Word和Excel办公软件技巧

Word和Excel办公软件技巧(文图结合)

2008-11-24 08:51:54| 分类：电脑知识| 标签：|字号大中小订阅

减肥文件中的图片

使用Word XP打开一个Word文件，然后选中Word文件中任何一幅图片，右击，选择“设置图片格式”，并在打开的窗口中单击“图片”标签，并单击“压缩”按钮，然后在打开的“压缩图片”对话框中，在“应用于”列表框中选中“文件中的所有图片”，在“更改分辨率”中选择“Web/屏幕”，同时在“选项”下确认选中“压缩图片”和“删除图片的裁剪区域”复选框，最后单击“确定”按钮即可。通过以上操作，可以让Word文件变得更小。小提示

此减肥法对Office XP中的其他软件都有效，如Excel XP、PowerPoint XP等。

巧用ｏｆｆｉｃｅ快捷键

Ｗｏｒｄ现在是我们办公时使用最多的软件了，但你是否找到了一些使用上的捷径呢？这里我向朋友们介绍几点心得，肯定会给您的操作带来方便。

轻松显示功能键的作用

大家对于功能键最熟悉的莫过于Ｆ１（帮助）了，那么，若要查看Ｗｏｒｄ的其它功能键，只要按如下操作即可清楚显示。方法是点击Ｗｏｒｄ菜单栏上的“视图→工具栏”，如果

在其弹出菜单中显示有“功能键展示”，则勾选该项。若没有，则选择“自定义”菜单项。在弹出的“自定义”对话框中，切换至“工具栏”标签页。在该视图中的下拉列表内勾选“功能键展示”复选框，单击“确定”退出。其后，在Ｗｏｒｄ文档视图下端就会看到Ｆ１～Ｆ１０的功能显示。

快捷键改文字的大小写

选择想要更改文字的大小写，只要按下Ｓｈｉｆｔ＋Ｆ３就可以了。每按一次，文字格式将在全部大写、首字大写和全部小写之间切换。

一次保存多个打开的文件

如果你想要一次性保存或关闭所有打开的文档。操作方法是：按住Ｓｈｉｆｔ键，单击文件菜单时，在文件菜单中将出现两个的选项，全部关闭和全部保存。关闭文档前Ｗｏｒｄ将提示你保存你所做的改动。全部关闭命令在Ｅｅｘｃｅｌ同样起作用。

为常用的符号定义快捷键

我们通过激活“工具栏”中的“符号栏”，虽然可以很方便地插入其中显示的符号。不过，对于其未列出的符号，就只能一步步地运行插入命令，来寻找自己所需要的符号了。其实，我们可以为那些你经常使用到的符号定义快捷键。点击Ｗｏｒｄ菜单栏上的“插入→符号”，弹出“符号”对话框，在“符号”标签页，用鼠标激活列表框中预设的符号后，点击下端的“快捷键”按钮，弹出“自定义键盘”对话框，用鼠标击活“请按新快捷键”编辑框，其后直接按键盘上准备设置的快捷键，最后，点击“关闭”按钮退出。如要定义多个符号快捷键，则重复多次如上操作即可。当切换到“特殊字符”标签页中，会看到Ｗｏｒｄ已事先定义好了“不间断字符”、“段落标记”等符号的快捷键，只需按设置操作即可。

Microsoft Word 的一些小技巧

1、文档的作者名称、缩写和联系地址：有的人的电脑可能是请技术人员安装的，所以Word 的作者信息可能是随便写的，我们可以在“工具”—“选项”—“用户信息”中修改。

2、找回Word文档自动保存的临时文档：如果是Windows 98的电脑，自动恢复文件默认在：“Windows\Application Data\Microsoft\Word”下。如果是Windows 2000 或XP的或有不止一个活动用户配置文件，自动恢复文件在“Windows\Profiles\用户名\Application Data\Microsoft\Word”下。

3、给文档设定打开权限密码和修改权限密码：可以在文档打开和修改时设定密码，其方法是“文件”—“另存为”—右上角的“工具”—“常规选项”。

为PowerPoint文档插上音乐的翅膀

Powerpoint 2003的功能已经相当丰富，但还没有一种直接为整个幻灯片添加背景音乐的功能。虽然我们可以通过依次点击“插入-影片和声音-文件中的声音”的方法来插入音乐(图1)，但是当演示到下一张幻灯片的时候音乐就会停止。因此要使整个幻灯片使用一个背景音乐似乎是不可能实现的事情。

文件中的声音

但事实并非如此，下面我就将我在实际操作中所总结的在PowerPoint中实现插入背景音乐的两种方法和大家一起分享(本文以PowerPoint 2003为例，其它版本请参照操作)。

方法一:

1.依次点击“插入-影片和声音-文件中的声音”(图1)，在出现的“插入声音”对话框中选中要作为背景音乐的文件，然后单击“确定”(图2)，在弹出的对话框中点击“自动”按钮插入音乐对象(图3)。

插入-影片和声音-文件中的声音

自动

2.用鼠标右键单击插入的声音对象(喇叭图标)，在弹出的快捷菜单中选择“自定义动画”

(图4)，在出现的“自定义动画”任务窗格中，点击刚刚插入的音乐选项右侧的下接箭头，在出现的菜单中单击“效果选项”(图5)。

自定义动画

3.在弹出的“播放声音”对话框中，在“效果”标签中，在“停止播放”项下面选中“在

(F):XX 张幻灯片之后”(中间XX为数字)，在中间的数字增减框中输入适当的数字(图6)。播放声音

数字可以根据幻灯片的总张数来设定，比如幻灯片共有49张，那么你可以设定为50，这样就可以实现直到幻灯片结束都没有达到设定的张数，所以声音也就不会停止了。

如果插入的声音文件比较短，可以切换到“计时”标签，在“重复”后面的下拉列表框中选中“直到幻灯片末尾”项(图7)，这样就可发避免因为声音文件太短，导致演示到后来没有背景音乐的情况的发生。

播放声音

另外别忘了，切换到“声音设置”标签，勾选“幻灯片放映时隐藏声音图标”项(图8)，这样在放映的时候小喇叭图标就不会显示了。

播放声音

4.这时再放映幻灯片试试，是不是实现了背景音乐的功能了。

方法二:

1.在要使用背景音乐的幻灯片起始处依次点击“幻灯片放映-幻灯片切换”(图9)。

幻灯片切换

2.在出现的“幻灯片切换”任务窗格中，点击“声音”选项右边的下拉箭头，在出现的列表框中点击“其它声音...”(图10)。

幻灯片切换

3.在出现的“添加声音”对话框中，选中要作为背景音乐的声音文件，然后单击“确定”按钮(图11)，再回到“幻灯片切换”任务窗格中勾选“循环播放，到下一声音开始时”选项(图12)。

添加声音

修改切换效果

4.放映幻灯片，背景音乐功能实现。

注:1.第一种方法支持较多类型的声音格式文件，但声音文件并没有内嵌到文档当中，因此要将文档移动到别的机器上时，对应的音乐文件也要移动，且相对路径不能错，因此建议采用此方法的同时将背景音乐文件和文档放在同一目录，这样便于移动后不容易出错。

2.第二种方法目前仅支持.wav类型的声音文件，因此会造成完成后的文档相对较大，但好处也是很明显的，设置成功后，PowerPoint会自动将声音文件内嵌进去，这样即使将文档移动到别的机器上，也不用担心背景音乐文件问题。

3.以上两种方法各有优劣，大家在实际生活中可根据需要作适当选择。

Office超强技巧连载─图片和多媒体技巧(上)

给文档添加图片可以使其图文并茂，从而产生更好的效果。这一期我们会和大家一块儿讨论Word文档中图片和多媒体的相关技巧，从而让你制作出更靓更好的文档，让别人对你刮目相看！

