公司质量管理程序文件细则

XXXX有限责任公司有限公司程序文件

（依据GB/T19001—2016/ISO9001:2015编制）

发布日期：2020年8月1日实施日期：2020年8月1日

XXXX有限责任公司有限公司程序文件（依据GB/T19001—2016/ISO9001:2015编制）

X 版

受控状态：

受控号：

审核：

批准：

发布日期：2020年8月1日实施日期：2020年8月1日

目录

序号文件编号文件名称

1 X-7503—2020文件控制程序

2 X-7503—2020记录控制程序

3 X-7401—2020信息沟通与协商控制程序

4 X-4201—2020法律法规和其他要求管理程序

5 X-9301—2020管理评审控制程序

6 X-9103—2020数据分析控制程序

7 X-7102—2020人力资源管理程序

8 X-7103—2020基础设施管理程序

9 X-8501—2020生产和服务提供的控制程序

10 X-8201—2020合同评审控制程序

11 X-8401—2020外部提供的过程、成品和服务控制程序

12 X-8501—2020产品防护控制程序

13 X-8201—2020顾客满意度分析和评价管理控制程序

14 X-8502—2020标识和可追溯性控制程序

15 X-9101—2020监视和测量设备控制程序

16 X-9201—2020内部审核程序

17 X-9101—2020 产品的监视和测量控制程序

18 X-1002—2020不合格品控制程序

19 X-1002—2020纠正措施控制程序

20 X-1002—2020预防措施控制程序

1 目的

对质量管理体系文件的编制、批准、发放、更改、回收、作废和销毁等进行控制，

包括外来文件的管理，确保各单位及时得到并使用有效版本，防止非预期使用。

2 适用范围

本程序适用于公司质量管理体系文件（简称体系文件）的控制。

3 职责

3.1质量管理部负责公司质量手册和程序文件的编写、发放和管理。

3.2综合管理部（纪委工作部）负责电子文件的发放和管理。

3.3各单位负责相关文件的编制、发放和管理。

3.4各单位负责本单位与质量管理体系有关文件的存档和管理。

3.5外来文件由各归口单位进行控制。

4 工作程序

4.1文件的分类

4.1.1质量手册(包括形成文件的质量方针和质量目标)。

4.1.2质量管理体系程序文件。

4.1.3质量管理体系作业文件：包括企业活动所依据的相关法律法规、管理类文件、

技术类文件（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）、工作程

序类文件（部门工作标准）和岗位工作（作业）类文件（岗位责任制和任职要求、操

作规程等）。

4.1.4质量管理体系记录。

4.2文件的编制

4.2.1质量管理部负责组织按《XXXX有限责任公司有限公司质量管理体系文件编制导则》编写公司质量手册和质量管理体系程序文件。

4.2.2各单位负责相关文件的编制。

4.3文件的审批和发布

4.3.1质量手册由管理者代表审核，呈报最高管理者批准、发布；程序文件由质量管

理部经理审核，呈报管理者代表批准、发布。

4.3.2各单位负责编制相关作业文件，由该单位主管领导审核，呈报公司主管副总经

理批准、发布，外来文件由各归口单位负责收集、登记、发放管理。

4.3.3电子文件的审批，各单位形成的文件发放前必须按照文件发放控制程序审批，且以适当的载体保存文件审批记录、文件的原件，并做好标识。

4.3.4电子文件经审批后通过公司OA发放，各行文单位需确认接收文件终端或人员。

4.3.5全体人员都有责任检查并确保使用的文件是有效的最新版本。未经授权不允许拷贝或打印。

4.4文件的标识和发放

4.4.1质量手册、程序文件及作业文件在其首页加盖“受控”章和受控号进行控制，质量手册、程序文件受控号为“文件使用单位代码—文件发放顺序号”；作业文件受控号为“文件使用单位代码—文件分类代码—文件发放顺序号”。凡受控（盖受控章的）文件必须跟踪修改状态，而非受控（不盖受控章的）文件不予跟踪修改。

