办公室文员应知应会

办公室文员应知应会

一、办公室文员的任职条件

办公室文员工作比较繁琐，这就要求办公室文员一定要反应快、身体好、事物接收能力强。一般要具备以下条件：

1、大专以上学历，相关文秘类专业优先考虑。

2、了解制造行业相关知识，了解行业中相关的管理经验。

3、对专业知识要求一般，熟练掌握计算机办公软件的应用。熟悉复印机、传真机性能，掌握使用技巧。

4、能够比较合理地安排工作计划，能够比较及时、正确地完成各项工作。对本身职务定位、工作内容把握基本准确，比较准确的理解上级的指示、意图和所布置的工作；对所学知识能够较为迅速的理解和掌握。

5、能准确判断一般性问题，掌握其实质，找到合理、有效的解决方案。表达内容准备基本充分、主题基本明确、构思基本清楚。

6、身体健康，精力充沛，能够胜任本职工作。

7、熟悉礼仪规范，举止文雅、有职业素养，性格温和，善于沟通；工作负责、细致认真。

8、能熟练应用计算机处理各种公文、材料、表格。

二、办公室文员的职责

1、接听电话；接待来访人员。

2、负责办公室档案收集、整理工作。

3、负责传真件的收发工作。

4、做好会议记录并形成文件。

5、负责办公室物品的保管工作，做好领用登记。

6、管理好员工人事档案材料，建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。

7、负责招聘的相关事宜初，包括面试人员的信息采集并组织复试。

8、负责合同及公司文件的保管，做好借阅登记，严格执行文件管理制度。

9、制定相关的规章制度。

10、完成领导交办的其他工作。

三、办公室文员的应知应会

（一）办公室文员应知

1、知道公司概括：公司的企业发展史，企业规模，主要业务范围，企业文化。

2、知道全公司的组织架构：公司各级部门，科室的人员情况、大体工作内容。

3、知道公司的各项规章制度：行政管理制度、办公室管理制度、奖惩制度、考勤制度、人事管理制度。

4、知道本岗位的工作流程及标准。

5、知道本岗位工作目标及职能：负责公司来客的接待、来电的处理及各种文档的打印、复印，完成领导交代的其他事宜，督促其他部门人员完成日常行政事务。

6、知道本岗位的具体工作内容：

6.1、来访人员的引领、接待、登记。

6.2、电话的转接、过滤，传真的收发和及时转交。

6.3、接收、寄发公司各种信件、资料、刊物，保管公司资料，做好借阅登记。

6.4、办公用品的保管、分发、出库、入库统计，建立分类台帐。

6.5、公司及各部门通讯录的及时调整和提供。

6.6、每月考勤的登记整理。

6.7、记录公司各项会议的内容、参会人员、时间、地点。

6.8、车辆的管理，包括车辆使用记录的登记，车辆加油的管理以及公车油耗的计算。

6.9、管理员工人事档案材料，建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。

6.10、负责招聘的相关事宜初，包括面试人员的信息采集并组织复试。

6.11、协助部门经理组织策划大中型活动，能与部门共同配合圆满完成任务。

6.12、做好准备应对随时发生的一些办公室琐碎事务，处理和建立好与各部门间的关系，能够与其他部门合作，圆满完成任务。

（二）办公室文员应会

1、应具有的工作能力：

1.1、来访人员的能力，听电话的应对技巧和电话礼仪。

1.2、协调各种琐碎工作和事务得能力。

1.3、作出时间计划的能力。

1.4、文件表格制作能力。

1.5、文件档案资料管理能力

1.6、职位应具备的专业技能知识。

2、会使用办公软件以及打印机、复印机等办公设备。

3、会与人沟通，协助处理行政事务。

4、会使用各种常用办公软件，包括Word、Excel等办公软件。

5、会计算各个车辆的油耗。