管理建议书-10版

希格玛会计师事务所（特殊普通合伙）X i g e m a C p a s(S p e c i a l G e n e r a l P a r t n e r s h i p)

管理建议书

陕西省地质调查中心：

我们接受委托对陕西省地质调查中心（以下简称“单位”或“贵单位”）2012年

1月1日至2014年10月31日期间的与财务核算相关的“合法、合规、合纪”情

况进行检查。本次检查主要依据贵单位提供的2012年1月1日至2014年10

月31日的账务资料、管理制度、相关资料及询问相关人员完成。

因为贵单位提供的相关佐证资料有限，本次所实施的检查范围是有限的，并

不能代表贵单位希望发现的所有问题。现将本次检查情况报告如下：

一、单位基本情况

陕西省地质调查中心，原名“陕西地质调查院”，1997年由原地矿部陕西省

地质矿产勘查开发局组建，2010年11月更名为“陕西省地矿局地质调查院”；2011年10月，整建制划转陕西省地质调查院管理,更名为陕西省地质调查中心,

为陕西省地质调查院直属事业单位，全额拨款，处级建制，目前在编人员200人，设办公室、党群人事科、财务资产管理科、后勤保障科、总工程师办公室等

5个职能科室和规划研究所、区域地质调查所、矿产勘查评价所、能源矿产勘查所、水文地质调查所、地球物理调查所、地球化学调查所、地质工程勘查所、遥

感信息所等9个业务所，主要从事基础性、公益性、战略性地质勘查工作。经过

多年努力和自身建设，具备国土资源部颁发的区域地质调查甲级，液体矿产勘查

甲级，固体矿产勘查甲级，水文地质、工程地质、环境地质调查甲级，地球物理调查甲级，地球化学勘查甲级资质；陕西省国土资源厅颁发的遥感地质调查乙级，地质灾害危险性评估乙级单位资质等级证书，地质灾害治理工程丙级设计单位资质等级证书，地质灾害治理工程丙级监理单位资质等级证书，陕西省水利厅颁发的建设项目水资源论证乙级资质证书；中国地质调查局（二方认证）《质量体系认证证书》；中国地质调查局地方公益性地质调查队伍能力评估A级。

二、单位主要财务指标

（一）主要资产状况单位：元

（二）主要收支状况单位：元

备注：财政补助收入包括部门预算收入及“大调查”项目收入；事业收入包括各省市基金、大调查优选项目收入；其他收入包含市场项目收入以及存款利息收入。

三、检查中发现的主要问题

（一）债权清理不及时

1、预付账款

贵单位截止2014年10月31日预付省地矿局物资供应处3,500.00万元，未见各年来与对方单位的对账函证记录，无法确定是否可以收回。

经询问此款是2011年为职工盖办公、住宅楼预付的土地变性款，截止目前未见单位增加土地。

经查阅原始单据，鉴于此预付账款发生时间长且金额较大，至今无与对方单位的对账记录，有通过借款转移投资嫌疑；如此大金额款项支出一直未按用途使用也无相关收益既影响单位的资金使用效益，也有可能造成国有资产流失，应引起单位领导的足够重视。

建议管理层尽快与上级单位及省地矿局物资供应处沟通此事，协商妥善解决，减小损失。

2、其他应收款

未见与挂账单位对账记录，针对账龄长款项，无法确定资产是否可以收回。如：2008年省地质工程总公司借款100.00万元，2010年中国地质大学的西藏双湖项目款55.00万元，经询问以上款项收回的可能性较小，可能导致报表数据虚列，造成资产不实的现象。

建议单位派相关经办人员及时联系对方对账并收回此款，保证国有资产不被占用、损失。

（二）财务核算不规范

1、往来款项中有核算收入、支出的现象

1.1我们在检查其他应付款时发现，部分其他应付款明细挂账时间较长，且未发生变动，经了解，实为单位的收入，2014年1-10月4,438,887.55元、2013年1,998,887.55元、2012年1,851,578.60元，存在较大的涉税风险。