4.4.2受控文件的发放由文件编制或管理单位确定文件发放范围，填写“受控文件发放（回收）登记本”登记发放，“受控文件发放（回收）登记本”要妥善保管，必要时作电子版备份。

4.4.3文件发放也可在公司内部计算机网络上发布，具体按综合管理部（纪委工作部）的规定执行。

4.4.4外来的技术标准、法律法规不加盖“受控”章，由归口管理单位定期进行审核，并编制《年度有效外来文件清单》。凡过期的作废文件应隔离存放并做失效标识，以保证在现场使用的外来文件均为有效版本。

4.5文件的管理

4.5.1文件管理和使用单位要指定专人负责文件的建档、保管、发放工作，建立“受控文件清单”，登记文件名称、编号、数量、受控号、文件归口单位等，同时要防止文件受潮、损坏、变质或丢失。

4.5.2需查、借阅受控文件时，经文件管理单位负责人同意后，填写“文件借阅登记表”，方可借阅。借阅的文件要按期归还。

4.5.3文件的持有者，应妥善保管文件，一旦丢失应及时到该文件发放单位填写“文件补发申请表”，说明丢失原因报文件发放单位领导批准后，重新领用文件。新补发的文件重新给受控号。原文件作废，并在“受控文件发放（回收）登记本”上备注。

4.5.4作废文件由文件管理单位按“受控文件发放（回收）登记本”收回作好记录，统一处理。

4.5.5“非受控”文件不跟踪修改，一般不回收。

4.6文件的评审和更改

4.6.1现场使用文件由文件归口单位进行定期评审，并做好记录。

4.6.2文件更改时由文件更改单位填写“文件更改申请单”，说明理由并报文件归口管理单位，经有关人员讨论，原审批者审批，若原审批人不在时，由接替其岗位的人员审批。

4.6.3“文件更改申请单”经审批后，由文件的原编制单位进行更改，如果由其他单位更改时，须经主管副总经理授权，并获取相应背景材料。

4.6.4文件的更改方式、更改量的情况，采用划改、换页和换版。划改即在原有文字上划两道横线，并在适当位置写出更改后的内容；当划改次数超过6次或文字更改量超过该页的1/4时应换页。

4.6.5文件更改后，由文件管理单位按“受控文件发放（回收）登记本”向文件持有单位（人）分发“文件更改通知单”，并填写“修改记录页”。“文件更改通知单”由持有单位（人）留存备查。

4.6.6文件经6次修改或重新排版时应换版，换版按本程序4.2、4.3、4.4条款的有关规定执行。新版文件生效时，原版文件同时作废。文件管理单位应收回全部受控的旧版本文件，统一发放新版本文件。

