中的商业秘密和保密信息。
第二章合同存档范围第四条合同存档范围包括以下内容：（一）公司与其他单位、个人签订的各类合同，包括但不限于购销合同、租赁合同、承揽合同、技术合同、服务合同、合作合同等。
（二）公司内部管理合同，如劳动合同、聘用合同、保密协议等。
（三）公司与其他单位、个人签订的补充协议、变更协议、解除协议等。
（四）其他需要存档的合同文件。
第三章合同存档程序第五条合同存档程序如下：（一）合同签订后，合同签订人应将合同原件及相关附件提交给合同管理部门。
（二）合同管理部门对提交的合同进行审核，确保合同内容合法、合规、完整。
（三）合同管理部门对审核通过的合同进行编号、登记，并将合同原件及相关附件存档。
（四）合同管理部门将合同电子版录入合同管理系统。
第四章合同存档管理第六条合同存档管理包括以下内容：（一）合同档案的整理、分类、编目。
（二）合同档案的保管、维护、修复。
（三）合同档案的查阅、借阅、复制。
（四）合同档案的销毁。
第七条合同档案的整理、分类、编目应遵循以下原则：（一）按照合同类型、签订时间、合同编号等进行分类。
（二）按照合同内容、合同签订人、合同履行期限等进行编目。
（三）确保合同档案的完整性和准确性。
第八条合同档案的保管、维护、修复应遵循以下原则：（一）确保合同档案的物理安全，防止火灾、水灾、虫蛀、霉变等。
工程合同移交台账模板范本
工程合同移交台账模板范本一、工程概况1.1 工程名称：XXXXXX 工程1.2 工程地点：XXXXXX1.3 工程规模：XXXXXX1.4 工程投资：XXXXXX1.5 工程承包方：XXXXXX1.6 工程发包方：XXXXXX二、合同移交台账目录2.1 合同文件2.1.1 合同协议书2.1.2 中标通知书2.1.3 投标书及其附件2.1.4 专用合同条款2.1.5 通用合同条款2.1.6 技术标准和要求2.1.7 图纸2.1.8 已标价工程量清单2.1.9 其他合同文件2.2 工程进度款支付台账2.2.1 工程预付款支付凭证2.2.2 工程进度款支付凭证2.2.3 工程尾款支付凭证2.3 工程变更台账2.3.1 工程变更申请2.3.2 工程变更审批记录2.3.3 工程变更导致的合同价款调整记录2.4 工程验收台账2.4.1 工程预验收记录2.4.2 工程竣工验收记录2.4.3 工程验收合格的证明文件2.5 工程保修台账2.5.1 工程保修合同2.5.2 工程保修记录2.5.3 工程保修期满的证明文件2.6 合同争议解决台账2.6.1 合同争议发生的记录2.6.2 合同争议解决的记录2.7 合同解除台账2.7.1 合同解除的申请2.7.2 合同解除的审批记录2.7.3 合同解除后的价款结算记录三、合同移交台账填写说明3.1 合同文件：按照合同文件的类别和编号进行归档，便于查阅。
3.2 工程进度款支付台账：根据工程进度款支付凭证的日期、金额等信息进行记录。
3.3 工程变更台账：根据工程变更申请和审批记录，记录变更内容、变更导致的合同价款调整等信息。
3.4 工程验收台账：根据工程预验收记录和竣工验收记录，记录验收日期、验收结论等信息。
3.5 工程保修台账：根据工程保修合同和保修记录，记录保修开始日期、保修结束日期、保修情况等信息。
3.6 合同争议解决台账：根据合同争议发生的记录和解决的记录，记录争议内容、解决方式等信息。
合同档案怎样归档[工作范文]
![合同档案怎样归档[工作范文]](https://img.taocdn.com/s3/m/189b5368be1e650e52ea99c4.png)
合同档案怎样归档篇一：公司合同归档办法南京锋尚房地产开发有限公司合同归档办法一、公司合同按内容共分为三类1、工程合同，合同编号：南锋房(工)合200X-XXX号包括：规划、设计、勘察、监理、造价咨询、建筑、安装、装饰、市政、材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买及安装、室外环境的设计、施工合同2、宣传合同，合同编号：南锋房(宣)合200X-XXX号包括：户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷合同3、行政合同，合同编号：南锋房(行)合200X-XXX号包括：土地合同、办公用房租凭合同、员工劳动合同、借款协议等二、合同接收程序合同经办人将完整的合同（包括合同会签审批单及合同）存档时，应在档案接收登记本上登记并签字，注明：合同名称、存档日期、数量。
一般情况下，存档合同应为正副本各一份。
三、合同存档程序合同交接后，首先对合同进行分类、盖上合同编号章及正、副本章。
然后将正本合同扫描做成PDF电子文件存储在相应的档案室电脑的“合同”文件夹内，同时将合同信息登记在“合同”文件夹内对应的excel格式的“合同目录”上，并将合同编号与PDF格式的文件进行超级链接。
