中小企业档案管理及文件管理制度

档案管理

1 范围

本制度规定了公司档案管理的内容、标准和程序。

本制度适用于本公司所有部门。

2 职责

企管部负责对公司的各类档案实行统一管理和公司文书档案、影像档案、实物档案的直接管理；监督、检查本办法的施行情况，对各部门的档案工作及资料员进行业务指导和培训。

财务部在遵照本制度和财务档案管理的有关法规性文件的前提下，负责公司会计档案的管理，并接受企管部的监督、检查。

各部门负责人负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档和移交工作。

3 档案的分类

公司档案分为七大类：文书档案、人事档案、会计档案、工程档案、影像档案、实物档案、经营档案。

4档案立卷、归档

企管部及各职能部门的档案（资料）管理员应定期（每月一次）进行档案的收集。

立卷归档的时间

各类法规、政府文件等外来文件，各部门在收到或取回文件后，原件必须在7日内交办公室，由企管部负责外来文件的统一登记、传阅、保管。各经办部门或个人视实际需要，可留存复印件。除了项目技术性文件外，其他内部受控文件在成稿后，原稿由公司企管部归档。

凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料、合同、协议等，均应在当月内立卷归档。每月底，各部门档案管理员应把整理审定完毕的档案资料移交企管部保管。

在获得证照后，公司的各类证照（营业执照、法人证等）应在7日内交财务部保存。项目的各类批文、证照原件，在办理结束后3日内移交企管部保存。

立卷归档的要求

归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，要保持文件之间的历史联系。

归档案卷封面的各个项目均应填写清楚。案卷标题要简明确切，保管期限要准确，装订要整齐。归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录一式两份。移交档案时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。

卷内文件排列要有顺序，案卷能够反映公司业务的全貌，便于保管和利用。．

填写案卷一律用碳素黑水钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。

影像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

交接档案的要求

交接的资料必须完整；

交接的资料必须准确，务必真实地记录企业发展地全过程，做到文、图、物相符，数据准确要靠，签字手续完备；

归档资料必须为原件，用圆珠笔、复写纸形成的资料和传真件一般不得作为归档资料，如遇特殊情况需总经理批准；

交接的资料如有缺卷、缺页、破损或不符合归档要求的，由移交部门负责完善，无法完善的由移交部门形成书面说明材料报总经理审批方可归档；

档案盒、档案袋的标签及目录的格式和内容实行统一的制作标准；

卷内资料均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开始。页号编写位置：单面书写的资料在右下角，双面书写的资料，正面在右下角，背面在左下角，折叠后图标一律在右下角；

交接资料时必须当面清点，核对确认无误后，在材料交接清单上由双方经手人和负责人签字。移交清单一式二份，双方各执一份（如有需要可提供电子版）。

对工程项目资料档案的特殊要求：

工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续要完备。文字材料尺寸规格应采用

A4幅面（297mm*210 mm），图纸应采用国家标准图幅；

用计算机等办公设备出图必须清晰。并且不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标栏要露在外面；

文字材料应按事项、专业顺序排列，既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。档案的保管

归档后的档案由企管部统一保管。各部门、项目部临时保管的档案应设专用档案柜，并由专（兼）职管理员负责保管。

档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排列和编号。档案管理员要熟悉档案情况，主动了解公司各项工作对利用档案的需求，积极做好提供利用工作，为公司各项业务的开展提供依据性资料。

办公室要严格按照“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫蛀、防强光、防过度干燥、防失密）的要求做好档案的技术保护并定期检查档案保管情况。

档案柜内不得存放与档案无关的物品。

档案的借阅和保密

档案资料一般不外借。需要外借的档案，借阅人应办理借阅审批和登记手续。借阅、复印一般档案，应经企管部批准；重要档案（机密文件、证照等），需经公司总经理批准。

各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经企管部和原形成档案的部门负责人批准，方可借阅。

借阅人员在抄写、查阅档案时，档案管理员应积极配合、协助，严禁擅离岗位。

借阅人员要爱护档案，按期归还。借阅人员不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借、涂改和私自复印。私自复印者，公司经查证属实后给予“严重警告处分”。预期归还者，档案管理人员应及时催收。如延长借阅时间，须办理续借手续。

档案的保密

档案管理人员必须有严格的保密观念，保证公司档案的绝对安全。

档案室要坚固，保管设备要符合保密要求。

合理划分并调整档案密级，严格履行借阅手续，涉及公司重要信息的档案必须由总经理签字后方可借阅，涉及本部业务的由部门负责人签字后方可借阅，涉及其它部门的由本部门负责人及相关部门负责人签字方可借阅。

经常对员工进行保密教育，不断增强保密观念。档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案。档案鉴定和移交