让图片如影如随

用Word编排包含图片的文件时，因为经常要对所生成的文件修改，但其中的图片会一会儿上一会儿下，重新调整起来非常麻烦。不过，只要在插入或粘贴一张图片后，可以右击该图片，选择“设置图片格式”，再在打开的设置窗口中单击“版式”标签，并单击“高级”钮，在打开的的窗口中的“选项”下选中“对象随文字移动”选项。以后，该图片上方或下

面的文字复制、删除、更改后该图片就会随文字自动作调整。

图形固定技巧

插入Word文档中的图形会随段落移动，有时候我们并不希望这样。解决这个问题的方法是：选中文档中需要禁止移动的图片，用鼠标右键单击它打开快捷菜单，选择其中的“设置图片格式”。再单击“版式”选项卡中的“高级”按钮，打开“高级版式”对话框中的“图片位置”选项卡。将其中的“对象随文字移动”和“锁定标记”两个复选项取消，单击“确定”按钮即可生效。

快速还原图片文件

有时出于特殊需要（如出版、发行等），要求把其中内嵌的图片还原出来。这时，可以用Word打开这个文件，再选择“文件”→“另存为Web页”，Word就会自动地把其中内置的图片以image001.jpg、image002.jpg、image003.jpg、image004.jpg等文件存放在以另存后的WEB页为文件再加上.files的文件夹下（与在IE中保存的网页一样），非常方便。

快速导入图片文件

经常要从网上下载一些HTML的网页文件，而且一般这些网页上的图片等也会被下载在××××.files文件夹下，使用拷贝起来不方便。可以单击“文件”→“建立新文件”，打开“新建”文件对话框，单击“其他文件”标签，并双击其中的“转换向导”项目，再把这个HTML文件转换为Word文件，你即会发现原来的图像文件已经内置到Word文件中了，可以给携带、打印带来很多的方便。

在Word中调用系统图标

如果在自己的教材中添加一些图标，可以让文件更加生动、活泼。在Word中，很容易做到这一点：选择“插入”→“对象”，再在“对象”对话框中单击“新建”标签，再在其下“对象类型”中选择“对象包”，再单击“确定”按钮，并在打开的“对象包装程序”窗口。单击“插入图标”按钮，再打开其他的EXE或DLL文件，找到图标资源，再退回到“对象包装程序”窗口后，关闭“对象包装程序”，即可把图标插到当前文件中。

避免图片变成大红叉

有时在插入图片后，往往会发现插入的图片变成了一个大红叉，无法正常显示。这时，可以在复制图像后，选择“编辑”→“选择性粘贴”，并且去除“浮于文字上方”复选框即可。快速选中多个图片对象

在使用Word的绘图工具进行绘图时，可以将鼠标移到对象上，当光标出现十字箭头时，按下鼠标左键即可选定此对象，再按下Shift键不松开，依次单击各个对象即可选中多个对象。再单击“绘图”工具栏提供的“组合”进行组合，这样就不至于在排版过程中，将插入到文本中的图形搞得面目全非。

轻松画直线

选中Word工具栏上的“直线”按钮，再按下Shift键不松开，即可画出直线。另外，如果想画出极短的直线，还可以单击绘图工具栏上的“矩形”按钮，再画出一个矩形，然后右击此矩形，选择“设置自选图形格式”，将“高度”设为0，宽度设为0.1即可。

旋转图形

选中要旋转的对象，单击工具栏的“自由旋转”，用环型箭头指针套住一绿控点，牵引对象绕其重心旋转。而按下Shift键不松开，则会以15°为一角度单位来旋转对象。

如何精确微移图形

按下Alt键不松开，再用鼠标移动对象，可以使对象以0.01字符或0.01行为单位精确移动。

使用艺术字

Word中提供了多种艺术字格式，为用户创建漂亮的文件提供了帮助。如果将“艺术字”功能与“三维”及“阴影”功能相结合，会使艺术字的形式更多样。

使用剪贴画

Office XP在安装后会在电脑中安装剪贴画，你可以选择“插入”→“图片”→“剪贴画”，单击右边窗格中“剪辑管理器”，再从左边选择相应的剪贴画，按下Ctrl+C键复制一下，到Word中按下Ctrl+V键粘贴过来即可，用它来美化Word文件。而且剪贴画中的所有图片都是矢量的，可以随意放大、缩小这些图片，而且不会失真。

快速插入图片

选择“工具”→“自定义”，打开“自定义”窗口，单击“命令”标签，在“类别”中选“插入”，然后在右侧“命令”中，用鼠标拖动上下滚动条，找到“来自文件”图标。用鼠标按住该图标不动，将其拖动到工具栏中，插入到工具栏中的任一位置，松开手，你就会发现图标已经位于工具栏中了。以后，只要用鼠标单击新加的“来自文件”按钮，就可以即时插入图片文件了，非常方便。

“图形对象”的复制和粘贴

首先选中“图形对象”，但如果是多个没有组合的对象，而要整体复制时，可先选中“绘图”工具栏上的“选择对象（空心左斜向上箭头）”，然后按下Shift键，逐个单击选中这些多个对象。单击“编辑”→“复制”即可把它们复制到剪贴板中，最后单击“编辑”→“粘贴”即可粘贴。

图片的复制及粘贴

有些人在Word中保存了图像，但通过Print Screen键复制Word文件窗口，然后再到“画图”中粘贴，会发现图片很模糊。其实，想得到Word中清晰的图片，可以通过下面的方法来解决：单击“文件”→“另存为Web页”，Word会自动地把其中内置的图片以image001.jpg、image002.jpg、image003.jpg、image004.jpg等文件存放在以另存后文件名再加上.files的文件夹下（如“图片文件.files”，与在IE中保存的网页一样）。这样，只要进入相应文件夹，就可以找到这些图片文件，而且质量很好。

让文件有声音

先把光标定位到要插入声音文件处，选择“插入”→“对象”，在打开的“对象类型”中选择“波形声音”，单击“确定”按钮。此时在文件中将会插入一个喇叭状图标（声音文件图标），并同时出现“录音机”窗口，单击录音机“编辑”→“插入文件”，选择一个需要的声音文件，单击“打开”按钮，再关闭录音机程序即完成了声音文件的插入，以后只要双击文件中的声音图标，就可以直接播放插入的声音文件了。

插入MP3音乐

默认情况下，Word中只能插入W A V和MIDI文件，其实你也可以在文件中插入MP3歌曲，选择“插入”→“对象”，单击“由文件创建”标签，再单击“浏览”按钮，找到准备插入MP3文件，选中后单击“确定”按钮，等“浏览”对话框自动关闭后，点“由文件创建”标签中的“确定”按钮。稍等后在插入点就会出现MP3文件的图标，双击之即可播放。

让文件演电影

选择“插入”→“对象”，在“对象类型”中选择“视频剪辑”，再单击“确定”按钮，然后单击“插入剪辑”菜单，单击“Video for Windows”项，再从打开文件对话框中选择一个电影文件，然后单击“确定”。这时电影文件的画面就出现在文件中了。以后，只要用鼠标双击这个电影画面就可以欣赏了。如果想暂停，在画面上单击鼠标即可；如果希望停止，只需在页面其他地方点一下鼠标。

Word文档双面打印技巧两则

我们平时用电脑的时候可能都少不了打印材料，Word是我们平常用的最多的Office软件之一。有时我们要用Word打印许多页的文档，出于格式要求或为了节省纸张，会进行双面打印。

我们一般常用的操作方法是:选择“打印”对话框底部的“打印”下拉列表框中的“打印奇数页”或“打印偶数页”，来实现双面打印。我们设定为先打印奇数页。等奇数页打印结束后，将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上，选择该设置的“打印偶数页”，单击“确定”按钮。这样通过两次打印命令就可以实现双面打印。

