K3CLOUD采购管理操作规程

采购管理操作规程

采购管理操作规程

目录

采购管理操作规程 (2)

1. 采购管理系统 (3)

1.1业务规程图 (3)

1.1.1 标准采购 (3)

1.1.2 跨组织采购 (4)

2. 操作规程 (4)

2.1 基础设置 (4)

2.1.1 参数设置（重要） (4)

2.1.2 物料设置（重要） (6)

2.1.3 供应商资料（重要） (7)

2.1.4 采购员、采购组 (8)

2.1.5 货源清单（可选） (10)

2.1.6 单据类型与业务流程（重要） (10)

2.2 日常业务处理 (11)

2.2.1 采购申请单 (11)

2.2.2 采购订单 (12)

2.2.3 采购订单变更 (13)

2.2.4 收料单 (14)

2.2.5 入库单 (14)

2.2.6 采购退料 (14)

2.3 常用功能及业务处理 (15)

2.3.1 采购价格管理 (15)

2.3.2 采购折扣管理 (16)

2.3.3 跨组织采购 (16)

2.4 报表查询 (16)

2.4.1 采购订单执行明细表 (16)

2.4.2 采购业务汇总表 (17)

2.4.3 采购订单全程跟踪 (18)

1. 采购管理系统

1.1业务规程图

1.1.1 标准采购

1.1.2 跨组织采购

2. 操作规程

2.1 基础设置

2.1.1 参数设置（重要）

2.1.1.1 系统参数

与WISE 不同，Cloud 的参数设置有多个层级：数据中心层级、业务组织层级、单据层级。功能菜单的采购管理下的参数设置为组织级参数，针对不同采购组织可以设置不同的参数。

2.1.1.2 单据类型参数

单据类型上也有相应的控制参数，主要作用是，不同单据类型可以实现不同的业务控制。参考图片如下：

2.1.2 物料设置（重要）

2.1.2.1 基本控制

物料控制跟WISE不同，在物料控制上，只有允许采购的物料，才允许在采购管理的业务单据上应用；只有允许库存的物料，才允许在库存类单据（如采购入库单）上应用。

2.1.2.2 采购控制

物料的采购页签上定义了物料在采购上的一些控制比如：是否必须请购，是否需要控制货源、是否进行配额管理，采用哪种配额方式等等。另外，Cloud系统中将采购计价单位与采购单位区分，有别于WISE系统，这样设计更符合企业的实际。采购计价单位即是用于物料定价的单位。在业务单据中系统自动取价时，会根据采购单位和计价单位进行自动换算。

2.1.3 供应商资料（重要）

2.1.

3.1 基本信息维护

维护供应商的基本信息，与供应商交易时的默认币别、结算方式、收款条件等；设置供应商默认对应的销售人员、价目表、折扣表等。维护好这些基本信息系统会在单据上自动携带，可以节省录单时间。

供应商资料上组织信息页签的地点、地址信息，是指客户企业存在多组织机构时，这些组织机构作为收货地点信息。

2.1.

3.2 供应商资料分配

供应商资料维护好之后，需要审核后才能在系统中使用。供应商默认为分配型基础资料，如果用户企业存在多个采购组织，不同采购组织共享供应商资源时；可以由上级组织建立统一的供应商资料，再将供应商资料分配给各组织使用。分配的供应商资料可以设置是否可以修改，供应商资料分配后也需要审核才能使用。

2.1.4 采购员与采购组（可选）

在菜单基础资料的业务员中，选择业务员类型为采购员。设置采购组织下的职员作为采购员，采购员可用于报表数据汇总。

也可以按照业务分工，在采购组织下划分采购组。这一点是WISE没有的功能。系统支持采购组数据的隔离。也就是说，采购员在同一个采购组内，则组内的单据可以查询，其他采购组的采购数据则无权限进行查询。

