中国石化建设工程项目档案管理规定(20141014)

中国石油化

工集团公司企业标准

Q/SH

Q/SH —2014

2014- - 发布 2014 - - 实施

中国石油化工集团公司 发布

Q/SH —2014

目 次

目次 (Ⅰ)

前言 (Ⅱ)

1 范围 (1)

2 规范性引用文件 (1)

3 术语和定义 (2)

4 项目文件和档案管理 (3)

5 项目文件的收集 (7)

6 项目各阶段文档的整理要求 (11)

7 项目电子文件与电子档案 (20)

8 项目档案审查 (23)

9 项目档案专业验收 (24)

10 项目档案的归档 (25)

11 项目档案利用 (25)

12 项目后评价、项目奖励 (26)

附录A 建设项目行政许可表 (26)

附录B 中国石化基本建设工程项目档案资源归档管理实施细则 (26)

Ⅰ

Q/SH —2014

前 言

本标准共分12章和2个附录，2个附录均为规范性附录。

本标准由中国石油化工集团公司办公厅、工程建设管理部编制。

本标准由中国石油化工集团公司办公厅负责管理。

本标准起草单位：中国石化集团公司办公厅

中国石化集团公司工程建设管理部

中国石化股份有限公司金陵分公司

中国石化股份有限公司燕山分公司

中国石化股份有限公司齐鲁分公司

中国石化股份有限公司镇海炼化分公司

中国石化股份有限公司天津分公司

中国石化股份有限公司广州分公司

中国石化四川维尼纶厂

中国石化仪征化纤股份有限公司

中国石化青岛炼油化工有限责任公司

中国石化股份有限公司管道储运分公司

中国石化青岛石油化工有限责任公司

中国石化销售有限公司华南分公司

中国石化中原油田分公司

中国石化石家庄炼化分分公司

本标准主要起草人：杨振刚 吕海民 赵永平 杜平生 邵志山 田 洁 万寿香 吴天军 刘华萍 陈爱华 王 力 李东军 高雪华 李国雄 张 海 徐立功

本标准为第一次发布。

Ⅱ

Q/SH —2014

中国石化建设工程项目档案管理规定

1 范围

本标准规定了工程建设项目档案工作的组织体系、工作职责、档案考核，项目立项、审批、招投标、合同、勘察、设计、施工、采购、监理、项目管理、生产准备及试生产、专项验收、竣工验收全过程文件的形成、积累、收集、整理、审查、归档及档案验收的要求和方法。

本标准适用于中国石化各单位、合资合作企业新建、扩建、改建和技术改造等工程建设项目文件编制、整理、归档及档案验收。

2 规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。建设工程项目中有关铁路、公路、港口码头、电信、35KV以上送变电工程的交工技术文件格式应按有关国家标准、行业标准的规定执行。

GB/T 10609.3 技术制图复制图的折叠方法

GB/T 11821 照片档案管理规范

GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求

GB/T 18894 电子文件归档与管理规范

GB/T 50328 建设工程文件归档整理规范

DA/T 13 档号编制规则

DA/T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范

DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范

SH/T 3503 石油化工建设工程项目交工技术文件规定

SH/T 3508 石油化工安装工程施工质量验收统一标准

SH/T 3543 石油化工建设工程项目施工过程技术文件规定

SH/T 3903 石油化工建设工程项目监理规范

SH/T 3904 石油化工建设工程项目竣工验收规范

Q/SH 0249 油气田地面建设工程项目竣工资料和交工技术文件编制规定

SEP-IDM-GS2000 中国石化工程建设标准

建设项目竣工环境保护验收管理办法（国家环境保护总局令第13号）

企业会计准则（财会〔2006〕3号）

重大建设项目档案验收办法（档发〔2006〕2号）

建设工程消防监督管理规定（中华人民共和国公安部令 第106号）

防雷装置设计审核和竣工验收规定（中国气象局令 第21号）

建设项目安全设施“三同时”监督管理暂行办法（国家安全生产监督管理总局令 第36号） 危险化学品建设项目安全监督管理办法（国家安全生产监督管理总局令 第45号）

工作场所职业卫生监督管理规定（国家安全生产监督管理总局令 第47号）

建设项目职业卫生“三同时”监督管理暂行办法（国家安全生产监督管理总局令 第51号） 中国石化建设项目档案验收细则（中国石化办〔2011〕119号）

中国石化档案分类规则（中国石化办〔2011〕214号）

1

Q/SH —2014

2中国石化物资采购招标档案管理办法（中国石化物〔2013〕407号）

中国石化档案数字化规范（中国石化办〔2013〕592号）

3 术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

3.1 建设项目

指建设、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。

3.2 单项工程

建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可独立发挥生产能力或工程效益的工程。

3.3 单位工程

具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。

3.4 单元工程

设计文件按独立施工条件或独立使用功能对单项工程的细分，具有单独设计编号。

3.5 EPC（工程设计、采购和施工承包商）

项目实施阶段的一种管理模式，业主（或PMC）通过招标确定EPC承包商。项目管理模式可以采用EPC方式，也可采用EP+C，或E+PC，或E+P+C等方式。

3.6 中间交接

工程中间交接标志着工程施工安装的结束，由单机试车转入联动试车阶段，是承包单位向建设（使用）单位办理工程交接的一个必要程序。中间交接只是工程保管、使用责任的移交，不解除承包单位对工程质量、竣工验收应负的责任。

