会计电算化第五章重点

第五章

1、会计核算的主要内容：设置账户、填制和审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查、编制报表等，其中前三个部分是整个会计核算工作的基础，称为账务处理。

2、账务处理特点：⑴规范性强，一致性好，易于通用化。账务处理的基本原理复式记账法。

⑵综合性强，在整个计算机会计系统中起核心作用，是整个计算机会计系统数据交换的桥梁，也是最基本的一个子系统。它与其它子系统不同之处在于：①其它子系统不仅用货币作为计量单位，而且还广泛使用实物量单位，账务处理系统是以货币为主要计量单位的。②账务处理系统还要接受其它子系统产生的记账凭证以记账，还要提供某些账表数据给其它子系统使用。⑶控制要求严格，正确性和及时性要求高（但并不意味着别的子系统这些方面不高）。

3、账务处理程序：也称账务处理流程，是指在会计核算中根据记账凭证登记总账和明细账以及日记账的方法。在会计电算化下，计算机账务处理系统的处理目的、核算原理和方法与手工账务处理基本上是一致的。

目前较为典型的计算机账务处理程序有⑴日记账文件核算程序：特点是，在系统内建立凭证、日记账、明细账和科目余额等四种主要文件。优点：易于接受，查询和输出方便。缺点：数据重复存储，占用存储空间较多。⑵凭证文件核算程序：特点是，只建立记账凭证和科目余额两个主要账簿文件。优点：减少数据重复存储，节省存储空间，登账简单。缺点：查询和打印比较困难，延长时间。

4、账务处理系统的初始化：电算化会计系统正式启用之前要进行系统的初始化，相对与手工来说它的内容更为广泛。只有初始化工作完成后，才能进入正常的计算机日常账务处理。初始化阶段会增加会计人员的工作量。以下是初始化的一般内容：

5、建立账套：是启用会计账务处理系统的第一步，在建立过程中通过设定规则、方法和要求，将一个通用的账务处理系统转化为一个适合自己实际需要的系统。一般建立账套由系统管理员启动初始设置模块来完成。一个账套代表一个核算主体完整的账簿体系。建立账套须设置内容：⑴账套代码：是账套在系统内的唯一标识，不能重复，系统一般用账套代码来区分不同账套的数据。⑵账套名称：供用户使用的标识，可是单位名称也可另取。⑶单位名称：单位的完整名称，供打印或显示报表时使用。⑷启用日期：指系统开始进行账务处理的时间。

⑸行业性质：核算单位所执行的会计制度，选定后系统自动将该行业通用的会计科目添加到系统的会计科目文件中，可以减少初始化时会计科目录入的工作量。⑹科目编码规则：也称科目代码结构，是指本账套所用会计科目的代码的编制规则。包括两个方面：①会计科目分为多少级。②某一级科目可能最大的数目是多少。账套建立后，科目编码规则将不允许修改。

6、设置会计科目：会计科目是对经济业务和会计核算具体内容所作的科学分类。会计科目的一级科目的编码、名称、使用说明等是由财政部统一规定的，企业无权修改。但可自行设置下级科目，但必须有上一级科目才能设置下级科目。设置时应注意：①唯一性：每个代码只能代表唯一一个科目。②标准性：行业之间应采用相同的标准。③可扩充性：方便以后增加会计科目时的操作。④简明性：结构清晰，位数不要太长，以便识别和记忆。

7、设置科目时需输入的内容：①科目代码：不能重复、不能空。②科目名称：可以是汉字、字母或是混合表示，但不能为空。③助记码：为了方便设置而设置，可有可无。④科目类型：一般可从上级科目继承，但也有少数科目的类型和上级科目不同，如：“坏账准备”等。⑤

账户格式。⑥辅助核算。

8、会计科目的增减和修改：⑴增加时，其上级科目必须已存在。如果一个明细科目已经有发生额或余额，一般不允许增加下级科目，但也有要求确定分配好后可以增加，对于这种情况最好在年初才做调整。⑵修改科目时，如果科目已经使用，则代码不允许修改。如果一个科目有下级科目或设有的辅助账已经使用则代码也不能修改。⑶删除科目时，已经使用的不能删除，有下级科目的只有在下级科目也准备且可以同时删除时才能删除，如有辅助账且已使用的也不能删除。

9、录入初始余额：①如果账套启用日期是年初，则只需录入年初余额；否则要录入启用月份的期初余额以及启用月份前的累计发生额，如在3月份启用，则要输入3月的期初余额和1、2月份的累计发生额。②只能录入明细科目的余额。③录入时余额不能为负数，只能通过改变科目的余额方向调整。另：只有借贷方发生额和余额都已平衡，录入的资料才是正确的，这时才可以启用账套。

10、由于计算机系统中信息较多存放在磁性介质上，更改资料时可以不留痕迹。每个系统只有一个超级操作员也叫系统管理员，只有系统管理员才有权注册本账套的操作人员和授予操作人员操作权限。经注册的人员可凭自己的口令才能进入系统。