公司企管部档案管理员、各部门、项目部专（兼）职档案管理员应按照档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，准确确定档案的存毁。

档案的鉴定工作应在公司分管领导的指导下，由公司办公室和有关业务人员共同鉴定。失去保存价值的档案，须由鉴定人员提出意见并登记造册，经公司总经理批准后，由专人进行监销，并在销毁清册上签字。

档案的移交工作需严格按照档案室的规定，定期向档案室移交。移交的档案应保留一份复印件以备查考。

本公司人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方可离开岗位。

5文书档案管理细则

文件材料的归档范围

外单位来的文件材料.：

政府有关机构召开的重要会议的纪要、决议等。

政府有关机构颁发的、针对本单位的或必须贯彻执行的决议、决定、通知、指示、命令等。

政府有关机构对本公司及下属项目部检查工作形成的文件材料。．

公司在工作中形成的文件、资料：

公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重要事件公告、重要的汇报材料、审计报告及会议记录等。

公司颁发的决定、决议、制度、规定、通报、通知等文件材料。

公司及各部门、项目部的年度工作总结、计划及报告、简报。

公司编制的各种计划、统计报表等。

已经履行完成的公司对外签订的各种合同、协议书等。

关于人事任免的文件材料。

公司合作、考察、培训活动中形成的请示、批复、报告、计划、总结、重要简报等。

归档文件的系统性要求

应归档的文件材料一定要收集齐全，凡属于归档范围的各种形式的档案以及和档案有关的资料都要收集。

归档要遵循文件的自然形成规律，按照文件之间的历史联系、依据发文部门、问题、时间、名称等特征准确分类立卷，使案卷能正确反映企业活动的基本面貌。一个部门产生的文件应尽可能集中在一起组卷。上级和下级部门的文件除与本单位文件有密切联系的外，一般不和本单位文件一起组卷。需要长久保管的文件和短期保管的文件应分开立卷。

归档文件在技术加工方面的要求

案卷封面的各个项目均应填写清楚、准确，要根据“档案材料保管期限规定”注明案卷的保管期限。

卷内文件应按一定次序排列，重要的排在前面，一般的排在后面；正文在前定稿在后；批复在前请示在后。

归档文件一般应按年度立卷。请示、报告、规定按签发年；年度计划按开始年；多年总结按最后年；批转、批复按批转、批复时间立卷。

整理好的案卷要逐张编号，填写“卷内文件目录”和“卷内备考表”，以上需用打印机或钢笔字迹填写。

拟写案卷标题要做到正确反映卷内文件内容，标题的三要素（文件作者、内容、名称）要完整、准确。文字要简练通顺，概括准确，一般标题不要超过二、三十字，特殊情况最多不能超过五十字。

案卷的装订要做到：装订前修整文件，对于破损文件材料要进行修补，以防虫蛀。文件纸型大小不一时，要做必要的补贴或折叠。字迹不清楚的重要文件材料要设法复制清楚。文件分类要反复推敲，确保无疑时再装订，以避免因分类不准确造成返工。案卷装订要使用线绳或麻绳，去掉原有金属钉，严防装订中有损文件字迹现象，装订后的案卷应整齐美观。

向档案室归档的所有案卷，都要根据案卷重要程度，按照一定次序进行系统的排列，编写案卷顺序号，填写案卷目录一式两份，交接人双方清点无误后由有关人员在案卷目录上签字，双方各存一份。．

文书档案的保管期限

文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久为十年以上，长期为五年至十年，短期为五年以下。

凡是反映公司重要职能活动和基本历史面貌的，需要经常利用，具有长远查考利用价值的档案，应列为永久保管。

凡是反映公司工作活动的，在相当长时间内需要查考的档案，应列为长期保管。

凡是在较短时间内公司需要查考的各种文件材料均应列为短期保管。

归档范围和保管期限详见下表：

文书档案归档范围和保管期限一览表

序归档范保管期

与本公司业务有关的政府主管单位颁发的指示、命令、条例永规定等重要的文件材

公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重永久或长事件公告、重要的汇报材料、审计报告公司总经理办公会、各种专业会议的通知、报告、总结、永久或长导人讲话、纪要、重要的简报及会议记录永久或长公司颁发的决定、决议、制度、规定、通报、通知等文

短期政府有关的主管部门来我公司检查工作形成的文件材料5长期6公司对外签订的各种合同、协议书等短期7公司及各部门的年度工作总结、计划及报告、简报

短期公司编制的各种计划、统计报表等8

长期公司大事记及反映公司重要活动的简报等文件材料9公司外事、合作、考察、培训活动中形成的请示、批复、报10长期告、计划、总结、重要简报等11有关干部任免、人事奖惩的文件材料长期