我们也可以利用另一种更灵活的双面打印方式:打开“打印”对话框，选中“人工双面打印”，确定后就会出现一个“请将出纸器中已打印好的一面的纸取出并将其放回到送纸器中，然后‘确定’按键，继续打印”的对话框并开始打印奇数页，打完后将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上，然后按下该对话框的“确定”按键，Word就会自动再打印偶数页，这样只用一次打印命令就可以了。

两种方法对比，后者较前者更为方便。

利用Excel 2003 中共享工作簿功能

总公司每个月的销售统计工作是办公室人员最头痛的事，通常都是由销售部把销售情况录入到Excel的工作表中，然后再传回公司由办公室，将这些工作表拷贝到一个工作簿中，最后进行集中处理。由于公司要求在每月的一号会议上拿出上月的销售统计表，而销售部却要在每月的最后一天的下午下班后才能把本月的销售情况上传，其实办公室只有一晚上的时间来进行汇总、统计。考虑到办公室人员在一晚上很难将统计表做好，公司宣布每个销售点的主管在月末那一天到总公司协助办公室进行统计。但是，统计汇总的表格只能一个人进行，人多了也是站着看。其实，我们可以利用Excel 2003的共享工作簿功能来协同办公。

在“工具”菜单中单击“共享工作簿”命令，然后选择“编辑”选项卡，选择“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框，在“高级”选项卡中可以对“自动更新间隔”、“用户间修订冲突解决方法”以及“个人视图属性”等进行设置，在通常情况下，“高级”选项卡中的各个参数可直接使用系统默认值，然后单击“确定”即可。出现提示时，保存工作簿。在“文件”菜单中单击“另存为”，然后将共享工作簿保存在共享文件夹内。然后将各个工作表分别命名为各部门的名称，如“一分店”、“二分店”等。

提示这时标题栏中的文件名后会多出“共享”两字，表示共享工作簿设置成功。

在进行操作时，要求每个分店的工作表只能由该分店的负责人编辑，其他人只有读的权限。单击“工具→保护→允许用户编辑区域”，在打开的窗口中单击“新建”按钮，进入”新区域”对话框。在“新区域”窗体的“标题”框中输入用户名，单击“引用单元格”输入框右侧的按钮，按“Ctrl+A”组合键，就可以使全表区域引用“=1:65536”进入输入框。在“区域密码”框中输入密码，按“确定”弹出确认窗口，重新输入密码，回到“允许用户编辑区域”对话框，最后单击“确定”按钮。不同的工作表对应不同的用户，重复上述步骤即可为其他工作表设置编辑区域和密码。

如果同一工作表中的不同部分(如某些行或列)也需要指定不同的用户，只须在“允许用户编辑区域”对话框中单击“新建”按钮，按照上述步骤选择相应的区域即可。

单击“工具→保护→保护工作表”菜单命令，打开“保护工作表”对话框，在“取消工作表保护时使用的密码”框内输入密码，然后单击“确定”即可。

如果不进行这步操作，则任何用户都可以打开“允许用户编辑区域”对话框，从而取消或更改刚才已经设置好的编辑区域。如果工作簿中有多个工作表需要设置编辑区域，我们就要分别设置，以保护各个工作表。另外，这步操作必须在设置工作簿共享之前进行。

各分店在提交数据时，取消对该工作表的保护(依次选择“工具→保护→撤消工作表保护”菜单命令)，输入密码后即可在自己拥有权限的工作表内进行编辑，对其他没有授权的区域只能查看内容。

这时，各个部门只要进入该共享文件夹，打开名为共享的Excel文件，进入以本部门命名的工作表就可以输入数据了。各个工作表之间完全透明，一个部门同时可以查看其他部门的最新整改进度。可以检查当前谁正在编辑共享工作簿，并使用自动更新来保持更改监视。对于正在使用的共享工作簿，如果显示”共享工作簿”对话框(“工具”菜单的“共享工作簿”命令)，“编辑”选项卡中将列出当前打开该工作簿的所有用户。请使用“高级”选项卡的“更新”区域来获取定期更新(可根据需要选择更新频率)。

提示只能看到用户已保存的更改；Excel 不会显示用户尚未保存的更改。在工作簿共享之后，Excel中的某些设置就无法更改了。

PowerPoint六个方便的键盘快捷方式

通常情况下，你可以利用屏幕左下角的视图按钮在几种不同的视图状态（普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映）之间进行快速切换。但你恐怕不知道使用键盘与视图按钮相配合还可以获得完全不同的效果。（点击查看更多软件使用技巧）

如单击“普通视图”按钮时，如果按下Shift键就可以切换到“幻灯片母版视图”，再单击一次“普通视图”按钮（不按Shift键）则可以切换回来。

而如果单击“幻灯片浏览视图”按钮时，按下Shift键就可以切换到“讲义母版视图”。

另外，你还能让PowerPoint在屏幕的左上角显示幻灯片的缩略图，这样就能在编辑的时候预览得到的结果。为了实现这个效果，需要进入“普通视图”，然后选择第一个想要显示的幻灯片。按住Ctrl键并单击“幻灯片放映”按钮。可以单击幻灯片缩略图进行换片，就像进行全屏幕幻灯片放映时一样。

如果想得到更多的选项，可以按住Ctrl+Shift组合键，然后再按各种不同的视图按钮：Ctrl+Shift+“普通视图”按钮会关闭左侧的标记区和备注页，并把幻灯片扩充到可用的空间。

Ctrl+Shift+“幻灯片浏览视图”按钮则可以把演示文稿显示为大纲模式；Ctrl+Shift+“幻灯片放映”按钮会打开一个“设置放映方式”对话框。

避免在Excel中输入重复数据的巧妙方法

在单位制作员工花名册等表格时，员工的身份证号码应该是唯一的，我们可以通过“数据有效性”来防止重复输入:

选中需要输入身份证号码的单元格区域(如D2至D101)，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，在“设置”标签下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“自定义”选项，然后在下面“公式”方框中输入公式:=COUNTIF(D:D,D2)=1，确定返回。

以后在上述单元格中输入了重复的身份证号码时，系统会弹出提示对话框(如图2)，并拒绝接受输入的号码。

Excel

注意:为了让输入的身份证号码能正确显示出来，请将单元格设置为文本格式。

谈Excel中含??号姓名的筛选方法

Excel中含“??”号姓名的筛选方法有很多，但步骤都较为繁琐，其实使用Excel中的FIND 函数可以较为简单地完成同样的操作。FIND函数用于查找包含在字符串内的子串，并返回其起始位置，如果没有找到则返回错误值“#VALUE!”。FIND函数中的查找不支持使用通配符，因此可以满足文中查找含“??”号的学生姓名的要求。

还是以该文为例，A列从A2单元格起是学生姓名，则在B2单元格中输入公式“=FIND("??",A2)”，然后把公式复制到B列其余单元格中。复制完毕后可以发现，所有B 列中其值为“#V ALUE!”的所对应的A列单元格中的学生姓名不含“??”号，其余不为“#V ALUE!”值的所对应的则是含“??”号的补考学生姓名。此时既可以通过自动筛选，也可以通过排序很容易就能把所需的学生姓名筛选出来了。

值得注意的是，Excel中有另一个与FIND函数相类似的SEARCH函数，其功能也是在字符串中查找子串。但SEARCH函数查找时支持使用通配符，因此本例中不能使用此函数。让Excel实现文本倒置功能

Excel的排版功能不及Word，有时为了排版的美观，可要花不少功夫啦。比如，我们想文本倒置时（在制作示意图时常常要用到），怎样做呢？

其实很简单，我们只要在字体前加上一个“@”（不包括引号）就可以了！A列是正常字体，B列是A列的倒置字体，即将原来的字体“宋体”改为“@宋体”。

其中第一种效果是直接在单元格输入文字，第二、三种效果是使用插入文本框的方法（如果你没有见到[插入文本框]按钮，选中“视图/工具栏/绘图”即可），第二种效果是文本框的横排，第三种效果是文本框的竖排。

