现代秘书基础

现代秘书基础

篇一：秘书基础教案

第一章秘书工作及其发展趋势

第一节秘书工作

知识与技能目标：

1．理解秘书和秘书工作的含义

2．理解秘书工作的基本属性和基本任务

过程和方法目标：

通过了解秘书工作的多种服务手段，准确识别"政务"和"事务"两类主要任务

情感态度与价值目标：培养学生树立"为人民服务"的思想

教学重点：秘书及秘书工作的概念

教学难点：秘书工作的基本属性及主要任务

教学方法：设问导疑、案例教学

教具安排：投影仪

课时安排：二课时

教学过程

第一课时

教学要点： "秘书"的含义

【导入新课】

同学们，改革开放的政策，促使我国经济飞速发展，多种经济成分并存，使得秘书职业成为社会上最普遍的工作之一，秘书工作在建设有中国特色的社会主义事业中发挥着越来越大的作用。那么，秘书及秘书工作的含义是什么呢？这节课我们重点分析"秘书"一词的含义。

【讲授新课】

一、我国历史上最早的"秘书"，是指人吗？

引导学生看书并得出答案：指物而不是指人。

二、提问："秘书"一词的演变过程是怎样的？

明确："秘书"一词在我国已有悠久的历史，但在不同的历史时期，"秘书"的含义却有很大的区别。具体说来，在中国古代，"秘书"一词最早出现于汉代，是指皇宫内秘藏的书籍或谶纬图箓之类的文图资料。后来，"秘书"成为一种官职，是指对担任某种工作的人的称呼。现在的"秘书"是一种职称或职务。

三、"秘书"的含义是什么？

明确：《现代汉语词典》对"秘书"的定义是"掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。"《辞海》对"秘书"一词的定义是"职务名称之一。协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信以及其他日常行政事务和交办事项。"国际职业秘书组织则认为"秘书是具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围内作正确决定的经理助手"。尽管它们各自的表述不同，但都指出秘书是一种社会职业和职务，是为领导服务的工作人员。

概括地讲，现在的"秘书"是一种职称或职务，是一种社会职业，是指直接协助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。在国际事务中则指一种外交官的职称，如一等秘书、二等秘书、三等秘书等。

【课堂小结】

这节课，我们重点分析了"秘书"的含义，在明确"秘书"的含义之前，先明确了"秘书"一词在我国历史上的演变过程，在此基础上再通过《现代汉语词典》、《辞海》及国际职业秘书组织对"秘书"一词的分别定义，明确了"秘书"一词的真正含义。

【课堂反馈】

这节课的学习内容是《秘书基础》这门课的开始部分，良好的开端是成功的一半，所以这节课的学习内容安排不多，主要让学生深刻理解"秘书"一词的含义，并由此提起学生对《秘书基础》这门课的学习兴趣。通过这节课的教学，这个目的达到了，学生通过了解"秘书"一词的演变过程，那种强烈的求知欲望被激发出来了，为后面的学习打下了良好的基础。

第二课时

教学要点："秘书工作"的含义；秘书工作的基本属性；秘书工作的主要任务

【导入新课】

上一节课，我们明确了"秘书"一词的含义，了解到"秘书"一词由物到人的演变过程，那么"秘书"与"秘书工作"是不是一回事呢？这节课，我们重点来分析"秘书工作"的有关内容。

【讲授新课】

一、什么是秘书工作？

明确：秘书工作是直接为机关或部门负责人提供综合服

务的辅助性管理活动，由秘书或秘书部门承担此项工作。

二、秘书工作的基本属性

1．秘书工作的基本属性包括哪几个方面？

明确：秘书工作的基本属性包括三个方面

①辅助性②政治性③服务性

2．怎样理解秘书工作基本属性中的辅助性？

引导学生看书并明确：在我国，秘书工作与行政管理有着不可分割的关系。从管理的层次上看，任何一级领导都是直接从事管理工作的，而秘书工作本身则是处于从属地位的辅助性管理活动，其本质就是为领导服务。无论是作为各级政权组织中的秘书工作，还是为某一私人服务的秘书工作，从一开始就始终处在一种辅助其领导（或雇主、上司）工作的位置上。可以说秘书工作中庞杂的、具体的、琐碎的各种服务工作，不仅是领导体力的辅助，而且是其脑力的辅助。