2.1.5 货源清单（可选）

可以设置货源清单来规范采购员的采购行为。货源清单指定了物料的合法货源，以及配额相关的一些信息。还可以进行采购数据统计。

2.1.6 单据类型与业务流程（重要）

Cloud系统支持单据类型和业务流程的设置，系统会预先设置常用的采购单据类型、采购业务流程。企业用户也可根据自己的需要，或管理的提升来优化和调整已有的业务流程。

每个业务流程可以点击业务流程图查询详细的流程走向，在Cloud系统中，是以每个模块的第一个单据作为流程的起点，然后设置该模块下游流程。用户根据需要启用所需流程，如果预置的流程中没有所需的，用户也可以自己增加和定义流程。

2.2 日常业务处理

2.2.1 采购申请单

采购申请单支持手工编制，库存规划自动生成采购申请，支持销售订单生成采购申请。采购申请可以指定货源安排，指定供应商，支持拆分和合并；下推采购订单时，可以多张申请单合并转换。

2.2.2 采购订单

2.2.2.1 编制订单

Cloud新产品中单据基本上采用多表头、多表体页签的形式。为了方便录制单据，在订单的首页，放置的是订单的主要和关键信息。

采购订单上支持赠品的处理。在单据上有赠品字段；如果用户订单上的某记录行的物料勾选为赠品。那么该物料在采购业务单据上不计算价格。

供应商信息页签，主要是维护供应商的供货方、结算方、收款方等信息，用于处理供应商多方交易时。

表头财务信息页签维护采购订单的财务相关内容，比如价目表、折扣表、付款计划等等表体所有页签的字段，在明细页签的后台表中都是存在的。比如现在物料数据页签有批号、BOM编号字段，如果你实施的客户是要在订单上经常使用这两个字段的，需要在订单的首页进行维护，那么在BOS中放开字段隐藏即可。

2.2.2.2交货控制

采购订单上有控制交货比例的选项，勾选后，就可以控制采购收料时的收料上、下限。

采购订单上有控制交货时间的选项，勾选后，可以控制采购收料的最早最晚时间。

在交货安排页签上还可以维护订单的交货计划，后续订单会自动按交货计划进行交货。

2.2.2.3采购订单预付

支持两种业务场景：1、先有预付再编制采购订单；2、先有采购订单，再进行预付。

2.2.3 采购订单变更

若采购参数“采购订单启用变更单”勾选，则可以对已审核的采购订单进行变更，采购订单变更单支持三种变更类型：新增、修改、取消。新增即在原采购订单上新增一条分录；修改即修改原采购订单的数量、交期、价格、交货计划等。取消即终止该采购订单分录进行下一步操作。

2.2.4 收料单

可由上游采购订单直接下推生成收料单，不同采购订单可以合并收料，收料单可以支持保质期检验。收料单也可以更新库存。

2.2.5 入库单

根据采用的业务流程，可以从收料单下推采购订单，或者直接从采购订单下推入库单。入库单支持批号管理和保质期管理。

2.2.6 采购退料

2.2.6.1 退料申请单

可以关联采购订单或者手动新增退料申请单，退料申请单上可以指定退料类型、退料方式、补料方式等。

2.2.6.2退料单

根据业务流程，退料单可以依据采购订单、收料单、入库单以及退料申请单生成。

2.3 常用功能及业务处理

2.3.1 采购价格管理

先维护好采购价目表；一个采购组织定义的采购价目表可以分发给其他采购组织使用。在采购订单上先选定的价目表，系统会自动根据价目表取物料价格。

2.3.2 采购折扣管理

先维护好采购折扣表；一个采购组织定义的采购折扣表可以分发给其他采购组织使用。在采购订单上先选定的折扣表，系统会自动根据折扣表取折扣。采购折扣可以支持多重折扣，

2.3.3 跨组织采购

系统中实现跨组织采购，需要先设置好组织间的业务代理关系。

集中采购、分散收货、集中结算的示例：

2.4 报表查询

2.4.1 采购订单执行明细表

从采购订单的维度查询后继采购环节的执行情况。

2.4.2 采购业务汇总表

从物料的维度查询采购业务的汇总状况。

2.4.3 采购订单全程跟踪

从采购订单的维度查询后继所有环节的执行情况。