文件1《IT项目立项流程》
IT项目立项流程
信息管理部
2004.4
目录
前言 (3)
一、中外运IT项目的分类 (4)
二、IT项目的立项流程 (5)
2.1项目评估小组 (5)
2.2立项流程 (6)
2.2.1 第一类项目立项流程 (6)
2.2.2 第二类项目立项流程 (6)
2.3 立项报告的要求 (7)
2.4 立项过程中的IT投资管理要求 (8)
前言
中外运对IT的投资是通过各种类型的IT项目来实现的，通过实施IT项目体现对IT投资的效果，因此有必要对IT项目制定相关的流程和规范。IT 项目分为两个阶段：立项阶段和项目实施阶段。本文只涉及立项阶段的流程，项目实施阶段按照《IT项目管理办法》执行。
本流程的适用范围为股份公司总部。
一、中外运IT项目的分类
1.项目：在规定的时间和预算内完成的某种具有特定质量性能要求的
一次性、多任务的工作。
2.中外运IT项目分类如下表所示。
表IT项目的分类
二、IT项目的立项流程
中外运的IT项目分为两个阶段：立项阶段和项目实施阶段。本文只涉及立项阶段的流程，项目实施阶段按照《IT项目管理办法》执行。
立项阶段需要明确：项目评估小组、立项流程和立项报告。
2.1项目评估小组
项目评估小组成员：
●组长：公司主管领导。
●成员：企划部、财务部、运营部、信息管理部等部门的总经理或
副总经理及涉及到的相关部门的负责人员。
项目评估小组的职责：
●对项目是否符合公司的业务发展战略进行评估；对投资的可行性
和风险进行分析；评估项目预算。
●对项目可能遇到的技术风险和障碍进行分析；对IT技术和IT管
理的提出意见和建议。
●对业务需求进行确认。
2.2立项流程
2.2.1 第一类项目立项流程
第一类项目，即从公司业务发展战略考虑和业务的需求设立的业务应用系统项目，立项流程如下：
●业务部门提出业务需求，形成书面文件报信息管理部。
●信息管理部对需求进行了解和分析，了解业务部门具体的业务需求，
对需求可能涉及的技术进行初步地分析，并从公司IT战略的角度对
项目是否立项、何时立项给出意见。如果双方认为有必要立项，则
与有关业务部门共同形成详细的需求分析报告和可行性分析报告，
规划项目预算和项目的时间进度安排，报项目评估小组。
●项目评估小组从公司业务发展战略的方向上对项目立项进行评估，
对项目的立项最终进行确认。
●项目评估小组形成书面的立项报告，通过公司的内请流程上报。如
果公司领导批示同意，转入项目实施阶段，按照《IT项目管理办法》
执行；若批示不同意，项目立项终止或重新进行需求了解，再次通
过此流程进行立项申请。
2.2.2 第二类项目立项流程
第二类项目，即从IT发展战略和支持业务系统的可靠运行的需求设立的IT项目，立项流程如下：
●信息管理部组织人员对现有网络、系统和公共平台等进行调研，形
成详细的需求分析报告和可行性分析报告，规划项目预算和项目的
时间进度安排，报项目评估小组；
●项目评估小组对立项进行确认；
●项目评估小组形成书面的立项报告，通过公司的内请流程上报。如
果公司领导批示同意，转入项目实施阶段，按照《IT项目管理办法》
执行；若批示不同意，项目立项终止或重新进行需求了解，再次通
过此流程进行立项申请。
2.3 立项报告的要求
立项报告由项目发起方和信息管理部共同起草，第一类项目以有关业务或职能管理部门为主，第二类项目以信息管理部为主，报告的内容包括但不限于：
●项目的名称
●项目的背景及必要性
●项目目标
●项目的客户及主要利益相关者
●项目的范围及内容
●项目结果可能产生的回报，定性和定量分析
●属于何种项目，如是产品研发项目还是产品采购项目
●项目预计的费用
●项目组成员名单
●项目预计的进度及项目计划
●项目涉及到的其它相关资源
●项目应达到何种目的，为实现上述目的，有哪些目标必须达到
●项目成功的标准，即如果项目成功，将如何确认
项目成功的风险与障碍的分析
2.4 立项过程中的IT投资管理要求
根据《中国外运股份有限公司投资管理规定》，信息化建设项目应纳入投资管理，在立项阶段应注意：
1.信息化建设项目的投资决策机构为股份公司董事会、董事会执行委
员会和总裁办公会。
2.信息化建设项目应制订资本性支出预算，并附项目情况说明提交股
份公司审批，预算批准后方可进行项目立项申请。预算外的项目必
须首先调整资本支出预算并被纳入调整后的预算后方可进行资金安
排。
1-.文件控制程序
目录 0修改记录 1目的 2范围 3 职责 4 工作程序 5 支持性文件 6 记录
1目的 通过对能源管理体系相关的所有文件的控制与管理，确保在公司各场所均获得并使用相应文件的现行版本，防止作废文件的非预期使用，制定本程序。 2范围 适用于公司与能源相关的管理体系文件、行政文件、外来文件的控制与管理。 3 职责 3.1 总经理负责公司能源管理手册的批准和发布。 3.2 管理者代表者负责能源管理手册文件的审核，负责程序文件的批准和发布。 3.3 各部门经理、处长负责本部门文件的审核，分管领导负责分管范围内文件的批准和发布。 3.4 设备部 3.4.1 负责组织编写和修订能源管理体系文件。 3.4.2 负责能源管理体系文件的状态、发放、管理的控制。 3.4.3 负责原版能源管理体系文件的归档、保管。 3.4.4 建立受控文件清单，以便识别文件的有效性和适宜性。 3.5 集团办公室 3.5.1 负责行政收文的登记、识别、报批、传阅、催办和归档保管。 3.5.2 负责公司行政发文会签、文件状态、发放、管理、归档的控制。 3.5.3 负责档案的管理。 3.5.4 协助做好能源管理体系文件的打印、发放工作。 3.5.5 负责行政事务相关文件的管理和实施。 3.6 各有关部门 3.6.1 负责相关程序文件、作业文件、行政文件的编写和修改。
