活动执行经验总结 新人必看

目录

（壹）活动执行流程注意事项

一、活动前期

1、跟客户沟通到位，准确了解客户的投入预算，避免我们做的方案是10万，但客户却只想出5万来做本次活动。

2、尽可能了解客户的喜好、风格，最好能了解到客户的信仰以及成长、居住环境。了解客户的喜好，有利于我们做方案的调性，比如，客户是比较传统的人，我们做的方案偏向欧式，这样方案比较不容易通过；还要了解客户的信仰，因为有些信仰问题，有些方案不能做，比如基督教不喜欢风水学说这类方案。

二、活动执行中

1、确认好活动现场，做好拍摄及尺寸测量工作。相机、卷尺、皮尺、白纸、笔是勘查现场必备工具。

（1）拍照时要有正面图、侧面图、全景图等，总之照片能多则多。（2）丈量尺寸时一定要有平面图，平面图越准确越好，平面图最好是先向客户索要，没有的话再手工画。

（3）勘查现场也是做现场物料的时候，所以回来后需要形成3份文件：现场照片、现场平面图、现场物料清单及尺寸、数量。

2、安排设计时，主要把设计清单列好，主要要标明名称、内容、尺寸（可视尺寸和制作尺寸）、材质、数量，还有截稿时间等。

效果图设计必须包含的文件有：现场布置平面图、整体效果图、局部效果图（入口效果图、舞台效果图—活动前、舞台效果图—活动中、指引牌效果图、签到处效果图、餐饮效果图、节目表演效果图等）。

平面设计稿中，舞台背景板，需要包含内容有：商家logo，活动主题，主办、协办、策划执行单位名称。

3、发制作时，主要沟通好制作尺寸、数量、材质等。

（1）抽奖券，注意有编码问题，一般用200G铜版纸腹膜（2张名片大小），或者用双胶纸，双胶纸制作时不要掉墨。

（2）邀请函封套，一般用哑粉纸腹膜，铜版纸最好不使用。

（3）VIP卡制作时间一般在7天左右，专版也得在4、5天。

（4）发报社刊登的硬广，应注意颜色，最好不用渐变色。

4、现场安装

（1）确定活动现场是否批下来。

（2）确认电源离活动现场的距离。

（3）清点物料数量及供货质量。

（4）确认安全选项，桁架、易碎物品、电源线等。

5、活动现场讲解会，是和客户深度沟通的一次重要会议，客户的所有成员基本都要参加，需要向客户讲解活动的整个执行流程，传达本次活动的目的，流程等，并安排对接人员。此次会议一般在现场活动执行的前3天或1周召开。

6、活动前一天

（1）给客户开总动员会议。

（2）打印简易流程，用粉色纸张打印，活动现场派发。

（3）公司内部再开协调会议，明确第2天现场各人员工作任务及再次确认各项物料是

否备齐。

（4）需要打印材料：现场详细流程（现场工作人员人手1份）、主持人串词（2份，主持人1份，策划1份）、现场各成员通讯录（现场工作人员人手1份）、物料清单（相关负责人持有）。

（5）再次确认各工作人员到场时间，特别是主持人、演员等。

6、活动开始

（1）工作人员的着装。--已定做

（2）通话装备。--无线麦已准备4个

（3）笔记本。--现场工作人员每人1本，还未准备

（4）热风工作站：帐篷（有围幔，演员更换服装使用）、有配锁的箱子或袋子（装工作人员的包包等重要材料）--还未准备

（5）落实各项细节：

舞台，灯光、音响、泡泡机、烟雾机、频闪、聚光灯等，人员上下台是否方便；

签到区，

餐饮区，

观众区，

休息工作区，

（6）注意各环节之间的串场，避免冷场。

（7）注意不同场之间的衔接和通知，指引嘉宾在不同的活动现场之间出席。

三、活动结束后

1、活动结束后，安保人员指导人流走向。

2、活动结束后，安排人员进行物料收集，做到谁负责布置，谁负责归位。

3、征询客户意见，预约下次沟通时间，并提醒尾款。

4、活动结束3天内开活动总结会，并把照片及相关文案发前台将活动情况上传到公司网站中。

5、活动结束后一周内要做文件归档。

（贰）活动执行入门

1、先熟悉活动涉及物料的材质、工期、价格；灯光的种类、作用。

2、找个执行切入点，积累供应商，如：设备商（灯光、Truss架，木工、舞台，喷绘印刷等），演艺经纪人，多媒体互动的供应商，创意资源（大黄鸭啊，几百个哆啦A梦之类）；建议是在设备商跟演艺里挑一个，发展一条自己的供应商链。

