强化中小型企业内部有效沟通的建议

强化中小型企业部有效沟通的建议

【摘要】：

本文以中小型企业部沟通为前提，从沟通概念入手，通过沟通工作的表现形式影响有效沟通的因素等来诠释沟通工作对于企业管理的重要性。依据中小型企业的特点找出企业沟通中存在的问题，结合实际提出相应的解决对策，通过加强管理者的对沟通工作认知、建立科学有效的沟通制度等对策，以达到组织部人际关系和谐，员工认清各自工作职责，提升方向和规划实施，是企业部达到信息共享，交流无障碍，从而是组织体系发挥效能，促进中小型企业的合理科学的发展。

【关键词】：中小型企业、管理、沟通

一、沟通的起源与含义

（一）沟通的起源

“沟通”一词的最早记载，也是“沟通”一词的起源。意思就是使两条河水相通。联想到人与人的交流何尝不是如水渠一样交汇往来，互相贯通，达到彼此一致，所以现在“沟通”一词用以泛指使两方相通连；也指疏通彼此的意见。

从历史上考察，人际关系是同人类起源同步发生的一种极其古老的社会现象，其外延很广，又渗透在社会关系的各个方面，是社会关系的“横断面”。每个个体都生活在各种各样现实的、具体的人际关系之中。但是怎样才能有良好的人际关系呢，那就是沟通。

（二）沟通的含义

所谓沟通，是人与人之间的思想和信息的交换，是将信息由一个人传达给另一个人，逐渐广泛传播的过程。著名组织管理学家巴纳德认为“沟通是把一个组织中的成员联系在一起，以实现共同目标的手段”。

企业部沟通与其它沟通有所不同。企业通过自己的沟通网络把相关信息及时，准确地对传达，使其部各层面的员工成为知情的参与者，促成共识和产生激励作用，增强企业的凝聚力，实现预期目标。因此，它更强调要制定明确的沟通目标、周密的沟通计划，强调沟通各方的行为应具有互动交换性。沟通渠道是否畅达、有效对企业文化建设、企业的人力资源开发和整体战略实施至关重要。

二、沟通工作的表现形式

（一）口头沟通

口头沟通是以口语做媒介来传递信息的沟通方式，他包括面谈，会议，演说，讨论及传闻等。口头沟通的优点是费时较少，比较灵活，速度快，双方可以自由讨论，能及时反馈，是所有沟通形式中最直接的方式，能观察收讯者的反应确定沟通是否成功，有机会补充阐述及举例说明，并可以用声音和姿势来加强，交易彼此的意见，提高了沟通效率。不足之处是口头沟通有一过即逝的特点，如果接受者一时没听清楚，就没办法弥补，通常口说无凭，不能同时与太多人双向沟通，受个人情绪影响较大，对拙于言辞者不利。

（二）书面沟通

书面沟通是指以文字书面写作为媒介来传递信息的沟通方式，较为常见的有报告书，通知，公司手册，信函，等。书面沟通的优点可以使信息长期保存，以便以后可以检查核实，这对复杂或长期的沟通尤为重要。同时避免了信息传递过程中的随意性，不容易在传递过程中被被歪曲，书面沟通也有不足，不易随客观情况的改变而及时修正，不能像口头沟通那样随机应变，也不能得到及时反潜，若书面沟通表达有误，因为不能立即获得反潜，从而无法尽快消除误会，往往需要事后用更多的书面和口头的信息来澄清，这样及增加了沟通费用，也引起了混乱。

(三)人际关系沟通

人际关系以感情心理为基础，与个体及其社会行为直接联系，属于微观的关系。人际关系是一个较为复杂的社会现象，一般认为是人与人之间的心理、行为关系，体现的是人们社会交往和联系的状况，在现代社会发展中越来越显得它的重要地位。在社会生活中，一个人不可能脱离他人而独立存在，总是要与他人建立一定的人际关系。非凡是现代社会中，人际关系状况已经成为影响人们事业成功的主要因素。非凡是在企业施行团队治理，团队精神就是良好的人际关系和与人合作的精神。现在的企业工作已经不是一个部门所能完成的，需要所有部门和全体员工的共同努力。所以建立一种协调有序、共克时艰的管理模式和人际关系是非常重要的。

