药品采购管理暂行办法(讨论稿)

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第一章总则

第一条为适应药品经营机构整合，保证整合期间购销业务的正常运行和规范采购管理、提高采购效率、满足营销需求、降低购货成本、保持购销平衡，特制定本暂行办法。

第二条本办法旨在对药品采购实施全过程控制，适用于药品采购职能部门和与采购业务相关的其他部门。

第二章基本原则

第三条明确责权原则。将所经营的品种划分为三个层级，A级为总经销、区域分销、直接进口及上年度采购额排序在前10位的供应厂商的品种。B级为其他纯购进的品种。C级为商商之间调剂的品种。A级品种由主管副总经理负责，B级品种由业务单位的主管经理负责，C级品种由业务单位的采购主任或主管负责。

第四条择优择廉原则。必须坚定不移地坚持质量第一的采购方针不动摇，不得从资质不合格的供应厂商采购药品，在经济效益和产品质量的天平上，永远向产品质量一边倾斜。在同等质量的前提下，权衡产品的品牌效应和市场需求，引导营销向采购成本低的产品转化，时时体现效益优先的采购思想。

第五条保障供应原则。确立采购为一线营销服务、对供应厂商负责的理念。把提高采购效率，及时按需采购，保障药品供应，商品不脱销、不积压、采购价格合理，作为生动体现采购服务质量的考核依据。

第六条责任追究原则。企业按采购管理权限，分别追究采购团队成员人为因素造成的药品脱销断档、库存商品积压、存量药品过期失效损失的责任。对药品采购的直接操作人员和上一层级的负责人给予相应行政或经济处罚。

第三章采购程序

第七条药品采购分六步程序进行：

1、编制采购计划。全部拟采购的药品均要纳入采购计划。采购计划包括：定期计划和临时追加计划等。

2、签定采购合同。全部拟采购的药品均要签定采购合同。采购合同包括：购进进口药品合同、年度经销协议下的阶段购销合同、定期采购合同和临时电话要货的合同等。

3、上级审批确认。按不同层级分工和采购权限，由采购操作人员对编制的采购计划和采购合同分别交由上一层级领导审批、签字后有效。

4、监控合同执行。采购责任人对已经签定的采购合同的执行情况、到货质量、价格调整、营销变化、市场竞争动态、有效期限、退货原因、存货数量、付款时间等情况实施调节和监控。

5、合理承付货款。采购操作人员每个月末前3个工作日做出下一月度的付款预算，根据预算对所管辖品种提出付款申请，分别交由上一层级领导审核、签字同意并报经主管副总经理审批、签字，符合付款程序后付款申请生效。

6、评价采购效果。采购部门按采购管理权限，在每季度末对上一季度的采购工作效率、品种脱销状况、库存结构分析、采购价格成本进行量化评价，并提交简洁的评价报告。

第八条各层级的采购操作人员按品种分工对采购的计划、合同、审核、监控、付款、评价实施全程负责制。

第四章编制采购计划

第九条三个药品单位依照采购品种管理权限的规定，将具体品种划分为三个层级并落实到人。A级品种计划由主管经理操作编制，对副总经理负责，B级品种计划由采购部主任或者采购主管操作编制，对经理负责。C 级品种计划由采购员操作编制，对部门主任或者采购主管负责。

第十条药品采购计划严格在统一的“药品采购计划表”上编制，主要内容有：药品名称、规格、采购价格、期初库存、销售数量、购进计划、预计销售、供应厂商等项目。经办人员作到对所辖品种的结点存量、期间销售、品种流向、特殊因素等数据心中有数；拟采购品种的价格和数量符

合市场营销需求；“药品采购计划表”中的数据完整、准确，合计的采购金额无误。

第十一条各药品单位按月度分别编制的三个不同层级的采购计划为

定期计划，最迟于每月第2个工作日前报给经营管理部汇总，由经营管理部负责将相互交叉采购品种汇总的数量上报主管副总经理，指定某一单位实行集中采购，以降低采购成本。

第十二条编制完成的采购计划分别递交上一层级领导审核、签字同意，确认后的采购计划作为签订采购合同的依据。

第十三条各药品单位对市场急需的品种可以先行电话要货，但事后应当按品种分工填制“药品采购计划表”。

第十四条采购人员应该根据产品的生产周期和购货途径的不同，在编制采购计划时充分考虑到怕热、怕冻商品的运输以免发生所管辖内品种的脱销断档。

第五章签订采购合同

第十五条药品采购操作人员按品种分工，依据确认的药品采购计划，分别与供应厂商签订药品采购合同，合同文本和条款要符合《合同法》的规定，合同的主要内容包括：药品品名、规格、采购数量、价格、交货期、付款条件、质量条款等。

