偏差处理管理制度

偏差处理管理制度

1. 主题内容与适用范围：

本制度规定了产品生产全过程中出现偏差的处理程序和要求。通过实施本制度确保能有效识别并及时报告、记录、调查、处理偏差，控制偏差对产品质量的影响。

本制度适用于任何偏离生产工艺、物料平衡限度、质量标准、检验方法、操作规程以及设备异常等可能影响产品质量的情况

2. 引用标准

《药品生产质量管理规范》2010年修订版

《药品GMP指南》质量管理体系分册

《药品GMP指南》口服固体制剂分册

3. 职责

3.1质量受权人：

3.1.1 决定偏差所涉及的物料或过程的处理方法。

3.1.2负责确认相关偏差纠正措施实施的效果。

3.1.3 负责偏差处理程序的批准。

3.1.4 负责对关键偏差、中等偏差进行终审。

3.1.5负责对发生的关键偏差及时报告总经理。

3.2 质量监督员

3.2.1负责对偏差进行编号，建立偏差台账，并对偏差进行汇总分析汇报，对相关文件记录及时归档。

3.2.2参与评估偏差的风险等级，调查偏差产生的根本原因。

3.2.3 负责跟踪纠正预防措施的实施。

3.2.4 负责立即纠正微小偏差。

3.3偏差发生部门：

3.3.1偏差发现人负责及时、如实报告偏差。

3.3.2 偏差发生部门负责人采取应紧急措施。

3.3.3 偏差发现人、偏差发生部门负责人协同质量监督员调查偏差的根本原因。

3.3.3执行纠正及纠正预防措施的实施。

3.4偏差涉及的相关部门：

3.4.1配合调查偏差的原因。

3.4.2提出处理意见及纠正措施，并提供相应的支持文件。

4.管理内容：

4.1 定义：

4.1.1偏差：是指偏离已批准的程序（指导文件）或标准的任何情况。包括任何与产品质量有关的异常情况，如物料、产品检验结果超标；物料、产品存贮异常；设备故障；校验结果超标；环境监测结果超标；客户投诉等；以及与药品相关的法律法规或已批准的标准、规程、指令不相符的意外或偏离事件。

4.1.2紧急措施：本文所指的紧急措施是指为了不使偏差继续扩大或恶化的方法。常见的紧急措施包括：暂停生产、物料或产品隔离、物料或产品分小批、设备暂停使用、紧急避险及恢复正确状态（如工艺参数偏离后调整为规定指标范围内）等。

4.2偏差处理的原则：

4.2.1各部门负责人应确保所有人员正确执行生产工艺、质量标准、检验方法和操作规程，防止偏差的产生。

4.2.2出现偏差必须立即报告并按偏差处理的程序进行，严禁隐瞒不报偏差及产生原因或未经批准私自进行偏差处理的情况。

4.2.3偏差调查应彻底，确保根本原因被识别和采取的纠正措施正确，并应当采取预防措施有效防止类似偏差的再次发生。

4.2.4在偏差的根本原因被识别和纠正活动被确定之前，相关产品不得放行。

4.2.5 每年至少对偏差进行一次趋势分析，以推动公司产品质量和质量管理体系的持续改进。

4.3 偏差的分类：根据偏差的性质、偏差的范围大小、偏差对产品质量潜在影响的程度以及是否影响患者健康和影响注册文件等因素，将偏差分为关键偏差、中等偏差、微小偏差。

