学校档案管理要求内容

学校档案管理要求

一、学校档案是在教育、教学、教研、管理以及其他各项活动中形成的、反映学校历史面貌的、对学校和社会具有保存、利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录。

二、学校档案工作是办好学校的基础工作之一，是学校管理工作的组成部分，也是衡量教育质量和管理水平的重要标志。学校档案工作实行"四同步"管理，即在布置、实施、检查、总结学校各项工作的同时，同时整理各项工作过程的档案资料。

三、学校一把手要亲自抓档案建设工作，并定期研究和及时解决档案工作中存在的实际问题。

四、学校设立综合档案室，由一名副校长具体牵头，设置1－2名档案管理员。学校各处室负责人负责本处室的档案资料的整理，按打印要求和标准格式将整理好的档案资料随时交档案管理员入档。

五、档案材料的收集、立卷和归档

学校工作人员在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料，必须按规定移交归档，集中管理。档案管理员按照档案资料的分类目录要求，把收集到的各种档案进行整理、分类、归档工作。

各种档案材料（包含照片、音像制品和实物）随时整理，随时或定期归档。仪器设备类文件材料在开箱后及时整理归档；归档的档案材料应质地优良，书绘工整，字迹清楚，符合有关规和标准要求（详见附件1）。

六、学校综合档案室要对接收的各类档案进行科学分类、编号、立卷和装订（装订标准详见附件2）。

七、档案工作人员要加强档案管理，格档案借阅制度，做好工作，确保档案安全。档案室应对档案的借阅和移出有详细的登记，借阅和移出人要签字。

八、学校档案主要供本校利用，其他单位和个人查阅档案时，应持单位介绍信、经领导签字同意后，可查阅。对于

重要的、珍贵的档案资料，一般不提供档案原件，如特殊需要时，须经分管领导批准。

九、学校综合档案室要定期对所存档案进行全面检查，对破损和字迹褪色的档案，及时修复或复制；如遇有特殊情况，应立即向校领导报告，及时处理。学校撤销、合并或分立时，学校档案的归属：学校撤销时，档案移交当地档案馆保存；学校合并时，档案随之并入；学校分立时，档案由原校保存。

附件:1.文字档案材料印制格式要求。

2.档案材料立卷装订存放的要求。

3.学校档案目录索引（参考）。

附件1

文字档案材料印制格式要求（参考）

档案用纸：采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。

页边与版心尺寸：档案用纸天头（上白边）为37 mm ±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。

字体字号：标题一般用2号加粗宋体字，文中标题层次依次为“一、”“（一）”“1.”“（1）”，一级标题用黑体，二级标题用楷体，三、四级标题用3号仿宋体；每个自然段开始行左侧空两字符；如无特殊说明，正文文字格式一般用3号仿宋体字。

标点符号和数字：标点符号用全角，阿拉伯数字用半角。

行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整，如首页和尾页等。

文字的颜色：如无特殊说明，正文文字的颜色均为黑色。

印制要求：双面印刷，印品着墨实、均匀；字面不花、不白，版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜。

文字材料的日期：所有的档案资料均应标明日期，没有日期的档案是没有意义的，没有任保存价值。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

附件2

档案资料立卷装订存放要求（参考）

各类档案盒里装的是当学年的档案资料，也就是每年的秋季开学（一般是9月1日）到下一年的暑假结束（一般是8月31日）这个期间的档案资料。每年暑假期间开始对即将过去的学年度档案资料进行整理，该补充的补充，该打印的打印，进而分类、立卷、装订、存放。

立卷要求

一、各类文字档案资料一般情况下按学年度立卷，每卷大约100纸左右（200页左右）。若某类档案多卷，末卷小于100页可并入上一卷，大于100页且不足200页可装订成一卷。

二、两种小于100页的档案资料可合并立卷。

1.每卷装订前要编好页码，单数页码在右上角，双数页码在左上角，编好页码后编制本卷的目录。按卷宗编号，把每一卷的目录合并在一起形成年度档案总目录。

2.立卷档案统一封面，封面标注编号和本卷的类别。每学年把所有的立卷档案进行编号，编号采用“10位数两杠一括号”的形式，如2015-16-01（10），表示2015-2016学年度第一卷档案，括号里数字表示这个年度档案资料共有10卷。

