会计信息化建设方案详细

唐山市南湖通用设备制造有限公司会计信

息化解决方案

企业信息化管理整体解决方案包括一个开发平台和两个个业务系统组成进销存管理（即采购管理、存货管理、销售管理）和财务管理（即总账管理、现金、银行存款管理、应收账款管理、应付账款管理），这些系统对企业产供销、人财物进行全面管理，将企业资金流、物料流、信息流集成在一个平台上。四个系统既可单独使用，也可集成使用。由于所有系统都是基于同一个平台开发而成，故其操作方法、界面方案统一、标准，稳定可靠，而且能自由调整，甚至可重新开发一个新系统，以满足企业不断发展，业务不断变化的需要。

首先，企业通过实施ERP管理，财务与业务的管理得到了有机结合，解决长期困扰企业的管理部门与财务部门、仓库与财务部门、仓库与车间、车间与财务部门信息沟通不畅、账账不符、账证不符和账物不符的信息孤岛问题，架起了财务信息与物流信息沟通的桥梁，财务管理达到了运算速度快、成本核算精细的要求，而且解决了以往信息仅集中于少数岗位的不合理问题。

随着企业应用的深入，其业务系统更加复杂，同时企业对应用系统灵活性要求的提高，造成系统开发成本加大、风险性提高，软件开发商希望得到一款快速开发灵活性应用系统的平台性软件，来降低开发的难度，提高开发的效率，提升应用系统的灵活性和伸缩性，降低维护费用和缩短维护周期。

信息系统是指信息基础设施为基本运行环境，以信息技术设备为管理手段，以加工处理数据提供信息为目的而形成的，将信息的收集、传递、储存、加工、检索、输出等各过程有机融合的一个整体。

会计信息系统组成要素为：计算机硬件、数据文件、会计人员、会计信息系统的运行规程，其核心部分是功能完备的会计软件。

公司以前的供应链管理以生产为中心，力图提高生产效率，降低单件成本，来获得利润。在销售方面则采用促销方式试图将自己的产品推销给顾客，并通过库存来保证产品能不断地流向顾客。而电子商务下的供应链管理的理念是以顾客为中心通过顾客的实际需求和对顾客未来的需求的预测来拉动产品和服务。基于这种思想，我们开发出本供应链管理系统，她为企业管理者提供了多种现代化的供应链管理策略，如快速反应策略、有效客户响应策略、电子订货系统和建立企业间网络式供应链系统等。

（一）进销存管理系统

一、采购管理

采购业务管理

采购管理子系统是通过计算机技术来管理企业的整个采购管理业务，用以提高采购经营活动的效率，控制和节约采购资金，降低采购成本，提高经济效益。采购管理的目的还为了及时、准确的保证企业制造所需求的各类物料，快速处理并下达采购计划。

采购管理子系统帮助采购人员控制并完成采购物料从采购计划、采购订单至到货接收、检验入库的全部过程。可有效地监控采购计划的实施，采购成本的变动及供应商交货履约情况，方便采购人员选择最佳的供应商和采购策略，确保采购工作高质量、高效率及低成本执行，使企业具有最佳的供货状态。在采购工作转入面向全球的新形势下，系统将发挥更重要的作用。采购管理系统包括采购询价、采购申请、采购订单、采购结算、采购退货、应付款账务六个模块。

对于供应商的资料不准确的问题我们可以建立供应商档案，设置往来客户的档案信息，便于对客户资料管理以及业务数据的录入、统计、分析。客户需录入的内容有：客户编码、客户名称、客户简称、所属分类、所属地区码、所属行业、税号、法人代表、开户银行、银行账户等。采购业务做到与财务管理同步，已采购订单为核心，达到各相关部门实现信息共享。采购任务下达反映在采购订单中，而采购任务的执行情况可以围绕采购订单通过信息共享记录下来。一旦采购订单通过审批，就意味着采购任务已经明确，此时所有部门都可以看到采购订单，并可以直接引用订单中的是数据。

主要内容有：

1、企业与企业间采购活动无空间和时间限制，实现网上办公

所有采购流程，全面实现网上办公和网上审核，方便信息共享与应用，有效提高了工作效率和信息传递的准确性与实时性，为管理者提供了很好的决策支持。

2.科学、有效的采购管理流程

采购新模式将协助企业整理采购工作思路，减少由于业务流程定义不清晰造成的重复、拖延和错误，提供科学的采购流程，进而规范采购部门的基础管理和运作方式，使信息的录入和对数据的管理均采用电子化。