3.6.2 负责相关外部文件的核查、报批、发放。 3.6.3 负责本部门职责范围内规章制度的管理和实施。 3.6.4 负责识别、确认适用的相关法律法规及相关要求，获取并更新。 4 工作程序 4.1管理体系文件的分类 4.1.1 管理体系文件包括:管理手册、程序文件、作业文件、管理记录。 4.1.2所确定的策划和运行管理体系所需的外来文件包括法律、法规、规章、标准、集团、顾客发的文件等，外来文件的识别和控制执行《法律法规和其他要求获取与更新控制程序》。 4.2 文件的编制和审批 4.2.1 管理手册中的能源部分由设备部编写、修改，管理者代表审核，总经理批准发布。 4.2.2 程序文件中的能源部分由设备部组织各分管部门编写、修改，各部门负责人审核，必要时相关部门会签，分管公司领导审核，管理者代表批准发布。 4.2.3 作业文件由负责本项工作的部门编写、修改，本部门负责人审核，必要时相关部门负责人会签，分管公司领导批准发布。 4.3 文件的标识 4.3.1 公司管理手册、程序文件、作业文件应标明文件名称、编码、版本、修改状态和生效日期。 4.3.2 作废或过期文件需保留时，应标明“作废”或“过期”字样。 4.3.3 设备部按职责编制《受控文件清单》，并注明文件编码和版本。 4.4 文件的发放和管理控制 4.4.1设备部确定管理手册、程序文件和作业文件的发放范围，进行发放登记。 4.4.2 使用者对文件资料要妥善保管，不得涂改、复印、转借。 4.4.3如有损坏、丢失要及时向设备部报告、登记、补发新文件，原编号不变。损坏的要
文件和资料控制程序
文件和资料控制程序
1. 目的：此程序文件范围了本公司内部制订社论手外部接受国际标准资料的管 理，以确保公司文件的使用爱到严密的控制，避免误用旧版文件。 2. 范围：此程序文件适用于控制质量手册，程序文件，指导书表格，外部提供 公司之国际或国家的标准，政府相关法规等。（客户、供应商提供之相 关技术资料，不在本范围，参阅：技术资料控制程序）。 3. 权责： 质量中心主管： 负责监察文控中心的工作。 质量中心文控中心的工作。 负责保管四阶内部文件的原稿。 安排文件的编号。 控制文件的版本、发放、回收、修改及失效的处理。 文件之制订、审核与核准： 文件种类核准人审核制订
文件的修订若由原制订部门提出，则按程序执行，若由非原制订部门提出，则填写文件修订/废止申请表经原制订部门同意后，按之要求审核和核准。 表单格式之制订和修改，可采用：随同文件的制订和修订，或部门主管于表单背面核准。 外部文件： 国际标准（女口QS9OO0，国家标准统一由质量中心接收，质量中心主管于圭寸面签核后，列管于质量中心。 法律相关政府规定统一由行政部收集，主管签核、列管。 4. 名词定义：（无） 5. 相关文件： 【技术资料控制程序】（TST-QC-P-05-02） 1.作业程序： 二阶文件标准格式，参照本程序，其同一类型文件昼采用同样样式。 文件编号系统： 第一、二、三阶文件依下列系统方式编
□ □口一DEL 版本 要素号/要素流水编号 文件类别 部门代号 公司代号 版本管理：文件新制订以A为版本或以A0为版次，而后修订则以A1、A2 A5 BO B2依此类推直到Z5 文件类别：M---质量手册S----- 作业指导书 P--- -程序文件 空白表格编号原则参见《质量体系文件记录的管理作业指导书》生产资料与文件的编号依产品编号，版本编号同参见《生产资料管理作业指导书》部门代表： 总经理室：GM 行政部：AM 生产部：PD IPQC : QCC 工程部:EN 油压：PDS 品管部：QC 备料：PDR 客户服务部：CS 会计部：AC 印刷：PDP QA : QCA 加工：PDF 质量中心：QQC 附加组：PDA
文件控制程序
1目的：本程序对与体系有关文件的编制、审核、批准、发放、使用、保管、修改、作废和归档等做出规定，以确保公司各相关场所使用的文件得到有效控制，防止使用失效和作废的文件，结合公司实际，特制定本程序。 2范围：本程序适用于与公司管理体系有关的文件，包括外来文件的控制。 3定义： 3.1归档：文件履行审批手续后可以移交文控部门的过程。 3.2发放：输出的文件由文控部门统一盖受控标识章后扫描为PDF版上传到公司电脑公共盘，各部门使用。 3.3受控文件：体系文件、技术文件。 3.4非受控文件：仅提供信息作为参考，变更时不须更换 4职责： 4.1QCI&EHS部（文控部门） 4.1.1负责组织公司《管理手册》的编写、修订、发放和控制 4.1.2负责各部门输出文件的接收、归档、发放、发布、更新、回收、作废等统一受控管理及台帐建立。 4.1.3负责国家及政府行政主管部门颁发的有关质量、环保、安全生产方面的法律、法规的收集、归档。 4.2HR部 4.2.1负责国家及政府行政主管部门颁发的有关劳动保障方面的法律、法规的收集、归档。 4.3技术部 4.3.1负责将编制定型的工艺文件Bom表及电子档归档。 4.3.2负责与公司产品技术相关的国家、行业标准以及国际、国内同类产品的相关技术文件和资料的收集，并 输出到文控部门受控。 4.4销售部 负责收集客户提供的文件和资料归档。 4.5运营部 负责公司生产、能源、设备等方面文件控制 4.6总经办：负责原辅材料供应商材料的收集及归档。 公司科技项目、产品型号核准证、产品第三方检测报告、各类许可证、技术专利证书归档。 4.6所有部门 4.6.1负责本部门职能范围内的文件的编制、审核、归档、输出和使用有效性管理。 4.6.2负责对文控部门发放的受控文件的管理和正确使用。 4.6.3负责本部门产生及接收的内部文件、记录的归档管理。 4.6.4负责将归档的文件移交到文控信息管理平台，以便文件存储及安全性。 5工作流程 5.1文件分类 5.1.1按文件来源分：内部文件、外来文件 5.1.2按性质文件分为四层
文件控制程序
唐山凯伦新材料科技有限公司 文件控制程序 A/0版 受控状态：文件编号：TSCL-QP-01 编制：文件编写小组日期：2017年06月01日 审核：日期： 2017年06月15日批准：日期：2017年06月15日 2017年06月15日发布 2017年06月15日实施
修改记录
