世纪科怡2008档案管理系统功能介绍

世纪科怡2008档案管理系统功能介绍

目录

简介 (2)

一、文件管理 (2)

文件登记 (2)

文件处理 (3)

文件归档 (3)

二、档案管理 (4)

档案录入 (4)

归档 (5)

档案调整 (6)

报表打印 (6)

原文管理 (6)

其他特定功能 (7)

三、检索利用 (8)

检索 (8)

借阅利用 (9)

授权阅读 (9)

四、保管鉴定 (10)

库房及存放管理 (11)

鉴定销毁 (12)

五、编研统计 (13)

六、移交接收 (15)

七、扫描加工 (16)

页码扫描 (16)

原文挂接 (16)

八、移动档案 (17)

九、数据管理 (18)

导入导出 (18)

备份恢复 (21)

十、系统管理 (21)

十一、WEB查询利用子系统 (22)

简介

世纪科怡档案管理系统2008版是在3.2.1版的基础上推出的一款全新产品，继承并发扬了科怡产品的一贯优势，并在多个方面进行了全新研发，特别增强了数据操作、原文管理、扫描加工、查询利用和档案编研等多个方面。

一、文件管理

文件管理主要针对公文处理流程设计的，系统主要有文件登记、文件传阅、文件处理、文件分发以及与档案管理衔接的文件归档。另外针对部门介于文件和档案之间的资料图书管理，在文件管理模块中新增加了资料登记管理。

文件登记

根据文件生成渠道的不同，系统把文件管理分为：来文、发文和内部文件，并提供给用户自定义文件类别的功能，用户可以根据实际需求灵活定义文件管理类别。

文件处理

文件登记后进入文件处理流程，系统跟踪文件处理整个过程，用户可通过网络直接进

行文件处理，也可打印文件处理单，进行手工处理。

系统可直接把文件管理中的各类文件按照一定规则直接归档进入档案管理，不需要客

户重新进行档案录入。

二、档案管理

档案管理模块主要是进行档案的录入、归档整理、档案调整、打印报表、原文管理等，同时为了便于用户进行数据操作，系统在档案管理模块特别设置了查询、排序、批量修改、数据回收站、自动标引主题词、自动组卷、文件关联、提取、分页、目录序列、关联显示、界面调整等。

档案录入

系统为用户提供的数据录入界面是卡片式界面，进行数据录入时，系统支持TAB键和ENTER键从左至右、从上至下的自动跳项；系统支持用户自行修改调整录入界面；系统支持自动增加新记录和自动生成档号，在卡片录入界面的工具条“选项”中，用户可调整是否进行自动处理，系统默认进行自动处理，自动增加新记录是指，当用户勾选时，在完成卡片界面的最后一个录入项目后按TAB或ENTER键时，系统自动保存数据并进行新记录录入状态，且自动跳转到卡片第一个录入项目；自动生成档号被勾选时，用户在进行数据录入时，系统会根据系统管理的档号格式中所设置的档号生成项目自动生成档号。为提高用户数据操作效率，用户可对每个管理项目字段进行“字段可空”、“值可重复”、“权限控制”、“自动加一”、“值继承”等属性设置；系统支持自动标引主题词，系统除了用于数据录入的卡片界面外，还提供了大数据罗列的网格式数据列表界面，同时支持网格列表管理项目字段的调整。

归档

在档案管理中的归档子模块的功能和文件管理中的文件归档功能基本一致，均是对未归档整理的数据进行归档整理，不同之处在于文件管理中的归档是针对文件进行归档，而档案管理中的归档是针对在档案管理中录入的未归档档案数据进行归档整理，在档案录入时，用户可选择是否进行未归档数据录入，未归档数据录入时不能生成档号及件号，且数据状态

自动为“未组卷”。

档案调整

针对系统自动组卷错误或用户组卷错误，系统专门设置了档案调整子模块，用户可根据实际需要进行简化方法整理的件号调整、传统方法整理的案卷调整、卷内调整、拆卷调整、合卷调整、分卷调整等