在Word中批量转换文档

手头上有许多Word生成的DOC文件，想都转化成TXT文件去投稿，而苦于往返于"打开/另存为"之间。其实，在Word中是能够批量转换文档的。只要我们试着单击"文件"→"建立新文件"命令，打开"新建"文件对话框（注意不能单击快捷栏上的"新建"图标或直接按"Ctrl+N"快捷键，这样Word会使用其默认模板建立一个新文件，而不会打开"新建"文件对

话框），点击"其它文档"标签，并双击其中的"转换向导"项目（但如果你的机器中没有安装此模板，系统会自动启动Office2000或XP的安装程序，并会提示你插入Office2000光盘），再顺着向导一步一步操作。利用该向导既可以将Word2000/XP中所有支持的文件格式批量转换成Word2000/XP格式，也可以将Word2000/XP格式批量转换至Word2000/XP中所有支持的文件格式，包括RTF文件、WEB页文件、WPS文件、Lotus 1-2-3、Microsoft工作表、Outlook工作薄等，相信这个强大的功能会给你带来很大的方便。

用Word突破网页无法复制限制

我们在浏览网页时经常会遇到无法复制网页内容的情况。虽然我们可以通过查看源文件或是用SnagIt等软件提取文字或抓取为图片的方法来保存，但不是操作麻烦，就是无法直接编辑。其实遇到这种情况，我们还可以尝试用Word来解决。打开Word后，点击“文件/打开”选项，在弹出的“打开”对话框中，在“文件名”框中输入无法复制网页内容的网址，例如http://202.102.238.50/html/smxrb/2005/8/12/200581291403.html（不含引号）这个网址，在浏览器中是无法直接用右键进行复制的。点击“打开”按钮后，稍候就可以在Word窗口中看到所有的网页内容了，此时就可以直接进行复制、删除和保存等编辑操作了。

提示：如果网页内容比较多，而且有大量的图片，那么Word打开网页的时候会提示“Word 内存不足，修改之后无法撤销操作”的提示，这一点丝毫不影响我们复制网页内容。

给Word文件减肥

现在PC机上是Microsoft Windows的天下，软件也越做越大，连一些文字资料的文件也不例外。如我们在Word中打一点儿字，动不动就几十k字节，文件一多，给我们交流、使用都带来了不便（尤其是上网发附件）。其实，只要我们使用"文件"菜单下的"另存为"命令，Word则会重新将信息进行整理存盘，这样会使得文件的容量大大减少。如果你嫌每次都要"另存为"太麻烦的话，可以打开Word，单击"工具"菜单中的"选项"命令，再单击"保存"选项卡，在设置窗口中取消选择"快速保存"选项，以后Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘，实现"减肥"操作"一劳永逸"。另外，如果我们使用了Word的嵌入字体技术，则在选中"嵌入TrueType字体"后，还应选中"只嵌入所用字符"复选框，否则Word会把所用到的TrueType字体一同"打包"，使得文件增大。

用好Office Word模板文件提高操作效率

巧妙地利用Office模板可以大大方便我们的操作。Word中更是添加了众多好用的模板文件，但是你知道它们到底怎样用吗?如何才能够让它们用得更好?

Word模板的分类及分布

Word中的模板分为两类:一是系统向导和模板，第二类为用户自定义模板。而Word的系统向导和模板默认安装在C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\2052文件夹中，其扩展名是WIZ(向导)和DOT(模板)。

而用户自定义模板存放的位置会由于windows版本的不同而不一样：对于Windows 2000/NT/XP用户，自定义模板会放到C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下；如果使用Windows 9x/Me，模板会被放置到C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下。

使用现有模板

Office XP本身准备了很多精美模板，只要选择“文件”→“新建”，在Word窗口右侧会出现“新建文件”窗口任务格，单击“根据模板新建”下的“通用模板”项目弹出“模板”选择窗口。在这里所有模板已经分门别类放置好了，有常用、Web 页、报告、备忘录、出版物、其他文件、信函和传真、英文向导模板等几类向导或模板，而且可以单击相应标签打开，其中会有相应模板文件名及模板描述信息，并可预览。选中你需要的模板，然后单击“确

定”按钮即可打开已经套用该模板的新文件。有的模板可能还会打开向导窗口要求你进行一些参数的设置与设置。

安装外部模板

模板以文件的形式存放的。因此，如果从网上或光盘上找到一些Word模板，只要把它们拷贝到C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下(Windows 2000/XP用户)或C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下即可(Windows 9x/Me用户)。

删除不必要的模板

如果不需要太多模板，或觉得安装了太多模板，可打开“资源管理器”，进入用户自定义模板文件夹，再把相应的模板文件删除掉即可。

把别人的文档用作模板

如果看到某一篇文件比较漂亮，且能用Word打开它，那么可选择“文件”→“另存为”，然后再在“另存为”对话框中的“保存类型”下拉框中选择“文件模板”，再输入一个文件名，并把它保存到默认的模板文件夹下。以后只要选择“文件”→“新建”，就可以在“常规”模板标签中看到刚才制作的模板，双击后即可使用自己定制的模板了。通过此法，就可以快速把DOC文件转换为Word的模板。

快速转换模板

如果你手头上有DOC文件，那只要把它们拷贝到用户自定义模板文件夹中，再选择“文件”→“新建”，就可以在“常规”模板标签中我们的文件，双击后即可使用。通过此法，无需通过“另存法”来转换。其实也可以直接把这些文件的扩展名改为DOT，再拷贝到自定义模板文件夹中。

修改、改造已有模板

Office XP本身带有大量各式各样的文件模板，但有些在使用时可能并不尽如人意。这时，可以自己来修改已有的文件模板，使它更符合你的要求。选择“文件”→“新建”，再单击“根据模板新建”下的“通用模板”项目弹出“模板”选择窗口，从中选择一个类别，如“信函和传真”，然后选择“典雅型信函”，再依次在相应位置填入“公司名称”、“职务”、“姓名”等信息，最后单击“文件”→“另存为”，在“另存为”对话框的“保存类型”下拉框中选择“文件模板”，并默认保存在模板文件夹下。以后使用时，只要选择“文件”→“新建”，就能在“常规”模板标签中看到刚才制作的模板，双击后即可使用自己修改后的模板了。

小提示

现在网上有很多英文的Word模板文件，大家可以把其中的英文信息改为中文的，再保存成模板，这样就可以更好地为我们所用。

方便不浪费:Office文档缩放打印三招

最近，小贾碰到了一个难题，事先编辑好的一张Excel表格，恰好容纳在一张B4纸上，现在需要将纸型改为A4，但仍要打印在一张纸上，这可让小贾犯难了。因为通过缩小字号、调整列宽、行距等常规手段将文件缩小到A4的纸面上，实在有些麻烦。于是，小贾选择了一个笨办法，将表格打印到B4纸上，再使用复印机缩小到A4纸上。

其实，当遇到这样的问题时，大家不必如此兴师动众，因为我们有以下简单的处理方法。

让Excel按照纸张的宽度和高度打印

1.启动Excel，打开需要的工作簿文件，单击相应的工作表。

2.在“文件”菜单上，单击“页面设置”，再单击“页面”选项卡。

3.在“纸张大小”框中，将原来的B4设置为A4，然后在“缩放”栏下，选中“调整为”，将“页宽”和“页高”两个输入框中的数字都设为“1”（图1）。

4.单击“确定”按钮。现在，再打印这张Excel表格，一张A4纸即可容纳下整个表格内容了。实际上，在进行上述设置后，Excel会按照需要缩小打印图像和文本。具体的缩小百分比，可以通过打开“页面设置”对话框，在“页面”选项卡上的“缩放比例”框中查看。如果文件中有手动分页设置，那么在使用“调整为”选项后，它们将被忽略。