三、有效沟通与影响有效沟通的因素

（一）什么是有效沟通

有效沟通越来越多的被运用到了企业管理上，所谓有效的沟通，是通过听、说、读、写等思维的载体，通过演讲、会见、对话、讨论、信件等方式准确、恰当地表达出来，以促使对方接受。

（二）有效沟通的重要性

沟通的行为和过程在团队建设中相当的重要。世界上所有的管理工作都是借助沟通才得以顺利进行，沟通是实施各项管理职能的主要方式、方法、手段和途径。沟通不仅存在于横向管理活动的全部过程，而且更存在于纵向的管理活动的各个层次。管理沟通，从其概念上来讲，是为了一个设定的目标，把信息、思想和情感在特定个人或群体间传递，并且达成共同协议的过程，是企业管理的有效工具。无论是企业管理者还是普通的职工，都是企业竞争力的核心要素，做好沟通工作，无疑是企业各项工作顺利进行的前提。沟通是管理的核心和灵魂。没有沟通就没有管理上的创新，就没有良好的人际关系，没有沟通，管理就是空中楼阁。

有效沟通在企业管理中的重要性主要表现在：

1.使员工准确理解公司方针政策

沟通的好处主要在于，它是协调各组织要素并使之成为一个整体的凝聚剂，这使得组织部对信息的传递和理解更为迅速且一致；其次沟通是管理者联系下属以实现管理基本职能的有效途径，这在一定程度上对企业的高低层管理之间在信息纵向传达的准确性上起了保障作用。

有效的沟通使得决策表达的准确、清晰、简洁，执行准确理解决策，对决策达成共识，使执行者准确无误的按照决策执行，避免因为对决策的曲解而造成的执行失误。如果不能有效的沟通，基层的许多建设性意见不能及时反馈至高层决策者那里，甚至有些意见在反馈过程中被层层扼杀，而决策层的政策决策在传达过程中，常常也无法以原貌展现在员工面前，如此便不能达到一个良好的管理效果。因此，有效沟通可以使企业目标更能反映员工利益目标和管理者利益目标的一致性。

2.形成积极的企业文化

随着我国市场经济的发展和国际化进程的加快，国的一些中、小型企业正在市场经济的摸爬滚打中一步步走向成熟和成功。这些成功企业的成功之处在于它们能够运用各自强大的企业文化来经营每个员工，让企业每一个员工都能为办好企业而努力奋斗。而沟通渠道不畅通是国大多数中、小企业都存在的通病，企业的机构越是复杂，其沟通越是困难。只有在有效沟通的前提下才能构建起开放的、分享的企业文化。人人能沟通、时时能沟通、事事能沟通的良好氛围，使管理沟通的有效性与企业文化直接相连。进行有效的沟通交流，对一个组织的气氛和生产能力会产生有益且积极的影响，在一个团队中，没有比可靠的沟通更能稳定彼此关系的了；如果没有默契的交流和沟通，就不可能达成共识，也不可能发挥团队的绩效，更不可能实现任何大的变革和创新。在有效沟通中把企业价值观渗透到企业经营管理的各个方面、各个层次，去促进企业整体素质、管理水平和经济效益的提高。

3.提高员工主观能动性

每个员工都有要求得到他人尊重和自我价值实现的需要。领导和员工之间的关系，有人称之为“心里契约”，“心里契约”的程度是影响员工能否有效地工作，是否会对企业及其经营目标萌生出责任感、忠诚心和热情，以及他们能否从自己工作中得到满足感。而要建立这种“心里契约”就必须以领导和员工的效沟通为基础，管理者对待不同的人用不同的沟通方式关心、鼓励以及肯定他们的成绩，使之对自己的工作充满自信，对生活充满激情，从拖拖沓沓的精神状态中解脱出来。企业制定的激励机制，有效的传达给员工，激发他们的工作热情和潜力，提高他们的责任感。通过培训，交流心得等沟通方式，影响他们使他们充满乐观精神，成为积极向上的人。管理者和员工之间的有效沟通一定能创造出和

谐的工作环境和气氛，增强员工的责任感和对公司的归属感，激励员工成为绩效接触者。

（三）企业管理中有效沟通的影响因素

1.语言因素

语言是人们交流思想的媒介，它必然会对政治、经济和社会、科技乃至文化本身产生影响。语言是人际沟通和信息传播的最重要的工具，它是一种由符号或声音组成的系统，其用途在于传达意思，实现人与人或组织之间的交流和沟通。