1.2截止2014年10月31日，其他应付款项下有单位为“陕西省咸阳中部地下水勘查”等为4个项目预提的费用1,175,191.70元。该部分费用预提结余主要是2012年及2012年以前计提的项目费用，计提时无项目部门、财务部门以及管理层等任何人签署的任何字样的原始凭据。

建议按照《事业单位会计制度》的要求规范核算科目，同时结合对方单位打款的款项性质进行科目调整，对于需要交纳的税金及早计提并按规定支付，避免出现加收滞纳金和罚款的情况；另针对预提费用，建议单位尽快补足计提依据。

2、往来款项存在多头挂账

在本次检查过程中，我们发现同一单位在其他应收款及其他应付款中多头挂账，且报表中未对往来款项进行重分类，这些会造成单位资产、负债同时虚增或虚减，如：2014年其他应收款、其他应付款同时挂王玉霞同一性质款项290,000.00元；2014年其他应收款、其他应付款同时挂住房公积金1,751,922.13元，为了真实反映贵单位的资产负债情况，建议进行对冲；并在每期期末对往来款项中的负数进行重分类。

3、会计科目核算不规范

如：“其他应付款”中的住房公积金未在“应付职工薪酬”核算，“其他应收款”中的个人所得税未在“应交税费”下核算。

4、记账凭证多数未记录明细科目，无法与明细账进行核对

检查2012年、2013年记账凭证时，发现单位多数记账凭证上未填写二级明细，后面尽管附了项目上对费用明细的分配表，但无法将原始单据与科目明细一一对应，这样会造成支出明细的串项，同时会影响“三公经费”列示的准确性，不利于上级对贵单位关键指标支出的考核，有浑水摸鱼之嫌疑，也违反了《会计基础工作规范》的相关要求。

建议：根据款项性质正确列示报表项目，要求经办人员报账时将原始单据按照项目、费用明细分别整理、归类，理顺原始附件和记账凭证的对应关系，财务核对票据同时补全记账凭证上的二级明细，以使得凭证与明细账保持清晰的对应关系。

5、新旧会计制度转换会计科目转换不彻底

在2013年上半年凭证抽查中发现借方一级科目有“国家地质调查支出”和“地勘生产”，按照新的事业单位会计制度的要求应计入“事业支出-项目支出”中，例如：2013年1月66#将应计入“事业支出-项目支出76,256.48元计入了“国家地质调查支出和地勘生产”，建议规范科目的使用。

以上事项导致2012年资产负债同时多列6,239,290.92元，2013年资产负债同时少列5,087,268.46元。2014年1-10月资产负债同时多列2,041,922.13元，12年、13年、14年1-10月多列其他应付款1,851,578.60元、1,998,887.55元、4,438,887.55元应按照款项性质转入收入中。

6、银行余额调节表编制不规范

6.1银行大额调节事项在调节表中无明细说明，也未调整相关账务，导致财务报表未真实反映货币资金余额。

如在本次检查过程中，我们发现贵单位13年12月31日银行存款账面余额为74,612,966.55元，对账单金额为77,718,394.07元，差异为3,105,427.52元，差异金额较大，编制的调节事项较多，但调节表未对每一笔未达账项进行明细说明。

6.2银行存款余额调节表由出纳编制，且从未打印过纸质资料，未经财务负责人审核，出纳有可能会挪用或侵占单位货币资金，并通过伪造银行对账单或在余额调节表上做手脚来掩盖自己的舞弊行为。

建议：按照《内部会计控制制度》中关于货币资金内部控制方法第4条，由会计定期编制银行存款余额调节表，并与出纳核对，会计、出纳做到相互牵制。针对大额未达账项及时进行账务处理，确保报表日账面余额与银行对账单余额相符。

（三）部分内控制度不健全及内控制度执行不到位

在我们对单位业务执行的内控文件审查中发现，单位自2013年开始已陆续更新建立健全了内部控制制度体系，还有部分制度不够完善，如：未见到单位制订的《预算管理制度》、《存货管理制度》、《内部牵制管理制度》等。

