公司文书管理工作制度范本-5
内部管理制度系列
公司文书管理工作制度-5 （标准、完整、实用、可修改）
编号：FS-QG-26975公司文书管理工作制度-5
Company document management work system-5
说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。
公司文书管理工作制度5
第一章目的
第一条为使公司的文书处理建立科学、合理、规范的程序，使文书处理准确、及时，提高文书处理的工作效率和文书的质量，特制订本办法。
第二章组织管理
第二条公司各部门与外界来往文书的收发由行政管理部门统一办理。各分公司(工厂)的文书收发由其所属部门办理，行政部门负责文书的收受及发送。
第三条管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分发、稽催、校对、监印、档案管理等事宜。
第三章文书的种类
第四条公司的通用文书有以下几种。
(1)请示:向上级部门请求、请示、批准的事项。
(2)报告:向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。
(3)决定:对公司重要事项或重大活动作出安排。
(4)决议:经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。
(5)批复:上级答复下级的请示事项。
(6)通告:在公司范围内公布应当遵守或周知的事项。
(7)通知:传达、批转上级、同级、不相属部门的公文;传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项;发布规章、任免、聘用事项。
(8)通报:表彰先进，批评错误，传达重要情况。
(9)信函:对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准。
(10)会议纪要:记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。
第五条公司的专用文书有备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新
闻稿、启事等。
第六条文书的类别。
(1)绝密:指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。
(2)秘密:指次重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文书。
(3)机密:指不宜向公司以外人员透露内容的文书。
(4)普通:指非机密文书。如果附有调查问卷之类的重要东西，则另当别论。
(5)传阅:指在本公司内部传阅或传达的文书。
第四章文书制作要领
第七条文书内容(以公文为例)包括以下几方面。
(1)发文号:由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成，位于文头与界栏线上。
(2)收文机关:向上级的请示、报告，一般只写一个主送单位;需同时报送另一个上级部门的，用“抄报”;对同级或下级则用“抄送”。
(3)标题:对公文主要内容的概括和反映，是公文的眉目。
(4)正文:公文的主体部分。
(5)发文机关:制发文的单位，位于正文的右下侧，应写全称或通用简称。
(6)公文日期:包括年、月、日，写在公文末尾，一般以印制日期为准，重要公文以签发日期为准。
(7)公文印章:加印在发文日期中间。
(8)密级:保密文件注明密级。
(9)附件:附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序号、标题。
第八条用纸格式。
(1)国内公文用纸用16K型(26cm×18.4cm)，涉外公文用A4型(29.7cm×21.0cm)。
(2)图文区:国内用16K型(23.3cm×14.9cm)，国际标准用A4型(27cm×17.5cm)。
第九条印装格式。
(1)公文均采用横书横排。
(2)单面印刷可在上端装订，双面印刷在左面装订。
(3)装订可用线装、钉装、胶粘办法。
第十条版面格式:首页采用文头。
第十一条公文行文原则。
(1)上行文原则。
①逐级行文，即下一级行文给直接上级。
②多级同时行文，即下级向上级和更高上级同时行文。
③越级行文，遇特殊、紧急情况，或对直接上级的检举、控告。
(2)下行文原则。
①逐级行文。
②多级同时行文。
③直贯到底行文。
(3)平行文原则:相互没有隶属关系的部门之间可以行文。
第十二条文书的署名。
(1)公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名;如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名;如果是重要文书，按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名与职务。
(2)对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。
第十三条文书的盖章。
(1)在正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门印章。
(2)如果文书署名者不在，可加盖职务或代理者印章，并加盖具体执行者印章代替。但在这种情况下，文书存档前必须加盖署名者印章。
(3)以部门或公司名义起草的文书，须在旁侧加盖有关责任者印章。