让Word按纸张大小“缩放”打印

小贾遇到的问题是Excel表格的“缩放”打印，如果你编辑的Word表格遇到了同样的问题，解决的办法与Excel有所不同。具体方法如下：

1.启动Word，打开需要的文档。

2.在“文件”菜单中，单击“打印”命令。

3.在“缩放”栏的“按纸张大小缩放”框中，选择“A4”纸型（图2）。

4.单击“确定”按钮。

当为了打印而“缩放”文档时，改动只发生在打印时，Word并未更改文档本身的设置，这一点与Excel不同，因为Excel同时改变了对工作表的设置。对Word而言，上述过程仅调整本次打印的文档比例。若要以这种方式调整所有打印时段的文档比例，可在“工具”菜单上单击“选项”，然后单击“打印”选项卡，选中“允许重调A4/Letter纸型”项。

让打印机自动按纸张大小打印

或许，你编辑表格所用的软件没有提供“缩放”打印的功能，比如有的财务软件生成的B4纸型的会计报表怎样打印到A4纸上呢？此时，我们可以直接求助所用的打印机，将打印机设置为缩小打印。现在，我们以EPSON Stylus Photo 1290打印机（操作系统为Windows XP SP2）为例进行说明。

1.单击“开始”，选择“设置”，单击“打印机和传真”。

2.右键单击EPSON Stylus Photo 1290打印机，然后选择快捷菜单中的“属性”。

3.在“常规”选项卡中单击“打印首选项”按钮。

4.进入“版面”选项卡，勾选“缩放”项，同时选中“充满”，然后在“输出纸张尺寸”框中选择A4纸型。

5.依次单击“确定”按钮，关闭各个对话框。

经过上述设置之后，当进行打印时，系统将自动对打印的内容进行“缩放”以便将它打印在A4纸上。特别要提醒大家的是，如果以后不需要将打印内容“缩放”到A4纸上，需要按上述操作取消对“缩放”项的选择，否则打印机将一直进行“缩放”打印。

将文档进行“缩放”打印既省去了调整的麻烦，又能够减少纸张的浪费，何乐而不为呢？输入法也惹麻烦巧妙解决简单的问题

一早打开电脑上网聊天时却发现用微软拼音输入文字时全显示的是繁体字！这就奇怪了，笔者也没有进行任何设置，为什么会突然变成繁体字？回想了一下，就在前一天晚上笔者重装了一款使用繁体字的游戏，可能这就是问题所在。问题原因大概找到了，但还是感觉无从下手。找了半天终于找到了解决的办法，下面于大家分享：切换到“微软拼音输入法2003”状态，点击“功能菜单/输入选项”，在弹出的输入法输入选项对话框中“字符集”一项里有“简体中文”、“繁体中文”和“大字符集”三个选项，在这里我们可以选择“大字符集”即可(如图)。它是简体和繁体字符集之和，覆盖了GBK中的绝大多数汉字和符号。

Excel 2003隐藏全攻略（进阶篇）

上期我们给大家介绍了如何在Excel 2003中隐藏不希望被看到的内容，操作过程简单易懂。本期将从实际应用中的安全性入手，进一步介绍单元格内容、行列、工作表的隐藏方法。

隐藏单元格内容

选中要隐藏内容的单元格区域，右击选择“设置单元格格式”，在“数值”选项卡的“分类”列表中选择“自定义”，在“类型”输入框中输入三个半角的分号“;;;”（如图1），再切换到“保护”选项卡下，单击选中“隐藏”复选项，确定后单元格内容就被隐藏了。

再单击菜单“保护/保护工作表…”，设置密码保护工作表，即可彻底隐藏单元格内容。要取消隐藏得先单击菜单“保护/撤消保护工作表”。然后再从“设置单元格格式”中选择相应数值格式，或者选中单元格区域单击菜单“编辑/清除/格式”即可恢复显示。

值得大家注意的是，保护工作表后单元格是无法修改的。若希望保护后仍可修改单元格内容，可先选中需要输入的单元格，右击选择“设置单元格格式”，从“保护”选项卡中单击取消“锁定”复选项前的“√”，再进行保护工作表设置。这样被隐藏的单元格照样可以输入或修改，但是输入后单元格内容会被隐藏。

隐藏行列

有一些特殊表格像“工资单”、“人员记录”等可能就经常需要在打印前隐藏工作表中“等级”、“出生年月”、“扣费标准”等行列，在编辑时又要显示出，这样重复切换是比较麻烦的。对此有一个简单的方法可快速隐藏、显示指定行列。以隐藏“C:D”、“G”、“J”列为例：选中“C:D”列，单击菜单“数据/组及分级显示/组合”，此时工作表上会显示分级的1、2按钮（如图2）。重复这一步，分别选中G列、J列进行组合。现在只要单击1按钮即可隐藏“C:D”、“G”、“J”列，单击2按钮则恢复显示。对于行的设置也是一样，只是行的1、2按钮是左侧。

隐藏的行或列在通过拖动选择或按Shift键选中时会同时被选中，复制粘贴后会发现隐藏内容也同时被复制过来了。对此可在拖动或按Shift键选中区域后，再按下“Alt+;”键，这样就会只选中可见单元格，而不包括那些被隐藏的行或列。

提示：一般对象或图形默认会随所在的行列一起被隐藏，若不想同时隐藏图形，可双击图形打开“设置图片格式”窗口，在“属性”选项卡中选中“大小、位置固定”选项。

隐藏工作表

单击“工具/宏/Visual Basic编辑器”，在弹出窗口左侧选中要隐藏的工作表名，如：“Sheet4”，在属性窗口中把“Visible”项的值设置为“2-xlsheetveryHid den”（如图3），若没有属性窗口可按F4显示。然后右击“VBAProject(XXXX.xls)”选择“VBAProject 属性”，在“保护”选项卡中选中“查看时锁定工程”，并输入密码，保存文档退出。以后想展开VBAProject(XXXX.xls)时会弹出一个要求输入密码的对话框，没密码就别想查看或修改了。用这方法隐藏的工作表，不能通过单击“格式/工作表/取消隐藏”取消隐藏，也不会影响其它工作表操作。

时光回溯:四招恢复损坏的Excel文件

打开一个以前编辑好的Excel工作簿，却发现内容混乱，无法继续进行编辑，而且还不能够进行打印。这是很多朋友在处理Excel文件时都可能会遇到的一个问题，面对这种情况时，我们应该怎么办呢？

出现上述情况的原因应该是该文件已经被损坏了，此时你不妨尝试使用一下笔者为大家介绍的以下几种办法，或许能够恢复损坏的Excel文件（以Excel 2003为例）。

招数一:将工作簿另存为SYLK格式

如果Excel文件能够打开，那么将工作簿转换为SYLK格式可以筛选出文档的损坏部分，然后再保存数据。

首先，打开需要的工作簿。在“文件”菜单中，单击“另存为”命令。在“保存类型”列表中，单击“SYLK（符号连接）(*.slk)”选项（图1），然后单击“保存”按钮。关闭目前开启的文件后，打开刚才另存的SYLK版本即可。

招数二:转换为较早的版本

如果由于启动故障而没有保存Excel工作簿，则最后保存的版本可能不会被损坏。当然，该版本不包括最后一次保存后对文档所作的更改。

关闭打开的工作簿，当系统询问是否保存更改时，单击“否”。在“文件”菜单中，单击“打开”命令，双击该工作簿文件即可。

招数三:打开并修复工作簿

如果Excel文件根本不能够使用常规方法打开，那么可以尝试Excel 2003中的“打开并修复”功能，该功能可以检查并修复Excel工作簿中的错误。

在“文件”菜单中，单击“打开”命令。通过“查找范围”框，定位并打开包含受损文档的文件夹，选择要恢复的文件。单击“打开”按钮旁边的箭头，然后单击“打开并修复”即可（图2）。