报表打印

系统提供各类型标准报表打印模板，以文书简化方法整理为例，输出目录包括归档文件目录、分类目录、目录封面等，系统支持多个条件的灵活打印输出，系统支持生成的打印报表另存为EXCEL文件，以便用户特殊调整或备份。

原文管理

系统有一套完整的原文管理机制，用户可直接对每一条记录进行多页原文的扫描添加、去污、纠偏等，在线直接浏览。针对用户不同的扫描仪器及扫描需求，系统在原文管理的“设置”中设置了“图像设置”调整选择，用户可根据实际需要进行灵活调整。

其他特定功能

a)查询：系统提供简单查询和多个条件的组合查询，且用户可自行设置查询项目。

b)排序：系统支持即点即排，在网格数据列表界面，用户只需点击任意字段名，系统

即可按照该字段的数值进行升序或倒序排列，同时在排序设置界面，用户可以任意

组合多个字段进行组合排序。

c)数据回收站：在档案管理中可以进行回收站操作，系统默认开启数据回收站功能，

用户也可关闭该功能，并可针对数据回收站设置密码管理，只有通过密码验证的人

员才能进行数据回收或清空回收站的操作。

d)分页：系统自动对当前管理数据进行分页显示，系统默认每页显示30条记录，用

户也可自行设置每页显示记录数，分页显示能够极大提高用户的数据操作速度。

e)提取：对于传统方法整理的档案门类，系统提供了自动提取功能，通过该功能，系

统会自动获取卷内数据的文件形成时间、页数、份数等，自动生成案卷的文件时间

跨度、总页数、总份数等信息。

f)目录序列：系统提供灵活的数据分类显示功能，用户在档案录入的工具条“设置”

中可把常用的全宗、保管期限、年度等进行目录序列设置。下图为设置了全宗和年

度作为目录序列时的显示图。

g)关联显示：对于进行多层管理的档案门类，系统提供了关联显示的功能，以文书传

统方法整理为例，用户选中案卷记录时，系统根据关联属性，自动获取与该案卷记

录相关的卷内文件记录，并列表显示。如果用户点击取消关联，则显示所有案卷的

卷内记录。

三、检索利用

系统设置了专门的检索和利用模块，检索子模块只要是针对检索用户设立的，用户不能进行数据增删改操作，通过用户的权限控制，可实现特定用户浏览特定数据。为了实现特殊用户的特殊需求，系统在该模块设置了授权阅读管理。同时，系统提供一套WEB版的查询利用系统配合C/S系统进行检索利用。

检索

检索子模块提供给客户多种检索方式，包括分类查询、自定义查询、多表查询等，多表查询中的智能检索最简单易用，用户不需指定查询字段，只需提供查询值，系统自动进行多表多字段查询比对。

借阅利用

系统提供了完善的文档资料借阅利用管理机制，包括借阅利用人管理、文档检索、借阅登记、借阅管理以及借阅统计。借阅管理中提供催还、续借、归还以及打印借阅相关报表单据，为了便于管理员监控整个借阅数据，系统自动对借阅数据进行分色区别，到期未还记录红色显示。

授权阅读

对于特殊人群需要浏览特定文件时，管理员可以通过系统的授权阅读功能，把部分条

目或条目及原文单独授权给特点人员查看，系统可以授权给系统内部人员，也可自动生成临时账号以便外部人员查看，同时可以控制授权时间。

四、保管鉴定

保管鉴定模块主要是针对档案库房管理、档案存放管理和档案鉴定销毁工作。

库房及存放管理

为了适应当前档案库房管理的需要，系统设置库房温湿度登记，系统可根据用户登记

的信息数据自动生成年、月、日温湿度变化曲线，以便用户及时掌握库房的温湿度变化。

针对库房管理，系统采用仿真显示虚拟库房，用户可根据自己库房情况进行虚拟库房

设置。

鉴定销毁

不同期限的档案资料到期后并不是直接销毁，而是要经过严格的二次鉴定，鉴定为销毁的档案材料必须要编目记录，以备查验。系统专门设置了到期鉴定和销毁清册子模块，严格按照档案鉴定销毁流畅设计。