1 目的 本程序规定公司管理体系文件的编制、审核、批准、发布、修改等过程的要求，以确保各部门所使用文件的有效性及一致性。 2 适用范围 适用于公司各部门与管理体系有关的文件的控制，包括管理手册、程序文件、工作指引类文件、作业性技术文件等体系文件及相关的外部文件、临时文件的控制。 3 职责分配 3.1人事行政部负责管理手册、程序文件、工作指引类等文件的发布、补发、回收、作废的管控作业和公司管理体系运行所需的外部文件的管理。编制<受控文件一览表>。 3.2 各部门应指定人员负责管理与本部门相关的带有<受控文件>标识的文件。 4 程序描述 4.1 文件的编制、审核、批准 4.4.1 文件的编制可根据文件级别的要求，必要时可成立文件编写小组进行。 4.1.2 管理手册：由总经理组织相关人员编写，副总经理审核，总经理批准。 4.1.3 程序文件：由各部门负责人组织相关人员编写，部门负责人审核，总经理批准。 4.1.4 工作指引类文件：此文件可分为工作程序指引和作业性技术指引两类，工作程序指引如：规范、实施细则、管理制度、管理办法、方案等。作业性技术指引主要指产品生产作业标准、工艺和原材料、半成品、成品检验标准等。由相关部门负责编写，部门负责人审核，所属部门副总经理批准。 4.1.5 同一级别、类型文件的编制应保持统一的格式、风格。 4.1.6 未签名确认或未按规定签名确认的文件无效。 审批权限详表
1文件控制程序
1、目的 对与质量管理体系运行有关的文件和资料进行控制，确保在使用处获得适用文件的有关版本。 2、适用范围 适用于本公司范围内，与质量管理体系运行有关的管理性文件、技术性文件以及外来文件的控制。 3、术语、缩略语 本程序采用质量手册中的术语、缩略语。 4、职责和权限 4.1企业负责人负责组织质量方针、质量目标的制定，负责质量手册等体系文件的批准； 4.2管理者代表负责质量手册、程序文件的组织编写，并负责系统审核； 4.3质量部是所有文件的归口管理部门，负责归口范围内文件的组织、存档、发放、回收、协调工作。其他部门为协办及配合部门； 4.4各职能部门负责本部门使用文件的编制与管理。 5、工作程序 5.1文件的分类及编号 5.1.1 管理体系文件的分类 1）质量手册(包括质量方针、质量目标)； 2）EN ISO13485：2016、MDD93/42/EEC以及适用的法规等适用的法规所要求形成文件的程序（如：程序文件等）； 3）本公司确定的为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件以及国家或地区法规规定的其他文件（诸如本公司内部使用的各类技术标准、管理标准、操作标准、验证标准以及外来文件等），具体执行表1规定； 4）EN ISO13485：2016、MDD93/42/EEC以及适用的法规等适用的法规所要求的记录。
表1：文件分类表 5.1.2 文件编号 本公司所有质量体系文件（不包括记录，记录编号执行《记录控制程序》）均由质量部控制并给定代号，各类型文件编号控制执行如下要求： 5.1.2.1质量手册 QM-JH-XXX-X/X 版本号，A/0,B/0开始 流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始； 本公司名称缩写“奎峰”的拼音代码； 质量手册代号； 5.1.2.2程序文件 QP-JH-XXX-X/X 版本号，A/0,B/0开始 流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始； 本公司名称缩写“奎峰”的拼音代码； 程序文件代号； 5.1.2.3第三层次文件 除国家、行业主管部门对编号有限定规则的文件外（如产品技术要求），本公司第三层次文件执行如
文件和资料控制程序69248
天合光能（北京）系统集成有限公司文件和资料控制程序 主导部门：质量部 支持部门： 审批： 文档编号：SDS BU-SD-020 生效日期：
文件和资料控制程序 1. 目的 规范公司质量管理体系文件要求，明确质量体系管理文件和资料的控制流程，确保公司质量体系能有效运行。 2. 范围 适用于天合光能（北京）系统集成有限公司所有质量管理体系文件和资料的控制，包括内部文件和外来文件资料。 3. 定义 N/A 4. 职责和权限 4.1 文件编写者负责文件的编写和获得批准。 4.2 文档管理负责文件和资料的管理、安全保密工作。文档管理需及时更新公共文件夹“高 级文档中心”中的受控文件清单和有效版本文件。 4.3 各部门负责保管自己使用的文件，部门领导确保部门内的人员均是按目前现行有效操 作的。 4.4 文件的使用者应该使用当前文件的最新版本，并保管好防止损坏。 5. 内容 5.1 文件编制 各文件的编制者按照本程序的要求编写文件，同时编写人员向质量部申请文件编号。 5.2 文件的审核和批准。 5.2.1 质量手册和程序文件通过文件审批流程进行审批。在申请新增或者修订文件时必须经过三级审批。程序文件需要审批到管理者代表，手册经过管理者代表审核后还需要总经理批准。 5.2.2 三级文件的会签批准 5.2.2.1 一般作业指导书由编制者确定会签部门，会签部门领导会签，本部门领导批准。
5.2.2.2 专用作业指导书 5.2.2.2.1 过程作业指导书由工程部、技术部和质量会签，由编写部门领导批准。 5.2.2.2.2 设备作业指导书由其部门的领导批准。 5.2.2.2.3 质量作业指导书由质量部门领导批准。 5.2.2.3 临时作业指导书按照5.2.2.2执行。 5.2.2.4 技术文件 5.2.2.4.1 一般产品规格由编写部门批准。 5.2.2.4.2 项目工程图纸与档案资料由技术部、工程部实施批准。 5.2.2.4.3 材料清单由工程部实施批准。 5.2.2.4.4 材料规格由技术、质量、采购共同参与审批，并由编写部门的领导批准。 5.3 文件受控 5.3.1 文件批准以后，文件编制者将批准的文件纸文档和相应电子档的文件进行受控，质量部检查文件是否满足《文件和资料控制程序》的要求，对不满足要求的文件退回编制者进行修改并重新审核和批准。 5.3.2 将符合要求的文件纸文档和电子档进行归档保存，同时将电子档设成只读文件放到公共文件夹“高级文档中心”中让大家共享。 5.3.3 质量部负责建立和更新《受控文件清单》。 5.4 文件的发放 质量手册和程序文件一般不发放纸文档。三级文件由文件编制者根据实际的需求确定发放部门，并将发放记录填写在《文件发放登记表》上，文件领用人在《文件发放登记表》上签字确认。 5.5文件的更改 5.5.1文件需要更改时，文件的主要责任部门负责修改，修改人填写《文件更改申请单》，说明拟变更的理由和更改的内容，并提交该文件审批人审批。手册和程序文件修改的内容要用蓝色的字体标识出来，三级文件的修改的地方要用斜体并加粗加以突出。修改后的文件同样走审核、批准和受控的流程。 5.5.2 质量部每年年初组织相关部门评审文件的适宜性，需要更改的文件按照5.5.1进行。 5.6 文件的回收、作废和销毁 5.6.1 文件申请作废取消需要接收文件的相关部门在《文件作废申请表》上会签，并需要体