招数四:用Excel查看程序打开工作簿

在用尽各种方法仍不能解决问题的情况下，大家不妨考虑一下使用第三方软件开展恢复工作。

Excel查看程序是一个用于查看Excel工作簿的免费的实用程序，可从微软网站上得到，最新版本为Excel Viewer 2003（下载地址：https://www.360docs.net/doc/3e10111170.html,/download/5/8/0/5804a103-15c9-4d73-8635-59f4984a752b/xlview er.exe/ ）。

双击下载文件xlviewer.exe启动安装程序，然后按照说明完成安装。安装完毕，单击“开始”菜单中的“Microsoft Office Excel Viewer 2003”即可启动该软件（图3），尝试打开损坏的工作簿。大家可以在该程序中打开损坏的工作簿，然后复制单元格，并将它们粘贴到Excel 的一个新工作簿中。如果以后要删除Excel查看程序，可通过“控制面板”中的“添加/删除程序”进行删除。

但愿以上方法能够帮助你恢复损坏的Excel文件。如果无法恢复损坏工作簿中的数据，那么就需要重新创建部分或整个文档了。

Word中分节符的妙用

在对Word文档进行排版时，经常会要求对同一个文档中的不同部分采用不同的版面设置，例如要设置不同的页面方向、页边距、页眉和页脚，或重新分栏排版等。这时，如果通过“文件”菜单中的“页面设置”来改变其设置，就会引起整个文档所有页面的改变。

实际问题

前几天，有一同事要我帮他设置一文档版面，该文档由文档A和文档B组成，文档A 是文字部分，共40页，并要求纵向打印，文档B包括若干图形和一些较大的表格，要求横向打印。同时，文档A和文档B要采用不同的页眉。还好，他已经将文档A和文档B按要求分别设置好了页面格式，只要求将文档B插入到文档A的第20页，并要求统一编排页码。解决办法

如果根据常规操作，先打开文档A，将插入点定位在20页的开始部分，执行插入文件操作，但得到的结果是文档B面目全非，即文档B的页面设置信息全部变为文档A的页面设置格式。在这种情况下，要在文档A中重新设置插入进来的文档B是很费时、费力的，而要分别打印文档A和文档B，统一自动编排页码的问题又很难解决。这时，利用Word的“分节”功能，很容易地解决了这个问题。其操作步骤如下：

1. 打开文档B，在文档末尾插入一个分节符。

2. 全部选中后按［复制］按钮。

3. 打开文档A，并在19页的末尾也插入一个分节符。

4. 将光标定位在A文档20页的开始部分，执行“粘贴”操作。

几点说明

通过以上操作，就将文档B完整地插入到了文档A中，并且文档A和文档B都保持了原来的页面设置信息，而新文档A的页码随内容多少自动重新进行了编排。解决该问题的关键是分别在文档A和文档B的适当位置插入了“分节符”，将文档分成几个不同的“节”。下面就Word中“节”的概念及插入“分节符”时应注意的问题作如下说明：

1. “节”是文档格式化的最大单位（或指一种排版格式的范围），分节符是一个“节”的结束符号。默认方式下，Word将整个文档视为一“节”，故对文档的页面设置是应用于整篇文档的。若需要在一页之内或多页之间采用不同的版面布局，只需插入“分节符”将文档分成几“节”，然后根据需要设置每“节”的格式即可。

2. 分节符中存储了“节”的格式设置信息，一定要注意分节符只控制它前面文字的格式。

3. 插入“分节符”的步骤如下：

（1）单击需要插入分节符的位置。

（2）单击“插入”菜单中的“分隔符”命令，打开“分隔符”对话框。

（3）在“分节符类型”中选择需要的分节符类型，分别为：“下一页”：分节符后的文本从新的一页开始；“连续”：新节与其前面一节同处于当前页中；“偶数页”：分节符后面的内容转入下一个偶数页；“奇数页”：分节符后面的内容转入下一个奇数页。

4. 插入“分节符”后，要使当前“节”的页面设置与其他“节”不同，只要单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，在“应用于”下拉列表框中，选择“本节”选项即可。

事半功倍批量删除OfficeExcel空行

我们在利用Excel统计与分析对象时，数据的录入工作不可能一蹴而就，记录的添加、删除、剪切、合并是少不了的，在经过多次的编辑修改过程之后，在表格中往往会出现许多的空行。这些空行的存在既不美观，同时也影响了数据分析的结果，通常情况下要将其删除。如果表格中的空行较少，那么只需一行一行地删除，但是如果工作表很大（比如数千行），而表格中的空行又许多，手动一行一行删除，无疑会耗费许多的时力。如果大家经常遇到这样的烦恼，不妨试试下面这些方法，可以快速、干净、批量将有名无实的空行清理出局。

“定位”法

表格编辑完毕，当需要批理删除其中的空行时，依次点击菜单栏的“编辑/定位”，在弹出的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮。在接着弹出的“定位条件”对话框中点选“空值”单选

按项（如图1），单击“确定”按钮。好了，现在再看一下，表格中所有的空行是不是已经被全部选中了，呈蓝色显示。点击菜单栏中的“编辑/删除”看看，表格中的空行已经消失的无影无踪了。

图1

小提示：使用该方法删除时要确保其他非空行中的所有单元格内均填有数值，否则非空行中的空值单元格也会被删除，直接导致表格格式完全混乱。

“筛选”法

如果表格中有些项是没有填入的，那么要删除空行就必须使用“筛选”功能先将表格所有的空行筛选出来，然后再删除。

第一步：首先将鼠标定位到工作表的顶部，然后在表中插入一个新的空行。再在工作表的最左侧插入一个新的空列，在第一个单无格中输入“1”，然后拖动自动填充柄，将此列填充上一个序列。这样做主要是为下步的筛选做准备，由于Excel在筛选时只能识别连续的行，遇到空行时则不会继续向下进行筛选，所以在进行筛选操作之前，我们在表格中的最左端插入一列，在该列中填充一个简单的序列让表格连续起来。

第二步：接下来，按下“Ctrl+A”键，选择整个工作表。依次点击菜单栏的“数据/筛选/自动筛选”命令。

第三步：这时，在每一列的顶部，都会出现一个下拉列表框，任选一列，点击其下拉列表框，从中选择“空白”。如果页面内还有数据行，那么，再另选一列，从其下拉列表框中选择“空白”，直到页面内已看不到数据为止（如图2）。