秘书工作的政治性，主要取决于什么？主要体现在哪些方面？

明确：秘书工作的政治性，主要取决于领导工作的政治性。

秘书工作的政治性主要体现在：

（1）鲜明的阶级性（2）明确的政策性（3）高度的机要性

3．秘书工作的服务性应从哪几个方面来理解？

明确：秘书工作的服务性可以从三个方面来理解，具体说来：

（1）秘书工作具有多层次的服务对象。我国党政机关的秘书部门，历来坚持"三服务"的宗旨，即为领导机关服务，为各部门服务，为人民服务，其中核心是为人民服务。

（2）秘书工作具有广泛的服务领域。如果说现代社会有 360 个行业，那么就会产生 360种不同类型的秘书。秘书服务领域之广，是现代社会中任何一种职业都无法比拟的。

（3）秘书工作具有多种服务手段，如收录整理、录入打印、信息传送、会务服务、事务管理等。

三、秘书工作的主要任务是什么？

明确：根据秘书工作的各项具体任务的性质，可分为"政务"和"事务"两类主要任务。

（1）"政务"类任务

主要有办文，信息的收集和处理，调查研究与情况综合，对领导的批办事项与会议决定的事项进行催办、查办，处理

来信来访。

（2）"事务"类任务

主要有文件的收发、传递与管理，文书的缮印与校对，文书的立卷与归档，文件的清缴与销毁，机要通信，承办会议，接待来访，印章管理，公务接洽等。

【课堂小结】

这节课讲授的内容主要包括"秘书工作"和含义及秘书工作的基本属性和主要任务，其中秘书工作的基本属性应比较全面地理解每一个方面。

【课堂反馈】

这节课的教学内容概念性很强，在教学时主要采用了设问导疑与启发相结合的教学方法，既设疑又启发学生积极思考，从而提高了学生的学习积极性，教学效果良好。

【课后练习】（投影）

下列是某外资企业秘书一天的工作内容，请指出这位秘书一天的工作中哪些属于"政务"类任务，哪些属于"事务"类任务？

（大学英语系毕业，己做了一年的秘书工作，直接上司是公司副经理，外国人）

8：30 到公司马上将空调、电脑、打印机等设备的开关打开，查收E-mail，将传真、信件等分类登记，浇花等8：45 冲咖啡，与上司简短会面，报告 E-mail 内容（一边喝咖啡）

9：00 开始工作（利用耳机）听前一天上司的录音信件并录制，发送信件，复印，接听，转达电话等

10：00 对收到的邮件进行分类，将需要上司处理的送给上司

12：00 与上司和其他的外国人去外面吃饭（但通常是和日本女职员在一起）

13：00 回到办公桌前继续起草报告（计划明天写完）

14：00 从网上查找与本公司有关的信息资料，并将有用的送给上司阅览

15：00 冲咖啡，和上司一起商量上司出差时要订的饭店

15：30 完成要发出的文件，录音，整理文件，接听电话等

18：30 下班

其他主要工作：复印在外出差的上司发送回来的信件，

并向国内外发信，与上司保持电话联系等。上司虽不在，但工作仍然很多。另外，要将文件翻译成英文。如果上司准备宴请客人，那么秘书要为宴会作准备（如时间、地点和费用等等）。此外，还要帮上司办理买的轿车手续、上司的住宅物业管理费自动支付的手续等这样一些工作范围之外的工作。

参考答案：起草报告、从网上查找与本公司有关的信息资料属于政务类任务，其他都是事务类任务。

第二节我国秘书工作的发展趋势

知识与技能目标：了解我国秘书工作的发展趋势

过程和方法目标：

通过讨论秘书在工作中如何为领导出谋献策，秘书工作如何做到管理科学化从而了解办公手段现代化的含义情感态度与价值目标：让学生了解秘书在工作中要积极主动，在工作中要有强烈的责任感，从而培养学生对事业的主动性和责任感。