4.3.1 关键偏差：违反公司质量管理体系政策或国家法规，危机产品安全及产品形象，导致或可能导致产品质量受到某种程度的影响，以致产品整批报废或成品收回等后果。

4.3.2 中等偏差：导致或可能导致产品质量受到某种程度的影响，造成返工、重新包装等后果。严重违反GMP及操作规程事件。

4.3.3微小偏差：不会影响产品质量（如生产记录数据填写不及时、不准确、数据修改方式错误等），或临时性调整。

4.4偏差的种类（以下仅为举例，包含但不仅限于以下内容）：

4.4.1 投料错误：投放错误的原辅料；投料量错误；使用没有经质量管理部门批准放行的物料。

4.4.2 检验结果超标：物料、中间品、待包装品、成品的检验结果超过标准。

4.4.3 生产过程缺陷：关键控制项目检查超出标准要求；工艺条件、参数发生偏离。

4.4.4 混淆：两种不同的产品、同种不同批号的产品，或同种同批而用不同的包材的产品混在一起。

4.4.5异物（有形）：在物料、成品或生产包装过程中发现的异物。

4.4.6 潜在的污染：如不能正确清除，可能导致产品污染。

4.4.7过期的物料及设备：使用的物料、中间品、待包装品超过规程规定的贮存期限；使用了超出校验期的设备。

4.4.8物料、产品贮存异常：物料、产品未按规定的贮存条件及包装要求保存。

4.4.9 设备故障及过程中断：因设备故障导致产品质量缺陷或潜在威胁，生产中断；因动力原因（停电、汽、气、水）导致流程中断。

4.4.10环境：与药品相关的空调系统、厂房设施的防尘捕尘设施、防止昆虫或其他动物进入设施、照明设施的故障；以及洁净区尘埃粒子监测超限；动态微生物监控指标超限、温湿度控制超限、压差超限等偏离事件。

4.4.11 制药用水：未按规定使用制药用水（如本该使用纯化水的使用了饮用水）；在水系统中发生影响产水质量的错误行为。

4.4.12检验及预防维修：设备仪器校验不能按计划进行，或在校验过程中发现计量结果超出要求范围；预防维修未按计划准时进行或在预防维修中发现设备关键部位问题影响已生产产品质量的情况。

4.4.13 包装缺陷：包装设计印刷缺陷。

4.4.14客户投诉：涉及生产过程控制及产品质量的投诉。

4.4.15文件记录缺陷：使用过期文件；记录不规范；文件丢失等。

4.4.16未按规程执行：违反批准的规程、生产指令。

4.4.17人员失误：人为失误导致产品质量问题、未能按正常程序执行，记录错误等。

4.4.18 旧包材、零散物料：生产过程中发现零散不合格的包材以及本应按规程集中处理的物料。

4.4.19标识问题：缺少标识、标识错误或标识的信息与文件矛盾。

4.4.20 收率及物料平衡率：收率超过设定的范围；物料平衡超过规定的限度范围。

4.4.21其他：未列入以上的偏差。

4.5偏差处理流程图如下：

偏差处理流程图

4.5.1 偏差的识别、紧急措施和报告：

4.5.1.1 偏差定义中的任何事件（微小偏差除外）都要以《偏差处理传递单》的形式立即（自偏差发生时起1天之内）报告给质量保证部，并同时在批生产记录或其他相关记录的相应位置记录该偏差。

4.5.1.2偏差由发现人填写《偏差处理传递单》，详细描述偏差的内容。内容包括：产品、物料或设备名称、批号/设备编号、工序等，偏差发生的时间、地点、过程及可能的原因等。若需采取不使偏差继续扩大或恶化的紧急措施，提出应急方案，并马上通知部门负责人和现场质量监督员，经确认后，执行相应紧急措施。采取的紧急措施需记录在《偏差处理传递单》上。

4.5.1.3 质量控制部出现的任何超标事件，首先执行《检验结果超标OOS实验室调查标准操作规程》，如确属非实验室偏差，以《偏差处理传递单》的形式报告。

4.5.1.4 对于投诉事件，先鉴定非假药，再以《偏差处理传递单》的形式报告。

4.5.1.5 重大问题还需执行《质量事故管理制度》。

4.5.2 偏差的编号及调查：

4.5.2.1 质量保证部接到上述《偏差处理传递单》后，由质量监督员首先进行偏差编号，以便追踪。编号方式以偏差产生部门前两字汉语拼音的首个字母组合加年份号加所有产生偏差的顺序号组成，如编号为SC-2018-003的偏差表示是生产部在2018年产生的第3个偏差。编号完成后，同时登入《偏差处理台账》。