《文件和控制程序》
1.目的 为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规范文件的制定、修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。2.适用范围 适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。 3.定义 文件分类： 红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。 一级文件（A）：公司章程、体系手册等公司纲领性文件。 二级文件（B）：管理控制程序、业务流程性文件。 三级文件（C）：管理规章制度、操作规程、作业指导书。 （D）：检验标准、产品规范。 四级文件（管理表单）：用来记录管理过程的表单，作为QEO管理的追踪和检索的工具。 临时性文件（E）：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。 外来文件（F）：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。 文件分为受控文件及非受控文件： 受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章，且经相关人员会
签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的外来文件、记录表单类文件等。 非受控文件:若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。 4.工作职责 文件的审查、批准权限为： 文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责。 文件使用管理：各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料，确保文件及记录的正确、完整及安全性。
1文件控制程序
1 范围 本程序规定了质量和食品安全管理体系文件的范围、标识、审批、发布、发放回收归档，修订，作废，外来文件的控制，电子媒体文件的控制，适用于本公司对质量和食品安全管理体系文件的控制。 2 引用文件 《记录控制程序》 3 职责 办公室归口实施，其他各部门配合实施。 4 过程展开与控制 4.1 本公司质量和食品安全管理体系文件包括: a.形成文件的质量卫生安全方针、质量卫生安全目标； b.质量和食品安全管理体系手册（包含程序文件）； c.程序文件； d.本公司为确保过程有效策划、运作和控制所需的文件（以下简称作业文件，如作业指导书、图纸、操作规程等）； e.外来文件，如国家的法律、法规，国家行业标准等； f.记录。 4.2 为使文件易于识别，本公司对各种文件予以标识： XX- XX - XX ↓↓↓ 单位代号文件类别文件序号或章节号 注：文件类别：M—手册文件 CX—程序文件 ZY—作业指导书 R—表单文件 SSOP-卫生标准操作规程 GMP-良好操作规范 HACCP-HACCP计划书 修订状态： X / X ↓↓ 版本修订号 注：版本用“A.B.C……J”,修订号用“0.1.2.3……”
4.3 为了确保文件是充分与适宜的，文件应经审批后才能发布。 4.3.1 质量和食品安全管理体系手册、质量卫生安全方针、质量卫生安全目标的有关文件由总经理组织人员编写，总经理批准。 4.3.2 程序文件由相关归口部门编写，归口部门部长审核、总经理批准发布。 4.3.3 作业文件由相关归口部门编写，归口部门部长审核、总经理批准发布。 4.4 本公司为确保文件的现行修订状态得到识别，由办公室文件资料员编制清单，记录文件的修订、换版、作废动态。受控文件清单由办公室主任批准。 4.5 为确保在使用处可获得有关版本的适用文件，本公司采取以下控制程序。 4.5.1 文件在发放前由办公室资料员编制文件发放名单，列出文件接受人和分发号（1人1号），经办公室主任审批后，按发放名单发放文件。 4.5.2 文件在发放前由办公室资料员盖“受控”章，填上接受人发放号。 4.5.3 文件发放、回收均由领用人、交回人在文件发放、回收登记表上签名，发放、收回人在发放、回收完成后，也应签名，原则上发放新文件回收旧文件。 4.5.4 每份文件的手签稿，由办公室资料员归档保管。 4.5.5 因破损而重新领用的新文件分发号不变，发放新文件收回旧文件按4.5.3条款执行，因丢失而补发的文件应重新给予分发号，并注明己丢失的旧文件分发号作废，也应履行4.5.3条款的规定,并在备注栏中注明原因。 4.5.6非受控的管理手册,由办公室资料员编制文件发放名单,总经理批准,按4.5.3条款发放，但本公司不再负责更改换版的控制。 4.6 文件的更改和换版 4.6.1 文件的日常更改，由更改人在文件更改单上填写更改原因，更改前后文件内容对照，经原审批部门审批后，更改生效，更改由办公室资料员采用换页的办法，并发放文件更改单附于更改文件之后备查。若由其他部门人员审批，该人员应获得该文件审批所依据的背景资料。 4.6.2 文件的换版 文件经多次更改或大幅度更改，须进行换版，换版按本程序4.3、4.5 条款的规定重新审批发放，并收回旧版本文件。 4.6.3每年底由总经理组织，办公室归口实施，对文件评审一次，必要时进行修订或
文件和资料控制程序考试卷及答案