教学重点：秘书工作的三大发展趋势，即参谋职能强化趋势，秘书工作管理科学化趋势，办公手段现代化趋势。

教学难点：办公手段现代化趋势的含义及手段

教学方法：设问导疑、案例分析

教具安排：投影仪

课时安排：一课时

教学过程

【导入新课】

在改革开放的时代，各项工作都处于深刻的变革之中。秘书工作也是如此，无论是工作领域还是工作方式，或是办公手段，都产生了重大变化，呈现出三大发展趋势，那么，这三大发展趋势的具体内容是什么呢？这节课我们重点来分析。

【讲授新课】

一、我国秘书工作的发展趋势是什么？

明确：我国秘书工作呈现出三大发展趋势，即参谋职能强化趋势、秘书工作管理科学化趋势、办公手段现代化趋势。

二、具体分析我国秘书工作的三大发展趋势

1、参谋职能强化趋势打出投影：阅读下列案例内容，并思考案例后面的问题：

秘书的责任

《人民日报》报导了一则罕见的"烟叶诈骗案"，某省土特产出口公司被港商骗去×××万美元。案件发生前四个月，该省政府领导机关就收到有关部门发来的建议取消这笔交易的函电。这份极其重要的文件曾经十多位领导层层批阅，最后转到有关部门，可是款已经划出，文件成了"明日黄花"。事后在处理有关领导的渎职罪时，有几个秘书也被处理。

问题：（1）没有审批权力的秘书为什么要负责任？

（2）这个案例说明了什么？从这个案例中，我们得到什么启示？

启发学生思考并明确：

（1）秘书虽无直接责任，但有失职之处。四个月中，这份重要的函电经过十多位省级领导之手，也至少从十多位手中"溜"过，如有一位秘书能够向领导提醒，将此重要文件抓紧处理，也不会造成领导的渎职。秘书可以建议领导下达紧急电话通知，暂缓此交易的进行，等有关领导层层批阅完结，手续完成后，正式终止交易。这就可以避免数百万美元的巨额损失。

（2）新时期秘书工作参谋职能不断强化，主要原因有两方面：一方面是飞速发展的经济建设的客观需要。目前我国既面临着世界新技术革命的挑战，又面临着社会主义市场

经济的快速发展，这必然使得新事物、新矛盾层出不穷，并且错综复杂。要对各种复杂的社会现象及时地、准确地作出判断和反馈，需要进行一系列的加工处理工作，以便去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里，掌握事物发展的规律，从而准确地指导工作，进行科学决策。这些工作，仅靠少数领导者是无法完成的，还需要有一大批领导者的助手、参谋来协助完成。另一方面是领导决策由经验决策向科学

决策转变的需要。在社会主义计划经济体制下，经济结构单一，领导凭经验处理工作的情况较多。在社会主义市场经济体制下，各类矛盾层出不穷，错综复杂，凭经验办事已不能适应飞速发展的社会需要，必须借助于控制论、信息论、系统论等科学理论和方法，按照科学的程序去解决问题，因此，实行科学决策就更为迫切。科学决策较之经验决策，工作量大大增加，且更需要经过专门培训的专业秘书人员来充当领导的助手、参谋。

2、目前我国秘书工作管理科学化趋势在哪些方面已经有了良好的开端？

明确：为了让秘书工作部门能为领导提供最优质的服务，近几年来，许多秘书部门在公文处理、机要保密、信息处理、催办查办等工作方面已建立起一定的工作规范和制度，尽管这些还有待于在实践中进一步完善，但这标志着秘书工作管

理科学化已经有了良好的开端。

3、办公手段现代化趋势

（1）办公手段现代化的含义是什么？

办公手段现代化也叫办公室自动化。所谓办公手段现代化，就是把计算机技术和现代通信技术，系统科学和行为科学应用于办公室，使办公室内数量庞大而且无规律的业务活动进行智能化、电子化、自动化处理。其中计算机是处理信息、使办公室设备智能化的主要工具；现代通信技术是在办公手段现代化的环境下，办公室之间相互传递信息所依赖的主要技术手段。