在制度执行检查中发现，部分制度能较好的按照要求执行，如：项目管理方面建立了项目从前期论证及立项、任务书下达或合同签订、设计、任务变更、实施与验收、成果报告编写、资料汇交、竣工决算等八步骤式的闭环式的作业指导书，在对陕西丹凤-商南地区锂等稀有矿产调查评价、新疆阿尔金地区1:5万六幅区调等两个项目的业务抽查中发现，基本能够按照作业指导书流程执行；部分制度有执行不到位的情况，如已制订的《物资设备管理暂行办法》、《招待费管理制度》及《差旅费管理制度》等未完全执行到位，详见四.（三）资产管理方面、

（五）费用检查涉及的问题相关描述。

建议贵单位每年能够对现有内控管理制度进行评估，找出内控制度缺陷，根据最新的法律法规要求需要进行更新、改进，需要健全的尽快制定并健全，并将已有的制度落实到实处，做到有章可循，违章必究，加强制约和监督，提高单位风险管理水平。

（四）预算及费用执行管理较为松散

1、经询问及检查发现贵单位在实际运营中并未实行预算管理，相关部门无法实施过程监控，管理严重滞后，尤其针对项目无法确定费用是否应该发生，应该发生多少，管理层不易预防及发现问题。

2、为满足报给甲方的项目预算执行对比表指标需求，存在：

2.1项目之间的费用任意调配。如因A项目结余大，会将B项目发生的支出费用在A项目拨款抵冲。

2.2项目内费用之间的任意调配。如应列支在“人员费”的支出，部分列支在“差旅费”。

2.3 项目资金未专款专用。如内蒙古自治区额济纳旗半岛山金多金属矿预查项目，出现结余负数。

以上几项均违反了《中央财政补助地方地质勘查项目专项资金管理暂行办法》（财建[2001]177号）的规定。

3、经核对省财政厅批复的年初部门预算相关明细与本年对应明细实际发生额，我们发现，虽然整体支出未超预算，但是部分分项已超过预算。违反了财政部关于印发《事业单位预算管理若干规定的通知》（财文字[1997]6号）的第三.2条规定：“事业单位在预算执行中要严格控制各项支出,各项支出要严格执行国家

有关部门财务规章规定的开支范围和开支标准，不得随意改变资金用途和支出规模”。财政补助收入和预算外资金收入有指定用途的，应按规定的支出项目开支要求进行列支。

同时在询问及检查中了解到，单位每年的部门预算均由财务部门问询相关部门编制，预算并未参考历年数据及单位实际情况进行编制，继而无法确定预算的合理性及年终决算分析。

针对预算管理中我们发现的以上问题建议：

3.1加强单位财务部门对预算的事前、事中监控职能。单位针对基本支出与项目支出分别粗放和细化管理，尤其对金额较大的项目支出更要加强监管，单位应要求相关部门按项目实际情况编制预算，并进行可行论证，财务及管理层根据预算标准管控项目资金，并在项目结束后与实际执行进行对比分析，做到事前论证、事中管控，为以后管理储备相关经验数据，使预算的效能发挥的更好。

3.2保持预算的严肃性及可比性。单位应尽快出台预算管理细则，明确在预算执行及统计过程中的预算调整、预算结余的使用及调整的审批权限；

3.3保证预算编制的全面性及准确性。单位应自上而下重视预算编制，各部门通过调研、询价、对比等方法，将预算金额编制精确、全面，使预算在实际执行的过程中切实可行。

（五）资产管理粗放化

1、材料管理

核对报表中发现贵单位的材料费在项目支出中占比较高，基本占到项目支出的7%-15%之间，单位无材料具体管理办法，项目上对材料也是实行零余额管理，单位对材料基本无管控。同时检查记账凭证发现，材料费报销只附有发票和材料