3、建立业务分析，出据有价值信息数据

通过业务分析能够实现对物料采购的执行过程进行动态监控，实现对已完成采购业务的绩效评估;通过业务数据分析不断实现组织机构的优化和重组，实现企业采购过程的持续绩效改进。依据准确、有效的数据统计可以得出极具价值的分析结果，从而提供对采购决策的支持。例如：采购成本降低分析、采购成本差异分析、采购价格与采购比例对照分析等。

4、建立信息预警体系，实现实时监控

通过信息自动预警系统和业务分析系统能够针对物资计划、采购、存货等环节过程中的主动警示和已完成业务的分析，使管理人员能够掌控业务执行人员的工作效率，有效督促考核业务的执行情况。公开、透明、科学的采购流程，使事后审查变为事前监督，对采购过程

做到有据可查，有据可依。

5、提高工作绩效

通过系统实施和多种采购方式的实施来优化采购流程。如框架采购、竞价采购、电子采购、网上采购等来降低采购管理成本，降低采购物资价格，提高工作效率，缩短采购周期。

6.实现零库存管理，降低库存储备资金占用

建立完善的“零库存”管理体系，可以有效的降低库存资金占用，提高用户需求响应效率和服务水平，做到保证供应、物资库存合理储备、降低储备资金占用。

采购客户档案管理

档案管理系统有效控制及管理档案管理各个环节，满足不同行业、大规模的政府、企业和设计单位的各种应用。既能保证用户遵循国家档案管理标准和行业标准，又最大限度地提供了设计的灵活性。用户可在系统提供的操作平台上自由地进行档案管理系统的定制。从档案类型、分类方法到案卷和文件的录入信息；从用户录入和检索的界面到统计项目和档案目录的格式等，为用户提供了一系列自我设计的工具。彻底解决了不同行业众口难调的问题，同时更加满足了企业目前不断发展和变化的要求，也为用户探索电子档案管理方式，提高电子档案管理水平创造了条件。档案管理系统主要包括：档案分类、档案处理、档案借阅、档案移交、档案销毁五个模块。

二、库存管理

建立信息化可以降低企业采购成本。一般情况下，在企业的产值中采购成本要占50%以上。因此，企业要发展，要赢得市场，就必须降低采购成本，强化采购质量，确保交货期，以增强企业的整体竞争能力。实现信息化管理后，根据采购物资的类别和金额，实行分级分权管理，将有关部门和主管的权限明确化，避免了因人为操作造成的损失。操作人员只需通过敲击键盘就可以在屏幕上看到物价部门搜集到的价格信息，品种质量，并且用曲线或表格的形式直观地反映出他们的市场报价，以及它们价格的历史变化和发展趋势等。使整个采购过程完全置于质检、财务、计划、生产、技术、审计等部门的监控下，监督人员完全掌握质量，价格和供应商的资信状况，使整个采购过程透明化和公开化。

主要内容有;

1、基础设置模块设置了仓库管理所需的各种参数，如单据编号规则、统计方法、计量单位换算、账套设置等。

2、物料主档管理企业物料档案，包括物料分类、物料信息、价格动态、采购途径等，用户可自定义物料分类树。

3、建立档案商档案，收集供应的供货情况，并定期对供应商进行评估是提高采购物料质量，降低采购风险的重要方法。系统可在同一界面查看供应所有记录，包括供应商基本信息、联系人、供应商总欠款、未结订单、采购订单、IQC报告、评估记录、退货记录等。用户可自行将其他与供应商有关的资料加入到此界面上或将相关资料从界面中移去。

4、期初设置模块可在企业启用系统时将企业物料库存录入系统。

5、期末结账模块可结束本期核算工作、计算本期存货余额，并将其转入下一期，同时系统当前期间下置。

建立电子仓库

电子仓库是运用计算机技术将传统手工仓务管理方法自动化，以提高效率，降低成本，使仓库管理工作变得轻松。本系统支持多仓管理，可准确地对仓库物料进行定位，提高物料现场查找的速度。通过可视化仓库使物料管理员足不出户，便可在电脑上形象直观地查看物料，配备几个搬运工即可进行物料进出管理。

仓库检查模块管理仓库检查记录，加强仓库消防、物料安全及防护。有效防止物料损坏变质。前台可通过电子磅收发货，大大提高了物料收发效率和准确性。电子仓库管理系统包括仓库设置、仓库检查、可视化仓库、仓库防护、物料收发五个模块。

