基于金蝶K3的采购采购信息化方案

金蝶K/3ERP 系统采购管理的实施方案1、目前公司的信息化使用的是金蝶K/3ERP 系统，有二个软件license，一个用于营销和售后，一个用于全部的生产子公司，共有近16 个生产基地在正常运行。

使用模块有生产，采购，销售，仓库，成本，财务等。

2、目前各生产基地的采购系统运行情况：系统单据涉及有外购入库单和采购发票，仓库保管员凭对方送货单和公司检验单清点材料数量办理入库手续，在系统中录入外购入库单并打印。

外购入库单的单价由保管员按送货单上的价格手工录入。

当收到采购发票后，财务将采购发票与外购入库单钩稽并入账形成对付款。

未到发票的外购入库单月末财务做暂估处理。

财务完成付款单的录入，形成对付款账务，并每月与总账核对一致。

3、采购管理系统相对于其他管理系统是应用功能至少，采购部门没有涉及到K/3 系统，没有通过系统走采购管理流程，采购定单管理、收货通知流程，及合同管理等都未实现信息化。

可以通过此次采购信息化改变目前采购信息化管理空白的现状，理顺和规范业务流程，消除采购业务处理过程中的重复劳动，实现采购业务处理的标准化和规范化。

1 、此次采购信息化范围主要包括原辅材料采购管理信息化和设备管理合同执行管理二个重要内容。

铅采购和零星采购不在本次需求范围内。

2 、采购信息化应用主体是吴山动力能源公司、煤山电池公司、煤山电源公司三家公司。

3 、本次采购信息化需求来源不涉及物料需求和计划管理，采购需求来源还是保持原来的模式，由需求单位上报取得。

4 、依托目前集团采购统谈统订的管理模式，建立供应商管理，可以在每一个账套中建立供应商的价格管理体系。

5 、此次采购信息化是建立在现有的金蝶K/3ERP 基础上，现有K/3 系统是单组织架构，单体账套独立运行，本次采购管理应用主要是针对三家子公司，在原有已实现系统化的采购发票和外购入库单的基础上再建立采购管理中的四个重要单据：采购合同、采购价格管理、采购定单、收料通知单、付款单，形成完整的采购流程。

建立完整的采购合同档案，合同执行过程，采购定单执行过程，对付账款等信息。

1、金蝶K/3ERP 的采购管理系统是通过采购申请、采购定货、进料检验、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息管理、定单管理、质量检验管理、采购合同管理等功能综合运用的管理系统，对采购物流和资金流的全过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理。

采购管理与供应链其他子系统、对付款管理系统等结合运用，将能提供更完整、全面的企业供应链业务流程管理和财务管理信息。

2、供应商管理系统，是通过供应商档案、供应商资质申请表、样品试制申请单、供应商评估方案、供应商评分表、询报价管理、品质异常报告、采购定单变更通知单、采购/委外对账单等功能综合运用的管理系统，以建立和维护供应商火伴关系为导向，涉及供应商整个生命周期的管理。

该系统可以独立执行供应商管理操作；与供应链其他子系统、对付款管理系统等其他系统结合运用，将能提供更完整、全面的企业物流业务流程管理和财务管理信息。

3、采购价格管理：作为采购管理系统的价格信息处理中心，采购价格管理除了集中管理价格信息、并提供这些信息的设置和维护等必要功能之外，最主要的作用是在权限控制的范围内最大程度地实现信息资源共享和同步更新，同时灵便地进行价格控制。

从总体来说，系统主要提供采购价格的获取、自动更新和限价预警等多项功能。

4 、供应商供货信息：供应商供货信息一方面用于设定各物料的供应商对应代码、供应商对应名称，另一方面用于设置各物料在各供应商的配额比例。

5、付款条件：K/3 系统提供了全面的付款条件管理。

当企业与供应商达成为了供给关系以后，普通会约定，在今后的采购业务中，如何支付货款，如月结 30 天、月结 60 天、货到 30 天、货到 60 天等。

在基础资料中设置了付款条件后，就可以在供应商中引用付款条件。

当供应商设置了付款条件，在外购入库单、委外加工入库单、外购发票、采购费用发票时，系统根据付款条件自动计算单据的付款日期。

通过到期债务列表可以反映截止到指定日期止，已经到期的未核销应付款及过期天数、 未到期的对付款及未过期天数。

为采购提供每笔付款是否已到合同约定的 付款日的查询。

6、系统可以杜绝采购业务处理浮现的随意性，提供数据集成，使得企业管理的基础工作得 到加强，工作质量进一步得到保证。

7 、由于数据处理由系统自动完成，准确性与及时性大大提高，分析手段更加规范和多样， 非但减轻了工作强度， 还将促进企业管理人员从繁琐的事务处理中解放出来， 用更多的时间 研究业务过程中存在的问题。

研究并运用现代管理方法改进管理， 促进现代管理方法在企业 中的广泛应用。

8、加强内部控制，在工作控制方面能够做到分工明确，适时控制，每一环节所存在的问题 可以随时反应出来，系统可以提供绩效评定所需要的数据，从而达到“企业细胞的管理”。