第三，将正本合同存放在独立的牛皮纸档案盒内，按编号先后顺序收存于档案室铁皮柜里。
四、合同补充协议接收、存档程序由于合同变更而产生补充协议时，接收程序同上。
存档时，要将合同补充协议编号为：南锋房(X)合200X-XXX号—补充协议1（当合同多次变更时，补充协议的编号顺应为南锋房(X)合200X-XXX号—补充协议2，……）。
补充协议要与原合同一起保存在同一个档案盒内。
PDF格式的补充协议要与原合同的PDF文件进行合并，同时更新Exce格式的“合同目录”中“合同总额”等相关信息，并在备注栏说明：有补充协议，日期：XX年X月X日。
五、《付款审批表》和《入库单》存档程序合同的《付款付款审批表》第一联（白色）和《入库单》（白色）应存在档案室，接收程序同上，并保存在该份合同的档案盒内。
合同协议书在哪里存档
---合同协议书存档指南一、引言合同协议书是双方或多方之间就某一事项达成共识的书面文件，具有重要的法律效力。
为确保合同协议书的完整性和便于日后查询，以下是对合同协议书存档的详细说明。
二、存档原则1. 合规性原则：存档的合同协议书必须符合国家法律法规的要求，不得涉及非法内容。
2. 真实性原则：存档的合同协议书应确保内容真实、准确无误。
3. 完整性原则：存档的合同协议书应包括所有附件和补充协议，保证合同内容的完整性。
三、存档地点1. 电子存档：- 在企业内部建立电子档案管理系统，如合同管理系统、企业资源规划系统（ERP）等。
- 电子档案应备份至外部存储设备，如硬盘、光盘、U盘等，并定期检查备份的有效性。
2. 纸质存档：- 在企业内部设立专门的档案室或档案柜，按照一定的分类标准进行存放。
- 档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案安全。
四、存档分类1. 按合同类型分类：如租赁合同、劳动合同、购销合同等。
2. 按签订时间分类：如按年度、季度、月份等。
3. 按甲方/乙方分类：按合同签订的甲方或乙方进行分类。
五、存档流程1. 签订合同：在合同签订后，由负责合同管理的人员或部门对合同进行审查。
2. 填写存档信息：在存档前，需填写存档信息表，包括合同编号、合同类型、签订时间、甲方/乙方信息等。
3. 存档：将合同协议书按照分类标准存入电子档案或纸质档案。
4. 归档：定期对存档的合同协议书进行归档，确保档案的有序性。
六、存档注意事项1. 保密性：合同协议书涉及商业秘密和个人隐私，存档时应注意保密。
2. 可查询性：存档的合同协议书应便于查询，方便相关人员随时查阅。
3. 定期检查：定期检查存档的合同协议书，确保档案的完整性和安全性。
七、结语合同协议书的存档是企业管理的重要组成部分，对于维护企业的合法权益、规范企业运作具有重要意义。
通过遵循上述存档原则和流程，确保合同协议书的完整性和安全性，为企业的发展提供有力保障。
合同存档流程
合同存档流程合同存档是企事业单位日常运营中非常重要的一项工作。
随着信息化时代的到来，合同存档的方式和流程也在不断地优化和完善。
合同存档流程的规范化和科学化，能够有效地提高合同管理的效率和准确性，为企业的发展和运营保驾护航。
合同存档流程是指将签订的各类合同按照一定的步骤进行存储和管理的过程。
下面将详细介绍一下合同存档的流程和注意事项。
第一步：合同登记合同登记是合同存档流程中的第一步，也是最基本的环节。
在合同签订后，必须及时进行合同登记，并生成唯一的合同编号。
合同编号能够方便合同的查找和管理，是合同存档流程的重要依据。
第二步：合同归档合同归档是指将已经登记的合同按照一定的分类方法进行存储的过程。
合同归档可以采用纸质存档和电子存档相结合的方式。
对于纸质存档，需要建立统一的合同存档柜，并按照合同的分类进行归档。
对于电子存档，可以利用信息化系统进行合同的分类和存储。
第三步：合同审核合同审核是合同存档流程中的重要环节。
在合同归档之前，必须进行合同审核，确保合同的真实性和合法性。
合同审核需要对合同的内容、签字、日期、盖章等进行仔细检查，以防止合同中存在的漏洞和风险。
第四步：合同备份合同备份是合同存档流程的重要一环。
合同备份是指将合同的重要信息进行复制和存储，以备不时之需。
合同备份可以采用物理备份和电子备份相结合的方式，确保合同的安全性和可追溯性。
第五步：合同查询合同查询是合同存档流程中的最后一步，也是合同管理工作的重要环节。
合同查询需要确保相关人员能够方便快捷地查找到需要的合同信息。
合同查询可以通过合同编号、合同类型、合同签订日期等进行筛选和检索，以提高查询效率和准确性。
在进行合同存档流程时，还需注意以下几点：一是合同存档的环境应该干燥、防潮、无尘、防火。
合同是企事业单位和个人之间约定的重要文件，如果遗失或损坏将会给双方造成损失，因此合同存档的环境要足够安全。
二是合同归档的分类方法应该合理、灵活。
根据合同的性质、类型和时间进行分类，便于后续的合同查询和管理。