4.5.2.2 质量保证部负责人召开由相关部门组成的紧急会议评估对产品或过程的潜在影响，并根据偏差对产品质量的影响进行分类，形成初步处理建议，详细记录评估过程。同时指定质量监督员作为偏差调查员对该偏差进行调查，指定的调查人员的资质、经验等应与偏差产生的风险等级或复杂程度相适应。

4.5.2.3 对确认为不影响产品质量的微小偏差，无需进行深入调查，但必须立即采取纠正措施，并立即记录在批生产记录或其相关记录的相应位置。对于中等偏差必须按规定程序进行深入调查，查明根本原因，除必须建立纠正措施外，还必须建立长期预防性措施。对于关键偏差必须按规定程序进行深入调查，查明根本原因，采取纠正措施进行整改。但对多个重复出现的同类微小偏差，应按下述程序进行。

4.5.2.4由指定的偏差调查员对偏差的根本原因进行调查。对于某些复杂的调查，指定的调查员可采取成立跨职能团队的方式完成调查。

4.5.2.5 偏差调查的主要内容：

①与偏差发生过程中涉及的人员面谈；

②回顾相关的规程、质量标准、检验方法、验证报告、年度回顾报告、设备校验记录、预防维修计划、变更控制等；

③复核涉及批号的批记录、清洁记录、维修记录、预防维修记录等；

④设备设施检查及维修检查；

⑤复核产品、物料或留样；

⑥回顾相关的投诉趋势、稳定性考察结果趋势、曾经发生过的类似不符合事件趋势；

⑦必要时访问或审计供应商；

⑧评价对前后批号的影响。

4.5.2.6 偏差调查员对上述调查结果进行汇总分析，确定根本原因或最可能原因。根本原因的分析方法参见《质量风险管理制度》。

4.5.2.7 偏差调查员将产生的根本原因填写在《偏差处理传递单》上，并撰写好偏差调查报告一同交质量授权人进行确认。

4.5.2.8偏差调查时限为发现日期起15个工作日，若超时，须在《偏差处理传递单》上注明原因。

4.5.2.9微小偏差由质量监督员负责立即纠正，并上报质量负责人。中等偏差、重大偏差由质量受权人负责进行终审。对发生的关键偏差，由质量受权人及时报告总经理。

4.6 偏差的风险评估：

4.6.1 质量保证部召集召开由质量受权人主持的偏差处理领导小组会议，对偏差的影响范围和程度进行正确的评估，偏差风险评估通常包括以下方面：

4.6.1.1 对产品质量的影响，包括但不限于：对直接涉及的产品质量的影响；对其他产品的影响。

4.6.1.2对质量管理体系的影响，包括但不限于：对验证状态的影响；对上市许可/注册文件的影响；对客户质量协议的影响。

4.6.1.3 对关键偏差以及部分中等偏差的评估还应考虑是否需要对产品进行额外的检验以及对产品有效期的影响，必要时，应对涉及的产品进行稳定性考察。

4.6.2 偏差影响评估可采用风险分析方法，按照《质量风险管理制度》要求进行。

4.7偏差的纠正行动和预防措施的确认：

4.7.1 偏差处理领导小组根据偏差调查报告阐述的根本原因、偏差的风险评估，制定相应的纠正行动和纠正预防措施，对所涉及物料、产品的处理措施，确定实施的责任人及完成时限，由生产副总、质量副总审核，质量受权人批准。

4.7.2 纠正行动责任人应当遵照批准的方案执行纠正行动。在执行过程中，如因客观原因不能完全符合原方案的要求，应及时与该质量受权人进行沟通，若需要部分修改原方案的，应重新获得质量受权人批准。

4.7.3纠正行动责任人对批准的纠正行动执行完毕后，并填写《偏差处理传递单》上相应内容。

4.7.4质量监督员负责跟踪核实纠正行动的完成情况。

4.7.5对于关键偏差需要采取的纠正预防措施按《纠正和预防措施管理制度》的要求执行。

4.8偏差记录归档：

4.8.1《偏差处理传递单》、《偏差登记台账》及由附件形式出现的偏差调查报告、偏差风险评估报告等偏差记录由质量监督员负责将原件归档保存。

4.8.2 偏差记录应长期保存。

5. 发放范围

6.变更历史

7.记录