人事档案管理细则6

企管部负责公司人事档案的统一管理。各职能部门负责向企管部提供本部门员工的信息。

人事档案管理的范围

员工在公司工作期间的各项信息（包括员工招聘信息、专业技术职称聘任信息、员工绩效管理信息、考勤管理信息、工资调整信息、合同管理信息、培训管理信息、解聘信息、社会保险信息及其他有关信息）的建立、分类、更新、维护、处理、调用、统计分析等方面的管理。

人事档案的归档

每季度末，员工所在部门负责按要求把应录入信息库的材料送交企管部

企管部要经常了解和掌握形成信息材料源的信息，沟通渠道，建立联系制度并提供规范的信息统计报表文件，不定期或定期地向形成信息的部门收集应收集录入的材料。

企管部对各岗位的员工基本信息、岗位变动信息、绩效考核信息、奖惩和晋升信息、薪资及其变动信息、福利费用信息、人力资源成本信息、招聘信息、培训信息、考勤和合同信息、辞职和辞退的变动信息进行相应的处理，并定期出台人力资源统计报表和分析报告。

企管部在收到外部信息材料后，一星期内须将材料录入员工档案。

人事档案信息的鉴别和录入制度

对收集的信息源，必须经过认真的鉴别，属于录入员工档案的材料应真实、完整、对象明确，方能录入信息库。

属于录入信息库范围的材料不得擅自录入，应经过鉴别，分类予以处理。

人事档案的保密

除了公司总经理、部门负责人及员工的直接上级可以查阅员工的档案外，其他人员应经企管部同意后方可查阅。

任何人不得在人事档案资料中作任何涂改。

人事档案资料不得外借。需要复印的，应经企管部同意；必须外借的，应经总经理同意。外借的人事档案资料必须在一个星期内归还。

7经营档案管理细则

本细则适用于公司经营相关的销售、租赁等活动中的经营档案资料的管理，包括：

从项目前期调研到后期策划、宣传推广、销售（租赁）的各类市场调研报告、活动方案、客户资料、计划书及针对客户的工作联系单等；

各类计划、合同、协议和各类统计报表及其它有效证件等档案的管理；

本管理细则不适用于工程合同、采购合同的管理（属于合同管理的范围），也不适用于制度、办法、报表等的管理（属于文书档案管理的范围）；

职责

市场部负责公司经营档案的归档和移交。

公司企管部负责监督本细则的执行情况，负责接管市场部移交的经营档案。．

市场部企管部分别备存客户资料。

归档时间

项目经营档案应在合同签订后的当月向公司企管部移交。各部门可保留合同的复件或复印件。档案要求

经营档案的装具和装订方法与文书档案相同。一份合同为一个立档单位（一卷）。卷内文件按文件的重要程度排序：重要的在前，附件及说明在后。

卷内文件要逐份编号，用打印或钢笔字迹填写卷内文件目录。

案卷封面的各个项目均应填写清楚、准确，标题内容、名称等要完整、准确，文字要简练通顺，标题不要超过三十个字。

经营档案在移交前，应按照《档案管理办法》的有关规定做好保管工作。

经营档案原则上不外借。需要查阅的，可以由档案管理员协助查阅；必须外借的，需经公司总经理同意。

8会计档案管理细则

范围本细则适用于公司本部各类会计档案的管理，包括：

会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。

财务报告类：月报、季报、年度财务报告，包括会计报表、附注及财务状况说明书，其他财务报告。

其它类：银行存款余额调节表、银行对账单、付款签报及招待费申请单及其他应当保管的会计核算专业资料、会计档案移交清单、会计档案保管清单等。

职责

财务部负责会计档案的立卷、归档、保管、查阅等管理，严防毁损、散失和泄密。

公司企管部负责监督本细则的执行情况。

会计凭证登记完毕后，必须按照分类和编号顺序保管，不得散乱、丢失。

记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份和起止日期、凭证起止号码，由装订人在装订线封签处签名或盖章。

会计档案的保存

财务部应指定专人负责保管会计档案，定期将财务审计部归档的会计资料按类别、按顺序立卷登

记有效。

会计档案的保管期为永久保存和定期保存两类，具体类别和保管年限详见附表。

会计档案的借用

财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定借阅，及时归还原处，若要查阅入库档案必须履行查阅会计档案登记手续。

公司内部其他人员若因公需要查阅会计档案时，必须经财务部经理同意后，方能由档案管理人员接待查阅。

外来单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有效证明，并经总经理批准后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档案人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅事由。

会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外复印时，应由档案管理人员进行复印。会计档案需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经总经理批准后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，销毁时应由财务部在销毁清册上签名，销毁清册永久保存。

