论现代秘书必须具备的素质

试论现代秘书必须具备的素质

秘书工作根据其层次高低的不同，对其应具备的综合素质的要求也不同。凡有志于作好秘书工作的人，对自身的要求应是全方位的。

素质是成事之基，是立身之要。在新的历史条件下，领导工作对秘书人员的政治素养、专业知识、综合能力、心理素质、人际关系、思想观念等方面，都提出了新的更高的要求。秘书应具备坚定正确的政治方向、较高的理论政策水平、实事求是的思想作风和淡泊明志、乐于奉献、踏实细致、一丝不苟的工作作风。

秘书素质的好坏是造就高素质秘书队伍，推动秘书事业健康发展，保证各项工作正常运转的关键。因此，研究秘书素质问题有着重要的现实意义。

一、素质及其对秘书工作的作用

素质，是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面，经过长期锻炼、学习所达到的一定水平。它是人的一种较为稳定的属性，能对人的各种行为起到长期的、持续的影响甚至决定作用。

秘书作为领导身边的参谋、助手，工作的特殊性决定了必须具有较高的素质。首先，高素质是秘书辅助领导贯彻执行好党的路线、方针、政策的可靠保证；其次，高素质是提高秘书部门工作质量和工作效率的重要依托；第三，高素质是建立一支符合时代要求的优秀秘书队伍的需要。秘书人员贴近领导，直接为领导的工作服务，必须有较高的思想水平和政策水平，过硬的专业能力，高速的办公效率，既能深刻领会党的路线、方针、政策，又能熟悉和掌握本地、本部门的情况，把“上情”与“下情”有机地结合起来，运用现代化办公手段，创造性地开展工作，做好综合服务，才能适应时代要求，充分发挥秘书职能，做好秘书工作。

二、秘书从业人员必须具备的素质

(一)优良的思想政治素质

1、坚定的政治立场和政治态度

能否坚持正确的政治立场，对于秘书人员来说是十分重要的。尤其是在国际形势纷繁复杂，国内改革逐步深化的今天，秘书人员必须站在党和人民的立场来想问题、办事情。不管在任何情况下，都要在政治上、思想上、行动上与党中央保持高度一致，自觉地贯彻落实党的路线、方针、政策。

2、较强的政治识别能力

秘书工作有较强的政治性，具备较强的政治鉴别力有利于秘书人员毫不动摇地坚持党的路线、方针、政策，按党的要求做好各项工作；有利于在工作中分清是非，奉公守法和正确对待改革开放中的新情况、新问题，并正确地研究和解决。

3、较高的遵守纪律的自觉性

纪律具有十分重要的意义，正是依靠铁的纪律，我们的党才能和人民群众万众一心，取得改革、发展、稳定的大好局面，取得政治、经济和社会的全面发展。

纪律是我们事业成功的重要保证。就秘书人员而言，纪律是推动一切工作正常运转的根本。由于秘书人员贴近领导，辅助领导工作，所以必须高度自觉的严格要求和约束自己，把自己置于组织合群中的监督之下。

(二)良好的职业道德

职业道德是人们从事具体职业活动所应遵守的行为规范，是道德在各行各业的具体表现，充分反映了社会对各行各业的根本要求。各行各业都有自己特定的道德规范，秘书工作也是如此：

1、热爱祖国，为人忠诚

这既是每个中华人民共和国公民最基本的人生准则和道德规范，也是秘书人员最基本的行为准则。忠于职守，即使忠于党，忠于国家和人民利益的具体表现，也是要为本单位、本机关努力做好工作的要求，这两个方面从根本上是统一的，秘书人员要把他们结合起来。

2、工作积极，求真务实

服务领导是秘书工作的基本职能。市场经济瞬息万变，令人难以把握，秘书人员要强化主动服务，及时把握经济运行和社会发展变化情况。一要认真为领导决策服好务，做到知情早、晓事快、见事深、谋事准，坚持换位思考，多角度、全方位看问题；二要认真为基层群众服务，转变作风，走出机关，深入基层，听取呼声，做到下情上达，上情下传，互相沟通；三要讲求效率，求真务实。工作要雷厉风行、讲求时效。

3、与人为善，团结友善

秘书工作头绪极多，同上下左右发生联系，涉及面广，往往需要多方面合作共同完成。因此，秘书人员要有团结合作的精神，与各个方面人员搞好团结，相互配合，步调一致。

4、谦虚谨慎，平等待人

秘书人员接触机要，接近领导，在人们心目中是领导机关和领导的代言人。他们的言行、道德修养、工作作风往往对群众影响很大。因此，秘书的一言一行、一举一动都要从维护领导机关的威信出发，摆正自己的位置，为领导当好参谋。

