内部控制制度的十大漏洞

内部控制的十大漏洞

内部控制是企业为控制经营风险、实现经营目标而制定的各项政策与程序。内

部控制能够帮助企业达到其目标，同时将风险降低至合理范围内，保证企业资

产安全，有效防范各种舞弊活动。从我国的现实情况来看，企业内部控制普遍

比较薄弱，有关挪用、侵占或诈骗企业财产的新闻亦屡见不鲜，企业资产和股

东权利得不到应有保护，甚至给企业造成灾难性损失导致经营陷入困境。

企业内部控制常见的十大问题。

1、出纳领取银行对账单并编制余额调节表：

之所以把这个问题列在十大问题之首，是因为它非常普遍且后果严重，但遗憾

的是，直到今天，仍有很多单位根本没有意识到这一问题，或虽然意识到了却

不以为然，低估了其可能造成的严重后果。

不相容职务分离是内部控制的一个基本原理，通常需要分离的不相容职务包括

授权与执行、执行与审核、执行与记录、保管与记录，所谓“管钱不管账，管

账不管钱”就是不相容职务分离原理的一个典型运用。货币资金是最容易出现

舞弊的一项资产，如果由出纳来负责领取银行对账单、编制银行存款余额调节

表，出纳就有可能挪用或侵占公司货币资金，并通过伪造对账单或在余额调节

表上做手脚来掩盖自己的舞弊行为。

80%以上的企业存在出纳领取银行对账单、编制余额调节表的现象，究其原

因，主要从工作方便角度出发，由于出纳经常跑银行，办理各种收付款，于是

便“顺理成章”地领取银行对账单、编制余额调节表。殊不知这种习惯做法存

在巨大风险隐患，其实要防范这种风险并不难，只要改由出纳以外的人来负责银行对账单领取和账面银行存款余额核实工作即可，关键是要从思想意识上重

视起来。

2、领导“一只笔”

表明看起来似乎控制很严格，不容易出问题，但事实上这种“一只笔”控制反

映了单位内部控制方式的落后。

首先，事无巨细都由领导来审批，囿于时间和精力，领导最后可能疲于应付，

分不清主次，审批“一只笔”变成签字“一只笔”而已，控制流于形式。

其次，如果缺乏相关支撑信息，领导无法对收支合理性进行判断，“一只笔”