明细单，无申请单、无预算，不知是否应该购买，应该购买多少，也未实行材料入库和领用等存货方面的内控流程制度，这样就会造成支出金额的不可控，国有资产有流失风险。

建议：制订材料相关管理制度，对材料实施入库和领用制度，以确保国有资产的安全性和支出金额的准确性。

2、固定资产管理

2.1未严格按照政府财政规定进行采购。

a、单位自2013年下半年开始对购买单项超过5000元的资产，填列了《陕西省省级单位政府采购项目实施申请审批表》，并报送上级管理部门陕西省财厅批准，询问中发现有审批在后、购买在前的现象，截止2014年此情况仍然存在。

建议：依据《陕西省省级单位政府集中采购管理办法》（陕财办采管[2007]22号）规定，根据预算提前申请，按需申请，根据审批进行采购；对已发生的采购应尽快补全手续。

b、经了解单位针对固定资产采购采用了招投标程序或竞争性谈判，但相关部门无法提供相关招投标过程资料、竞争性谈判过程资料及最后确定的采购单位的会审证据，无法确定招投标是否合规，是否存在围标行为。

建议：相关资产采购部门及资产管理部门完善相关资料，招投标及竞争性谈判过程做到有据可查，以确定过程真实、采购合规。

2.2单位对采购回的固定资产未全部进行验收，验收单与实物数量存在非一一对应现象。

建议：单位严格执行制度，补充完善相关验收单，并要求所有固定资产均经验收。

2.3未按照国有资产管理办进行管理盘点

按照《事业单位国有资产管理办法》（财政部令第36号），要求单位至少每年盘点一次资产，以保证国有资产的安全完整。经了解贵单位历年实际并未进行过资产的实物盘点，进而无法确定资产的金额、数量以及实际使用情况，可能影响财务报表的真实性。

建议：单位尽快组织相关部门进行资产清查，确定国有资产实际状况，进一步夯实单位资产，做到账实相符。

2.4部分运输设备资产产权不明晰。

单位固定资产中运输设备占比较大，发现部分产权证显示权属人为“陕西省地质调查院”，单位38辆车中，只有9辆车在本单位名下。

建议将实际属于单位的车辆尽快变更权属人名称；针对未在账务记录的车辆财务进行核查，确定是否与其他单位资产抵账未核销情况，以确保车辆使用的合法性、账务的真实性。

2.5单位购买固定资产内控流程凭据不足。

我们发现单位购买固定资产凭证后附件仅有费用报销单和发票，未附申请购置单、买卖合同、验收报告、入库单据、领用单等内控流程的凭据。未按照单位的资产管理制度进行入账管理，也违反了《事业单位国有资产管理办法》（财政部令第36号）的相关规定，无法证实固定资产采购的真实性和合规性。

建议：申购的固定资产安装调试完毕经使用部门、技术部门及后勤保障部门验收合格后，填写《固定资产验收单》，并明确保管人及维护人的责任。由后勤保障部门进行固定资产编号并粘贴固定资产标识以便识别，且把编号登记在固定资产验收单中，连同申请购置单、合同等凭据一同交给财务部入账(起到核对作

用，以固定资产编号来辩别固定资产)，如未有固定资产编号财务部退回此单，不以入账，做到对国有资产的严格管理。

（六）发放津补贴依据不充分

2012年至2014年4月，单位存在发放津补贴依据不充分现象，与《事业单位人事管理条例》中关于发放津补贴的规定有些不符。如：工资构成中的基本野外补贴、误餐补助等发放依据不充分，并列入了项目支出当中。2014年4月之后该单位已经不存在该等情况。

经与单位沟通了解，横向比较地勘类单位工资平均水平，该单位工资偏低，近年来有些编制内以及外聘的关键职工已因此而离职，影响了员工稳定和项目经营发展，该单位2013年开始执行事业单位核算办法，之前一直使用地勘企业核算办法，所属项目周期一般在2-3年或更长时间，为了更好地保障职工队伍稳定性以及保障陕西公益地质调查项目的技术人才储备及引用，按期完成国家下达的项目任务，该单位2012年至2014年4月期间，通过发放津贴标准的方式适当提高了职工收入水平，缩小了和同行业地勘单位的薪资差距。