1、金蝶 K/3 系统单体公司的采购流程：采购计划投放 安全库存投放采购申请单合同管理采购定单收料通知单外购入库单采购发票付款单生成凭证供应商及 采购价格采购入库检验费用发票凭证模板2、供应商管理流程图：3、1、采购部业务员收到申购部门采购申请单2、采购部业务员选择供应商，生成采购定单，并打印。

3、业务员将打印后定单或者电子传单传真给供应商，货真电话联系供应商。

4 、供应商能否在规定时间内规定数量的物料，如不能，则更换供应商或者更改定单。

5、回传给采购部供应商如能按期交货，则回传给供应商或者电话确认。

收到采购申请生成采购定单，并打印采购定单回传给采购部传真给供应商是否允许如生产急用，而供应商又不能按期提供，需与申请部门商议重新更改定单6、审核采购定单采购业务员得到供应商肯定答复后，审核采购定单。

审核采购定单审核否结束4、1、供应商通知采购部将要供货，并提供定单号。

2、采购部根据供应商提供的定单号下推生成收料通知单。

3、业务员审核4、采购部业务员通知仓库仓管员准备收货。

5、仓库根据收料通知单的内容，准备场地、人员、设备等。

7、仓库清点实物，并与收料通知单核对。

8、如数量不一致，在一定范围内可收货，如物料不一致，通知采购部业务员修改收料通知单。

9 、生成外购入库单如一致，根据收料通知单生成外购入库单，审核并且打印，一式四联。

10 、仓管员签字仓管员在打印好的入库单上签字。

一联留存，另三联交与采购部，待采购部发票来时，连同发票一同交与财务，结账前如发票没来，则将一联入库单交与财务。

供应商供货供应商交货生成收料通知单审核收料通知单通知仓库签字后外购入库仓库准备收货仓库收货是否一致生成外购入库单，审核并打印仓管员签字签字后外购入库单注：收料通知单须在供应商将要供货时才生成，切不可一辈子成采购订单就立刻生成。

采购价格会自动携带到收料通知单上和外购入库单上。

如没有收料通知单，仓库拒接收料。

结束1. 开辟票供应商开出发票，送交采购部相关业务员。

2. 核对发票核对发票与K3 数据，数量金额是否正确，有没有将一张入库单拆开辟票。

3. 查找对应入库单采购业务员查找发票所对应的入库单，并将原打印出来的入库单附在发票后面。

开辟票核对发票对应入库单为了保证财务结算的简便、快捷，要求供应商开票时能做到入库单、发票一一对应，至少入库单与发票是多对一，一定不能出现某张入库单部分物料开了发票，部份还没有开票的情况。

4. 生成采购发票采购业务员根据对应入库单，下推生成发票，保存，然后将发票和附在后面的入库单交与财务。

5. 核对财务核对K3 系统内发票、附在发票后入库单、真实发票。

6. 是否正确如不正确，退回采购。

采购发票核对发票与入库单生成K3 系统采购发票时，确保真实发票与K3发票一致。

是否正确审核采购发票，并勾稽7.审核并勾稽正确后，财务审核采购发票，并勾稽。

结束5、1 、建立合同管理的规范制度，如合同编号规则，合同执行过程反映，合同档案管理等。

2 、在系统中录入合同，将纸质合同做成附件附在系统的合同下面，方便有权限的人调阅。

3 、采购在接到发票后，由合同下推生成采购发票或者其他对付单，将采购发票与合同建立关联。

4 、付款时，在系统中由合同下推生成付款单，并打印。

建立合同与付款单关联。

5 、财务审核采购发票和付款单，并生成凭证。

6 、可以查询合同整个执行情况，由签订到收到发票，到付款到凭证入账，可以查看发票到账率和付款率等全部信息。

与供应商签定合同在系统中录入合同，并做成描件在合同下挂附件采购合同、工程合同、其他类型合同生成采购发票打印采购费用单付款单打印付款单审核生成凭证审核生成凭证1 、初始化工作主要有：主数据准备，供应商价格管理、付款条件整理并对应供应商，供应商管理，未执行完的合同整理，对付款模块核对，未到发票的采购入库单也需要再次整理和确认等等。

2 、流程整理工作有：供应商管理流程，采购价格管理流程，采购合同管理流程、采购定单流程、采购收货流程、采购退货流程、采购发票结算流程、采购付款流程等。

3 、采购信息化主要涉及采购中心、信息部、合同管理员、原材料仓库保管员等相关人员。

需要对软件流程有清晰的理解，业务单据会熟练的操作，能查询报表，能理解数据来源并能分析数据。

先在**和**公司试点启用采购管理信息化，理顺三家公司并固化流程，完成采购初始化、采购人员培训、采购上线跟踪维护、采购报表和套打单据设置等工作，运行顺畅后再延伸到其他生产基地，实现集团采购的信息化。

采购管理销售管理仓存管理存货核算供应商管理优惠6.5 折后价实施费用1500 元天/人，一家公司以PurchaseSalesInventoryInventory AccountingSubcontractManagement15 天计算(项目调研、实施方案确定、基础数据准备和录入、培训、系统测试、正式上线、维护跟踪)开辟费用(如果有超出系统自带的需求，惟独开辟才干解决)可以同服务合同约定的新增功能计算费用。

价格采购项目实施计划.xls。