存货业务管理

库存管理系统是供销链的重要信息中心，是单据集中地之一，控制着企业的物料流向。本系统能有效的控制库存，在宏观层次上主要控制会计年度的库存水准，在微观层次帮助企业的仓库管理人员对库存物品的入库、出库、移动和盘点等操作进行全面的控制和管理，以达到降低库存、减少资金占用，避免物料积压或短缺现象，保证生产经营活动顺利进行。库存管理的目标是随时保证准确的库存数据，和采购、销售、制造、财务系统是高度集成的、联机处理的。库存管理支持对各种物品的进出库的管理，及时报告库存状态、库存的变化历史及库存的发展趋势。

存货管理系统包括物料入库、领料管理、存货变动账、物料调拔、存货日记账、存货盘点、库存调整八个模块。

主要内容有：

1、及时完成库存的日常业务处理，包括入库业务、出库业务、库存调拨、库存调整等日常处理工作，及时、准确、全面地反映库存的出、入及现存的情况。

2、与销售管理系统、采购管理系统、财务管理系统进行数据共享，确保系统集成应用。

3、存货变动包含了库存物料的所有变化情况，如采购收货、采购退货、送货单、领料单、

退料单、借料单、物料调度、盘点调整、物料报废、成品入库单等业务，做到账、物、卡相符。

4、存货日记账、盘点报表等仓库账务自动生成等等。销售出货、销售退货、采购进货、采购退货等均会自动触发存货变动。提供完整的触发器代码，用户可自行修改触发算法。

5、控制及管理物料质量，收料后，物料进入待检仓，打印物料待检单通知质管部门验货。

6、可查询库存历史事务，可查询以往各阶段的物品数量和成本。

7、智能化的动态库存报警，超存、不足、积存、过期报告。并能以不同颜色加以区分。

8、完善的库存盘点功能，提供盘盈、盘亏的账务调整处理。

9、提供任意时间段库存进销存、收发存报告、物料出入库明细帐。

10、提供按多种条件（如按物品分类、库存事务、单位、部门等）的库存统计及收料、发料统计报告，查询与打印输出。

11、保存库存操作记录，可查询以往的库存操作历史数据提供多条件组合查询，可全面、及时地反映库存情况。

三、销售管理

围绕以客户为中心的思想，充分考虑企业销售管理各个环节，将企业的市场管理、客户管理、销售管理、供应链管理及商务网站管理等有机结合起来，形成跨部门、跨机构的统一信息平台。系统旨在利用计算机技术将有关市场营销、销售和服务等业务流程固化到一个IT 的系统之上,从而达到提高客户响应速度，快速捕捉销售机会，最终实现提升客户满意度和忠诚度，提高市场竞争力，节约成本，确保企业稳步快速发展。

销售管理从销售组织和销售通路的建立开始，销售组织设计是销售战略规划的重要内容。在日趋激烈的竞争环境中，企业意识到：建立完善的销售网络体系，保持畅通高效的销售渠道，才能有力地配合整个营销活动，才能在竞争中取胜。销售组织管理系统包括销售组织、职务职能、业务员档案、销售训练、销售业绩考核、佣金管理六个模块。

市场销售管理

销售组织各成员通过各种途径（如现场收集、媒体、网络、传闻等）收集市场情报，并在得到证实后录入市场信息库中，作为公共资源，为所有销售人员共享。销售组织根据市场信息及公司的战略计划制订市场开发计划，确定市场项目行动方案，以确保市场开发目标的实现。市场项目确定后要制订具体的活动，将任务落实到每个人。每个销售员根据市场活动制订日程安排，完成市场计划。通过市场活动，销售人员会发现很多有用的线索，将这些线索进一步识别、分析，就会提练出具有价值的市场机会，商机由销售组织管理者进行分配，交由不同的业务员去管理、去发掘，开发出新客户或老客户之新订单。

市场活动过程中的另一项重要工作是摸清竞争对手的情况，包括其组织、产品线、销售

策略、取得的成果，并找出其不足和弱点，以求得破敌战术。

以上所有工作总结整理后，即可建立市场档案，市场档案包含所有市场信息，包括静态信息（如市场划分、特点等）和动态信息（如客户变化、竞争对手情况、销售比例等）。

市场管理子系统帮助市场专家对客户和市场信息进行全面的分析，从而对市场进行细分，产生高质量的市场策划活动，开发、实施、管理和优化市场策略，指导销售队伍更有效的工作。市场管理系统包括市场情报、市场活动、市场机会、竞争对手档案、市场档案、市场策略六个模块。