3、熟悉常规工作技能（熟练使用各种表格，邮件，excel报价，供应商成本）之后，多做几场活动就能熟悉一场活动的流程（无非就是签到之后暖场，开场（开场表演，主持人开场，领导致辞），然后串场节目，再接一个流程，再串场节目，再接个流程，活动做来做去大体如此）。熟悉完流程之后，你要清楚每场活动的费用结构以及报价、设备及人员配置。

入门阶段的基本要求：别人给一张效果图，你能完整的实现它，并拉出报价单；给你项目背景与一个空白的场地，你就能拉出大体的场地规划图。

升级AE需要强化的是：

1、对客户需求的引导与揣摩。

2、对客户所在行业市场的了解，对己方竞争对手的了解。

3、项目组管理（团队协调）。

打个比方，客户交代完基本信息（活动预算，目的，人数，形式），你需要整理成一个项目背景的文字描述，回公司后安排策划、设计、执行人员开会，进行项目介绍，项目分工，跟进项目进度，催稿、卖稿、议价、签订合同、收钱。

补充：

一、立场问题：

这个不论做AE、执行时都会遇到的问题；AE跟执行往往就是夹心板，要么夹在客户与公司之间，要么夹在供应商与公司之间；这往往是初入这个行业比较棘手的问题

1、首先你得站在你职业的角度，以专业的眼光，去分辨对于一场活动乃至一个项目，哪些是需要以强硬的态度向客户，向公司（项目负责人乃至老板）争取（增加成本），其中包括：⑴项目的实际需要（安全原因、流程的顺畅），⑵增加部分成本，但是可以取得更好的服务，大幅提高你的工作效率（供应商配合度，场地方等），⑶有利于你回款速度的措施（小礼品，回扣）；