第四步：好了，此时页面中剩下的就全部是空白行了，全选后单击“编辑”菜单，选择“删除行”命令就可以了。

第五步：这时所有的空行都已被删去，再单击“数据/筛选/自动筛选”命令，工作表中的数据就全恢复了，最后将左侧插入的一列删除即可。

小提示：之所以在操作之初要插入一个空行，一是为了避免删除第一行数据。二是当工作表有标题行时，只有这样选择“自动筛选”命令后才会出现下拉列表框。

办公人士必备Word中巧用Ctrl快捷键

Word是目前进行文字处理操作时最常用的工具软件，它的功能十分强大，在学会基本的使用方法后，再掌握一些操作技巧，会使我们的工作更加顺畅，如虎添翼！

“Ctrl”键在Word中的作用很大，和其他不同的键组合起来使用，可发挥更大的作用。

Ctrl+D: 打开“字体”对话框，快速完成字体的各种设置。

Ctrl+E：使光标所在行的文字居中。

Ctrl+F：打开“查找与替换”对话框，并定位在“查找”选项卡中。

Ctrl+G：打开“查找与替换”对话框，并定位在“定位”选项卡中。

Ctrl+H：打开“查找与替换”对话框，并定位在“替换”选项卡中。

Ctrl+I：使选中的文字倾斜（再按一次，取消倾斜）。

Ctrl+K：打开“插入连接对话框”。

Ctrl+L：使光标所在行的文本左对齐。

Ctrl+Shift+L：给光标所在行的文本加上“项目符号”。

Ctrl+M：同时增加首行和悬挂缩进。

Ctrl+Shift+M：同时减少首行和悬挂缩进。

Ctrl+N：新建一个空文档。

Ctrl+O：打开“打开”对话框。

Ctrl+P：打开“打印”对话框。

Ctrl+R：使光标所在行的文本右对齐。

Ctrl+S：为新文档打开“另存为”对话框，或对当前文档进行保存。

Ctrl+T：增加首行缩进。

Ctrl+Shift+T：减少首行缩进。

Ctrl+U：给选中的文字加上下划线（再按一次，去掉下划线）。

Ctrl+V：将剪贴板中的文本或图片粘贴在光标处。若剪贴板中有多个内容，则将最后一次的内容粘贴到光标处。

Ctrl+X：将选中的文字剪切到剪贴板中。

Ctrl+Z：撤销刚才进行的操作（可以多次使用）。

Ctrl+F2：快速执行打印预览功能。

Ctrl+F4：关闭当前文档，并提示是否保存。

Ctrl+F5：使窗口还原到最大化之前的状态。

Ctrl+Shift+F5:打开“书签”对话框。

Ctrl+Shift+F8:激活列选择功能，即通常所说的选择竖块文本（再按一次或按Esc键，取消该功能）。

Ctrl+F9：在光标处插入一对大括号。

Ctrl+Delete：删除光标后面的一个英文单词或一个中文词语（可反复使用）。

Ctrl+Enter：删除光标前面的一个英文单词或一个中文词语（可反复使用）。

Ctrl+End：快速将光标移到文档末尾。

Ctrl+Home：快速将光标移到文档开始处。

教你Word文档丢失的预防与数据的恢复

相辛辛苦苦敲了大半天键盘，一篇文章眼看就快完成了，可是就在这时突然停电，或者程序停止了响应，甚至电脑死机，未完成的Word文档还没有保存……人世间最痛苦的事莫过于此。

为了防止这样痛苦的事情发生，笔者觉得有必要向大家推荐防止Word文件丢失的方法。

一、使用自动恢复功能：

Word 2000/XP 能够自动恢复尚未保存的数据。大家只要单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“保存”标签，并选中“自动保存时间间隔”复选框，在“分钟”框中，输入时间间隔，以确定Word 2000/XP 保存文档的时间。时间越短，Word 2000/XP 保存文档越频繁，在Word 2000/XP 中打开文档后出现断电或类似问题时，能够恢复的信息当然也就越多，一般我们设置为1分钟。

经过上面的设置后，所有在发生断电或类似问题时处于打开状态的文档在下次启动Word时都会显示出来，大家可以对它们进行保存。不过在替换原有文档之前，请验证恢复文件包含有您需要的信息，不要覆盖了原先的文件。

提示：

(1)Word 2000/XP/XP的定时保存文件功能仅对DOC文件有效，其他文件无效，所以笔者建议您在编辑的时候先把文档存为Word格式，等编辑完成后再另存为其他格式;

(2)“自动恢复”功能并不等同于正常的文档保存。如果在Word 2000/XP 打开恢复文件后选择了不进行保存，则该文件将被删除，未保存的修改也将丢失。如果选择了保存恢复文件，它将会替换原文档(除非给它指定了一个新的文件名)。

二、让文档自动备份

如果我们的文档在保存的时候能够再保留一个备份的话，那无疑会使文档保险许多。而

在Word 2000/XP中我们完全可以进行设置，让它保存文档的备份：

单击“工具”菜单中的“选项”命令，接着选择“保存”标签，选中“保留备份”复选框，单击“确定”按钮。经过这样设置后，Word 2000/XP 就会自动保存文档的备份了。

提示：

(1)注意Word在编辑文档时会自动地保存其备份，它的扩展名不是“.bak”，而是“.wbk”，如果遇到文档打不开，则只要在打开的范围中选择“所有文件”，直接打开备份文档即可。

(2)该备份提供了上一次所保存的副本，这样，原文档中会保存有当前所保存的信息，而副本中会保存有上次所保存的信息。每次保存文档时，新的备份都会取代已有的备份。这样就不用担心会不小心保存了不需要的信息或删除了原文件，保留备份可使工作成果免受损失。

三、恢复受损文档中的文本

有时候我们在试图打开一个文档时，计算机可能长时间无响应，则表示该文档可能已损坏。这时候同样不需担心，因为下次启动Word 2000/XP 时，Word 2000/XP 会自动使用专门的文件恢复转换器来恢复损坏文档中的文本。也可随时用此文件转换器打开已损坏的文档并恢复其中的文本。而且操作起来也很简单：

单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“常规”选项卡，并确认选中了“打开时确认转换”复选框，然后单击“确定”按钮。以后单击“打开”按钮，单击“文件类型”框中的“从任意文件中恢复文本”选项，成功打开损坏文档，可将它保存为Word 格式或其他格式(例如，文本格式或HTML 格式)。段落、页眉、页脚、脚注、尾注和域中的文字将被恢复为普通文字。

提示：如果在“文件类型”框中没有看到“从任意文件中恢复文本”，则需要安装相应的文件转换器，单击“安装/卸载”选项卡上的“Microsoft Office”选项，并安装“文本恢复工具”即可。排版心得：解决Word表格超出版面问题

打印时，为了节约成本，我通常都会把一些小尺寸的表格设置成为右对齐且文字环绕方式。但是在排版的过程中发现表的右边框总是超出版心(正文边框)约2毫米。无论我怎样拖动和调整，都不行。以前笔者曾处理过不少类似的文件，但从来没有出现过这种现象。为此，就将以前处理过的文件与现在的文件作了仔细的比较分析，终于找出了原因，下面就介绍具体的解决方法。

执行“表格→表格属性”命令，打开“表格属性”对话框，如图。单击“选项”按钮，打开“表格选项”对话框，在“默认单元格边距”下方的四个选项中，将“右”选项框中的数字(0.19厘米)改为“0”，单击“确定”按钮。经这样简单设置后，表的右边框自动与正文边框对齐。

同理，如将表设置为“左对齐”，文字“环绕”方式，只要将在“默认单元格边距”下方的“左”选项框中的数字(0.19厘米)改为“0”即可。

根据笔者的体会，在处理这类表格时，最好将“表格属性”中的“默认单元格边距”的默认值全部设置为“0”。当然这样会带来一个问题，即表中的文字与单元格线的间距过紧，显得十分拥挤，从而影响版面的美观。但可通过“格式”菜单的“段落”命令来加以解决，即将段落左、右间距均设置为缩进“0.1～0.2厘米”，问题就迎刃而解了。

Excel函数应用教程：统计函数（一）

这是我们Excel函数教程的一部分，共有80个函数，我们分四节来讲。

1.A VEDEV

用途：返回一组数据与其平均值的绝对偏差的平均值，该函数可以评测数据(例如学生的某科考试成绩)的离散度。

语法：A VEDEV(number1，number2，...)

参数：Number1、number2、...是用来计算绝对偏差平均值的一组参数，其个数可以在1～

30个之间。

实例：如果A1=79、A2=62、A3=45、A4=90、A5=25，则公式“=A VEDEV(A1:A5)”返回20.16。

2.A VERAGE

用途：计算所有参数的算术平均值。

语法：A VERAGE(number1，number2，...)。

参数：Number1、number2、...是要计算平均值的1～30个参数。

实例：如果A1:A5区域命名为分数，其中的数值分别为100、70、92、47和82，则公式“=A VERAGE(分数)”返回78.2。

3.A VERAGEA

用途：计算参数清单中数值的平均值。它与A VERAGE函数的区别在于不仅数字，而且文本和逻辑值(如TRUE和FALSE)也参与计算。

语法：A VERAGEA(value1，value2，...)