文件和资料控制程序考试卷 考试时间（30分钟） 部门：姓名： 得分： 一. 填空题（2*25=50分） 1. 文件控制程序中提到对文件控制的目的是对文件的编制、批准、发放、使用、更改、回收、保存、作废和销毁等进行控制，使各有关部门都使用有效版本的文件。 2. 文件控制程序的适用范围适用于对下列几种文件质量手册、程序文件、作业指导文件、质量计划、技术文件的控制 3. 文件控制程序中的职责要求如下： 1）质量负责人负责组织编制质量管理体系有关文件 2）总经理负责批准、发布所有质量管理体系文件。 3）行政部负责体系文件的归口管理、控制及体系文件的定期审评4）各部门负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。 4. 《质量手册》的编制工作由质量负责人制定编制计划，经总经理同意后组织实施 二. 判断题（4*7=28分对打√，错打×） （×）1. 程序文件由质量负责人批准以及组织相关归口科室
（√）2. 质量手册、程序文件及相关体系作业文件均有管理者代表批准。 （√）3. 文件发放时办理登记手续，签字领用，文件的发放，回收要填写“文件发放回收记录”。 （×）4. 公司范围内及向审核机构发放的文件为“非受控”文件，向顾客提供的文件为“受控”文件 （×）5.提供给认证机构和供方的文件，按非受控文件处理 （×）6. 若文件丢失，申请补发后，补发后的文件应沿用源文件分发号。 （√）7. 非受控文件不需要随受控文件的更改而更改。 三、简答题(22分） 1.文件资料控制程序中各部门以及负责人的职责是什么。 ①、质量负责人负责组织编制质量管理体系有关文件 ②、总经理负责批准、发布所有质量管理体系文件。 ③、行政部负责体系文件的归口管理、控制及对体系文件的定期评审 ④、各部门负责相关文件的使用和保存 ⑤、各部门负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等
文件和资料控制程序
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1.目的 为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规范文件的制定、修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。 2.适用范围 适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。 3.定义 3.1文件分类： 3.1.1红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。3.1.2一级文件（A）：公司章程、体系手册等公司纲领性文件。 3.1.3二级文件（B）：管理控制程序、业务流程性文件。 3.1.3三级文件（C）：管理规章制度、操作规程、作业指导书。 （D）：检验标准、产品规范。 3.1.4四级文件（管理表单）：用来记录管理过程的表单，作为QEO管理的追踪和检索的工具。 3.1.5临时性文件（E）：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。 3.1.6外来文件（F）：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。 3.2 文件分为受控文件及非受控文件： 3.2.1 受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章，且经相关人员会签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的外来文件、记录表单类文件等。 3.2.2 非受控文件:若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。 4.工作职责
文件和资料控制程序93098
1.0目的 本程序规定了质量体系文件（只包括二级文件和三级文件）的批准、发放、更改，以保证文件在受控状态下使用 2.0适用范围 适用于二级文件和三级文件 3.0职责 3.1二级文件由各相关部门编写，管理者代表审核，总经理批准。 3.2三级文件由使用部门进行编写，由使用部门经理审核，管理者代表批准。 3.3文件由文控中心控制。 4.0程序 4.1二级文件的控制 4.1.1编写 各部门依照IS09001—2000国际标准要求，结合本公司实际情况进行编写。 4.1.2审核和批准 4.1.2.1编写完后，总经理召集有关部门经理讨论，讨论完由与文件内容有主要关系的部门经理在文件“审核”处签名，管理者代表批准，批准后文件交文控中心。 4.1.2.2审核通不过，文件应修改或重写。 4.1.3发放 4.1.3.1文控中心参考<文件编码程序>文件中“二级文件编码”给文件制订编码。 4.1.3.2打印文件原稿为正本，复印件为副本，正本由文控中心存入文件档案，副本作为发放文件。 4.1.3.3文控中心根据分发范围的发出数量，复印相应数量的文件，并在复印文件的每一页盖上“受控制文件”的印章。 4.1.3.4文控中心按发放范围，将文件全部发给有关部门负责人，负责人在<文件签收记录表>中签名。4.1.3.5各部门负责人将文件发放到有关车间，班组并做好签收记录。 4.1.3.6文控中心在文件发出后，填写文件目录。 4.1.4更改
