电子表格软件-介绍

电子表格软件

学习指南（操作要点）

（1）软件介绍

我们经常会对数据进行处理，例如记录某次活动的各项支出，对学习成绩进行分析、排序等等，电子表格软件就是方便数据处理的软件。电子表格软件是一种以表格形式组织、分析、处理数据的计算机软件，它就像一张聪明的纸，可以自动对其上的数据进行计算，并能制作出漂亮的表格和图形，极大地增强了数据的可视性。常用的电子表格软件有Microsoft Excel、Open Office Calc、WPS Excel等，其操作方式类似，我们以Microsoft Excel为例讲解。

（2）基本概念

图a-1是Microsoft Excel的工作界面，每一个文件是一个工作簿，每一个工作簿包含多张工作表，每个工作表都是相对独立的，可以存放不同的内容，每一工作张表都由行和列组成，行和列的交叉点就是单元格，每个单元格都由列和行的二维坐标唯一表示，列用字母

“sheet2”和“sheet3”，表示，而行用数字表示。如图a-1中，工作簿包含三个工作表“sheet1”、

其中，“sheet1”中被选中区的左上角单元格表示为“B5”,右下角单元格表示为“E10”，整个区域表示为“B5: E10”。

图a-1 Microsoft Excel 工作界面

（3）录入和格式化数据表

电子表格中的数据主要有数字、文本、日期和时间三种。通常会格式化数据表以方便读写和打印输出，这可以通过单元格设置来完成。单元格设置是指针对单元格的显示方式进行格式化操作，主要包括：数字类型设置，如设置显示小数的位数、正负数的显示格式，以及是否以货币形式显示数值；日期时间类型设置，如日期时间的显示方式（按年月日、月日年，还是日月年的方式显示）；文本的显示格式。另外还可以设置单元格数据的字体、字型、字号、颜色，为单元格设置边框、背景颜色等。

图a-2 设置单元格格式对话框

如图a-2就是Excel中设置单元格格式对话框中设置数字选项卡界面。

有时我们希望突出显示所关注的单元格或单元格区域，强调异常值，例如在成绩表里突出显示90分以上的成绩，但是由于这些单元格出现在数据表中的哪个位置确是不确定的，所以不能事先确定突出显示哪些单元格，这时可以设置条件格式。条件格式基于条件更改单元格区域的格式，如果条件为真，则以特别的背景、字体、边框突出显示单元格格式；如果条件为假，则仍正常显示单元格格式。图a-3显示的设置条件格式菜单项。

图a-3 设置条件格式菜单

（4）公式与函数

在使用电子表格时，有些数据是通过公式计算得到的，这时可以编写公式来完成，如图a-4中，第K列的总分是由其前面的六个科目求和而成，也就是说，K2中的数据是E2、F2、G2、H2、I2、J2六个单元格的数据之和，因此可以在K2中输入公式“=E2+F2+G2+H2+I2+J2”，这样，当我们修改其中某项数据时（如将E2中65改为75），K2中的公式会自动重新计算其值（由295变为305）。常用的加减乘除对应的符号分别是键盘上的“+、-、*、/”，“^”代表乘方，可以用小括号来改变运算的次序。

图a-4 Excel中的公式与函数

函数是电子表格中定义好的公式，需要时直接使用即可。例如前面的K2就可以使用求和函数SUM，在K2中输入“=SUM(E2:J2)”即可。Excel提供了一个庞大的函数库，共有400多个，利用这些函数可以完成各种计算，这些函数虽然作用不同，但其使用方式是类似的，我们应熟练掌握一些在工作、生活中常用的函数。

（5）单元格的引用

在如图a-4的计算中，单元格“K2”中的数据是其左侧六个单元格的数据之和，表示为“=SUM(E2:J2)”，在这一单元格下面的单元格“K3”、“K4”等也都是其左侧六个单元格的数据之和。如果我们选中单元格“K2”进行复制，将它粘贴到单元格“K3”、“K4”中，会发现单元格中“K3”中的公式自动表示为“=SUM(E3:J3)”，单元格中“K4”中的公式是“=SUM(E4:J4)”，也就是说，公式的含义不变——“等于左侧六个单元格的数据之和”，而地址自动解析为新的地址——“当前单元格左侧六个单元格”，在公式和函数中地址的这种引用方式被称为“地址的相对引用”。