第十四条文书制作注意事项。
(1)文书必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确规范。
(2)起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，并加以证明，附上相关资料与文件。
(3)必须明确起草文书的责任者，并署上请示审批提案
者姓名。
(4)对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件，修改者须署名。
(5)可行可不行的坚决不行文，减少行文数量，提高行文权威性和质量。
(6)减少联合行文，避免联合签审过程中时间延误和扯皮。
(7)行文分清主次，提高行文针对性，减轻行文对象单位负担。
(8)不轻易越级行文。
第五章文书制作流程
第十五条对外行文操作流程。
(1)拟稿。
①由具体承办人员起草，并由部门负责人审核。
②对外发文一般以公司名义发文。各分公司、子公司有必要发文时，在公司后加下属企业全称。
③发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。
(2)核稿。
①拟稿完毕后，填写发文拟稿单，一并送各级领导审核。
②审核有问题时与有关当事人沟通，统一意见后进行修改。
(3)签发。有关领导审核签发，明确签署意见、姓名、日期。
(4)编号。由行政部统一编排发文字号。
(5)缮印、校对。
①急件应先行处理。
②保密件应由专人打印。
③打印后的校样、废纸等应妥善处理。
④应专人校对，以原稿为准，重要文件需多人校对。
⑤打印、校对责任人签名。
(6)在无误、规范的文件上统一盖印章。
(7)填写登记簿。
(8)封发。
①发文工作由行政部门负责。
②查验无误后信件封口，填写准确，注明急件、密级。
第十六条对内行文处理程序。
(1)对内行文一般按对外行文处理程序参照执行。
(2)特殊情况下，各级部门、下属企业对公司行文可不必经缮印程序。
(3)对内行文，由各部门、下属企业负责人、公司领导签发。
第六章文书的发送
一些需要邮寄或专人递交的文书，按下列要点进行发送，必要时还需给文秘室回复或回执，调查报告不受本条规定限制。
第十七条文书封面必须明确写清接收单位名称、单位地址以及收件人姓名，并且注明快递、邮寄、面呈或转交等字样。
第十八条公司内部文书原则上不封缄。
第十九条各部门的邮寄文书，必须于发送前，在“发信登记本”与“邮资明细账”上填写相关内容。
第七章文书的处理
第二十条普通文书的处理原则。
(1)部门经理以上级别的主管负责对文书进行审阅、回
答、批办以及其他必要处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理。
(2)如果遇到重要或异常事项，必须及时与上级主管取得联系，按上级指示办理。
(3)各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。
第二十一条机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。
第八章文书的阅览原则
>第二十二条某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。如有必要，可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管。
第二十三条有必要在各部门传阅的文书，必须附“传阅登记簿”，按“传阅登记簿”规定栏目填写，并最终交还文书主管。
第九章收文操作流程
第二十四条签收。一切外来信件、电报、传真，统一由行政部门签收，填写登记在收件登记簿上。写明公司或行政
部门收启的文书，统一由行政部拆封处理。
第二十五条写明各部门或个人收启的分送各部门或个人，如系公文，应主动送行政部登记处理。
第二十六条分发。
(1)行政部根据公文性质、要求，确定具体化在办和阅批对象，填写公文阅办单。
(2)分发去向。
①重要来文，由行政部长提出初步意见(拟办)，再由公司领导批示(批办)。
②一般文件，直转有关职能部门处理(承办)。具体承办务求实效，分清主办、协办、复文与不复文。
③参阅性文件，直接组织传阅。
④范围不明的文件，送领导审阅。
第二十七条催办。
分对内催办与对外催办，包括发函、派专人打电话等方式，要使用工作催办单，对来文做到事事有交代、件件有着落，防止漏办、延误。
第二十八条结办。
文件传阅完毕，已答复发文单位，有处理意见的文件，均视为结办。
第十章文书的整理与保存
第二十九条全部完结的文书，在结办后三天内，交行政主管归存，按“完整、有序”的原则对文件整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。
第三十条公司个人不得保存公司公文，凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管，调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。
第三十一条分公司或分支机构的文书分为两类:一类是特别重要的文书，直接交主管保存，另一类是一般的文书，留存各部门保管。
第十一章文书的保存年限
第三十二条永久保存文书包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定;重要的合同书、协议书、登记注册文书;股票关系文书、重要的诉讼关系文书;重要的政府