主要内容有:

1、及时掌握市场信息，抓住商机，方便信息查询及共享。降低市场开发成本，提高市场开发效率。

2、对市场机会进行分配、跟踪管理。

3、集中竞争对手档案，提高市场竞争力。在一个界面可以查看竞争对手全部资料，包括：销售组织、联系人档案、客户名单、销售产品、市场活动、销售动态、价格动态、市场策略等。

4、全方位管理市场档案，在同一界面可以查看此市场所有资料，如销售组织、业务员名单、客户档案、竞争对手档案、销售项目、销售机会、销售订单等。可对各市场销售情况进行多方位统计分析，如市场占有率、市场分布图等。

5、对市场策略进行管理，为销售决策提供依据。

销售业务管理

销售业务管理子系统主要管理销售流程各环节的活动，是营销管理系统的核心模块。该模块把企业所有销售环节有机的组合起来，使其产品化。这样在企业销售部门之间、异地销售部门之间以及销售与市场之间建立一条以客户为导向的流畅工作流程，它缩短了企业的销售周期，同时提高了销售的成功率。随着销售周期的缩短，销售人员将有更多的时间去与客户进行面对面的销售活动。

销售工作流程为：销售员通过与客户交往获得销售机会，进行报价，签订合同（销售订单），在过账销售单之前，系统会对此客户之信用情况进行评估，核对其信用额度及信用余额，同时也对公司库存和生产能力进行评估，看能否按时交货。销售订单过账后，进入生产和仓库管理系统，根据订单要求组织生产/采购，配货，出货；同时进入财务系统进行销售结算，打印销售发票。

客户收到货后，会进行验收，若发现不合格产品，进行退货处理，退货后客户可能要求补货或不再要货，要求退款。对于已收之合格品，客户要根据订单付款方式要求进行付款，对于到期未付之账款，系统会生成催收计划并进行提醒至款项收回。

销售管理系统包括销售预测、销售计划、销售报价、订单管理、销售结算、销售退货、应收款账务、销售分析八个模块。

主要内容有：

1、通过销售工作流程化、标准化以提高工作效率，达到快速、及时、正确地满足客户要求的目的。

2、销售经理可通过分析系统资料，作出某期间之销售预测，从而为销售计划提供可行性依据。

3、销售计划中能清楚看到计划数和实际数，能够作为销售人员每月之工作目标。

4、销售报价单可读取产品主档中价格资料、客户档案中之付款资料及其他相关模块资料，快速向客户提供一份准确报价单，而不必费很长时间才出一个报价单，以至错失商机。

5、销售订单可以自动生成出货单，供仓库出货。

6、退货单及其款项退回自动化完成，同时自动形成一个意见反馈，对退货原因加以分析利用，以提高产品质量。

7、应收款账务处理销售过程中之费用账务，以加强资金管理，信用管理等，降低销售风险。

8、销售分析管理系统对销售过程各种数据进行分析，得出统计报表，如销售日报表、销售费用一览表、销售明细分析、销售汇总表、销售排名、销售趋势分析等。

（二）财务管理

财务管理系统是完全基于新会计准则、完全符合新会计制度的全功能管理系统，它具有商品化会计软件的所有功能，而且它和系统的其它子系统都有信息共享/ 联机处理的接口，是一体化处理的，各子系统与财务有关的数据可以自动传送到会计系统来，进行会计处理，因此，会计系统具有及时、准确反应企业经营各环节的真实状况，这正是现代企业财务管理所要求的。此外，财务系统不但具有完善的账务处理功能，更重要的具有管理与控制功能，它为用户提供了一个进销存与财务会计为一体的经营管理系统。

一、总账管理

总账管理系统适用于现行的会计制度，提供了录入简单、功能强大的凭证处理、银行对账、自动转账、现金流量表和各种报表查询以及个人往来、客户、供应商往来、外币核算、项目管理等辅助功能。

总账系统是财务管理的一个核心部分，为企业管理提供必要的财务信息，以反映企业的经营成果和财务状况。它不仅可以指导库存、生产、采购、销售等系统的管理，还可为领导决策提供重要的信息来源。账务总账系统既可以单独运行，也可以与其它系统集成，组成完整的企业管理信息系统。总账管理系统包括凭证录入、转入凭证、凭证审核、凭证登账、结转损益、总账查询、明细账查询、多栏账查询、财务分析九个模块。