（2）办公手段现代化追求的目标是什么？

明确：提高办公室的办公效率和质量，尽量减少差错，缩短办公活动周期，减少行政开支。

（3）办公手段现代化的发展大体经历了哪几个阶段？

明确：起始阶段? 发展阶段? 完善阶段? 成熟阶段

【课堂小结】

这节课主要讲授了我国秘书工作的三大发展趋势。在三大发展趋势中，参谋职能强化趋势让我们了解了新时期秘书工作由过去的纯事务性任务向既处理事务，又为领导出谋划

策的方向转变。办公手段现代化趋势要求从事秘书工作的人要多方面提高自己的业务能力，不仅要做好传统的事务性工作，还要熟练使用各种现代化的办公设备，否则就不能适宜时代发展的需要。

【课堂反馈】

通过本节课内容的学习，学生普遍了解了我国秘书工作的发展趋势，尤其是他们了解到与世界发达国家相比，我国秘书部门办公手段现代化起步较晚，目前还处在起步阶段，他们深感自己身上的责任重大，一定要为缩短我国与世界发达国家的距离而勤奋学习。这是这节课最成功的地方。

【课后练习】

某中学赵校长，清晨上班第一件事就是打开计算机，由教育信息网进入本市教育信息中心，查看当天市教委的有关会议通知与工作安排，并动手把与自己学校有关的内容另存入本校文档。然后进入校园闭路电视网，抽查了三个班的早自习情况，并把问题输入本校文档。接着，赵校长叫来了办公室钱秘书，交待了当天工作要求，就到市教委参加有关会议去了。钱秘书打开计算机本校文档，把有关内容整理后，直接由网络下达给各职能部门，并结合赵校长的工作布置，提出了完成有关工作的具体要求。请结合以上材料，分析在当前高科技时代，秘书工作有了哪些变化？

参考答案：从以上案例中可以看出：实现了办公手段现代化，秘书人员就能有更多的时间和精力从事分析研究、辅佐决策等创造性劳动，从而提高管理水平和科学决策水平。具体来说，在当前高科技时代，秘书工作的变化有：从偏重办文办事转变为即办文办事又出谋献策；从收发传递信息转变为综合处理信息；从单凭经验办事转变为实行科学化管理；从被动服务转变为主动服务。

第二章秘书工作的基本原则、特点和作用

第一节秘书工作的环境——领导活动

知识与技能目标：

1．领导和领导活动的含义

2．领导活动的三要素——领导者、被领导者、作用客体

过程和方法目标：通过对秘书工作环境——领导活动的全面了解，准确把握秘书工作的环境是领导活动

情感态度与价值目标：让学生认识到秘书在领导活动中必须正确地认识自我，始终保持清醒的头脑，摆正自己的位置，甘当配角，甘当无名英雄。

教学重点：理解秘书工作的环境

教学难点：领导活动三要素之间的关系

篇二：秘书基础_知识要点

第一章秘书工作及其发展趋势

知识要点提示：

《汉书》中所说的秘书，是指皇宫内秘藏的书籍或谶纬图箓之类的文图资料。今天的“秘书”是一种职称或职务，是一种社会职业，是指直接协助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。

秘书工作是指直接为机关或部门负责人提供综合服务的辅助性管理活动。秘书工作的基本属性有辅助性、政治性、服务性。根据秘书工作各项具体任务的性质，可分为“政务”和“事务”两类主要任务。

我国秘书工作的发展趋势，包括参谋职能强化趋势、秘书工作管理科学化趋势、办公手段现代化趋势。办公手段现代化的发展大体经历四个阶段，即起始阶段、发展阶段、完善阶段、成熟阶段。

第二章秘书工作的基本原则、特点和作用

知识要点提示：

领导活动是秘书工作的环境，领导意图是秘书工作的核

心。领导活动是在一定领导环境确定的范围内进行的一种有向性的人的综合活动。领导活动的要素概括为三个方面：领导者、被领导者、作用客体。领导意图指领导者领导社会组织实现其目标所提出的确定意见要。领导意图的形成是马克思主义普遍原理、上级指示、领导智慧、管理活动规律分别与各项具体管理实践、本组织的具体情况、群众智慧、相关业务规律相结合的产物。