4.1.4.1当出现下列情况时，文件持有者可提出文件的更改。 A.体系运行中，文件不能满足要求。 B.生产工艺的更改导致文件的更改。 C.采取纠正措施时，导致文件的更改。 D.其它原因。 4.1.4.2文件更改由管理者代表批准，使用部门进行更改。 4.1.4.3文件修改完后，由原审核部门主管审核，总经理批准。 4.1.4.4更改批准后，文控中心制订文件版本。 4.1.4.5同4.1.3.2，4.1.3.3，4.1.3.4，4.1.3.5。 4.1.4.6文控中心取出上一次<文件签收记录表>，查找文件持有者在发放更改文件时收回作废文件。 4.1.4.7文控中心将作废文件正本从档案中取出盖上“作废”章印存入作废文件档案内，更改文件的正本存入文件档案。 4.1.4.8作废文件正本的存档期2年。 4.1.4.9文控中心将全部收回的作废文件副本销毁。 4.1.4.10二级文件更改不得用手在文件上更改。 4.2三级文件的控制 4.2.1编写 三级文件由各使用部门依据有关文件、资料或实际运作情况进行编写。 4.2.2审核，批准 4.2.2.1文件编写完后，编写人将文件交使用部门经理审核,文件获管理者代表批准后,文件获管理者代表批准后，文件送交文控中心编码和制订版本打印，文控中心参考<文件编码程序>中的“三级编码”有关规定嗯进行编码。 4.2.2.2审核或批准通不过应修改或重写。 4.2.3发放 4.2.3.1文件原稿为正本，复印件为副本。正本由文控中心存档，副本为发放文件。 4.2.3.2文控中心根据需要数量复印文件，复印文件的每一叶盖上“受控制文件”的章印。 4.2.3.3文控中心填写<文件发放登记表>，将文件副本全部给有关部门负责人，并要求其在表中签名。文件正本存入文件档案。 4.2.3.4文控中心在文件发出后，填写文件目录。 4.2.4更改 4.2.4.1文件更改由原编写部门进行。
文件控制程序-1
1、目的 规定体系文件的编制、审批、发放等管控方法，确保体系文件得到有效控制；使各相关部门能及时获得适当且有效的最新文件。 2、范围 本公司所有质量/环境管理体系受控文件。 3、定义 受控文件：指严格按照文件编写、制定、审批、发放、记录、更改、作废及回收等过程管
控的体系文件。 4、作业流程 5、补充说明 5.1文件类别 5.1.1文件类别，可区分为四阶，其各阶代码如下： 注明： QMS：表示质量管理体系 EMS：表示环境管理体系 5.2文件编号规定 5.2.1 文件编号按如下顺序和规定制定：
一阶文件 Q E M —××× 一阶文件代码文件流水序号 二阶文件 Q E P —××× 二阶文件代码文件流水序号 三阶文件 Q S/ E S —×××—××× 三阶文件代码部门代别文件流水序号 四阶文件 Q R / E R —×××—××× 四阶表单代码部门代别表单流水序号 5.2.2 部门代码： 5.2.3 文件流水序号（三位）规定：从“001”依次开始编号。 5.2.4 文件版本规定：以三位字符表示，例如：A00，依次按A01、A02、A03编号等；文件修 订时应及时更新其版本号。 5.2.5 外来文件的获取及编号规定 外来文件主要包括：相关国际、国家标准，相关法律法规要求等；其编号按照原文件编号。 5.3 5.4 文件提交 5.4.1提交文件前，由编制部门填写《文件发放申请单》，明确注明文件发放部门及数量。 5.4.2 编制部门将审批的《文件发放申请单》，和需发放的文件提交到品保课文控；同时将 原始文件PDF档发到品保课文控文员电脑上。 5.5 文件的发放和回收 5.5.1文控文员根据《文件发放申请单》，首先登入《文件总览表》。
2-1文件控制程序
2-1文件控制程序
东莞市永田实业有限公司钣金部文件编号QM-02-001 版本 A 版 生效日期2013/04/25 文件控制程序总 页数 共 5 页 页 码 第 1 页 文件制/修订记录 序号 版本 修/制订依据制/修订履历及摘要生效日期修改前修改后 1 / A
发行编号: 受控状态: 本档为本公司所有，非经许可不得翻印或抄袭。 请确认文件是否为最新版本 批准：审核：编制：ISO小组 东莞市永田实业有限公司钣金部文件编号QM-02-001 版本 A 版 生效日期2013/04/25 文件控制程序总 页数 共5页 页 码 第 2 页 1.目的:确保质量体系使用之文件处理迅速、正确流畅、应用及管制，以确保各相关部门以适 时获得有效之最新文件。 2.适应范围：适应于制造、检验测试、包装、储存至出货等各阶段作业中，不论是本工厂内部 划客户供货商提供之相关数据之制作及管理均属之。 3.权责： 责任部门 类别制定/修订/废止审查批准 分发/回收/ 销毁/管制 质量手册ISO小组管理代表总经理文控 程序文件ISO小组相关部门主管管理者代表文控作业标准指导书相关部门相关部门主管管理者代表文控/工程部外来文件/ 相关部门主管/ 文控/工程部 暂行文件相关部门/ 文控/工程部4.定义： 4.1质量手册（一阶文件）：规定工厂的质量管理体系的文件。
4.2程序文件（二阶文件）：根据GB/I19001：2008质量管理体系要求，本公司制定和维 持质量体系程序，规定了实施质量体系要求所涉及的活动，明确其目的、范围、职责、步骤文件和记录，是质量手册内容的扩展和支持性文件。 4.3作业标准指导书(三阶文件):作业标准指导书包括工艺文件、作业指导书、检验规范等 确定了与质量有关的人员的具体工作方法和步骤。 4.4窗体/记录(四阶文件):检验、纠正、测试、保养、培训记录……等。 4.5外来文件:各种国际/国家/行业标准、供货商或客户提供之作业标准、图面,以及和本工 厂程序文件或作业标准书所依据及引用之标准、条款均属之。 4.6暂行文件:客户暂行需求或暂行更改作业标准或量产前的样品试制所试行的受控文件。东莞市永田实业有限公司钣金部文件编号QM-02-001 版本 A 版 生效日期2013/04/25 文件控制程序总 页数 共5页 页 码 第 3 页 5.作业内容: 5.1文件编码体系:各文件的编制、修订后需由文控或工程部依文件编码系统编号管理,并 对各部门之文件编号列表管制,不得有重复或误用之情形。 5.1.1文件编号规则见附表（外来文件参考其本身的文件编码） 编码级别适用编码文件文件级别及代号代号的相关描述及备注 1级码体系文件QM（质量管理体系）QM为质量管理体系，E为环境管理体系，N为其他体系和文件 2级码体系文件级别02（程序文件）01为质量手册 02为程序文件 03为作业指导性文件04为记录表格类 3级码文件级别数量001（程序文件的流水号）001 为所在文件级别的数量的流水代号，从001开始编 4级码体系文件版本A（版本/变更号）版本号从原版为A版开始编，更改
文件和资料控制程序范文