3.各种机构设置、课程表等档案资料，以及几年不变的如学校平面图、建筑设计图等，可长期存放在档案盒里，不必装订。

左侧装订

成卷的档案采用棉线绳子装订：

1.每本100－200纸，双面打印200－400页。

2.用打机左侧打，距均匀，与卷脊的距离不少于5mm,45线缝法且每缭绕卷脊，绳结打在每卷的背面。

3.打时要注意和绳子相匹配，防止大绳细，装订不牢固。

存放

1.每年立卷装订好的档案不再放入原档案盒，按照每卷的编号顺序，小号在上，大号在下叠放一起，最上面放置年度总目录，放在标注年度明显的档案橱或柜子里，以便节省空间、易查找。

2.实物资料，如锦旗、奖状、奖杯等要放到学校展室里分别悬挂在墙上、放置在展台上，并单个拍照建立电子档。

3.音像资料要存储在专用设备上，按年度编号建立电子档案，并有复制另存。

档案编号：

2018－19－01（10）

类别：

1.××××××××××××（？－？页）

2.××××××××××××（？－？页）

3.××××××××××××（？－？页）

附件3

德邦高级中学档案资料目录索引（参考）

一、办公室、教导处档案资料目录（101——705）

第一类：文件资料（101—103）

101.学校简介、平面图、全校教职工登记表。

102.上级文件（意见、通知、法规等）。

103.学校党工团部门（党支部、工会、共青团）组织机构、工作计划、会议记录及工作总结。

第二类：常规管理（201—206）

201.校董会、校委会、教务处、政工处、后勤处、教代会、团支部、学生会等组织机构及分工。

202.学校远、中、近期发展规划（建设、管理、规模等）及学年度、学期工作计划和总结；班、级组、科组学年度、学期工作计划及总结。

203.学校规章制度（合订本）（校历表、作息时间表、请销假、考勤、考核、奖惩、办公、教学、教研、财务、卫生、安全、例会、教代会与管理、学习培训、岗位职责等）。

204. 各种会议记录（校董会、校务会、教代会、学生会等会议纪录）。

205. 校报、校刊、校务公开资料。

206. 教职工考勤记录、班级纪律卫生检查评比情况记录。208. 学校荣誉登记及图片、证件复印件。

第三类：教学工作（301—303）

301.教务处大事安排表、总课程表、任课表、学期（学年度）总结。

302.教学常规检查记录（课堂教学、备课、作业批改、辅导、课外活动等检查情况记录）。

303.各班各科期中、期末考试成绩统计表（升级、毕业考试、学科竞赛等）。

第四类：教研工作（401—405）

401.各学科教研活动计划、记录与总结。

402.公开课、优质课、观摩课活动安排及总结，主讲人的课堂设计（教案）。

403.教育干部、教研组长及教师听课、评课、说课记录。

404.教研通讯、论文成果、获奖记录。

405.科研课题申请报告、实施案、阶段性成果总结及专项教改试验情况。

第五类：教师管理（501—504）

501.专任教师基本情况、任课及工作量情况登记表。教师获学校及以上的奖励和处分统计表。

502.教师培训计划、容、登记表等（含国培、市培、校培等）。

503.语言文字工作领导小组、计划、总结，教师普通话等级证书复印件，师生口语实践活动记录。

504.教师业务档案（个人基本情况登记表，说课、优质课、公开课教案，论文论著复印件，专业技术考核、职业道德考核及学历和各种奖励证书复印件等）。

第六类：学生管理（601—607）

601.学生入学情况登记表（以班级为单位）。

602.学籍档案（或电子档）。

603.毕业生花名册（以班级为单位），学生各科成绩登记册（入学、期中、期末、毕业等），学生德育考核及操行评语等。

604.学生变动情况登记表、统计表及学籍变更材料。

605.残疾儿童随班就读情况表，后进生转化情况记录，学生获学校及以上单位奖励和处分统计表。

606.安全教育案、容及法，安全演练案，安全管理责任书等。

607.安全检查记录及专项整治资料，安全工作计划和总结。