4.7文件的保存、作废与销毁

4.7.1文件的保存

4.7.1.1受控文件上严禁乱涂乱画及更改，不准私自外借，确保文件的清晰，并易于识别和检索。

4.7.1.2各单位文件由专人保管，并应及时填写“文件接收清单”和“受控文件清单”。

4.7.2文件的作废与销毁

4.7.2.1所有失效或作废受控文件由文件管理单位及时从所有发放或使用场所收回，经评审、核准后加盖“作废”印章，杜绝作废文件的非预期使用。

4.7.2.2需作资料保留的作废文件，需由申请人填写“文件留用申请表”，经文件管理

单位批准后，加盖“保留资料”印章方可留用。

4.7.2.3 需销毁的作废文件，由文件管理单位填写“文件销毁记录”，经原审批人批准后，对作废文件进行销毁。

4.8文件的编号

4.8.1质量手册

X-M-2020

X-XXXX-2020

Q/X-FS-XX-A01-2020

Q/X-FS- XX-JL01-2020

4.8.5单位代码

4.8.7文件要有版号/修订次数

a)版号----用 A、B、C ...表示；

b)修订次数----用 1、2、3 ...表示。

c)A/0--表示第一版，未修订过；B/1--表示第二版，第1次修订

5 支持性文件

5.1《XXXX有限责任公司有限公司质量管理体系文件编制导则》

5.2《记录控制程序》

6 质量记录

6.1受控文件发放（回收）登记本

6.2年度有效外来文件清单

6.3受控文件清单

6.4文件借阅登记本

6.5文件补发申请表

6.6文件更改申请单

6.7文件更改通知单

6.8文件留用申请表

6.9文件接收清单

6.10文件销毁记录

附录一：工作流程图

文件控制程序流程图

附录二：修改记录页

1 目的

为产品实现策划的要求和管理体系的有效运行提供客观证据，实现可追溯性，以及为持续改进提供依据，特制定本程序。

2 适用范围

适用于公司质量管理体系覆盖单位产生的所有记录，包括相关方提供的记录。

3职责

3.1质量管理部负责质量记录的编号、登记及归口管理。

3.2各单位负责本单位所需质量记录的设计、编制、填写及保管工作。

3.3记录填写人员负责所填写记录的完整性、准确性、清晰性。

4 工作程序

4.1质量记录的分类

质量记录是指质量管理体系运行中形成的所有记录（包括声像记录、照片、U盘、文字资料等），也包括来自供方的记录。

4.1.1各项管理记录。

4.1.2各项操作记录。

4.1.3各种监视和测量记录。

4.1.4各种报告。

4.2质量记录的设计

4.2.1记录格式由使用单位负责编制，在保证实现可追溯性的基础上遵循简洁适用的原则编制记录格式。

4.2.2记录编制单位按《文件控制程序》的规定进行记录编号，经单位主管领导批准后方可使用。

4.2.3当记录格式不适应实际工作要求需要更改时，更改单位负责编制新的记录格式。

4.3记录的填写

4.3.1填写记录时，一律用蓝（黑）钢笔/签字笔/圆珠笔填写,填写时字迹要清晰、整齐，能准确识别，填写人员签名时必须签全名。

4.3.2记录内容要完整、齐全，提供的数据、资料要准确，语言要简练，并正确使用符号和法定计量单位。收集和保存的现场记录用原始件（包括记录本身规定的复写

件）。

4.3.3记录一经填写完成不允许涂改，如系笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录上采用“划改”形式进行更改，在更改处画两道横线，并由更改人签字或盖章，但应保留原有记录的可识别性。