文件和资料控制程序范文 1、目的 本程序规定了文件的编写、批准、发布、标识、发放、修订和销毁等活动的要求和控制，通过对文件、资料进行控制，以确保各相关场所使用的文件为有效文件，防止使用失效和作废的文件。 2、范围 本程序适用于公司质量管理体系文件、技术性文件、外来文件的控制，质量记录是一种特殊类型的文件，应依据《质量记录控制程序》加以控制。 3、职责 3.1 办公室是文件控制的归口管理部门，负责质量管理体系文件、其他质量文件、及各种记录的接收、发放、更换和销毁等工作。 3.2 办公室负责编写、修订、换版质量管理体系文件。 3.3 总经理负责质量管理体系文件、质量方针、质量目标的批准。 3.4 质量保证负责人负责质量管理体系文件的审核。 3.5 各有关职能部门负责本部门应贯彻实施和发放、签收的文件、资料，部门负责人审核，质量保证负责人批准，各职能部门负责本部门文件的管理工作。 3.6 技术部负责技术文件的编制，外来文件的采用、发放、回收、销毁等管理工作。 3.7 技术部部长负责技术文件审批。 4、工作程序 4.1 本公司文件控制范围 a. 质量管理体系程序文件及各种质量记录；
b. 技术文件：如产品标准、技术标准、检验规范、工艺文件、图纸、作业指 c. 外来文件：如国家标准、行业标准、企业标准、法律、法规等。 d. 其他支持性文件：如各项管理制度、操作规程、工作标准等。 4.文件的编号 4.. 1现行国家标准、行业标准和地方标准以原标准号为准 422企业标准的编号方法422.1技术标准a企业技术文件 Q / SSZ XX---XXXX 发布年号：用四位阿拉伯数字表示标准顺序 号企业特征代号企业标准代号 4.2.2 .2管理标准编号 QG / SSZ XX---XXXX 发布年号：用四位阿拉伯数字表示 要素号 企业特征代号
1文件控制程序
文件控制程序 CSCF-CX 01-2010 1目的 通过对质量管理体系文件进行控制，以使体系文件处于受控状态，确保现场使用文件的正确性和有效性。 2适用范围 适用于为保证质量管理体系有效运行而制订的质量管理手册、程序文件、操作文件和外来文件。 3职责 3.1总经理负责批准发布质量管理手册。 3.2管理者代表负责体系文件的策划，批准程序文件和所级操作文件。 3.3质量控制部负责组织编写质量手册、程序文件和所级操作文件，以及对文件的 标识、发放、更改、回收、销毁和外来法规性文件的管理。 3.4各部门认真执行体系文件，并反馈体系文件在运行中的问题，组织本部门使用 的操作文件的编写、审批、发放、更改和回收。 4程序 4.1文件分类 4.1.1质量管理手册 4.1.2程序文件 4.1.3操作文件 操作细则、实施细则、作业指导书等。 4.1.4外来文件
外来文件是指策划和运行质量管理体系所需的法律法规、顾客提供的文件等。 4.2文件编写 4.2.1体系文件由管理者代表主持编写工作。 4.2.2质量控制部负责组织体系文件的编写工作，按上级有关法规、标准和要求，提出体系文件编写清单，并将文件编写工作分解到各部门。 4.2.3各部门将需编写的体系文件分解落实到有关人员，编写的文件经部门领导审查后交质量控制部。 4.2.4质量控制部组织有关人员进行讨论，经修改后，送交文件审查组审定后，形成正式文件。 4.2.5操作文件由公司统一组织编写，各部门使用的操作文件，由各部门自行组织编写，质量控制部汇编目录。 4.3文件标识 4.3.1质量管理手册以年份号为标识。 4.3.2程序文件和所级操作性文件以所标准号和年份号为标识。 4.3.3部门的操作文件以部门代号、序号和年份号为标识。 4.3.4在体系文件发放前，质量控制部在文件的右上角加盖“受控”章。部门的操作文件，在发放前由部门在文件上加盖“受控”章，做出有效版本的标识。 4.3.5外来文件以文件号和年份号或标准编号为标识。 4.4文件编号 4.4.1质量管理手册编号 CSCF- SC－ A/0- XXXX 年号 版本号 质量手册标识 中科华翌公司
文件记录控制程序
1目得 规范公司记录得管理，为追溯、改进与提高产品质量提供依据，证实质量管理体系运行得持续性、适宜性与有效性，确保其符合标准要求。 2范围 适用于本公司质量管理体系所要求得所有记录得管理与控制。 3职责 3、1 行政部负责记录得统一编号、发放与管理,建立《记录管理一览表》。 3、2 品质部负责产品检验记录得管理。 3、3 各部门负责各自相关联记录得管理. 4流程图 见附件 5内容 5、1 记录得分类 凡就是质量管理体系运行中得记录、报告及与产品相关得质量数据均属于记录范围。 5。1。1 与质量管理体系管理有关得记录主要有: 管理评审记录、内部审核记录、文件控制记录、纠正与预防措施记录、人力资源管理与培训记录、设施管理记录、产品与过程监视与测量记录等等。 5。1。2与采购、销售、生产、检验与交付有关得记录主要有： 产品要求得评审记录、供方评价记录、产品检验记录、监视与测量装置得校准记录、统计技术得应用记录、顾客投诉及服务记录等等。 5.1.３记录得形式为书面形式（如:书面得表格形式、报告文件形式等）、硬拷贝、磁盘等电子媒体等形式。 ５、2 文件记录表格得设计、审批、印制与领用。 ５。2。1 各部门设计自己所需得记录表格，并将空白表格交行政部审核后报管理者代表或其授权人审批后交行政部印制. 5.２.2 印制好得记录表格由仓库负责保管，各部门根据需要从仓库领用. 5、3 文件记录得填写 文件记录由开展该项活动得直接责任人按要求及时填写，填写要求如下: 5。3.1 正确:质量记录所记内容必须真实准确,填写方法必须符合规定要求,字迹清晰，不随意涂改。需更改得部分采取划改，但需更改人签字并注明更改时间。 5。3.２及时:按规定时间填写、传递,发现问题应立即纠正。
《文件和资料控制程序》