五、编研统计

编研工作是档案利用工作的一个重要组成部分，是档案部门系统、广泛地向社会提供利用服务的一项重要的基础性工作。有了编研工作，才能通过主动提供档案的编研成果，直接服务于社会各项事业，有助于推动和促进地方人文历史、社会科学的研究。档案编研主要包括重要文件汇编、组织沿革、人事任免汇编、基础数字汇编、大事记等。为了配合档案编

研，系统设置了专题目录子模块，用户可根据需要把查询率极高的文件做成专题目录。

国家档案局每年都会对基层档案数据进行统计汇总，为此，系统设置了基本情况年报

子系统，用户可直接在此进行基本情况年报上报。

用户除了在档案管理和检索利用进行记录查询统计之外，系统专门设置了记录统计模块，用户可以对系统中所有的文件、档案及图书资料进行各种条件的统计，并形成报表输出。

六、移交接收

系统的移交接收模块主要用于档案室向档案馆移交数据、分公司向集团公司移交数据等，移交数据支持多种格式：txt，dbf，xml。另外，系统支持档案系统内的内部移交接收机制，用户可机构部门单独立卷整理，整理完毕后通过内部移交机制移交到档案室再统一立卷整理，系统支持预立卷。

七、扫描加工

系统对现有整理好的档案资料进行批量扫描加工，主要包扩页码扫描和原文挂接。

页码扫描

页码扫描是指系统根据用户所指定的档案数据的页数和档号排列顺序自动生成一个扫描加工序列，用户只需按照档号的排列顺序进行批量高速扫描，系统支持单双面选择扫描，扫描完毕后用户可在线进行去污、纠偏、裁剪等图像处理工作，最后上传对应到相应的条目。

页码扫描的基本步骤是选取待扫描数据、批量扫描、图像处理、原文上传。

原文挂接

原文挂接主要是针对用户已经在档案管理系统外完成原文扫描，并按照特定方式命名扫描件，例如，所有的扫描文件均按照档号或文件编号命名，系统即可通过扫描文件的命名规则把外置的扫描文件直接上传对应到相应的条目。并且系统支持挂接规则的自定义。

八、移动档案

系统可根据用户需要定制主题，并从系统中提取部分数据制作成数据包，该数据包可直接在windows环境独立运行，同时支持查询利用和报表输出，并且可直接把数据包中的数据回写到档案管理系统。

九、数据管理

导入导出

为解决不同系统、机器之间数据的传输问题，实现数据资源共享，从而减少不必要的重复劳动，提高工作效率，系统设置了导入、导出这两个模块，数据导入所支持数据格式包括DBF、ACCESS、SQL ANYWHERE、SQL SERVER、SYBASE、ORACLE等。导入数据时您可根据自己的需要选择导入字段，也可根据提供的相应函数进行自定义导入字段。您还可以查看目标表、源表和源表每个字段的数据，并可将当前的导入条件进行保存，以便下一次导入使用，系统还采用日志方式记录数据导入的情况。

操作步骤：

1.选择目标表：

您只要直接在表选择下拉列表中选择（其内容为系统中已有的案卷表和文件表）。

显示主键：目标表中如果有系统唯一关键字,用这项功能则可显示出来,否则就不显示。

方法是点击其前面的选择框，使之出现一对勾。

2.源库连接：

首先要进行旧数据库的连接，可选择数据库类型直接连接数据库，也可通过ODBC数据源连接数据库，连接好了之后，在源表的“表选择”的下拉列表中选择源数据库的一个数据表，系统默认为第一个数据表。如果源表中的字段名与目标表中的字段名一致，系统会将其自动对应源表中的“源列名”和“目标列名”，需要说明，在左侧的“目标列名”就是用来存放相对应的右侧目标表的字段名的。