(三)扎实的业务素质

业务素质是能力的标志，也是其他素质的一种反映，又是各类素质综合发挥作用的重要条件。对于秘书人员来讲，业务素质主要包括以下几方面：

1、观察力

秘书的观察力是秘书智力活动的门户和源泉，秘书良好的观察力应具备以下品质：

(1)观察时具有目的性

观察的目的性要求根据秘书活动的需要，明确观察的对象、要点、步骤、方式和方法。

(2)观察的客观性

客观性就是不受各种干扰因素的影响，从客观事物本身的实际出发，实事求是，准确反映客观事物的本来面目。

(3)观察事物时具有全面性

一名称职的秘书应能站在领导者的高度，以全局的目光，对事物进行全方位、多视角、多层次和相互联系的观察，避免片面和孤立地看问题。

(4)观察一定要有敏锐性

敏锐性就是能够在较短时间内捕捉到事物的特征和本质规律，善于发现容易忽略的东西，为领导提供鲜活、及时的信息。

(5)观察还要具有良好的理解性

秘书的观察活动中，要有思维的积极加入，要对信息进行必要的整理、比较、分析和综合，观察才能收到良好的效果。

2、记忆力

秘书作为领导者的综合辅助人员，其职责范围广，头绪多，时效性强，需要具有良好的记忆品质。这些品质包括：

(1)记忆要敏捷

记忆同样的内容，有的人需要花很少的时间，有的人则能迅速记住。这就是记忆是否敏捷的问题。秘书活动的时间要求很强，如听取领导口授指示、交代任务、接打电话等，都需要快速记住感性材料，不允许用长时间进行记忆。

(2)记忆内容具有准确性

准确性就是客观、正确地记住感性材料，追求准确无误，不可模糊含混、似是而非。

(3)记忆时间要有持久性

秘书活动的特殊性，决定了其对某些材料须做持久的记忆，如基本知识、规章制度、党和国家的重要方针政策、本单位的重大情况和重要数据等。秘书应根据工作需要，对上述材料较长时间地保持记忆。

3、思维力

秘书必须具备良好的思维能力，勤思善谋，发挥参谋和智囊的作用。

4、想象力

秘书只有在获取大量信息的基础上参与想象力，才能使智力腾起来，翱翔天际，“思接千载，视通万里”，从而进行创造性思维和有效的辅助活动。

5、注意力

在秘书的智能活动中，注意力起着组织和维持的作用。如果没有注意力的参

加，智力活动乃至一切心理活动就难以顺利而有效地发生、发展和形成。一个优秀的秘书必须具备良好的注意力，不断地在实践中培养和改善，否则将难以有作为。

6、表达能力

秘书要传递和反馈信息，要为领导出谋献策、充当参谋，需要较强的表达能力。表达能力主要有两种形式：

(1)文字表达能力即写作能力

是秘书尤其是文字秘书的基本功和“看家本领”。现代秘书的写作范围很广，但主要是要善于撰写各种体式的公务文书和常用的应用文书。

(2)口头表达能力

此即运用口头语言表达事物、事理的能力。秘书经常向领导口头汇报工作、回答问题、提出建议，或代表组织到下级机关口头传达领导指示，或随同领导参加会议、会谈，或到基层作调查研究，或协助领导协调关系、对外接待等等，需要使用口头语言的机会很多。这就要求秘书讲话时既要言之有物、言之成理、简练生动，又要条理分明、口齿清楚、普通话使用正确。

7、办事能力

“办文、办会、办事”历来被称为秘书的三大任务。秘书每天都要面对大量的事务工作，如文书事务、会议事务、接待事务以及电话、值班、印信等事务，还有领导交办的事务等等。秘书必须具有较强的办事能力：首先要熟悉机关、单位各部门的职权范围，知晓办事渠道，熟悉办事程序，了解有关的业务情况；其次需要有较强的应变能力和交际能力。只有这样，才能提高工作效率。

8、管理能力

管理主要是单位各级领导者的职能。秘书作为领导的助手和参谋，具有辅助领导进行管理的职能，必须提高自身的管理能力。秘书的管理能力主动体现在辅助领导计划、辅助领导组织实施、辅助领导沟通和协调、辅助领导控制等方面。

9、操作能力

秘书的操作能力是当代秘书高效率实现秘书活动所必须具备的能力。随着新技术革命对社会各个领域的冲击，秘书仅靠两只手、两条腿、一支笔、一张嘴的工作方式，已难以适应时代的需要。一个称职的秘书，必须具有对办公设备、器械和技术的熟练操作能力，以适应社会发展，跟上时代步伐，更有效地完成自己的本职工作

10、分析综合能力

分析综合，就是要善于透过现象看本质，从个别的事物中找出他们的内在联系和规律性。秘书人员能否较好地发挥参谋助手的作用，很大程度上取决于分析综合能力的强弱。因此，秘书要自觉以科学的理论来指导自己的工作，提高思维能力，善于从多种思路、多种方法来探求同一种事物，尽量做到举一反三，触类旁通，随机应变能力。秘书承担大量事物性工作，常会出现一些意想不到的情

