管理秘书实务知识点

管理秘书实务知识点

1、管理秘书的学科性质

综合说：秘书学是近几年来才在我国形成的一门新兴的综合性应用学科。

边缘说：秘书是一门新兴的边缘科学，是从写作学和管理科学的边缘中产生的，就秘书学的整体而言，既不属于写作学，又不属于管理科学，而

是这两门学科的知识圈交叉重叠的产物。

分支说：秘书学从科学体系上讲，属于人文科学的范畴。从今天这一学科的具体分支来说，现代秘书学又属于人文科学中的行政管理学科的分

支，秘书应属于管理类应用技术型的人才。

管理说：秘书属于管理应用技术型的人才。

2、秘书的认知能力：观察感知能力，辨别是非能力，分析综合能力，随机应变

能力

3、管理秘书实务的原则：系统性，服务第一，全面质量管理，时效性，经济性

4、走姿的要求：

（1）上体正直，不低头，两眼平视，面带笑容。

（2）两臂前后自然摆动，摆幅30度-——35度

（3）肩部放松，重心可稍向前，这有利于挺胸收腹，身体重心在脚掌前部。（4）行走的轨迹应是一条直线，脚尖指向前进方向，双脚内侧应落在一条直线上。

（5）步幅要均匀（步幅指行进时两脚之间的距离，一般标准是前脚的脚跟与后脚尖相距为一脚长。男士步幅约在40厘米，女士则为30厘米左右），

不宜太大；步态要轻盈。要走做到这些，膝盖、脚踝都要富于弹性，行

走时要有节奏感。

5、气质的四种类型：胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质

6、TPO原则：这是选择服饰的最基本原则。T表示时间（time），P表示地点（place），

O表示目的（object）。TPO原则的基本含义是人们在着装、化妆和佩戴首饰时，要兼顾时间、地点和目的，三者必须协调一致。

7、因人而异原则：要与年龄相吻合，要与体型相吻合，要与职业身份相吻合，

要与肤色相吻合

8、秘书交际礼仪原则：（1）自尊与尊人的原则

（2）内在美与外在美的原则，

（3）自信大方与适应环境的原则，

（4）言行适度与明确交往目的的原则、

9、握手的顺序：先女士后男士，先长辈后晚辈，先教师后学生，先上级后下级。

在政务接待场合，握手的顺序应当是：按照行政职务由高到低的排列顺序，依次一一握手。礼节性的握手，持续时间以3——5秒钟为宜。

10、方位礼节

（1）前后。行进时，前面为上，后边为下。晚辈、下级为了表示对长辈、上

级的尊敬，一般不并肩而行，而是先请长辈、上级前行，自己落后半步

紧随其后。即使主客之间，在进门、上车、上楼梯时也应礼貌地请客人

先行一步，出门、下车、下楼梯时，为表示对客人的关怀，则应主人先

出门、下车或下楼梯。

（2）左右。右为上，左为下。两人并行，主人为表示对客人的尊敬，应请客人走在自己的右侧；在就座时，也请客人坐在自己右侧。

（3）中间和两侧。中间为上，两侧为下。两侧又以右为上，左为下。三人行走或就座，都应该请长辈、上级在中间，晚辈、下级在两侧。

11、三种接待规格：高规格接待、对等规格接待、低规格接待

12、接待计划的内容：1.主要陪同人员

2.主要工作人员（接待小组成员）

3.住宿地点、标准、房间数量

4.宴请地点、标准、人数

5.会见、会谈地点、参与人员

6.参观游览地点、陪同人员

13、“3S”：stand up（站起来）、see（注视对方）、smile（微笑）

14、沟通：指人与人之间传递和接收具有某种信息、思想和情感的符号化信息的

过程。其有三要素：信源、信道、信宿

15、有效沟通的7C原则：可信赖性，一致性，内容，明确性，连贯性，渠道，

接受者的接收能力

16、秘书与同事相处应遵循的原则：

（1）平等原则

（2）真诚原则

（3）宽容原则

（4）知人知己原则

（5）人际互动原则

17、与上司相处的方法与技巧

（1）摆正位置：要维护上司的威信，要尊重上司的意见和决策，要尊重上司

的职权，要体谅上司的困难

（2）正确领会、贯彻、执行上司意图

（3）提高自身素养，增强办事能力

（4）树立沟通意识，学会进谏：适时，适地，适人，适言

18、良好的职业操守

（1）诚实而不做假弄权

（2）当参谋而不自以为是

（3）公正而不搬弄是非

（4）受批评而不急不怨

19、优化办公环境的原则

1、方便

2、舒适整洁

3、和谐统一

4、安全

20、保密工作需要注意的问题

（1）文件保密

（2）会议保密

（3）科技保密

21、值班人员应做好三项纪录

（1）记好值班电话记录

（2）记好值班接待记录

（3）记好值班记录

22、介绍信管理

（1）要有一定的审批手续。

（2）内容填写应真实、清楚。

（3）介绍信开出后，若因故未使用，应说明原因，立即退回，并将其粘贴在原存根处。

（4）非经主管领导批准，严禁开空白介绍信或借贷、转卖介绍信，且一封介绍信只能写给一个单位。

（5）发放介绍信要进行登记，领用人要履行签字手续。

23、细分信函的方法：可将信函分成U（urgent，需要马上处理）、W（wait，需

研究或查找相关资料后再做处理）、F（forward，可以交由其他人处理）、R（reference only，仅供参阅，不许回复）四类，按照顺序，需先行处理的放在最上面。