3.导入数据浏览：

您可以查看列值、源数据表和目标数据表，浏览其详细信息，方法是分别点击“查看列值”、“查看源数据列表”和“查看目标数据表”按钮可打开相应的数据表。

4.对应数据关系：

A. 直接导入：

其操作方法有两种：方法一是分别在“选择源列”和“对应目标列”中选择要导入和被导入的字段数据。方法二是将目标表中的字段名直接拖到源表相应的目标列中，并与源表字段名相对应。通过校验后就可进行导入操作。

B. 转换合并：

即将源表中的数据通过一定函数转化后再导入到目标表的字段中。首先选择函数，在下拉列表中选择相应函数，该函数就会显示在源列组合列表框中（各函数的功能请参阅相关库函数说明）；其次是在“选择源列”下拉列表中选择要导入到目标表中的源表字段名，此字段名就会置于上一步输入的函数括号内，您可以根据其函数特点进行定义。例如left （资料名称，4），则是截取源表中字段为“资料名称”的所有数据信息的左起4个字符。

可点击“查看列值”按钮查看该列数据；最后是在“对应目标列”下拉列表中选择对应的目标字段，系统会自动将目标字段添加到源表中的目标列名中，也可直接在目标字段列表中拖拽目标字段到源字段列表中的目标列中，并且与源字段相对应。

C. 添加新列：

添加的新列主要是为了兼容不同数据类型。例如，在源数据表中“组卷年度”为数字型，而在我们的档案管理系统中“组卷年度”是整数型，直接对应两者的关系，系统提示类型不符，就可以采用为该“组卷年度”字段创建新列，然后把档案管理系统中的“组卷年度”对应到新建列，在进行数据导入时，系统会自动修正源数据表中的“组卷年度”每个字段，强行写入档案管理系统中的“组卷年度”。具体操作：首先在源表中选择需要转换的字段，在“定义新列名”中输入定义的名称，“较验自定义列”后，按“添加新列”

按钮，此字段名就会列于源字段列表中的“源列名”栏，（如果操作失误，可点击“删除新列”按钮删除），再把新列和相应的目标表中的字段对应即可。需要说明：因系统是强行写入，可能会出现少数不符合档案管理系统的要求的数据被导入进去，在进行数据浏览检查时，需要手工更改过来。

注意：

a.系统已将两表中相同的字段列于源表的目标列名栏中，对于这些字段列名不能再设置。

b.对目标表中已经设置了对应关系的列名,系统不允许再次设置。

c.目标表中如果有系统唯一关键字，则对此关键字一定要设置对应关系，且数值必须唯一，

不能重复。如果有错误操作，选中该项记录，按“取消对应关系”可取消以上对应关系设置的操作。

5.定义导入条件：

即系统对源表中的数据进行过滤,使导入到目标表中的数据符合用户的需求。导入条件的定义您可以根据源表字段来设定。首先点击“导入条件”按钮，系统切换为导入条件对话框，您可以在其输入框内输入要导入的条件，例如：'ARtention'='永久'等。然后点击“校验导入条件”按钮对输入的条件的语法和内容进行校验，通过则可进行下一步操作，否则系统会给出提示，提醒您输入的条件不正确，您就必须对以上输入进行检查，找出错误原因，再进行以上操作。选择覆盖目标表数据（使其前面的选择框内出现一个对勾），则新导入的数据覆盖以前中的数据，否则就不覆盖。

注意：导入条件缺省情况下系统则默认为所有的数据。

6.保存导入条件：

在设置完成数据导入对应关系之后，你可以选择“保存导入环境”以备重新导入，下次重新导入时，只需要在“选择路径”子菜单中，点击选择路径按钮，指定到保存的导入环境文件，系统会根据你保存的文件信息自动对应相关字段。

7.导入：

确定以上所做的工作都正确后，您就可以对数据进行导入操作了。点击“导入”按钮，窗体底部会出现导入数据的数量信息，点击“停止导入”按钮则取消当前的导入工作，系统给出提示是否保存当前已导入的数据，进行选择确定后退出导入工作。