第十六条药品采购人员在与供应厂商首次发生业务联系并签订合同，或者拟采购的药品为首营品种时，应严格按照GSP规范和我站药品质量管理办法的有关规定执行。

第十七条药品采购合同的签约，应按照采购权限和品种分工分别由采购操作人员和上一级负责领导共同签字并加盖采购专用印鉴后生效。

第十八条留下的药品采购合同文本一式两份，一份由采购部存档保管，另一份转交质量管理部使用。

第六章监控合同执行

第十九条采购人员对所分管品种的合同执行实施动态监控，时时掌握和调控合同的履约效果，与供应厂商保持联络，督促其按质、按时、按价、按量交货。

第二十条采购人员对临时调剂的急需品种，可以先行办理电话要货，在本市内采购应要求供货方保证做到上午要货，最迟下午到货；下午要货，最迟第二天上午到货，事后采购人员应及时补办采购合同。药品质量验收部门要保证调剂药品在到货后的两个小时内完成验收，尽快使该商品进入销售环节。

第二十一条采购人员要为分管的品种建立、健全分户的纸质或者电子采购台帐，主要内容包括：药品编码、品名、规格、单位、厂批零价、合同数量、购货价格、生产单位、供货单位、到货日期、有效期、是否GMP 认证、付款数量、付款金额、付款时间等项目。对到货的药品依据验收入库单勾兑采购合同，保持采购台帐中各项数据的实效性、完整性、准确性，便于检索，有利于采购业务的操作。

第二十二条采购人员按品种管理权限，填制或者确认购进品种的估价进帐。动态地调整和制订所辖药品的市场实销价格方案，按划分层级审批的原则确定市场销售价格，由物价员及时以书面形式通知销售部门执行。

第二十三条采购人员应保持与物价员的密切沟通，及时反馈物价信息，协助物价员做好药品价格的管理。物价员在获得药品正式调价的准确信息后，按调价文件的规定最迟于半个工作日内完成厂批零价格的调整。并根据药品招投标结果协调、管理好中标价格。

第二十四条采购药品到货后的退换货按以下办法办理：

1、按合同购进的药品到货入库前，在检验中发现质量不合格或者其他不符合采购合同约定条款的问题，采购人员在接到质检通知的两个小时内完成与供应厂商的联系，通知退货，并做好查询记录。

2、需要对入库前或者入库后的药品退货，原则上应该退还给原供应厂商，如原供货商请求退运第三方，必须由原供货商发出正式委托书，并提交第三方符合要求的资质文件。

3、药品进货后由于市场或者销售等因素发生药品滞销、期限不足半年等原因需要退换货时，采购人员应积极主动与供应厂商联系，经协商同意换货时，被换的药品按退货办理，换回的药品按重新采购的程序办理。

第七章合理承付货款

第二十五条采购人员按品种分工收存应付款项的增值税发票，分户详细记录每一张税票的收到时间、收取方式、票号、票面金额，对邮寄的税票要记载挂号信编码，对直接送达的要记录送达人姓名。增值税发票转出要有经手人签字。

第二十六条采购人员将所分工品种的付款方式划分为定期、不定期两大类别，已经签订年度协议并固定付款时间的品种和有回款计时奖励、赠送样品的为定期款项，其他应付款为不定期款项。采购人员要重点把握定期款项的付款期限，防止由于人为因素而造成采购成本增加的损失。

第二十七条采购人员应依照《应付帐款管理办法》暂行规定，认真填制付款申请表，办理承付采购药品应付款项的审批手续。

第八章评价采购效果

第二十八条药品单位的采购部门每季度后的第五个工作日完成对上

季度药品采购效果的书面评价。采购效果评价报告要有数据，尽可能量化，报告简洁、具体，主管副总经理将评价结果作为考核药品采购工作绩效的主要依据。

第二十九条对以下行为给予处罚：

1、从无“一证、一照”单位采购药品或者购进了假药、劣药的；

2、由于工作失误造成协议品种或直接进口的品种发生断货的；

3、编制的采购计划或者签定的采购合同出现严重错误并造成损失的；

4、由于工作不认真填写的台帐或与采购有关的资料数据错误，直接造成损失的；

5、收到的税票保管不当发生丢失并造成损失的；

6、未能对正式调价的品种在规定的时限内进行调整并造成出门差错的；

7、故意刁难营销一线，服务意识差，一线反映强烈的；

8、营私舞弊、私自收取供应厂商钱财的。

第九章附则