4.4质量记录的标识

各单位负责收集和管理本单位在体系运行中形成的记录，并按记录编号进行分类汇总、保管，编制本单位的“QHSE记录管理册”。

4.5质量记录的传递和搜集

各单位在体系运行中形成的记录，由相关人员负责填写，经审核后，按规定的时间和要求向有关单位和人员传递。

4.6质量记录的贮存、保管、归档

4.6.1各类质量记录应有专人负责保管，贮存环境应清洁、干燥，以防止质量记录损坏、变质和丢失。

4.6.2质量记录的贮存可以有不同的方式，如书面、U盘和照片等。

4.6.3各单位对本单位质量记录的重要程度予以识别，确定保存期限。

4.6.4如有合同要求，应按合同规定的期限保管和归档质量记录。

4.7质量记录的查、借阅

4.7.1需查阅质量记录，应经质量记录管理单位负责人同意后，方可查阅。

4.7.2保密级质量记录需经管理者代表批准后，方可查阅。

4.7.3需借阅质量记录时，应经质量记录管理单位负责人同意后，填写“质量记录借阅登记本”方可借阅，并在规定期限内归还。

4.8质量记录的处置

4.8.1纸质记录超过规定的保存期限或因记录格式发生更改而需要处置时，按《文件控制程序》中的相关规定进行销毁或封存。

4.8.2公司OA内的电子版记录由信息管理单位依据保存期限在系统中进行维护、删除。

4.8.3公司OA外产生的电子版记录、其它媒介存储的记录由使用单位依据保存期限负责维护、删除。

4.9记录核实

各单位每季度抽查一次本单位记录的填写、保存等情况，做好检查记录；质量管理部每年抽查一次各单位记录填写、保存等情况，以确保工作场所使用的记录处于受控状态。

5 支持性文件

5.1《文件控制程序》

6 质量记录

6.1QHSE记录管理册

6.2质量记录借阅登记本

6.3质量记录销毁记录

附录一：工作流程图

记录控制程序流程图

附录二：修改记录页

1 目的

为保证公司质量管理体系信息交流的及时性、有效性、建立有效的协商和沟通机制，保证员工充分参与质量管理事务，特制定本程序。

2 适用范围

适用于公司质量管理方面信息交流、沟通和协商等活动。

3 职责

3.1最高管理者负责公司与公司及相关方关于质量信息的沟通和传达。

3.2管理者代表及各分管副总经理具体负责处理与公司、政府主管部门及相关方质量信息的沟通和传达，及公司重大质量内部信息。

3.3质量管理部负责质量方面相关信息的交流与沟通。

3.4综合管理部（纪委工作部）负责接收、传递上级主管部门的信息;企业文化建设、思想政治、新闻宣传等信息的传递与管理。

3.5其他单位负责相应职能范围内的信息沟通与协商交流工作。

4 工作程序

4.1信息沟通和协商

4.1.1信息沟通和协商的方式主要有：会议、内外部审核、管理评审、面谈、报刊、书面通知、书面报告、文件、报表、员工合理化建议、走访、网络、电话、传真等。

4.1.2管理体系信息的内容应准确、可靠，传递应及时、快捷和有效。

4.1.3信息交流要做好记录。

4.1.4相关单位应参与公司的以下活动：

a)管理方针的制定、修订和评审；

b)管理体系文件，特别是作业指导文件的制定、修订和评审；

4.2信息交流和协商的主要内容

4.2.1内部信息交流和协商的主要内容：

a)法律法规和其他要求的遵循情况；

b)质量方针的宣传与贯彻执行、管理目标和指标的制定及满足顾客要求、实现质量方针和质量目标以及确保质量管理体系有效运行等有关内容。

c)内审、外审和管理评审的结果；

d)绩效的监视和测量结果；

e)不合格/不符合的纠正情况；

f)各单位之间的日常联络、报表、其他信息通报等。

4.2.2外部信息交流和协商的主要内容：

a)来自顾客的信息；

b)质量执法机构的检测和检查报告；

c)其他相关方的信息。

4.3管理体系信息交流

4.3.1内部信息交流

4.3.1.1过程的运行中产生的突发事件、事故、异常情况和重大质量事件信息，由其产生单位及时传递到相关职能单位和公司主管领导，并记录其内容和处理结果。

4.3.1.2质量管理部负责将体系内、外部审核的信息及时传递到相关单位。

4.3.1.3各单位将不合格/不符合纠正、纠正/预防措施实施情况的信息及时传递到相关单位。

4.3.1.4营销部应及时收集、整理、传递及处理顾客反馈信息。

4.3.1.5综合管理部（纪委工作部）负责收集员工思想动态，定期召开政工例会，将相关信息及时传递到各单位，并以各种方式向员工宣传企业文化。

4.3.2外部信息交流

4.3.2.1各单位在日常工作中收集到的有关质量管理方面的信息应及时传递到质量管理部，质量管理部登记后及时传递到相关单位。

4.3.2.2对相关方抱怨和其他信息由各单位分别收集，要求答复的由相关单位配合处理并将处理结果及时反馈给相关方。

4.3.2.3公司将质量管理方面的要求向相关方宣传和通报。

4.4质量管理部将体系内审、外审产生的信息及时传递到相关单位，并向管理者代表报告。

4.5信息沟通与协商产生的记录按《记录控制程序》执行。

5 支持性文件

《记录控制程序》

6 质量记录

附录一：工作流程图

信息沟通与协商控制程序流程图

附录二：修改记录页