语言是人与人之间的一种交流方式，人们的彼此的交往离不开语言。尽管通过文字、图片、动作、表情等可以传递人们的思想，但是语言是其中最重要的，也是最方便的媒介。然而世界各地的人们所用的语言各不相同，彼此间直接交谈是困难的，甚至是不可能的。即使是同一种语言，还有不同的方言，其差别程度也不相同。有的方言可以基本上相互理解，有的差别极大，好像是另一种语言。

2.信息因素

信息，通讯系统传输和处理的对象，信息沟通是指沟通过程中传递的容，信息的传递通过各种表述的方式来实现，在一切通讯和控制系统中，信息是一种普遍联系的形式，信息不是固定不变的，英国学者阿希贝认为，信息的本性在于事物本身具有变异度，信息极易受各种影响而改变它的意思随着人的表述方式、个人阅历、文化背景，传递动机的差异而改变（即失真）。信息接受者会根据自己的需要、动机、经验、背景及其他个人因素有选择地去看或听信息。人们往往习惯于接受某一部分信息，忽略其它的信息，如自己感兴趣的容、与自己利益紧密相连的事情等等。

3.性别因素

20世纪20年代一位美国心理学专家曾做过实验，结论是女性在语言表达、短时记忆方面优于男性，而男性在空间知觉、分析综合能力以及对实验的观察、推理和历史知识的掌握方面优于女性。现代科学研究表明，在生命的早期，男性与女性的大脑组织就已不同，而且造成这些差异的原因主要是性激素在脑发育过程中所起的作用，这些的作用的影响导致了男性与女性在沟通时交谈方式的不同。社会语言学家戴博拉.坦南发现，男人和女人拥有几乎完全不同的说话风格。在女人交谈时，她们使用的是联系式交谈，用这种语言来促成与别人的亲密关系。然而男人却使用报告交谈，在这种说话风格中，说话者的目的是维护身份、显示知识与技能和建立自己的中心地位。

4.渠道因素

企业组织的沟通渠道是信息得以传送的载体，可分为正式或非正式的沟通渠道、向下沟通渠道、向上沟通渠道、水平沟通渠道。是人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程，以求思想达成一致和感情的通畅。对企业来说沟通渠道分为正式沟通渠道和非正式沟通渠道。正式的沟通渠道一般是自上而下的遵循权利系统的垂直型网络，由管理人员的工作关系决定的上下级之间、同级之间的沟通，这种渠道的沟通可以保证信息的准确性和权威性。非正式沟通渠道常常称为小道消息的传播，它可以自由地向任何方向运动，不受权利等级的限制，其沟通无明确目标，也无规律可循，它的基础往往是人们的工作专长和爱好闲谈。这种沟通完成于无意之间。对于企业来讲，沟通渠道的建立也反映了企业的文化，对企业的发展发挥着很重要的作用。它使单位与部门之间形成一个开放性的信息交流传递，交流的形式和深度能自由调节，程序简便，很多企业部的难题往往能在这种无意的轻松气氛中得到解决。

5.环境因素

沟通环境是指沟通时周围的环境和条件，既包括与个体间接联系的社会整体环境（政治制度、经济制度、政治观点、道德风尚、群体结构），又包括与个体直接联系的区域环境（学习、工作、单位或家庭等），对个体直接施加影响的社会情境及小型的人际群落。

对企业而言，沟通环境可分为企业部环境和外部环境。企业的运作、经营必然照一定的规、方式发生，这些规和方式就形成企业的部环境。每个企业必然在一定的环境运作，这就是企业的外部环境。部环境和公司文化密不可分，包括部的物质、文化环境，包括企业资源、企业能力、企业文化等因素。一方面，公司文化的建设与推广离不开管理沟通与全员培训；另一方面，管理沟通的展开与开明、积极、向上的企业文化息息相关，公司作为一个与外界保持着密切联系的开放系统，需要不断与外部环境进行资源和信息的交换，故其管理组织及其沟通系统不可避免地会受到种种外部环境因素的影响。因此，营造有利沟通环境,建立促进员工有效沟通的企业文化对企业的长远发展有重要的现实意义。