24、文件的特征

（1）文件是以文字表达的，非文字表达的不是文件

（2）文件是由公务产生的，非公务产生的不是文件

（3）文件是实际用于处理公务的，没有实际用于处理公务的不是文件

（4）文件是由法定作者制成的，非法定作者制成的不是文件

（5）文件是有特定格式的，非具特定格式的不是文件

25、ABCD分类法

所谓ABCD分类法，其基本原理是将每天的工作划分为ABCD四类：重要并紧急的，必须立即做、优先做，它们属于A类；重要而不要紧的，属于B类，应接着处理；紧急而不太重要，属于C类，有时间才做；D类是既不重要，也不紧急，可以不做。每日从A类依轻重缓急循序着手，就能充分利用时间，取得最佳效益。

26、成本计算公示：成本=X + 2J × N × T

X：显性成本 N：人数

J：每小时工资的3倍 T:时间

27、办公设备的订购方式

（1）直接购买

（2）电话订购

（3）传真订购

（4）因特网服务

28、打印机种类

（1）针式打印机

（2）喷墨打印机

（3）激光打印机

29、决策的种类

（1）决策性会议：代表性会议、领导办公会议

（2）非决策性会议：日常会议、专业性会议、庆典性会议、总结交流性会议、座谈恳谈会议，洽谈、谈判性会议

30、会议通知的内容包括：被通知部门、被通知人员的姓名、通知事由、会议时

间、会议召开地点、会议出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名和职务、通知日期。

31、会场的整体布局

（1）相对式（2）全围式（3）半围式（4）分散式

32、会议记录的内容

（1）会议描述。包括会议类型、时间、日期、地点。

（2）与会者姓名。主席的名字在最前面，记录员的名字在最后。

（3）记录的主体内容。宣读上次会议记录、会议记录中产生的问题、通信情况、一般事务、决议（包括会议上的确切措辞）、其他事务（按在会上进

行的顺序记录、下次会议日期。）

（4）主席、记录员签名

33、按信息在秘书工作中的作用划分：预测信息、动态信息、反馈信息

34、信息工作的基本原则

1.价值性原则 4.针对性原则

2.时效性原则 5.全面系统原则

3.层次原则

35、信息收集要求

1.广泛性

2.真实性

3.客观性

36、信息储存要求

1.信息储存要有价值

2.信息储存要便于利用

3.信息储存要逐步实现现代化

37、信息编写要注意的问题

（1）主题鲜明

（2）语言精炼

（3）结构严谨

（4）标题新颖

（5）客观真实

38、常用的信息排列方法：

（1）时序排列法

（2）来源排列法

（3）内容排列法

（4）字顺排列法

39、信息反馈的形式

（1）正反馈和负反馈

（2）纵向反馈和横向反馈

（3）前反馈和后反馈

40、做好信息反馈工作的策略

（1）建立反馈系统

（2）优选反馈模式

（3）订立反馈程序

（4）建立反馈制度

41、档案的特点

1.社会性

2.历史性

3.原始记录性

4.确定性

42、档案的作用

（1）档案是工作查考的依据

（2）档案可为经济建设提供丰富的经验

（3）档案是科学研究的基础和条件

（4）档案是宣传教育的生动素材

43、档案管理工作基本原则

（1）统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则

（2）维护档案的完整与安全是档案管理的基本要求

（3）便于社会各方面的利用是档案工作的根本目的

44、人们通常按问题、作者、文种、时间、地区、通讯者六种特征立卷。

45、案例分析

案例一：

某企业设宴宴请一外宾。此外宾对该企业的某个项目很感兴趣，有投资意向。为了争取外资，企业的主要上司都出席了宴会，宴会的菜肴极其丰盛，最后剩下很多。按当地习俗，他们没有把剩菜打包带走。可是这次奢华的宴请并没有达到目的，外宾反而取消了投资的打算。