由于公司会计人员的变动等需要转交会计档案时，应办理转交手续，并由监交人、移交人、接受人签字。

会计档案保管期限表

序保管期限（年

15记账凭证及原始凭证1

5银行存款余额调节表及对账单2

15手工会计簿账3

永久计算机等办公设备账簿4

155辅助账36各种报表

永久（包括文字说明）年度会计报表7

158会计移交清册

永久9会计档案保管清册

10永久会计档案销毁清册

工程项目档案9．

工程档案范围

项目前中后期档案：

项目管理文件：会议记录（安全、培训）、KPI表（电子版）、装置总结表、装置自检表、项目抽检表（安全、质量）、项目总结报告（电子版）、项目计划书等

单体工程施工技术文件：

排查表、新增设备表、誊图、校准记录、气象五参数、图纸、路线图等

职责分工

企管部负责监督、检查本细则的执行情况，对项目的工程技术档案管理工作进行指导和监督。各项目部负责项目施工技术资料的收集、整理、立卷、归档，负责向公司企管部的移交，标准要达到公司的要求。

工程档案管理要求

工程项目档案必须真实地反映工程的实际情况，具有永久和长期保存价值的文件必须完整、准确、齐全，各种程序责任者的签字手续必须齐全，文件字迹清楚。

工程档案要求归档的文件、图纸必须是原件，保证文件的原始性。

编制工程档案必须采用不褪色的黑色、兰黑色绘图、书写墨水，不得使用红色墨水、复写纸、铅笔和圆珠笔等。

图必须整洁，字迹工整、清楚，不得涂改。

组卷的基本要求

工程档案组卷，要遵循工程文件材料的自然形成规律，保持案卷文件之间的有机联系，符合专业特点，便于保管利用。建设项目按单项工程组卷，单项工程按先文字、后图纸；先施工技术文件后项目管理性文件

组卷前要详细检查文件及图纸是否齐全。

卷内文件材料排列顺序要依据卷内材料构成而定，顺序为：封面、目录、文件部分、备考、封底。组成的案卷力求美观、整齐。

档案的装订

案卷装订厚度不超过20mm，装订时以案卷下边为齐。

案卷内不能有书订，卷内页要干净整齐。一册案卷纸张规格要统一，页号编写在右下角。

图纸折叠前均要按裁图线裁齐，折叠方式采用图面向内“手风琴风箱式”。有负责人签章处不得漏签。

档案的案卷形式为：案卷封面、目录文件或图纸、备考表、封底，要求填写的内容要填写全，字迹工整。甲方卷的案卷目录要求尽量用打字机填写。

工程档案要由项目负责人审核，并在案卷备考表签审意见。．

在项目工程取得备案书后公司企管部要形成一套完整的工程项目档案。

工程档案保管、借阅等事宜遵照《档案管理办法》及其它档案管理细则执行。

10 技术档案

技术资料交接程序

资料交接程序分为二次交接

首次交接：项目完成后但未实施验收的情况下，技术部技术支持人员所持有的所有甲方提供的技术资料，以及技术加工后的资料，（甲方资料包含甲方图纸、甲方设备资料、甲方操作规程、物料组分表等资料）（技术加工资料包含图纸，Flag信息表、设备排查表、物化信息表、图纸审核信息记录表、项目质量审核表，数据包等）

由技术负责人负责将相关资料移交企管部备档，需要清除的资料，由技术负责人负责删除监督，并填写《技术机密资料清除表》报企管部备档

二次交接：项目完成并实施验收完毕的情况下，技术负责人将所有甲方提供的技术资料，以及技术加工后的资料移交企管部备档，需要清除的资料，由企管部负责删除监督，并填写《资料记录清除表》备档

11影像等电子版文件档案管理细则

内容：公司在技术、经营、管理等各项活动中形成的所有有保存价值的录音、录像、照片等特殊载体的档案资料包括电子版文件。

公司企管部负责定期将分散在公司各部门、各项目部、个人手中具有保存价值的声像、影像材料，电子版文件收集，负责集中保管公司各方面的影像档案资料。

各部门负责将资料整理、归档，向办企管部交。临时需要时，再办理借阅手续。

影像档案的归档要求

力求是原底片、原件，尽量避免复制件。

归档材料要齐全完整，照片归档时，应同时有底片及文字说明。录音、录像磁带归档时，也要有简要的文字说明。文字说明包括：事由、时间、地点、人物、背景、拍摄人六要素。

录音、录像档案的整理、编目：以盘或盒为保管单位，编号按收集归档的时间顺序结合内容分别编制案卷的流水号。格式如下：类别代号－顺序号。

影像等电子档案的归档时间公司各部门在形成档案后的一周内向公司企管部移交。