6.情绪因素

情绪是人不同的感觉、思想和行为的一种综合的心理和生理状态，是对外界刺激所产生的心理以及生理反应。情绪是沟通的重要部分，并且是沟通的本质之所在。良好的情绪可以创造良好的沟通环境，带动沟通的气氛，已达到有效沟通，情绪反应有时也会扭曲甚至阻挠信息的传递，阻碍沟通。情绪因素是人们工作中不可避免的事情，任何事物都可能使人们产生多种不同的情绪，例如厌烦心理、敬事态度、精通欲、占有欲等等。人们的情绪会对心情产生影响，绝大多数人时常会陷入自己心绪中，并感到压力或忧郁，如此就难免响到对外界的沟通。认识到人的情绪因素对沟通的影响是实现有效沟通的关键之一，必须将这些感情因素考虑在。

四、中小民营企业企业部沟通的现状

（一）中小型民营企业的特点

从理论上讲，中小民营企业一般是指规模较小的或处于创业阶段和成长阶段的民营企业，包括规模在规定标准以下的法人企业和自然人企业。在社会认同和制定扶持政策的实践中，各界人士对中小企业也有广义和狭义两种理解。广义的中小企业，一般是指除确认为大型企业之外的所有企业，包括中型企业、小型企业、和微型企业。狭义的中小企业则不包括微型企业。通常认为微型企业是指雇员人数在8人以下的具有法人资格的企业和个人独资企业、合伙企业以及工商登记注册的个体和家庭经济组织等。

中小企业的管理特点和弱点如下：

1.人员相对较少，组织结构简单，指令容易贯彻，协调配合较为容易，对市场反应快。

2.组织结构职能淡化，中小企业组织结构职能不够明确，尤其在家族企业中更为明显。容易产生关系户，影响外来人原工作积极性，也容易产生矛盾。

3.管理制度不健全，随意性强。很多中小型企业缺乏完善的企业规章制度，不能做到事事有章可循。若企业缺乏管理数字和程序，无法掌握经营情况，无法分析检查改进控制工作，以及劳动人事管理不规。

（二）中小民营企业部沟通的现状

随着经济飞速发展，中小型企业快速成长，企业外部环境的变化日益复杂和加快。企业部的组织结构和人员构成越来越多样，相关的企业、人群越来越多，对市场和企业自身的把握越来越困难，企业员工之间利益、文化越来越呈现出多元化特征，企业外部人员间的矛盾和冲突不断在增加。许多国中小民营企业由于沟通管理方式不对，造成沟通的不足和失误，沟通中除了浪费大量的时间以外，还要存在信息流失的风险。沟通管理不足，使企业有限的人力资源和其它资源无法实现最佳配置，不仅产生不了合力，而且互相牵制，严重影响企业日常正常运行和发展前景。现在，针对国中小型企业在有效沟通上的问题变得越来越多样和突出。

在我国中小民营企业部沟通方面，呈现出以下几大方面的突出问题:

（1）企业领导对沟通工作认识不到位，企业管理不

在许多企业中，等级观念深入人心，管理者本身与员工沟通的意向薄弱，在几千年的

封建礼教文化下，领导者和员工都普遍存在着传统的等级观念，权威主义深入人心，下级对上级有一种敬畏心理，尤其在国中小型企业中体现更明显。因此，一些管理者没有平等观念，工作中与下属的沟通会居高临下，用发号施令的方式，做决策或计划的时候，忽视下属的意见，权利完全集中在自己手中，很少与员工进行沟通，使员工得不到充分的尊重和信任，双方建立在不平等的基础上。一些员工普遍存在有话不敢说，有事不敢问，有建议不会提，有怨言会忍气吞声的工作方式。毫无疑问这对有效沟通造成严重的阻碍，工作中简单的问题不能迅速的解决，员工情绪受到不良影响，不能用积极的态度面对工作和面对领导，如此必然会严重影响企业的发展和成长。