况，这就要求秘书人员要有遇事不慌、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要机动灵活。

(四)健康的心理素质

秘书的心理素质是决定秘书活动和行为好坏的一个重要因素。秘书工作的职业特点决定了秘书人员必须具备多方面的心理素质。秘书心理素质的好坏，集中表现在秘书的角色意识上，角色意识对于秘书的工作具有指导意义。秘书的角色意识是指秘书个体在社会实践中发展起来的，通过思维、语言为核心的心理活动，对所从事的职业的认识和评价。秘书必须具备如下六个角色意识：

1、自我意识

秘书的自我意识是指秘书对自身和所处环境关系的认识和感受,它是秘书现代意识的内容之一。虽然秘书工作具有很强的服从性、服务性特点,但秘书又是具有独立人格和独立思维能力的个体,特别是在改革开放的今天, 一方面，秘书受开放环境的影响,应该具有较强的主动性和能动性；另一方面,他们多半受过较高层次的教育,更应有思考的独立性。如果没有自我意识,何言“参与政务”?又何言“管理事务”?因此,作为秘书,应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力 ,以便在领导决策前为之提供有效的依据,在领导决策后正确领会并执行其意图。

2、信息意识

当今时代是一个信息时代,增强信息意识是秘书提高工作效率的重要保证。秘书每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息,秘书应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的取舍，把最有用的信息提供给领导。这就要求行政秘书必须具备敏锐的洞察力，而敏锐洞察力的形成又是以丰富的知识为基础的。秘书丰富的知识不仅指书本上所学的自然科学和社会科学知识，而且包括对单位现状和前景的深研，对基层工作和民意的了解，这些都有助于秘书人员对信息的发掘和掌握。

3、超前意识

超前意识是秘书在领导决策之前的思维活动和心理感受，它受秘书自身素质、思维方式和对情况、资料的熟悉、占有、掌握程度及信息敏感度等因素的影响。秘书科学、准确的超前意识，可以对领导决策发挥积极的推动作用；反之，则有可能影响领导决策的正确性。而参与意识和效率观念则是秘书树立超前意识的前提。一是秘书必须具备强烈的责任感和使命感，积极主动地参与领导的工作，不仅仅满足于为领导服务、对领导负责，而且要时时意识到自己的工作是全局性活动的一部分，从而克服“不在其位，不谋其政”的消极观念；二是秘书要有强烈的时间观念和效率观念，事事走在领导面前，成为领导的马前卒，这样才能掌握最新信息，并据此对事物的发展做出正确的判断、推理和科学的预测、合理的评估，为领导决策提供参考。正确的超前意识一旦为领导者所接受并转化为领导意识，将在领导决策中发挥重要作用。

4、创新意识

过去对秘书的创新意识明显重视不够，只承担大量的收文、发文任务，对报

告、请示不提处理的初步意见，一方面，秘书无形中变成了领导的通讯员、传真机和翻译员，自然起不到“参与政务”作用，影响了工作的积极性；另一方面，领导者事必躬亲，陷入烦琐的事务性工作中，影响了对全局工作的准确把握。在新形势下，要发挥秘书的创造性，就要发挥他们的主观能动性，大胆地让他们出点子、想办法，分担领导的一些具体工作，做领导名副其实的参谋和助手；领导同志也应该给秘书以充分的信任和支持，不要仅在收发文本或文字材料上提要求，而应给他们在其它方面提供锻炼和创新的机会。

5、竞争意识

目前，秘书的文化层次呈上升趋势，高学历者越来越多，这固然是一个优势，但高学历并不一定就有高水平，高学历者还必须埋下头、扎下根在实际工作中不断学习，加强锻炼，使理论和实际相结合，以便增强竞争力。有的秘书虽然工作时间较长、实践经验丰富，但知识老化，必须继续学习新的知识，以适应形势的发展和竞争的需要。所以，秘书无论文化层次高低、经验丰富与否，都要具备竞争意识，只有在竞争中，才能加快工作节奏，提高工作效

6、责任意识

秘书工作态度和工作质量的好坏，在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识，秘书才能随时随地注意维护单位的形象和声誉，才能做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在处理任何事上，都表现出良好的思想文化和职业道德素养，才能真正提高秘书工作的质量和水平。

秘书人员素质直接关系到秘书能否完成好本职工作，做好领导的参谋助手，将各项工作落实到实处，促进社会各项事业不断向前发展。造就一支政治强、作风实、业务精、素质高的秘书队伍，是建设社会主义现代化事业的客观要求，也是新时代对我们秘书从业人员提出的一项新课题，是一项长期的任务，秘书工作者要在实践中积极探索，积累经验，逐步提高。

秘书工作的本质就是为领导服务，而充分发挥枢纽作用、参谋作用、助手作用、综合协调作用和反馈沟通作用则是秘书工作的主旨和核心。在新的历史时期，秘书人员要以积极态势快速跟进,要不断提高秘书队伍的整体服务质量和水平，为秘书工作开辟一片新的天地。