相对引用为电子表格数据操作带来极大的方便，但有时在把公式复制到新的单元格时，不希望改变公式中原来的引用地址，例如图a-5中，单元格C2中的公式为“=B2/$B$7”，当将C2复制到C3时，C3中的公式为“=B3/$B$7”，其中公式的前一半地址B2变为B3，这是地址的相对引用，而公式的后一半地址$B$7没有发生任何改变，这样的地址引用方式被称为“地址的绝对引用”。显然，这样的设置是合理的，如果C2中公式的地址都采用相对引用方式“=B2/B7”，复制到C3后公式为“=B3/B8”，由于B8中没有数据，被认为是数字0，这样就会产生一个除0错误，显然也不符合原意。

图a-5 地址的相对引用与绝对引用

（6）数据图表

图表用于以图形形式显示数值数据系列，这样会更容易理解大量数据以及不同数据系列之间的关系。既可以以二维图的形式显示，也可以以三维图的形式显示。Excel以二维坐标系统描述图中信息，通常用水平的X轴对可区分的所有对象进行分类，用垂直的Y轴表示当前对象的某一属性的数值大小，通常称X轴为分类轴，Y轴为数值轴。

创建图表主要包含两个操作：选取数据源和确定图表类型。在选取数据源时应注意要选中分类依据的标题信息，这样有利于图表的理解。Excel中包含多种图表类型，如图a-6所示，其中柱形图、折线图、饼图和条形图最为常用，应根据需要选择合适的类型。

图a-6 选择图表类型命令

图表中包含许多元素。默认情况下会显示其中一部分元素，而其他元素可以根据需要添加。通过将图表元素移到图表中的其他位置、调整图表元素的大小或者更改格式，可以更改图表元素的显示。还可以删除不希望显示的图表元素。

图a-7 图表区的组成

Excel中的图表元素如图a-7所示，1是图表区，包含整个图表及其全部元素；2是绘图区；3是在图表中绘制的数据系列，也就是在图表中绘制的相关数据点，这些数据源自数据表的行或列，图表中的每个数据系列具有唯一的颜色或图案；4是X（分类）和Y（值）坐标轴；5是图例，用于标识为图表中的数据系列或分类指定的图案或颜色；6是图表标题或坐标轴标题；7是数据标签，可以用来标识数据系列中数据点的详细信息。

（7）数据处理

对数据进行排序是数据处理最为常用的一种操作方式。我们可能需要执行以下操作：按价格由低到高地显示商品列表，或按成绩由高到低的顺序显示某科目的考试成绩，或是按姓氏笔画顺序显示参加某项活动的人员名单。对数据进行排序有助于快速直观地显示数据并更好地理解数据，也有助于组织并查找所需数据，以做出更有效的决策。

可以对一列或多列中的数据按文本、数字，以及日期和时间进行排序。甚至还可以按格式（如单元格颜色、字体颜色）进行排序。当某些数据要按一列中的相同值进行分组，然后对该组相等值中的另一列进行排序时，可以按多个列对数据进行排序。例如，如果一个数据表中包含多个班级的考试成绩，就可以先按班级进行分组（升序），然后在一个班级内由高到低显示成绩（降序），如图a-8所示。

图a-8 排序对话框

当数据量比较大的时候，可以通过筛选操作来减少数据的显示数量，筛选过的数据仅显示那些满足指定条件的行，并隐藏那些不希望显示的行。例如只显示图a-4中语文、数学、英语85分以上的学生，结果如图a-9所示。筛选数据之后，对于筛选过的数据的子集，不需要重新排列或移动就可以复制、查找、编辑、设置格式、制作图表和打印。

图a-9 数据筛选

通过使用Excel表中的分类汇总命令，可以自动对数据进行分类并进行汇总和统计，如求和、求平均数等。如图a-10所示是对图a-4按性别分类汇总求各科平均值的结果，在图中，女同学的细节信息被折叠隐藏了。