建议：该事项虽然单位出发点是好的，但应该建立明确的绩效增长与考核机制，在制度中保证多劳多得的原则，通过制度明晰职工的收入水平和劳动贡献，并加强考核力度。

（七）未按规定依法及时纳税

1、截至目前，单位往来款项中存在收入挂账4,438,887.55元现象，未按收入标准及时核算税金并交纳；

2、劳务费、津补贴存在代扣代缴个人所得税不全面的现象；

依据《中华人民共和国税收征收管理法》第69条规定，扣缴义务人应扣未扣税款的情形，由税务机关向纳税人追缴税款，对扣缴义务人处应扣未扣税款50%以上3倍以下罚款。

为降低单位涉税风险，建议单位按照税法要求核算税金，并按时按期缴纳。

（八）费用审核不严格

费用检查期间主要费用支出明细如下表，可以看出各项费用逐年呈下降趋势，尤其是14年较以前年度支出下降幅度较大。

注：如上述三、（二）第2个问题所述，导致上表中各期差旅费发生额不具有可比性。

根据单位“费用报销政策和标准”等相关制度、以及省上、中央关于这上述费用内容的规定，在检查记账凭证过程时，发现个别费用存在一些问题，总明细如下：

其中：

1、公务接待费

1.1单位发生的公务接待费多为餐费，且金额比较大，但是凭证后面未附接待清单，无法判断是否超过每人次200元的标准，建议经办部门及相关人员自行检查，并做好解释准备，且在以后的报销中按制度执行，以便使费用标准的执行真正落到实处，而不是形同虚设。

1.2部分招待费报销后附的是一些商店、超市或者专营烟、酒、茶公司开具的发票，明细上填列是烟、酒、茶等礼品，如：12年8月21#招待费是用于购

买蜂胶礼盒，金额为3,564.00元，违反了《省直机关事业单位公务接待费管理办法》和《党政机关国内公务接待管理规定》的相关规定。

1.3有的公务接待费虽然单笔发生金额不大，但是消费地方属于高档场所，这点违反了《省直机关事业单位公务接待费管理办法》和《党政机关国内公务接待管理规定》的相关规定。

1.4大部分招待费发生未附相关事由说明，无法核实发生费用的合理性，部分招待费备注的是食品，但是未附相关明细，无法判断支出是否合理；建议补充相关事由的说明或做好解释准备。

1.5 有的单笔报销招待费后附票据涉及到很多个商家，存在凑费用的嫌疑；建议减少上述事项的发生，反映支出的真实情况。

1.6按照贵单位业务接待招待费管理办法的规定，招待费用单次总额超过2500元时，须经纪委书记审查签字，但实际未见签字审批，建议按照贵单位制度的要求补充审批手续。

2、公务用车运行维护费

2.1该科目下发生的燃料费单次金额较大，但是燃料费凭证后未附发生大额费用的相关依据，如：车辆运行的公里数、车辆的车牌号等，无法判断费用的合理性和合规性。

2.2该科目下发生修理费单笔金额较大，后面未附相应的报销依据及标准，从附件中未明确维修的车辆为贵单位车辆。

以上事项可能导致费用多报，造成国有资产的流失，建议补充相关的规定和标准，以满足《事业单位专项资金管理办法》的总体要求。

3、差旅费

3.1出差发生的住宿费发票有些单笔金额较大，由于未标注是几天几人的住宿费，无法判断是否超标准；建议在以后的报销单上备注几天几人的信息，并按照《省级机关差旅费管理办法》的要求执行。

3.2出差票据报有旅游景点门票和购买礼品的发票，此事项违反了《省级机关差旅费管理办法》第28条的规定。

3.3存在差旅费后附的仅是飞机票，在外几天却未见住宿费和餐费，无法判断该类事项的真实性；有的出差已经注明了要去某个地方，但是从提供的票据看，去了与目的地没有关联的地方，有旅游探亲的嫌疑；虽然计入的是差旅费，但是后面附的却是西安市的定额发票或虽然计入差旅费中，但是从附件中看不出是什么费用，有的凭证附件中未附差旅费报销单，购买食品无明细。