你得分辨出哪些东西对于活动是重要的，需要高精度，高标准（如：主持人，面上看得到的）哪些是次要的，你可以向公司妥协，可以在报价上妥

协，或是可替代的（物料的材质，活动的精度，无谓的灯光等），这些利弊需要报告并提出可替代性方案，要求你的BOSS或客户确认。

2、如果涉及到改稿、返工乃至各种需确认的制作稿等问题上。这时候你就得有个选择，一面软，一面就必须要硬；

活动涉及反复改稿及确认项的问题是经常遇到的。这时候千万要记住：

①给创意部预留出主KV设计及延展物料的改稿时间；

②探清客户忧虑的是什么，给他一个说服他老板的理由，另外需要给客户预留出确认时间。

③站在一个执行的角度，尤其是需要工期的物料，一定要以执行人员的排期为准，要么逼死项目负责人(AE,AM)，要么将压力转移向你的客户对接人。

二、格局感

要站在客户的角度、公司盈利的角度、项目管理的角度去看待活动。

同样，最重要的究竟是利润率？活动的精度？还是维护你的客户？这个需要你自己去思考。这也涉及到职业素养跟执行标准的问题。

（叁）关于活动执行的几点体会

1、准确把握客户需求——深入了解客户，准确把握客户意图，避免在大方向上与客户的目标产生分歧，走弯路；

2、整合资源——在理解客户意图的基础上整理手上拥有的资源，间接的、直接的都要考虑，可能手上有些资源可以直接利用，即能节省成本又能产生良好的效果；

3、时间控制——通过严格的时间进度表控制活动进展工作的分工，逐次落实各方工作。一个大型活动往往由多家公司合作完成，明确的时间进度可以防止各方推诿工作。

4、场地选择——在场地选择上即需要考虑场地自身现有的条件是否符合活动需要，如灯光、音响、面积等，同时要考虑交通是否方便，该地区的人群特征等

5、活动设计——活动原创性、参与性、互动性往往十分重要，尤其在北京地区，一天中各类大大小小的活动不下几十个，活动既要把受众吸引来、又要能把他们留下来

6、人员控制——由专人负责对接各类供应商，如场地、演出、设备等，这些供应商有些素质并不是很高，必须严格要求控制，保证执行过程的顺畅

7、紧急应对措施——提前要想到各类可能发上的意外情况，做好应对策略，尤其在户外，天气因素、交通因素发生变化都会直接影响活动的正常进行。春夏两季户外活动要考虑搭棚。

活动执行一般分为活动前期、活动中期、活动后期三个阶段。每个阶段都有具体的工作内容：

活动前期

根据策划案和设计，和客户要求，来确定项目单，单，物料的清单，找物料供应商报价，还有前期场地的勘察；与此活动相关演员，设备，物料等，活动所需人员的联系沟通；活动前一两天（或者当天）要进行现场氛围的布置，音响的搭建等。活动前准备。

活动中期

掌握现场物料，人员等的节奏；与客户，或现场工作人员进行活动沟通；协调演员与工作人员的沟通。

活动后期

对活动现场进行清点，清理等工作，收集照片，形成报告，结款等工作。为了帮助网友解决“活动执行的5表具体包含哪些内容”相关的问题，中国学网通过互联网对“活动执行的5表具体包含哪些内容”相关的解决方案进行了整理,用户详细问题包括:RT,我想知道:活动执行的5表具体包含哪些内容，具体解决方案如下：

解决方案1：

准确的答案是：1.活动流程/时间表 2.人员分工/联系表 3.媒体清单/联系表 4.活动预算表 5.活动结束后整理表

（肆）执行心得

同质化的竞争下，能否赢得项目，靠的是创意与公关；但是能否赢得客户，靠的是执行力。以下是执行岗常规工作的部分操作心得。

1）模拟现场。

模拟现场包括对案的可执行性分析，方案的还原度、活动精度的预测与把控等，这里举两个例子：

例1，比如方案里有个启动环节，那么该环节就会涉及：道具制作，道具上台、启动方式。通过模拟现场，去思考启动环节会涉及到的各项人员：场灯、摄影、道具组、控台等，判断每个环节的风险，多次的模拟去发现问题。

例2，效果图的还原度。首先判断效果图及施工图的结构是否有问题，能否有物廉价美的施工方案能达到更相近的程度。需要在精度与成本之间的把握。

2）审美。

整个现场的成品、活动的精度、舞美的精心布置都掌握在执行手里，所以执行人员的审美往往更为重要，对于方案及活动的理解程度要求比较高。关于审美并没多复杂多高大上。在初期，积累素材去做横向比较，先去弄明白什么叫丑。其次去琢磨怎样不丑。在日常积累与反复改稿中自然能够提升审美能力。

3）供应商管理：

执行最多的工作是供应商管理。

①尽量发展多家供应商形成竞争局面，年底评价哪些供应商是能够减轻你工作负担（遇到问题能给到解决方案）签订协议价，一者避免成本预估不足的现象，二者避免个人与供应商之间产生经济纠葛。

②下配置时给到效果图，让供应商比稿，给出施工材质、预算、舞美方案等。以灯光为例，尽量避免现场拷资料、现场纠结调灯方案的i现象，至少让供应商的控台人员心中有腹稿。遇大场活动前比稿灯光配置及灯光方案。这将大大降低控台占用你的布场时间，布场必须将自己抽出来应付突发事件。

③ 开发让你省事的供应商，减少自己在纯执行阶段单位时间配比，有利于你自己去学习更多有附加值的东西。从个人层面，我不建议你将自己的路子走的太窄，尽量能够让自己成为多面手，沿着兴趣去开发出其他的技能。我见过执行去做灯光师的，也有一直兼职学舞美软装的，有转项目管理与业务等等。