分析

外国企业家，尤其是靠自己艰苦奋斗起家的企业家，大多不会欣赏这样奢华的宴请。他们反而会考虑这样一个问题：这些人是否也会这样大手大脚地用掉我

的投资，而不是把它用在生产上？把钱交到这样的人手上，岂不是有去无还！对外宴请一般还是选用中餐，与国内宴请相比，要注意如下几点：

（1）宴请环境十分重要，应选用雅致、安静的地方。

（2）点菜时不仅要考虑外宾宗教信仰方面的忌讳，还要注意其饮食差别。在我们的山珍海味中，有许多是外宾普遍不能接受的，比如燕窝、鱼翅、海参、国家保护的野生动物，还有动物的内脏、蹄爪、翅膀等。

（3）菜肴要有地方特色，可以是精致、丰盛的，但不必奢侈。

（4）参加宴请的人员要讲究个人卫生，衣着得体，女士要化妆。最好不要穿白天的工作装参加晚宴。

（5）如有需要，秘书要为上司准备祝酒词。

案例二：

某公司召开年终总结大会，主任讲话时出了个错，他说：“今年本公司的合作单位进一步扩充，到现在已发展到47个。”话音未落，他的秘书站起来，冲着台上正讲得眉飞色舞的主任高声纠正到：“讲错了！讲错了！那是年初的数字，现在已达到63个。”结果全场哗然，主任羞得面红耳赤，情绪顿时低落下来，他的面子因这一句突如其来的话而丢得干干净净。

分析

上司出现失误或漏洞时，作为秘书应该提醒，这是秘书的分内之职，但是要注意提醒的方式和场合，不能让上司当众出丑丢面子，可以事后私下悄悄地告诉上司，也可以当场以巧妙的方式暗示上司，让上司及时更正。切忌当场、当众指责上司，让上司下不了台。

案例三：

有一位姓王的处长，不问青红皂白，写信把另外一个部门的属下严厉批评了一顿，批评他办事不力。结果过了几天之后，真相大白，是王处长冤枉了那位属下，王处长十分后悔，决定亲自打电话向那个属下道歉，这时一旁的李秘书得意地说：“不用了，你那封信我根本没有发出去，因为我知道你会后悔的。所以我就把信压下了。”王处长听了之后如释重负，然后又怀疑地问她：“压了整整三个星期？”李秘书说：“是的。”“那么最近发到欧洲的那几封信也压下了吗？”李秘书说：“我没有，因为我知道那些信是不该压的。”结果没想到王处长大怒：“这事是你做主还是我做主？”李秘书说：“我做错了吗？”王处长说：“是的。”就这样李秘书被记了一个小过，只是没有公开。当然李秘书觉得自己满肚子的委屈，逢人便倒苦水、诉委屈。不久整个机关都知道了这件事情。结果，半月之后，李秘书被调走了。

分析

（1）李秘书不该自作主张地将上司的信件扣押，而没有与上司进行任何沟通。

以后一旦有什么问题，将会带来严重的后果，这样自作主张的秘书上司是

不可能容忍的。

（2）她不该自以为是，觉得上司在这件事情上做错了并且一定会后悔，以为自己帮上司避免了一个错误就洋洋自得，以功臣自居。

（3）她不应该逢人就替自己申冤，把原本不大的事情搞得人尽皆知，有损上司的威严。

案例四：

某公司准备在上海开办一家销售公司，租用了某写作楼一层的大厅，其中，大门左边作为产品展厅，大门右边作为销售分公司办公室，包括正副经理办公区、接待区、销售部、财务部。该销售分公司的负责人将整个一层大厅全部设计当今很流行的全开放式办公室和半开放式办公室，用能够移动的间隔物来分隔，没有门，所有人的工作都很清楚。

分析

运用办公室结构和布局需要考虑的因素，我们可以对案例中的结果进行分析。该公司在上海开办的销售分公司，产品展厅用开放式办公室是可行的，而销售分公司办公区中的各个部门全部采用全开放式办公室和半开放式办公室就不合适了。例如大量销售业务使得财务部门工作量会很大，现金和支票的流通和保管极为重要，应该在安全和保密的封闭办公室中操作。因此，该公司的办公室应设计为一个混合式办公室。

案例五：

某公司邀请全国的客户到新疆乌鲁木齐参加一家公司新开发的系列化妆品的洽谈订货会。秘书初萌负责安排与会人员的返程工作，初萌想先解决容易预定的近处与会者的车票，再慢慢解决北京等远地难以解决的车票预定，而且她想当然地认为，只要为大家尽可能预定火车硬卧票就行了。结果，部分代表团不能及时拿到返程的车票、机票而对主办方十分不满。有些代表拿到票后，又要求更换车票或退票，结果闹得大家不欢而散，使洽谈订货会的工作成果大打折扣。

分析

会议结束并不意味着会议工作就结束了，有外地人员参加的会议应根据会议时间的长短、外地与会人数多少等情况，及早安排好与会人员的返程事宜。做好与会人员的返程工作，主要包括以下两点：

1.提前做好与会者车、船、飞机的登记预定工作

2.帮助与会者提前做好返程准备