就会失去控制作用，例如经办人员申请购买某种设备，而领导没有该设备经济

可行性、价格合理性的相关数据，审批就会演变成一种过场。

第三，领导“一只笔”会造成高度集权，不利于对领导的制约和监督，可能导

致 fu 败。因此，合理的内部控制应当按照重要性程度大小，适当分层授权，逐

级审批。

3、过于依赖业务人员企业资源掌握在个人手中，对业务开展失去控制：

企业业务资源完全掌握在业务员个人手中，对企业来说是一件非常危险的事

情，现实中经常可以看到，不少企业的业务员一旦跳槽或离职，原有的客户和

业务关系也被随之带走，形成企业对业务人员过于依赖的局面。更有甚者，有

的企业业务员明地里使用单位各项资源，暗地里为自己或亲友开拓业务、谋取

私利，严重损害了企业利益。

针对这种现象，企业应通过完善制度设计，例如采取建立统一的客户档案和

客户关系管理系统、同一笔业务有两人以上共同参与、适当进行工作轮换和加

强财务对业务过程的控制等措施，将业务员手中的客户资源转化为企业资源，让客户认的是企业本身而不是认个人，这样企业的业务就不会依赖于某一两

个人，从而保持持续稳定的发展。

2003 年初，花旗银行台湾区总经理陈圣德率领二十多位主管集体跳槽，但在经

历短暂的人事地震以后，花旗银行在短短两三个月内就基本恢复了业务正常开

展，当年业绩并未受到大的影响，盈利反而创下历史新高，靠的就是花旗银行

内部已经形成完整的制度和流程，用制度来保障业务开展，而不是依赖于某个

业务人员或主管。

4、内部控制制度文字描述性东西太多，缺乏清晰的流程图和配套的表单：

很多单位有这样一种现象，员工在某个岗位工作久了后变得驾轻就熟，经验老

到，工作起来游刃有余，而一旦这个员工因有事调离或辞职，后面接替的人员

则需要花很长时间来熟悉情况，重新摸索工作方法。造成这种现象的原因是企

业制度主要是文字性东西，缺乏清晰的岗位说明和工作流程图，执行的人往往

凭自己的经验和别人“言传身教” 来做事，岗位新手在开始阶段工作不知从

何入手，通常需要很长一段学习和熟悉过程。

因此，一套完整的企业制度应包括三部分：

（ 1）文字描述的支撑制度文件；

（ 2）工作流程图或流程的文字描述；

（ 3）相关凭证、表单、文件的样式汇总。

通过绘制清晰的工作流程图，可以让每个人都能一目了然地知道办事程序、

涉及的部门、人员和规章制度，而且能够将工作形成的好经验固化下来，并且

通过流程图能比较容易发现内部控制中的不足之处和风险点，从而有助于企业

内部控制的持续改进。 5、内控制度救火式太多，制度体系缺乏系统性和完整性，政出多门互相打

架：

很多企业的内部控制

制度都是在发展中逐步建立起来，经常是发现管理中出

现了某种问题，于是相应地出台一个制度来规范。例如今天发现电话费高了，

就制定一个通讯费管理办法，明天发现办公用品浪费严重，就拟定出办公用品

采购与使用办法。

这种“救火式”的制度往往只能防范已发生过的风险，而对未发生的风险则考

虑不足。此外，这样的制度体系无论在内容上还是形式上，都缺乏系统性和完

整性，没有科学合理的分类，甚至不同制度之间存在矛盾或重叠的现象。有的

单位还有不同部门根据自身需要制定制度现象，政出多门，相互打架。

一个单位，仅是购买电脑一项，既可以通过信息科购买，因为信息科负责整个

单位的计算机软硬件系统；也可以通过行政办公室，因为电脑属于办公用品，

而办公用品归办公室管理；还可以通过负责管理固定资产的设备科购买，因为

电脑是一种固定资产。为此，企业应有一套规范的制度制定程序和形式规范，

包括制度的编号、格式、分类、内容、审批程序、执行及其他应注意事项进行

统一的规范化管理，并以书面形式予以约束。

六、员工临时休假或出差时，缺乏明确的工作交接制度

任何一个岗位，总会出现员工因急事、生病或出差等原因不能正常上班的情

形，很多单位在制度设计时都没有考虑到员工暂时离岗时工作由谁接替的问

题。

实际操作中，在遇到员工临时休假或出差时，便临时指派一位相关人员来兼

任，但事实上，这种急时抱佛脚的做法，稍有不当，可能会给企业带来风险。企业正常的工作安排中通常会将不相容职务由两个以上的人来担任，以便相互

牵制，而临时指派某人兼任做法，可能会导致不相容职务由同一人担任。例如

支票印鉴平常一般都由两人分别保管，如果因其中一人临时有事而指派另一人

暂时兼任，由一人掌握所有空白支票和印鉴的话，盗用支票的风险就会大大增

加。

因此，企业有必要明确规定一些重要岗位的工作交接制度，防止员工临时休假

或出差时留下内部控制“真空”的现象。

七、人员招聘时注重笔试和面试的考察，忽视背景调查。如果雇佣了不诚实的

人，那么即使是最良好的控制也无法防范舞弊

如果企业不仔细地筛选应聘者，并因此而雇佣了不诚实的员工，则很有可能

遭受损害。很多企业在招聘过程中也非常强调应聘者的诚信，但较多注重于笔

试或面试的考察。

“然而，谁能知道在一份漂亮的简历背后又隐藏着什么？”，背景调查则能有

效发现应聘者有无虚构个人信息、是否

存在不诚信记录、在以前雇主处工作情

况，从而能帮助企业甄别应聘者，防止将不合格人员招进来。而且背景调查本

身并不需要复杂的技术，只需要向应聘者以前工作过单位打几个电话或发封函

件就能够了解一些非常有用的信息，实施成本也比较低。

曾经被称为北京市医疗系统头号女贪、案发前为北京肿瘤医院住院部主任的石

巧玲，四年时间贪污挪用 1000 多万元，检察官办案时发现她自己在不同表格上

填写的出生日期就有三个版本，而在填写工作简历时她又玩上了花样：

在 1979 年 5 月石巧玲亲自填写的《工作人员履历表》中，前页写

“ 售货员 ” ，后页则写在 “ 工商局工作 ” ；