11、凭证类型设置：在计算机系统中，理论上讲凭证分类已不再需要，但也可以对凭证进行分类，如不分类则系统会自动采用缺省的凭证类型即不分类。

12、以上操作都属于系统的初始化，完成后就可开始日常的会计业务处理工作了。

13、一般会计系统采取的方法是对各种类型的凭证均采用统一的凭证格式。在输入凭证时系统可以①按各类凭证自动产生连续编号。②按操作员登录时的日期预设凭证日期。③可用摘要代码输入摘要。注：输摘要时可用代码、热键（Alt +空格、Alt + =）、自己输入、或自动复制。④科目的输入只用科目代码输入。

14、凭证错误检查：一般软件所采用的检验措施有⑴凭证号检验：凭证号是凭证的一个标识，同一类型的凭证不允许重号和漏号。⑵凭证日期检验：包括①不合理日期②操作当天以后的日期，还没到的日期不应该有业务发生③已结账的会计期间的日期，结账后不允许输入本期凭证。另：大多数软件允许填制跨月凭证，即上月未结账可以填制下月凭证，但不能登账。⑶科目代码检验：输入时会计科目必须①已经存在②明细科目③符合凭证类型④合法对应科目：如，借方累计折旧，贷方销售就是不合法的对应科目。⑷金额检验：只能检验借贷双方是否平衡，如果借贷双方同时错误，则系统检查不出来，这时需要人工加以检查和控制。

另：只有通过全部检验的记账凭证才能存入系统。

15、凭证打印输出目的：①打印机制凭证②打印录入的凭证供核对使用。

16、凭证审核：包括审核凭证的合理性、合法性、正确性和完整性等。在计算机系统中不管是录入的凭证还是自动转账的凭证都要经过凭证审核方可登账，作废的凭证也要审核，但不被记账。“凭证审核”是所有账务处理软件所必有的功能。

17、凭证修改和删除：修改方法是先用查询的方法找出要修改的方法，再用填制凭证的方法修改。①已审核的凭证必须先取消审核后才能修改。②已记账的凭证不能修改，只能用红字冲销法冲销错误凭证或用补充更正法更正。③除了每一类型的最后一张凭证，一般不允许修改凭证的类别和编号。④除了每一类凭证的最后一张凭证外，其余的凭证不能被删除。

18、登账：也叫过账或记账。就是把记账凭证的信息登记入总账、明细账和日记账。在计算机账务处理系统中，登账由系统自动完成，只是一个数据处理过程而已。在电算化中，可以一天登一次账、一天数次也可以几天一次。注：只有审核过的凭证才能登账，已记账的凭证不能再修改，只能用红字冲销法和补充更正法更正。上月没结账本月不能登账。另：如果登账过程中出现中断，一般系统都可以自动调用“恢复登账前状态”功能恢复数据。

19、结账：在一定时期内所发生的经济业务全部登记入账的基础上，结算出各种账簿的本期发生额和期末余额。注：结账后不能再输入本期的凭证，因为结账实际上是终止本期的账务处理工作。结账每月只能一次。结账前应注意：①上月没结账，不月不能结账。②本月的记账凭证是否全部登账，有未登账凭证，本月不能结账。③是否编制了月末结转凭证，如果没有，应先编制有关转账凭证。④结账之前应做好数据的备份。

20、银行对账：对账是指企业的银行日记账和银行出具的对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表。还没有核对上的业务称为未达账项。双方已核对上的称为已达账项。利用计算机进行银行对账可以在账务系统启用当月开始，也可从以后某月开始。但都应该在首次使用时的月初将上月的未达账项录入系统。

步骤：⑴初始化未达账项：此步骤只是在第一次使用时才要，以后都都不需要。⑵输入银行对账单：是日常每个月进行对账的第一步工作。⑶自动银行对账：有两种方式，①结算票据号+金额：票据号和金额相同则认为是相同业务。②金额与方向：金额相同且方向相反则认为是相同业务。通常都是先用第一种。有四种情况：①一对一②一对多③多对一④多对多。只有第一种情况才能自动对账，其余要手工参与。⑷手工对账。⑸输出银行存款余额调节表。

21、数据查询和输出：包括日记账查询（有三栏式、复币式、数量金额式）、明细账查询（三栏式、复币式、数量金额式、多栏式）、总账和科目汇总表查询和综合查询。注：明细账与日记账的区别在于不需要日小计。在计算机系统中，总账一般可以包括各级科目在某一会计期间的期初至期末的发生额合计和这些会计科目在此段时间期末的结存余额。

22、数据备份：指将存放在计算机硬盘上的数据复制到软盘或其它硬盘的一个过程。它是经常性的工作，至少一月一次。AB备份法：指数据备份A和B两份。A份是每天或每周备份一次，B份是每隔一周或10天或半个月备份一次。用A备份能恢复到最新状态，B备份能恢复到较近状态。每月结账前应同时做好A、B两份备份。另外，A和B最好放在相隔较远的不同地点。

23、数据恢复：与数据备份是一个相反的过程。数据恢复具有覆盖性，不正确的操作可能会反过来损坏有用的内容。

24、历史数据删除：被删除的数据一定已做了备份；被删除的账表一定已打印出来；不要删除本年度及上年度的数据。

25、操作日志：是对系统操作运行情况的记录。用户应定期打印并保存操作日志，同时删除已打印的日志以释放空间。