经典版干部人事档案缺失材料收集与补充办法

干部人事档案缺失材料收集与补充办法

一、履历材料：

1、1988年制《干部履历表》（含1988年以前的履历表）：是指该干部在1988年以前参加工作的，所填写的履历材料。无此材料，首先应确定此干部当年所在单位是否组织填写过履历表，如组织填写过，应到干部本人当年所在单位查找。确定找不到的，应由干部现所在单位出具1988年制《干部履历表》短缺说明。若档案中已存在1988年制《干部履历表》，但项目不全或填写不规范的，不需补充。

2、1999年制《干部履历表》：档案中无此材料，应通知干部本人补填，任职经历填写到现任职务，填写内容以现在的实际情况为准。如履历表中缺照片、本人签名、填表时间和审查机关印章等，由干部所在单位予以补充。

【注】：补填1999年制《干部履历表》时，一律使用黑色水性笔填写，不得使用圆珠笔、铅笔等，字迹端正、清楚；“照片”用近期二寸正面半身免冠彩色照片；表内项目必须与本人档案中材料一致，档案中没有材料的项目不准填写；表内项目本人没有内容填写的，统一填写“无”；凡是参加为期两个月以上理论、专业、技能的学习培训（含党校），均要提供学习材料，不能提供学习材料的，请不要填写；受奖情况必须与档案中奖励材料相符，档案中没有奖励材料的不准填写；档案中有处分材料的，必须在履历表中填写；最后要有填表人的签名、填写时间和审查机关印章。

二、年度考核材料：

1、缺少1994年以来的年度考核登记表的，从所在单位查找，能找到的，直接将原件归入本人干部档案。确实找不到原件的，考核单位依据考核结果记载，出具证明材料，并加盖单位公章或党组章。表中缺少干部本人签名的，通知干部本人补签，如有特殊原因不能补签的，可补盖名章。补签（章）位置是年度考核表中被考核人对考核结果的意见栏或备注栏。

2、按规定不需要考核以及应考核而未考核的，由上级主管部门或所在单位出具书面说明，并加盖公章或党组章。

3、如干部因外出学习、挂职、生病等原因未能填写年度考核表的，请在部门统计时进行书面说明，其他漏填人员请联系补填，并按要求盖章、签字。

三、学历学位材料：

档案中应有与本人学历、学位相对应的全部学历、学位材料。高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表，毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权出具的国内外学历学位认证材料等。

1、缺少高中毕业生登记表：

要到大学或者毕业高中学校找原件，确实找不到的，要作出有关说明。

2缺少入学材料、考生报考登记表、高考电子档案：

缺少入学材料、考生报考登记表的可到毕业学校寻找、提取原件，学校不给原件的，也可将原件（学生登记表、考生登记表、新生花名册）复印后加盖毕业学校公章，存档。

2000年以后缺少高考电子档案的可到当时高考报考的省教育厅进行补办。

3、缺少在校成绩单：

可到毕业学校寻找、提取原件，学校不给原件的，也可将在校成绩复印后加盖毕业学校公章，存档。

4、缺少学位证明材料：

可到毕业学校寻找、提取原件，学校不给原件的，也可让毕业学校出具授予学位证明后加盖毕业学校公章，存档。

5、缺少学历材料：

各类学历材料缺少的，通过毕业院校查找补充，装入原件。如原件查找不到，可复印毕业院校本人学历档案材料代替，但需注明由什么单位的哪一年哪一卷档案的第几份（页）材料中复印，并加盖该单位档案专用章。

普通高等教育毕业的，可到毕业学校寻找，提取原件，学校不给原件的，也可将原件复印后加盖毕业学校公章，存档。确实找不到的，要毕业学校作出有关说明，加盖公章。

自学考试形式毕业的，可先自行查找，确实查找不到的可到当时省、市自考办公室档案管理处复印档案存件，并在复印件上加盖公章。

函授学习形式毕业的，可先自行查找，确实查找不到的可到所在函授学校档案管理处复印录取花名册、学籍卡、成绩表、毕业证注册号及毕业登记表，并在复印件上加盖公章。

四、培训材料：

结合《干部履历表》和《干部任免审批表》所填情况，缺少1997年以来（含1997年）时间为二个月及二个月以上的培训材料的，向相关培训单位或干部本人收集，一般为由培训单位组织填写或出具的学员登记表（或成绩表等），如确实找不到的，由培训单位出具证明材料并加盖公章。以上材料均找不到的，以后填写档案材料时，不再填写。

五、评聘专业技术职务的材料：

评聘专业技术职务一般由低到高级逐级进行，即有上一级职务的应具备下一级或几级职务，破格晋升的，需有相应破格材料，但从某个职务起直接聘任的情况例外。

评聘专业技术职务材料主要包括：专业技术职务呈报表（或申报表、评审表等），一般需原件。缺少此材料的，要向职称评聘部门查找或由其出具证明。

六、取得专业技术资格证书的材料：

取得专业技术资格证书的材料为《专业技术资格考试申报表》，要向颁证单位联系查找，确实找不到的，可在相应证书复印上加盖颁证单位的印章代替，或由颁证单位出具证明。

七、更改出生日期和参加工作时间的相关材料：

1、更改出生日期的材料：干部本人申请更改出生日期的，需要同时具备个人申请、调查报告、证明材料和上级批复四份材料，缺少材料的应联系相应的审批单位进行补充，但必须是原始材料，一般不得补办手续。