（2）员工沟通意识淡薄

目前，我国很多中小型企业认为企业与员工只是一种各取所需的雇佣关系，双方都认为员工只要做完该做的工作，拿到了该拿的工资，就可以了。双方都没有认识到员工主人翁意识对自身和企业发展的影响力，员工对参与企业管理缺乏热情，对企业决策问题采取事不关己的态度，因此员工在工作中遇到问题的时候，并非积极沟通解决问题，而多是采取“等、靠、躲”或者“踢皮球”的态度，即使很简单的事情也是一拖再拖，复杂的事情更是避之不及，直到问题性质扩大，对企业运作造成影响的时候才不得不去解决。

企业人际关系不和谐，使员工与员工，员工与领导的关系形成恶性循环，直接影响企业未来的发展。

（3）沟通方式不科学

很多企业采取的沟通方式比较较单一，无论是采取正式在还是非正式的沟通方式，沟通不当都会阻碍信息交流。很多人认为，书面沟通既浪费时间又浪费精力，通常不使用书面沟通，部沟通方式主要以口头沟通为主，上下级的指示与汇报，会议等都以口头沟通形式，因此很多信息无法保存，多层次传递时，信息衰减和失真比较严重，不能准确传达。

在沟通渠道上问题体现在，问题在于纵向沟通多横向沟通少，企业里纵向沟通权属上下级关系，通常下级只会硬性接受并执行上级的观点，单方面的够同，缺少讨论互动。一些企业组织架构、业务流程不合理，导致横向沟通缺乏，并容易在利益上产生冲突，在横向沟通过程中利益出发点不同，认识基础和认识层面也存在差异，因此同级别的员工很容易因相互不理解而产生矛盾。

五、强化中小民营企业理沟通的建议

（一）管理者的重视和身先士卒

管理者的价值观，可以影响企业的发展。要构建一个良好的沟通机制，形成一个相好的沟通环境，最关键的也是最基本的一点就是管理者的认识，很多中小企业管理者受传统观念影响较深，对沟通的认识不够。只有管理者重视，认识到有效沟通的重要，才能保证有效沟通机制的建立。管理者亲自倡导沟通活动，乐于交流重要信息，愿意花时间与员工交谈，解答他们的问题，倾听他们的需要，并通过交流传达公司的规划和发展方向，从而减弱员工对正在实施的某些行动的焦虑和不安。优秀的企业都有一个显著地特征，企业从上到下都重视沟通管理，拥有良好的沟通文化，企业创始人更应该注重沟通管理，这对于企业的创始人而言是极大的挑战，其高层首先必须转变过去的思维模式和行为模式，避免全体员工围着高层的想法转。管理者必须言行一致。所谓“听其言，观其行”，行动比语言更具有说服力。如果管理者通过语言沟通或非语言沟通传递的隐含信息与正式沟通渠道传递的官方信息相矛盾，管理者就会在员工中丧失信誉。

（二）倡导平等沟通

管理者与员工沟通应该把自己放在与员工同等的位置上，工作生活中管理者“开诚布公”、“推心置腹”、“设身处地”，做到尊重员工，赏识员工，在工作中与员工不断地分享知识、经验、目标等一切值得分享的东西。利用中小型企业本身具有的协调性灵活的优势，

沟通方面快速灵活并利于掌控的优势下，营造良好轻松的沟通环境，使沟通效果更佳。有效的沟通是自上而下与自下而上相结合的沟通。通畅的沟通渠道是顺利实现有效沟通的保证。有一个经典例子可以说明：耕柱是墨子的得意门生，不过，他老是挨墨子的责骂。一天，墨子又责备了耕柱，耕柱觉得自己真是非常委屈，因为在许多门生之中，大家都公认耕柱是最优秀的人，但又偏偏常遭到墨子指责，让他没面子过不去。一次，耕柱愤愤不平地问墨子：“老师，难道在这么多学生当中，我竟是如此的差劲，以致于要时常遭您老人家责骂吗？”墨子听后，毫不动肝火：“假设我现在要上太行山，依你看，我应该要用良马来拉车，还是用老牛来拖车？”耕柱回答说：“再笨的人也知道要用良马来拉车。”墨子又问：“那么，为什么不用老牛呢？”耕柱回答说：“理由非常的简单，因为良马足以担负重任，值得驱遣。”墨子说：“你答得一点也没有错，我之所以时常责骂你，也只因为你能够担负重任，值得我一再地教导与匡正你。”对于管理者来说，在责备的过程中要告知员工改进的方法及奋斗的目标，在“鞭打快牛”的过程中又不致挫伤人才开拓进取的锐气。从这个故事中，管理者首先要学到的就是身为主管有权利也有义务主动和部属沟通，而不能只是高高在上简单布置任务。