二、现金、银行存款管理

现金管理系统既可同总账系统联合起来使用，也可单独给出纳使用，能处理企业日常出纳业务，进行现金、银行日记账登记；银行存款的对账及额调节等。可生成现金、银行存款日报表等报表。银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式。自动对账是计算机根据对账依据自动进行核对、勾销。现金管理系统包括银行存取款、费用支出、其他收入、现金盘点、对账单录入、银行对账、余额调节七个模块。

三、应收账款管理

应收账管理系统帮助企业理性处理整个供应链上保持不同价值观的客户及合作伙伴关系和业务。在实际的经营活动中，企业与其它单位和个人发生的应收、应付账款往往是比较频繁的，收款工作量大，拖欠款情况也时有发生，也有坏账损失、收回等等，因此应收账款的管理是一项相当繁杂的工作。应收款子系统可以帮助企业管理好应收款项，及时收回欠款，从而使企业达到良好的运转。应收账管理系统包括预付款管理、其他应收单、销售发票、销售收款、销售退款、应收票据、单据核销、坏账处理八个模块。

主要内容有：

1、与销售系统、帐务系统、库存系统完全集成。

2、收款与销售发票相连，可由发票自动生成凭证，收款时自动回填发票的收款金额。

3、用户自定义账龄分析周期。

4、全面掌握各往来户的付款，拖欠款情况。

5、结算处理时可选择多种结算方式、结算科目，并实现多类型结算单如：收款单、预收单、退款单等。

6、统计分析可提供应收明细账、应收总账、账龄分析与坏账损失估算、客户余额表。

7、可打印应收账款明细帐、按客户汇总的应收账款总账、客户信用分析报告等报表。

四、应付账款管理

应付账管理企业在经营过程中所产生的各种应付款数据信息。在实际的经营活动中，应付账款的管理是一项相当繁杂的工作。应付款子系统可以帮助企业管理好应付款项，有效地控制资金的使用，从而使企业获得最好的经济效益。

应付账款子系统帮助用户有效地管理应付款，计划和控制资金的使用。它主要提供期初应付单、其他应付单、采购发票据过账、单据核销、付款结算方式、应付总账、应付明细账、

客户余额、账龄分析等功能。并可查询付款结算情况、核销查询情况、采购发票制作凭证情况、其它应付制作凭证情况、付款结算制作凭证情况等。应付账款子系统是与采购、账务等子系统完全集成的。

应付账管理系统包括购货发票、其他应付单、购货发票、采购付款、采购退款、应付票据、单据核销七个模块。

主要内容有：

1、与采购系统、帐务系统、库存系统完全集成。

2、可做到采购订单、收货单、发票三方准确匹配。

3、支持多种付款方式如：付款单、预付单、退款单和结算方式。

4、根据币种、原币金额、记账汇率自动生成本币金额。

5、实现模糊查询，可由应付款审核状态、客户名称、付款情况及凭证信息。

6、灵活的付款结算选择。

7、付款处理时可选择多种结算方式，并自动生成凭证。

8、统计分析可提供应付明细账、应付总账、账龄分析、客户余额表，打印应付账款明细帐、按供应商汇总的应付收账款总账。

（三）总结：

企业信息化管理是企业应用信息技术及信息产品的过程。更确切地说，就是信息技术由局部到全局、由战术层次到战略层次向企业全面渗透、运用于各个流程、支持企业经营管理的过程。随着现代化信息技术的迅猛发展和普及，企业的生存和竞争环境发生了根本的变化。企业要想在市场竞争中立于不败之地，必须进行信息化建设，所以信息化管理就成为企业获取竞争优势的关键所在。

现代企业信息化管理不仅使信息沟通畅通及时，市场信息与决策层之间的反馈更加迅速，提高了企业对市场的快速反应能力，而且极大地调动了组织成员的积极性和潜在能力，加强了相互之间的沟通和交流，从而使企业能更好地适应激烈竞争的市场环境。宁可累死在路上，也不能闲死在家里！宁可去碰壁，也不能面壁。是狼就要练好牙，是羊就要练好腿。什么是奋斗？奋斗就是每天很难，可一年一年却越来越容易。不奋斗就是每天都很容易，可一年一年越来越难。能干的人，不在情绪上计较，只在做事上认真；无能的人！不在做事上认真，只在情绪上计较。拼一个春夏秋冬！赢一个无悔人生！早安！—————献给所有努力的人