参数：value1、value2、...为需要计算平均值的1至30个单元格、单元格区域或数值。

实例：如果A1=76、A2=85、A3=TRUE，则公式“=A VERAGEA(A1:A3)”返回54(即76+85+1/3=54)。

4.BETADIST

用途：返回Beta分布累积函数的函数值。Beta分布累积函数通常用于研究样本集合中某些事物的发生和变化情况。例如，人们一天中看电视的时间比率。

语法：BETADIST(x，alpha，beta，A，B)

参数：X用来进行函数计算的值，须居于可选性上下界(A和B)之间。Alpha分布的参数。Beta分布的参数。A是数值x所属区间的可选下界，B是数值x所属区间的可选上界。

实例：公式“=BETA DIST(2，8，10，1，3)”返回0.685470581。

5.BETAINV

用途：返回beta分布累积函数的逆函数值。即，如果probability=BETADIST(x，...)，则BETAINV(probability，...)=x。beta分布累积函数可用于项目设计，在给出期望的完成时间和变化参数后，模拟可能的完成时间。

语法：BETAINV(probability，alpha，beta，A，B)

参数：Probability为Beta分布的概率值，Alpha分布的参数，Beta分布的参数，A数值x所属区间的可选下界，B数值x所属区间的可选上界。

实例：公式“=BETAINV(0.685470581，8，10，1，3)”返回2。

6.BINOMDIST

用途：返回一元二项式分布的概率值。BINOMDIST函数适用于固定次数的独立实验，实验的结果只包含成功或失败二种情况，且成功的概率在实验期间固定不变。例如，它可以计算掷10次硬币时正面朝上6次的概率。

语法：BINOMDIST(number_s，trials，probability_s，cumulative)

参数：Number_s为实验成功的次数，Trials为独立实验的次数，Probability_s为一次实验中成功的概率，Cumulative是一个逻辑值，用于确定函数的形式。如果cumulative为TRUE，则BINOMDIST函数返回累积分布函数，即至多number_s次成功的概率;如果为FALSE，返回概率密度函数，即number_s次成功的概率。

实例：抛硬币的结果不是正面就是反面，第一次抛硬币为正面的概率是0.5。则掷硬币10次中6次的计算公式为“=BINOMDIST(6，10，0.5，FAL SE)”，计算的结果等于0.205078

7.CHIDIST

用途：返回c2分布的单尾概率。c2分布与c2检验相关。使用c2检验可以比较观察值

和期望值。例如，某项遗传学实验假设下一代植物将呈现出某一组颜色。使用此函数比较观测结果和期望值，可以确定初始假设是否有效。

语法：CHIDIST(x，degrees_freedom)

参数：X是用来计算c2分布单尾概率的数值，Degrees_freedom是自由度。

实例：公式“=CHIDIST(1，2)”的计算结果等于0.606530663。

8.CHIINV

用途：返回c2分布单尾概率的逆函数。如果probability=CHIDIST(x，?)，则CHIINV(probability，?)=x。使用此函数比较观测结果和期望值，可以确定初始假设是否有效。

语法：CHIINV(probability，degrees_freedom)

参数：Probability为c2分布的单尾概率，Degrees_freedom为自由度。

实例：公式“=CHIINV(0.5，2)”返回1.386293564。

9.CHITEST

用途：返回相关性检验值，即返回c2分布的统计值和相应的自由度，可使用c2检验确定假设值是否被实验所证实。

语法：CHITEST(actual_range，expected_range)

参数：Actual_range是包含观察值的数据区域，Expected_range是包含行列汇总的乘积与总计值之比的数据区域。

实例：如果A1=1、A2=2、A3=3、B1=4、B2=5、B3=6，则公式“=CHITEST(A1:A3，B1:B3)”返回0.062349477。

10.CONFIDENCE

用途：返回总体平均值的置信区间，它是样本平均值任意一侧的区域。例如，某班学生参加考试，依照给定的置信度，可以确定该次考试的最低和最高分数。

语法：CONFIDENCE(alpha，standard_dev，size)。

参数：Alpha是用于计算置信度(它等于100*(1-alpha)%，如果alpha为0.05，则置信度为95%)的显著水平参数，Standard_dev是数据区域的总体标准偏差，Size为样本容量。

实例：假设样本取自46名学生的考试成绩，他们的平均分为60，总体标准偏差为5分，则平均分在下列区域内的置信度为95%。公式“=CONFIDENCE(0.05，5，46)”返回1.44，即考试成绩为60±1.44分。

11.CORREL

用途：返回单元格区域array1和array2之间的相关系数。它可以确定两个不同事物之间的关系，例如检测学生的物理与数学学习成绩之间是否关联。

语法：CORREL(array1，array2)

参数：Array1第一组数值单元格区域。Array2第二组数值单元格区域。

实例：如果A1=90、A2=86、A3=65、A4=54、A5=36、B1=89、B2=83、B3=60、B4=50、B5=32，则公式“=CORREL(A1:A5，B1:B5)”返回0.998876229，可以看出A、B两列数据具有很高的相关性。

12.COUNT

用途：返回数字参数的个数。它可以统计数组或单元格区域中含有数字的单元格个数。

语法：COUNT(value1，value2，...)。

参数：value1，value2，...是包含或引用各种类型数据的参数(1～30个)，其中只有数字类型的数据才能被统计。

实例：如果A1=90、A2=人数、A3=〞〞、A4=54、A5=36，则公式“=COUNT(A1:A5)”返回3。

13.COUNTA

用途：返回参数组中非空值的数目。利用函数COUNTA可以计算数组或单元格区域中数据项的个数。

语法：COUNTA(value1，value2，...)

说明:value1，value2，...所要计数的值，参数个数为1～30个。在这种情况下的参数可以是任何类型，它们包括空格但不包括空白单元格。如果参数是数组或单元格引用，则数组或引用中的空白单元格将被忽略。如果不需要统计逻辑值、文字或错误值，则应该使用COUNT函数。

实例：如果A1=6.28、A2=3.74，其余单元格为空，则公式“=COUNTA(A1:A7)”的计算结果等于2。

14.COUNTBLANK

用途：计算某个单元格区域中空白单元格的数目。

语法：COUNTBLANK(range)

参数：Range为需要计算其中空白单元格数目的区域。

实例：如果A1=88、A2=55、A3=""、A4=72、A5=""，则公式“=COUNTBLANK(A1:A5)”返回2。

15.COUNTIF

用途：计算区域中满足给定条件的单元格的个数。

语法：COUNTIF(range，criteria)

参数：Range为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域。Criteria为确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。

16.COV AR

用途：返回协方差，即每对数据点的偏差乘积的平均数。利用协方差可以研究两个数据集合之间的关系。

语法：COV AR(array1，array2)

参数：Array1是第一个所含数据为整数的单元格区域，Array2是第二个所含数据为整数的单元格区域。

实例：如果A1=3、A2=2、A3=1、B1=3600、B2=1500、B3=800，则公式“=COV AR(A1:A3，B1:B3)”返回933.3333333。

17.CRITBINOM

用途：返回使累积二项式分布大于等于临界值的最小值，其结果可以用于质量检验。例如决定最多允许出现多少个有缺陷的部件，才可以保证当整个产品在离开装配线时检验合格。

语法：CRITBINOM(trials，probability_s，alpha)

参数：Trials是伯努利实验的次数，Probability_s是一次试验中成功的概率，Alpha是临界值。

实例：公式“=CRITBINO M(10，0.9，0.75)”返回10。

18.DEVSQ

用途：返回数据点与各自样本平均值的偏差的平方和。

语法：DEVSQ(number1，number2，...)

参数：Number1、number2、...是用于计算偏差平方和的1到30个参数。它们可以是用逗号分隔的数值，也可以是数组引用。

实例：如果A1=90、A2=86、A3=65、A4=54、A5=36，则公式“=DEVSQ(A1:A5)”返回2020.8。