作为一个采购人员如何与供应商谈判
一、采购人员如何谈判
一个成功的谈判应做好两个部分工作，第一部分是了解谈判的过程，第二部分是进行谈判准备。谈判过程包括理解谈判的定义和目的，何时进行谈判，有效谈判有哪些障碍，成功谈判者的特点，推动谈判的技巧，和谈判中的洞察力。谈判准备包括了解对方的意图，确立你和对手的地位，确定关键问题之所在，制定谈判战略和战术，以及合理地组织。
第一部分：谈判过程
谈判的定义和目的。谈判的定义是双方达成互相满意的共识，所以双赢也就成为谈判的目的。
何时谈判。从买方来讲以下五个因素会导致谈判发生。（1）至少两个以上供应商（2）卖方有意介入（3）有了清楚的规格（4）投标者间存在差异（5）采购额大到足以涵盖竞标成本。
成功谈判的阻碍。（1）个人风格与谈判抵触（2）以前和对方有过矛盾（3）认为谈判是输和赢的关系（4）为了"赢"将谈判延续得太长（5）谈判方权限不足以达成协议（6）将复杂的问题简单归结为"输赢"问题。
成功谈判者的特点。包括计划能力、清晰而敏捷的思路、有强烈成功干、对他人意见的采纳能力、自制力、了解人性、善于倾听等等。但所有这些都需要经过不断的训练和实践以及团队人员的互相补充。
推动谈判的技巧。第一个是吸取以往的教训，对刚完成的谈判进行小结，哪里成功，哪里不对，哪里要改，对方如何，这对以后都有帮助。第二是小组会议，它可用以解决谈判小组内的分歧，对战略战术修订。如是一人的谈判，你可安排让人叫你接听电话，或告诉对方时间有限，晚点再答复。
谈判中的洞察力包括制造良好的谈判气氛和跨文化问题的处理，这里跨文化还指对不同行业和市场的理解。
第二部分：谈判的准备
这里要指出的是与对方以往的接触以及将来的合作前景都是重要的考虑因素。另外，如果没有充分地准备，即使口齿伶俐、能说会道也只能收效甚微。下面列出谈判准备的八个步骤。
1.分析对方的方案。评估价格、运送、规格、付款和任何与你的要求有出入的地方。记住对方的方案往往是对他们有利的。
2.确立自己的目标。具体定下你的价格、质量、服务、运送、规格、支付等要求并写在纸上，而不是跟对方说"你尽量….."。
3.定下方案。对每个问题要定出最佳方案、目标方案、以及最坏的方案，这可帮你制定相应策略。
4.分析对方的地位。你同样可估计一下对方可能的地位，这易于预测其谈判策略。至此你可以大致感觉出谈判的尺度范围。
5.确定和组织问题
。现在可以组织问题，并列出双方在各个问题上的相同和不同之处。要记住每个争论点都要有可靠的资料加以支持。
6.计划你的战略和战术。三个实用战略是A）避谈本方立场，先是试探对方观点。这往往用于对方很想达成协议，而自己又缺乏足够信息。B）直接讲出你的最理想方案。这通常用于你已了解对方的方案。C）讲出你的最理想方案，紧接着讲出你的目标方案。这往往用于当你处在弱势但又有能力说服对方的时候。战术的合理利用能使计划成功实施。这些战术包括：1）将问题安重要性排序2）聪敏的提问以得到尽量多的信息，而不是"是"或"不是"的回答3）有效地听4）保持主动5）利用可靠的资料6）利用沉默，这可使对方感到紧张而进行进一步的讨论7）避免情绪化，这会使谈判对人而不是对事8）利用谈判的间隙从新思考，避免给对方牵制8）不要担心说"不"9）清楚最后期限10）注意体态语言11）思路开阔，不要被预想的计划束缚创造性12）把谈判内容记录下来以便转成最终合同。
7.选择谈判团队。选出队长，其他成员必须明确自己的任务并支持队长。
8.定出谈判的议程。哪些问题要讨论、谁来讨论以及会议的流程都要预先确定。记住把主场设在自己一方总是有利的。而且要确定谈判对手有否决定权，必要时可以直接问对方的权限。
以上的讨论对谈判专家是一个回顾，对新手是个起点。上述技能的应用要根据个人风格和具体情况而定。无论是正式或非正式的谈判，本文提供的内容都能帮你提高谈判的效力。
二、供应商如何为洽谈准备
过去的一年里，我们接手了大大小小数十个sourcing项目，有近千供应商被推荐给了世界各地的买家。然而,获得推荐只能算作获得了参赛资格，买家会依据推荐名单继续层层筛选，最终仅数十个供应商能获得订单。推荐名单中很大一部分供应商在和买家初次洽谈之后就没有了下文。这时，人们往往会把失败的原因归结为价格因素，质量体系不合要求，物流方案不完整等等。诚然，这些硬指标从根本上决定了买家对供应商的判断。但我们在开发供应商的过程中，挑选供应商的依据就是各买家自己的供应商评估体系。换言之，在推荐名单上的供应商已经符合了采购商的硬指标，实力上也不会有太大悬殊。那么，问题究竟出在哪里呢？经过多次和买家的交流，我们发现，洽谈准备工作充分与否对洽谈的成功起了至关重要的作用。供应商们最容易犯的错误就是把洽谈准备看得过于简单，使得准备工作浮于表面，在很大程度上降低了洽谈效率。通常来说，洽谈准备工作至少应该
