谈谈我对商务秘书的认识

谈谈我对商务秘书的认识

商务秘书是是指在各类商务活动的实施过程中，协助投资者、经营者或管理者收集、分析业务信息，处理行政事务，并辅助上级做好决策工作的专业人员，是在各类企、事业单位和相应管理部门从事辅助决策、实施有效管理的高级秘书人才，是为了适应改革开放、市场经济发展对管理人员和秘书人员的素质和能力要求而出现的。

顾名思义，商务秘书的工作在于“商务”，是在商业圈工作。它不同于传统秘书，商务秘书的生存主要是以企业的生存为依托，受经济利益的制约，承担一定的经济责任，为企业服务。主要是为了实现企业的最大盈利，其工作质量直接决定着企业的兴衰。商务秘书有着自己鲜明的特性：专业性，辅助性，勤杂性，政策性。商务秘书要辅助领导搞好企业的生产经营工作，要做的事情很多，而且很杂，具体说来，可以分为以下几个方面的工作：

一、事务性工作。商务秘书的设立就是为了综合处理各类商业性事务，就是为了直接为企业的经济效益办事，如:处理其他企业或者政府发来的信件，接听电话，撰写总结、起草领导讲话稿，草拟文件，档案管理工作，收发公文回复E-MAIL，整理报纸，操作传真，接待访客，安排领导约会，参加会议并且记录，差旅安排等。这些事务性工作，领导人员不可能事必亲躬，不可能埋头于这些繁琐的工作之中，因此，这些工作都必须由秘书来承担。正是因为这些工作纷繁复杂，缺少连贯性、随机性大，商务秘书就必须懂得如何统筹处理，提高办事效率。在完成这些工作的过程当中，不仅要心思细腻，更需要懂得保密。企业的生产工艺流程要保密，技术资料要保密，人事调动要保密，领导之间的矛盾也需要保密。

二、管理性工作。商务秘书的主要活动场所在办公室，因此办公室日常后勤管理工作成了商务秘书的主要管理性工作。如：负责管理本部门的文件、印章、名片，对办公室电脑、传真机等设备的管理，安全管理，办公室作为一个单位的综合协调部门，是企业形象的一个展现，办公室管理是否合理也是影响领导办事效率的一个重要因素。在管理工作方面，商务秘书特别要注意的是节俭工作，如何减少企业的一些不必要开支，比如节约用电，节约用纸张。

三、沟通支援性工作。商务秘书处于一个企业的中心枢纽，要联系上下，要沟通左右，从而协调个方面的关系，使得一个一个企业上下、左右的关系趋于和

谐完美。沟通工作包括客户服务，媒体应对，公关策划，主持庆典，参加应酬，外勤工作，其他主管临时交办的事项。这就要求我们处理与上级的关系时尊重而不崇拜，服从而不盲从，局部服从全局。处理与下级的关系是公正而不谋私，平等而不摆架子。处理与平级的关系时民主而不专断，信任而不猜疑，支持而不拆台。商务秘书只有做好沟通工作，才可能在企业中如鱼得水，企业也正是在秘书的良好沟通中不断向前发展。

要做一名优秀的商务秘书的确不容易。在公司中，秘书起着承上启下的作用，既要能够正确理解领导的意图，处理领导交给的琐碎工作，又能够为员工服务，及时向老板反映员工的需求。在老板与员工之间做好纽带工作，处理双方之间的问题时要非常灵活，替老板过滤最重要的事务。在整个商务环境来说，还要处理好企业和其他企业，客户或者政府之间的关系。商务秘书的工作都是围绕这些在进行的，因此，要做一名优秀的商务秘书，应该具备的能力既不是普通人所能具备的，也不是秘书在一日之内就可以练就的。

在才干素养方面，首先要具备精明的办事本领，而这些办事本领包括相应的专业能力，理解和领会能力，条理和驾驭能力，口语表达能力，应变能力，交际能力。而这些本领又是以知识面广，头脑清楚，思维敏捷，手脚勤快，经验丰富为基础的。这就需要商务秘书在日常的生活和工作当中，不断地了解自己，了解对象，掌握工作规律和工作方法，跻身于公司各种势力格局中，能够善于灵巧应对，把握各种利害关系，找到一个最佳平衡点。当商务秘书拥有集中的注意力，灵敏的反应力，深刻的理解力，牢固的记忆力，机智的组合力，精湛的品评力的时候，办事本领相应地也会有飞跃。其次，还要具备较强的文字表达能力，在现代商务秘书招聘当中，任何一个用人单位都要求要有好的文笔，也就是较强的文字表达的能力，文字表达能力就需要我们以较高的政治理论水平、丰富的科学文化知识和现实资料信息处理能力和较强的分析和认识问题的能力依托。再次，还要具备该行业所要求的特殊能力，比如说电脑技术，复印技术，缩微技术，摄影技术，录像录影技术，打字技术，速记技术，书法技术，编辑技能，校对技能，驾驶技术等。

在智能素养方面，首先要求商务秘书有一定的知识积累，不仅仅是对专业知识的了解，更需要了解国际政治形势，国家方针和政策，法律法规，领导科学，

冰冻三尺非一日之寒，这就需要商务秘书在勤奋好学的基础上不断增加自己的工作经验和社会阅历。其次，还要具备一定的思维能力。思维能力在商务秘书的基础能力中占据核心地位。语言能力，逻辑能力，思辨能力，认识能力，领会能力越强，表达思维的能力也就越强。有了较强的思维能力，才会分析综合、抽象概括、判断预测，才能更好地发挥参谋助手的作用。再次，记忆能力也是非常重要的，记忆能力主要是指商务秘书输入、处理、储存、提取信息的能力，具体要求要记得快，记得准，记得多，记得牢。最后，还要具备一定的反思能力，也就是自省能力。任何一个人都会犯错，更不要说每天沉浸在日常繁杂工作当中的商务秘书了，做错事情并不可怕，关键是能够在错误中反省自己，是因为缺乏经验，还是不细心，只有不断地在错误中总结经验，才会进步。

在职业道德方面，秘书的性质决定秘书的工作必须具有埋头苦干的献身精神，当商务秘书怀着对事业的忠诚和对社会的责任心去工作的时候，做事情才会事半功倍。此外，任何一个组织都有它的规章制度，商务秘书必须严格遵守单位的纪律，按规矩办事，按职权办事，最后，商务秘书还需要有谦和平等的人际关系，对上要正直、公平、亲和、尊敬，对下要谦虚、平衡、不盛气凌人。

在心理素质方面，商务秘书要多些客观和幽默，幽默是建立在智慧的基础之上的，同时也是自信心的表现，遇到麻烦事情要沉着冷静。此外，秘书之间是鼓励竞争精神的，但切记要把握个度，防治嫉妒心理，产生恶性循环。

随着我国改革开放的不断发展和社会主义市场经济体制的逐步确立,迈向现代企业制度的我国企业及其经营管理活动也将不断发展变化。因而,直接为企业经营管理服务的商务秘书也越来越朝着综合性和多功能性方向发展。