（三）建立沟通标准

中小型企业的机制不完善，部门权责不明确，因而会出现沟通不顺畅导致的工作脱节，推诿现象。建立一个畅通的部沟通机制是必不可少的。但大多数中小型企业并没有认识到建立一个高效率的企业部沟通机制的重要性和必要性，在企业管理过程中、建设企业文化过程中存在着沟通方式上单一性、沟通效率上过低。加强企业部沟通机制是企业必须的，制定明确的沟通制度，例如规定各种规章制度等的传达采用正式文件沟通，临时性问题的沟通采用或临时会议的方式，做好存档和会议纪要，使沟通的过程和容便于后续查阅，汇报工作采用统一的报表、报告形式，甚至可以公开管理层的信箱，固定人员定期采集一线员工的意见等方式等。企业组织首先必须要构建明确、科学的制度用以指导企业各层级的沟通行为，确保员工与管理层之间的纵向沟通以及部门、员工之间的横向沟通，保证信息的畅通传递。

（四）强化部培训

经济快速增长的同时，很多人们离开家乡寻求更好的发展，因此很多中小型企业中员工来自不同的地区，生活习惯、文化背景、语言的不同造成人们的具有不同沟通风格，因此工作中，若彼此不能协调与适应的话，那么彼此之间不仅不能实现有效沟通，还会造成无谓的冲突，阻碍工作的顺利进行。强化培训就是为了在中小民营企业部构建统一的沟通风格和行为模式，减少因沟通形式不一而造成的摩擦。通过培训一方面可以将一些概念固化，形成员工一说出口就能被理解的企业话语，而不必再挖空心思的去思考一句话从老总口里说出和从某位副总口中说出的区别。另一方面通过培训教育让员工清楚自己的工作流程，严格按工作标准办事，不违反工作制度，自觉接受企业监督，每一名员工的责任心都充分体现出来。让企业的管理人员学到必要的管理技能、业务技能、沟通技能等；此外，也统一了全员的意识和管理理念，更注重管理者自身沟通技巧的提高，为企业部的有效沟通与执行奠定良好基础。

（四）充分挖掘部载体，形成多渠道部联系

随着信息产业化和全球化，特别是通讯、交流等手段的高科技化和互联网的发展，使沟通的载体已经不仅仅局限于过去的会议、公文、黑板报等，其载体更加广泛与形象化，如电视会议、电子屏幕和互联网、企业局域网等的使用，使沟通围更加广泛、形式更为多样、容涉猎更广。在这种情况下，中小型企业在飞速发展经济效益的同时也必须充分挖掘、有效利用好高科技化的载体的媒介作用，使之为企业部形成良好的生产关系发挥作用。一方面要利用好现有宣传交流媒体，进行非面对沟通。同时要大力开发互联网、局域网，利

用好高科技沟通手段，使沟通达到多层面、纵横交错的格局。另一方面要创设各种情境，发挥人的主观能动作用，进行一定情景下的沟通，使人充分抒发情感，相互启迪思想实现心灵上的沟通。如举办茶话沙龙、理想畅谈、开放会议等等，赋予沟通以更加灵活、真切、热烈的氛围，更好的体现沟通的实质性涵。

六、结束语

本文在理论研究的基础上，结合我国中小民营企业发展现状，从其部沟通方面进行了探索，总结出其存在的问题，并给出相应的改善策略。但是，由于环境的多变性和复杂性，在具体实施时应就具体问题具体分析，不可一概而论。完美的沟通目标是可望不可及的，然而有效的沟通可以最大限度地实现沟通目标。只有更好地利用沟通才能使企业中的不同个体达成一致、有效的目标。沟通作为一个重要的管理技巧在管理活动中的运用非常广泛，其所带来的影响也非常大，管理者应该结合自己的管理经验不断探索和提高有效沟通的技巧，使当代中小型企业战略决策早日实现。

对企业外界与部研究的资料掌握不够全面，致使本文对企业沟通工作研究缺少了些理论依据。以上存在的不足之处在将来的工作和学习中定会加以完善和补充。

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