编号:06B001 B/1 1.目的 为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规范文件的制定、修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。 2.适用范围 适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。 3.定义 3.1文件分类： 3.1.1红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。 3.1.2一级文件（A）：公司章程、体系手册等公司纲领性文件。 3.1.3二级文件（B）：管理控制程序、业务流程性文件。 3.1.3三级文件（C）：管理规章制度、操作规程、作业指导书。 （D）：检验标准、产品规范。 3.1.4四级文件（管理表单）：用来记录管理过程的表单，作为QEO管理的追踪和检索的工具。 3.1.5临时性文件（E）：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。 3.1.6外来文件（F）：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。 3.2 文件分为受控文件及非受控文件： 3.2.1 受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章，且经相关人员会签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的
编号:06B001 B/1 外来文件、记录表单类文件等。 3.2.2 非受控文件:若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。 4.工作职责 4.1 文件的审查、批准权限为： 4.2文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责。 4.3文件使用管理：各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料，确保文件及记录的正确、完整及安全性。
1文件控制程序(1)
01文件控制程序 湖南影视会展物业管理有限公司编号：YSHZ-CX-02-01 程 序文件版号/改次：A/0 文件控制程序页数：第4 页共4 页1.0目的： ? 规范管理体系文件的编写.审核.批准.发放.更改.处置等过程，确保文件的有效版本和得到有效控制。 2.0适用范围： ? 适用于本公司管理体系文件的控制。 3.0职责3.1综合事务部负责公司管理体系文件的控制。 3.2各部门负责本部门管理体系文件的控制。 3.3工程技术部负责小区图纸.技术图样的管理与控制?。 3.4综合事务部负责管理体系文件原件.质量记录表格原件的保存。 4.0程序4.1本公司文件分为以下四个层次： ? 第一层次质量手册 ? 第二层次程序文件 ? 第三层次作业指导书 ? 第四层次质量记录表格.资料（包括图纸.技术图样等）。 4.2文件的编制.审核与批准4.2.1与管理体系有关的所有文件需按规定程序进行审批才能生效执行。 4.3受控文件的发布4.3.1各部门认为受控文件不合理或因条件发生变化，使原文件不适用而需要更改时，申请部门填写《文
件更改通知单》提交综合事务部，综合事务部把该文件提交原审核部门重新审核，并得到批准。 4.3.2综合事务部对文件进行统一编号，具体方法见《文件编号规则》。 4.3.3综合事务部将文件发送至审核部门审核以及批准部门批准。在审核及批准过程中若未通过，文件自动返回编制部门继续修改。 4.3.4文件分“受控文件”和“非受控文件”两类。受控文件需加盖蓝色“受控文件”章，非受控文件加盖红色“非受控文件”章，作废文件加盖红色“作废”章。没有管理者代表批准，公司员工不得任意复制和外传。 4.3.5综合事务部负责发放文件，并收回作废文件，接收文件人在《文件发放回收记录》签收。 4.3.6综合事务部在相关文件上做好修改记录。每修改一次，改次状态号递增１次。若质量管理体系文件有三分之一的修改时，版本号从A.B.C … … 递增。 4.4受控文件的回收及处理4.4.1综合事务部在发放新文件的同时，应回收相应作废文件。如文件持有部门不能提交旧版本文件时，应提交书面原因方可发放新版。 4.4.2综合事务部对收回的作废文件予以统一处理。
文件和资料控制程序
文件和资料控制程序 1、目的 本程序规定了环境体系文件的编写、批准、发放、回收、使用、评审、修改、保管及销毁的方法。使体系文件处于受控姿态，以保证其有效性、持续适用性。 2、范围 本公司环境体系有关的文件。 3、职责 3．1总经办负责组织体系文件的编写、评审、修改、发放、回收等管理工作。3．2环境手册、程序文件由总经理批准实施。 3．3每三层文件有相关部门编写，环境管理者代表批准实施。 4、工作程序 4．1编写： 4．1．1总经办负责环境管理手册、程序文件的编写工作。 4．1．2各相关部门负责编写第三层文件，技术部负责政策法规的获取。4．2批准： 4．2．1环境管理手册、程序文件由总经理批准。 4．2．2第三层文件由管理者代表批准。 4．3发行回收与使用 4．3．1环境管理手册、程序文件发行由总经办负责，第三层文件发行由相关职能部门负责。 受控文件发放加盖“受控章”，并有统一编号，发放要有发放签收记录。4．3．2编号：环境管理手册按照 程序文件发放按 第三层文件按 政策法规按 4．3．3“受控”文件发放范围为公司内部。 “不受控”文件发放范围评审机构。
4．3．4各部门现场使用的文件必须有“受控”标记的有效版本。 4．3．5发行新文件同时，回收旧版本，（若对于法律或积累知识需要而保留旧文件，应注明“作废”、“回收保留”等方式明确标识以区别。4．4评审、更改： 4．4．1每年底由总经办组织对文件评审，原编写部门按评审结论进行修改，并按原审批。 4．4．2管理评审对文件提出修改意见要求时，原文件编制部门按原程序修改。 4．4．3原文件编写部门有修改要求时，可以组织修改，按原审批程序审批（当使用者有修改要求时，可以向原编写部门申请。 4．4．4更改方式： 修改内容以文件变更通知单的方式通知原文件持有部门。 变更内容大时更换版本。 4．5文件保管 4．5．1环境管理手册、程序文件接收者保管，第三层文件原稿由发放部门保管，法规原稿由获取部门保管，以上保管期限为长期。 4．5．2各使用现场，受控文件，由现场负责人保管。 4．5．3受控文件原稿保管部门必须建立本部门的发放受控文件目录或一览表。 4．6旧版本受控文件销毁 4．6．1因更换版本，从现场回收的受控文件，由回收部门立即销毁。4．6．2更换版本后，旧版本的原稿由保管部门保存一年后销毁。 4．6．3方式：打碎或焚烧。 5、相关文件 5.1文件发放登记记录