秘书工作在领导活动中的作用有枢纽作用、助手作用、参谋作用、辅助协调作用

用、窗口作用。秘书工作在领导活动中的特点有依附性、综合性、服务性、机密性、政策性。秘书与领导班子相处的主要原则有“职权划分、单向请示”原则、“按规章制度办事”原则、“不分亲疏、一视同仁”原则、“通报情况，维护团结”原则。秘书人员与具体领导人相处有思想体系一致的原则、知识互补的原则、相互信任的原则、相互适应的原则。

第三章信息与秘书工作

知识要点提示：

信息是客观世界各种事物运动状态的反映，又是客观事物之间相互联系、相互作

用的直接或间接的表征。信息经过传递再现客观事物的状态。、信息从不同的角度，可以有多种分类，按信息源的性质可分为：自然信息、社会信息两大类；按信息的表现形式，可以分为语言信息、文字信息、数据信息、图像信息四大类；按信息来源的方向，可以分横向信息、纵向信息、外部信息、内部信息四类；按信息的稳定状态可以分为静态信息、动态信息两大类；按信息存在或作用时间，可分为长时信息、短时信息。信息的主要特征是开发性、共享性、无限性、时效性。现代社会信息工作的基本特征是信息载体多样化，信息传递迅速化，信息社会化、全球化。信息工作在秘书活动中的作用有：辅助领导科学决策必须依靠信息、起草文件必须依靠信息、信访咨询工作需要依靠信息、做好日常管理工作必须依靠信息。

秘书信息工作的特点有针对性、综合性、时效性、经常性。秘书信息工作的原则有追踪原则、超前原则、选优原则。秘书信息工作的基本要求是：准确、及时、、全面、适用。信息收集的方法有观察法，问卷法，阅读法，收听法，询访法，索取法，网络法，量表法，交换法。信息的处理包括信息的整理加工、信息的贮存、信息的传递三部分。信息的整理加工有四道程序：筛选、校核、加工、编制。信息的贮存包括四项工作：分类、著录、建立贮存检索系统、保管。信息资

料传递的基本要求是多、快、好、省。信息资料传递的基本方式有单向、相向、反馈传递。我国具体的信息传递途径有邮路、电信、新闻传递和面授或直蕉送达。

第四章辅佐决策

知识要点提示：

决策是人类社会特有的现象。决策指领导者的决定。决策是个人或群体为满足需要、实现目的、改变环境而进行设计、选择和决定的意识活动及其成果。决策的基本特征为创造性、目的性、边缘性、选择性、主观性。科学决策是指人们为了一个特定的目标，根据客观条件的可能性，在占有一定信息和经济条件的基础上，借助一定的科学工具和方法，对需要决策的目标诸因素进行准确计算和选优判断，然后做出的行动对策。科学决策需具备四要素：决策者、决策对象、决策机制、决策结果。除科学决策外，还有经验决策和风险决策等。科学决策分四个阶段：确定目标、设计方案、评价选优、实施反馈。

秘书在决策过程中只能处于辅佐决策的地位，为决策者即为领导服务。秘书在辅佐中的主要职能工作有决策前的服务式辅佐工作、决策形成中的协助式辅佐工作、决策实施中的协调式辅佐工作、决策效果评估中的总结式辅佐工作。

第五章检查督办

知识要点提示：

检查督办是秘书部门根据工作需要、领导批示或群众反映的情况，对本组织辖属的各单位职能活动进行督促、催办的过程。检查督办在秘书工作中占有十分重要的地位，起着推动决策执行，矫正工作偏差、提高工作效率、克服官僚主义的重大作用。检查督办具有两大功能：(1) 检查督办为决策的正确贯彻起定向作用，是推动各项决策顺利实现的重要保证；(2)检查督起到服官僚主义，提高工作效率的作用。

秘书部门检查督办优越的职能基础包括全面理解决策指令、熟练高效的信息处理能准确地反馈检查督办的情况。秘书部门检查督办的主要任务包括：有效监控领导决策、工作部署的执行落实情况，纠正决策实施过程中的偏差，为进一步完善决策提供参考意见等等。秘书部门检查督办工作的主要内容包括克服“进度差”、“行为差”、“效果差”、“失误差”。秘书部门检查督办工作的特点是目的明确、内容系统、态度谦和。一般方法有程序法、授权法、分层负责法。

第六章沟通协调

知识要点提示：

沟通协调是通过一定的途径和方法，使具有明确分工的