包括以下三项基本内容：
一是让公司宣传资料完整且有针对性
所谓“完整”，必须包含企业简介和产品目录、各种质量认证以及企业营业执照的复印件。其中，企业简介除了对企业历史、地理位置作简要介绍，最重要的还要能够说明工厂生产情况，包括流水线、雇工人数、研发人数、产能以及所获得的各种认证，同时还要列出大客户以及合作案例。如果说企业的简介好比一个人的应聘简历，合作案例就等同于工作经验了，而很多企业简介中最容易被遗漏的恰恰就是这个核心部分。很多供应商呈现出的宣传资料都堪称装帧精美，可细看其中内容，大多是在大谈特谈企业发展史和企业文化，而忽视了买家真正想了解的关键信息。须知，只有完整的信息才能让买家确认供应商在未来的生产中是否胜任。完备简介的同时，供应商还需准备一份有针对性的产品册。经常会看到一些供应商在洽谈时带去了全部系列的产品册，其中甚至包含很多和采购标的完全不沾边的产品。也许他们最初目的是为了展现自己的综合实力，但结果恰恰起了负作用。这样做不仅掩盖了供应商的真正的优势，还可能令买家对该供应商的专业性产生怀疑。此外，供应商还需在资料中附上各类认证以及营业执照等材料的复印件，绝大多数买家在初次洽谈时往往不会对此做出明确要求，但我们还是建议供应商备妥为佳。资料的完备周到不仅能为企业形象加分，也是供应商对洽谈诚意和诚信的表现。
二是供应商在洽谈前必需“知己知彼”
就我们以往接触的案例来看，供应商派出的洽谈代表真正“知己”并不多，或者报不出近三年的销售额的数字，或者在解释制造工艺时词不达意，又或者使用了太多诸如“可能”、“也许”、“我不清楚”之类的字眼。当供应商在洽谈中有两个以上问题回答不出，基本上可以算作“出局”了。我们的建议是供应商在洽谈前要对买家可能提出的问题做充分估计，对自己生产、销售、物流乃至整个供应链上的基本信息都应了然于心，同时还要明确自身在同业中的强势所在。如果销售人员无法做到上述要求，那么负责生产的人员，比如质控人员，也应出席洽谈，这点对从事工业制造的供应商尤为重要。“知己”的同时还需“知彼”。知彼包括两个方面：一是对采购商及其采购标的尽可能多地了解。最简单的办法就是浏览采购商网站，通过浏览网站去了解买家的背景，从而知道采购方面的倾向性，以便在洽谈中“投其所好”。举个例子，某采购商在网站突出“绿色环保”的主题，标明这是自己产品的特色和生产宗旨
，那么供应商在洽谈中就应该重点介绍那些采用环保材质的产品系列，或者强调自己是如何严格控制生产过程中的污染，切实履行ISO14000标准的；二是对“人”有初步了解。洽谈前要对洽谈中买手国籍、人数、大概职位等信息一一了解，相应地派出己方的合适人选，并依据买手人数携带足够数量的企业资料。相信，“知己知彼”的洽谈，方能百战不殆。
三是注重礼仪，讲究细节
洽谈是公司和公司之间的对话，也是人与人之间的互动。供应商代表的言行举止虽然不在买手评估供应商的标准之列，但或多或少会影响到买家的判断。笔者曾听过这样一个例子，某供应商代表在赶到洽谈现场时，脖子上居然还搭了一条毛巾。如果说是因为天热，一路匆忙忘记取下尚可谅解，但此人在整个洽谈过程中都“舍不得”扯下这条毛巾，还不时地用一个毛巾角扇风。这个失误最终成了致命伤，因为接待该业务员的买手无论如何也不肯相信他来自一家正规企业。这个例子中，合乎商务礼仪的做法是提前一刻钟到达。供应商不仅因此可以从容整修仪容和安定心绪，还方便了对方的弹性安排，如果买手此时空闲下来便可以提前进行洽谈，同时自己对此次洽谈重视程度也得以充分体现。类似供应商需要注意的商务礼仪还有很多，在此不便赘述，唯一需要强调的是：供应商如果要真正做到和国际接轨，首先要修好这门“必修课”。另外，供应商还得学会通过细节为自己加分，这些细节往往被认作是周到、严谨的体现。这方面值得借鉴的例子很多，比如有的电子元件厂商将不同型号的微电阻做成实物样品板，粘贴在产品目录的插页上，产品说明因而变得更为直观。有的供应商还在产品册中夹入光盘，让买手不用上网也能浏览自己的网站，查找所有的产品信息。还有的因产品体积较大不方便带样的供应商，会在洽谈时带上一个微缩模型，让自己的讲述更为直观。细节上的重视费力虽然不多，却极易博得买手的好感，加深买手的印象，让自己在众多竞争对手中脱颖而出。
“如何提高洽谈的成功率”是我们最常被问到也是最难回答的问题，影响成功的因素很多也很复杂，绝不可能三言两语以蔽之。但可以肯定的一点就是：机会只给有准备的人。供应商们不妨从准备工作着手，彻底消除可控的负面因素，成功几率自然也就提高了。