电子公文管理办法

电子公文管理办法

第一条为进一步实现电子公文管理的规范化、制度化和科学化，根据项目部公文处理办法和项目部办公管理信息系统建设发展要求，制定本办法，请遵照执行。

第二条电子公文是指各级机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式，能被计算机处理、拷贝、存贮和现代数据通信技术传递的公务文书。电子公文主要通过计算机网络，以电子函件附件和网页等形式发布。

第三条电子公文的种类与纸质公文种类及行文规则相同。电子公文的格式与纸质公文的格式除无印章外，亦应基本相同。下载公文时，字体大小、每页行数、每行字数按照公文的排版要求执行，公文要素不能缺项。电子公文印章以及加密技术的应用规范待技术完善后，另行制定。

第四条电子公文同纸质公文有同等效力，并予先行办理。各单位、各部门应积极推广电子公文，逐步减少纸质公文的数量。

第五条项目部局域网分行政文件和党委文件，办公室和党委工作部是正式电子公文的发布部门，机关各部室以项目部名义向基层单位发送正式电子公文时，必须到两办办理同纸质公文相同的登记取号手续。通过局域网或电子邮件发布的正式电子公文，一般不再使用纸质文件下发。

第六条项目部办公室和党委工作部分别办理互联网邮箱，收取外部来文。

第七条各单位办公室是电子公文处理的管理机构，主管本单位的电子公文处理工作，负责制定并组织实施本单位电子公文的管理办法，指导、检查和督促下属单位电子公文处理工作。

第八条各单位、各部门应有专人掌握电子公文的收发、分办、传送、存贮、立卷、归档和删除等专门知识和操作技能，做好电子公文的日常处理工作。机关其他工作人员亦应熟练掌握办公信息系统网络各项功能及文字编辑技能。

第九条电子公文办理分为收文办理和发文办理。

1．收文办理。

⑴各单位、各部门要指定专人负责，每天至少上午上班后1小时和下午下班前1小时两次开机上网查阅电子公文。电子公文下载后，按收文时间将其保存至相应文件夹或软盘中以备存查。

⑵各单位收到需要办理的电子公文后，由负责处理电子公文的专（兼）职人员下载并打印A4大小的纸质文件，填写收文日期、收文编号，尽快送领导阅批。如使用项目部局域网，亦可通过网络进行公文的流转。其他人员未经领导批准不得随意下载、复制电子公文。

⑶各单位或部门应建立电子公文收文登记本，收到电子公文后及时进行登记。

⑷项目部机关各部室所收的电子公文原则上不再打印纸质文件，各部门负责收发文件的人员应在本部门计算机上建立电子公文专用文件夹，对所收的电子公文进行保存，以备查阅。

⑸其它收文办理程序同纸质公文。

2．发文办理。

⑴文字编辑必须使用microsoft office word文字处理软件，保证电子公文表格能够上网。若软件换版或升级，应及时更换。

⑵发文办理程序与纸质公文基本相同，只是发送方式不同。文件成型后，将电子公文通过微机上网发送受文单位，并拷贝后备，同时印制少量纸质文件存档。凡容量大于500千字节的电子公文应进行压缩或分批通过电子函件发送。

⑶电子公文的网面发布功能（包括登记新信息、修改、删除等）权限，仅限各单位、各部门负责发文的人员所有，其他人员无权在网上发送、修改公文，保证电子公文的准确性、有效性和安全性。

⑷各部门使用电子函件发送电子公文后，原则上不再发纸质公文，并在电子函件主题一栏的文件标题后注明“不再印发”字样。凡涉及各单位需要向上一级清算的文、电，除发送电子公文外，同时印发纸质文件，并在电子函件主题一栏的文件标题后注明“随后印发”字样。特殊情况不便使用电子公文的仍采用纸质公文发送。

⑸发送电子公文时，电子函件主题栏中应注明“文件名称”、“发文字号”、“印发与否”字样。例如：《关于启用新印章的通知》（中交京沪办字〔××××〕××号）（不再印发）。

⑹保密文件暂不上网发送。

第十条电子公文归档：收文机关下载电子公文后，使用A4纸打印，归档方法同纸质文件。

第十一条电子公文介质（包括硬、软磁盘、光盘等）的销毁，

等同纸质公文的销毁，需经主管领导批准，进行登记并由两人监销，确保不丢失、不漏销。

第十二条本办法由项目部办公室负责解释。

第十三条本办法自发布之日起施行。