建议：针对“后附的仅是飞机票，在外几天却未见住宿费和餐费”和“有的出差已经注明了要去某个地方，但是从提供的票据看，去了与目的地没有关联的地方”的情况需做出合理化解释，保证其真实性和合理性；补充附件中对费用发生的说明、补充差旅费报销单和食品明细，进而符合《省级机关差旅费管理办法》的要求。

3.4差旅费后附的发票与出差期间不相符，有凑费用的嫌疑；建议单位管理层今后杜绝此类情况的发生。

4、会议费

4.1凭证后面多数未附会议通知、相关的会议纪要、参会人员签名等外部支持性文件，多为餐费发票，有实为公务接待费之嫌疑。

4.2部分会议费单笔发生金额较大，且为住宿费发票，由于未附相关人员明细，无法判断是否超每人每天450元的标准。

以上情况违反了《陕西省省级机关会议经费管理办法》的规定，造成了费用多支的后果，建议补充相应的支持性证据，做到会议费发生有据可查。

5、培训费

5.1 部分单笔培训费超出每人每天400元的标准，有的单笔金额甚至上万，由于未附相关人员明细，无法判断是否超标准。

5.2部分培训费发生无外部支持性文件，无法判断其真实性。

以上情况违反了《陕西省省级机关培训费管理办法》的规定，建议补充相关人员明细和外部支持性文件，确保培训费发生的真实性和合理性。

6、办公费

部分费用发生从附件上看为餐费和购买手机、眼镜的费用，是否为个人购买，是否应该列支在办公费无法判断；建议对此事项进行合理化解释，如果确是招待的性质，建议在公务接待费中反映列示。

7、劳务费

由于单位业务性质的原因，项目组经常会产生野外雇工现象，但附件中未附相关标准，且无法解释费用支出金额波动较大的原因，同时我们注意到凭证后面关于这部分的附件整理的比较乱，支出发生由于标准不明，可能造成一定的资源浪费，违反了《党政机关厉行节约反对浪费条例》的要求。建议加强这方面的管理，履行个税代扣义务，以证实支出发生的真实性和合理性。

8、邮电费

领取电话补贴时凭证后面未附发票，无法判断发放金额是否符合相关标准；建议贵单位补充相关的成文的标准及发票，做到费用支出的合理性。

9、慰问金

12年凭证后有“给正式职工和退休人员发放依梦六件套，向退休人员发放

慰问金”的情况，未见相关依据及标准；建议补充相关依据和标准；同时我们注

意到：12年2月61#给特困户发放补助金500元/人，但是从慰问金领取表中该特困户光1个月的工资就超过6700元，费用发放的合理性产生质疑，针对该事项需作出合理化解释，以证实支出发生的合理性，

10、值班费

12年、13年发放值班费凭证后未附相关人员每月正常工资的金额，无法

判断发放金额是否符合相关规定。

11、项目餐费

所附发票上注明购买的是烟、酒、礼品、食品、服装等名目或是餐费发票，建议计入公务接待费中。

针对上述问题，我们后附了《公务支出公款消费审计问题明细清单》，便于单位进行整改。

上述问题只是我们在检查过程中注意到的贵单位在与财务核算相关的“合法、合规、合纪”情况存在的问题，不是可能存在的全部问题，本管理建议书不应被

视为对与财务核算相关的“合法、合规、合纪”整体情况发表的鉴证性意见，也不能解除贵单位对与财务核算相关的“合法、合规、合纪”自查的责任，并且不影响我们应当发表的意见。本管理建议书仅供贵单位管理当局内部参考。因使用本管理建议书不当造成的后果，与注册会计师及其所在会计师事务所无关。

希格玛会计师事务所（特殊普通合伙）

2014年11月19日