组织上因某种需要认定干部出生日期的，应有组织出具的理由充分、证据齐全的认定材料，否则还需有相应的证明或调查材料。

2、更改参加工作时间的材料：无论是本人提出更改申请还是组织直接进行的认定，只需要上级批复或确认其参加工作时间的材料二者之一即可，但更改理由要充分，证据要齐全。缺少材料的应联系相应的审批单位补充原始材料，也不得补办手续。

八、党团材料：

1、入党志愿书

中共党员的档案中必须有入党志愿书，无此材料的，向原入党单位联系查找，确实找不到的，按以下程序补办：

①本人有关入党情况的说明。包括何时何地入党、介绍人姓名、党支部书记姓名等。

②证明材料。由入党所在支部出具证明材料，并经县级以上党委组织部门审核；如入党时所在的支部已不存在，可由总支、基层党委直至上级党委逐级向上，查找有关会议记录、党员名册、转组织介绍信存根或其他资料，进行复印或摘抄，或由相应的党组织出具证明材料（同样需县级以上党委组织部门审核）。

③补填入党志愿书

Ⅰ、由本人按入党时的情况填写1至7页，其余部分不再填写；

Ⅱ、由现单位党组织研究后，在“备注”栏内说明情况（包括志愿书丢失的原因等），提出承认其党员资格的意见，加盖组织部门或单位党委（党组）印章；

Ⅲ、由组织部门审查（如干部所在单位为部门管理单位，由在组织部门审查前还需其主管单位党组织审查，并签注意见、加盖印章），在封面注明审查意见和“某年某月补填”字样，并加盖印章。

2、入党政审材料、入党申请书和入党转正申请书

缺少入党政审材料的到原所在入党单位党组织联系查找，确实找不到的，由入党所在支部出具证明进行补充材料。

缺少入党申请书和入党转正申请书的，联系本人补写。

3、1985年和1990年填写的《党员登记表》

1985年党员登记表的填写时间约为1984年8月至1986年全年，1990年党员登记表的填写时间约为1989年9月至1991年全年。档案中缺少1985年或1990年党员登记表的，与干部当年所在单位党组织联系查找。如组织填写后未及时装入档案造成丢失的，出具证明材料，但不得补填。

4、加入其他党派的应有相应组织出具的批准其加入该党派的批复。如加入民主党派通知书、申请书等。样式不作统一要求，但要有党派名称和加入时间。缺少此材料的，要由所加入的党派出具相关证明材料，证明其加入的党派名称和加入时间，加盖公章。

九、奖励和处分材料：

获得县处级以上奖励的应有奖励材料。缺少材料的，应从颁奖单位查找补充当年的表彰奖励表格和审批表，或可从干部本人处寻找获奖证书，复印代替。确实找不到的，需积极与颁奖单位联系，由颁奖单位出具证明材料。以上材料均找不到的，以后填写档案材料时，不再填写。

处分材料：主要包括处分决定（或免予处分的决定）材料，除开除之外的行政处分和开除党籍之外的党纪处分处，其余处分还需有解除处分的决定材料。缺少处分材料的，要与处分决定单位联系补充材料原件。

十、工资材料：

1993年以后的工资应该齐全。工资材料包括：新增人员工资审批表、转正定级审批表、正常晋升工资档次审批表、晋升职务后工资审批表、正常晋升级别工资审批表、工资调整审批表、工资变动（套改）审批表、晋升薪级工资审批表、调动工作人员确定工资审批表，工资停发（恢复）通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。缺少材料的，应向干部本人当年所在单位查找补充原件；工资变动没有形成工资材料的，档案中要有相应工资变动情况的记载。

十一、党代会代表、人代会代表等材料

当选人民代表大会、政治协商会议、中国共产党及民主党派、群众团体代表大会代表、委员的应有登记表。缺少相应材料的，可与会议承办单位联系补充。

十二、任免材料：

1、1997年以前的干部任免审批表：档案中应装入与本人职务变动相一致的《干部任免审批表》。缺少1997年以前的任免材料，向有关任免单位进行查找。因年代久远、单位变更等原因确实找不到的，可从文书档案中复印相应的任免文件代替，注明出处加盖管档单位印章，但不得以任何证明文件代替。

2、1997年以来的所有干部任免审批表：

①1997年以来，干部在所有级别上的职务变动（包括新任和平级变动），档案中都必须装入《干部任免审批表》。档案中如缺失任免材料，要进行查找，确实找不到的，要由当时任免机关根据任免文件、会议记录等原始材料进行补充，但因机构变更、撤地设市等原因，确实无法补充的，可从文书档案中复印相应的任免文件代替，需注明出处并加盖管档单位印章。

②1997年以来任免审批表的“审批机关意见”一栏，应注明任免职务的批准机关、批准时间和文号，并加盖组织印章。

十三、考察材料：

档案中应有与提拔任职经历相应的考察材料。缺少1997年以前考察材料的，从所在单位或文书档案管理部门查找，确实找不到的，需查明此材料当时是否形成或虽形成但已丢失，然后由相应单位出具说明；1997年以来提拔的考察材料，必须补充齐全，不得以说明代替。所有考察材料都需有形成材料的单位印章和时间、或考察人姓名和时间。

十四、出国（境）材料：

缺少此材料，由干部所在单位从出国组团单位、外事办或公安出入境管理处查找出国批件等相关材料，补填出国备案表。

【注意事项】：

1、根据《干部档案整理工作细则》，所有入档材料须使用16K（18.4cm×26cm）纸张，以长边为装订边，留足装订边距和天头地角，一般不得缩印，但不得使文字或内容斜排或倒排。

2、所有复印件，都必须注明出处并加盖印章，除毕业证、学位证复印件由干部所在单位与原件核对无误后，加盖印章外，其他各类复印材料均需材料形成单位或相应的管档部门加盖印章。