3.7 试生产

投料试车至竣工验收完成或取得生产许可期间的生产过程。

3.8 交工验收

工程项目经投料试车产出合格产品，或具备使用条件后，建设单位组织监理、工程承包单位及相关单位按工程合同规定对交付工程的验收。

3.9 专项验收

政府行政主管部门对建设工程项目消防、防雷、职业卫生、安全、环境保护等设施及其实施效果的验收。

3.10 生产考核

石油化工生产装置在试生产阶段，通过规定期限的连续运行，对设计的生产能力、工艺指标、产品质量、设备性能、自控水平、消耗指标及环保指标等数据实施测量、采集并与设计值进行对比、分析与评价的活动。

3.11 竣工验收

建设工程项目完成交工验收、专项验收、生产考核、竣工决算审计、档案验收、项目批准部门或授权单位组织项目有关单位和部门进行工程验收，验收合格并签署“竣工验收证书”的过程。

3.12 项目文件

建设项目在立项审批、土地征迁、招标投标、勘察设计、设备材料采购、施工、监理、试生产及竣工验收等全过程中形成的文字、图表、声像等不同载体形式的文件。

3.13 项目前期文件

指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。

3.14 项目竣工文件

Q/SH —2014

指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目材料/设备采购文件、项目竣工图和项目监理文件组成。

3.15 项目施工文件

指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。

3.16 质量证明文件原件

加盖生产厂检验专用章或质量证明专用章的产品质量证明文件或供应商在产品质量证明文件复印 件上加盖确认印章的延续性的质量证明文件。

3.17 项目竣工图

指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。

3.18 项目监理文件

指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。

3.19 项目竣工验收文件

指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。

3.20 交工技术文件

工程总承包单位或设计、采购、施工、检测等承包单位及工程监理单位在建设工程项目施工阶段形成并在工程交工时移交建设单位的工程实现过程、安全质量、使用功能符合要求的证据及竣工图等技术文件的统称，是建设工程文件归档的组成部分。

3.21 质量证明文件原件

加盖生产厂检验专用章或质量证明专用章的产品质量证明文件或供应商在产品质量证明文件复印件上加盖确认印章的延续性的质量证明文件。

3.22 施工过程技术文件

施工单位在建设工程项目施工过程中形成的质量管理文件、质量控制记录、安全质量见证等技术文件的统称。

3.23 项目档案

指经过鉴定、整理并归档的项目文件。

3.24 项目文件归档

建设项目的设计、施工、检测、监理等单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期向档案管理机构移交。

3.25 项目档案移交

项目竣工验收后，建设单位根据合同、协议和规定向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门移交有关项目档案。

3.26 项目电子文件

指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的记录和反映项目建设和管理各项活动的文件。包括文本电子文件、图像电子文件、图形电子文件、视频电子文件、音频电子文件等。

3.27 项目电子数据

在项目建设期间，基于计算机应用、通信和现代管理技术等电子化技术手段形成包括文字、图形符号、数字、字母等的客观资料。

3.28 元数据

描述文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。

4 项目文件和档案管理

4.1 项目文件管理

3

Q/SH —2014

44.1.1 工作要求

a) 项目建设单位应明确项目文档管理模式和管理责任，建立相应的文件管理程序， 纳入项目

管理程序文件，构建项目文档信息系统；

b) 项目文件应统一归口收发和管理，建立并保存收发记录，避免文件和资料散落和遗失； c）项目文件应按照文件编码规定进行统一编号管理，便于查阅、整理、归类；

d）项目建设单位负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位、采购单位和监理单位等编

制项目竣工文件和整理项目文件；

e）在签订项目设计、施工、采购及监理等合同、协议时，应设立档案专门条款或专篇，明确

有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任；

f）项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同

步进行。

4.1.2 管理程序

4.1.2.1 发文管理程序

发文管理包括草拟、审核、签发、复核、编号登记、缮印、用印、登记、分发等程序。

4.1.2.2 收文管理程序

收文管理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

4.1.3 过程控制

在项目建设期间，建设单位、参建单位应做好项目管理性文件、设计文件、交工技术文件、生产准备及试生产文件等各类文件控制。

4.2 项目档案管理

4.2.1 工作要求

项目档案工作应建立以项目管理为核心，以合同为依据，以监理控制为手段的管理机制，实施事前介入、事中控制、事后核查、验收把关的全过程控制管理模式。工作要求如下：

a) 实行“谁形成，谁归档”的管理原则；

b) 项目文件的收集、整理、移交应与项目的立项准备、施工安装、中交、竣工验收同步； c) 确保档案完整、准确、系统；

d)纸质文件与对应的电子文件一并移交归档。

4.2.2 档案工作职责

4.2.2.1 项目建设单位档案工作职责

a) 贯彻执行上级建设项目档案工作要求，建立健全项目文件、档案管理制度，明确管理部门； b) 建立项目文件、档案管理体制，明确项目文件、档案管理程序，明确管理岗位，落实档案

管理设施设备；

c) 落实项目档案管理费用，纳入项目概算管理；

d) 落实项目档案管理“三纳入”、“四参加”要求，确保项目文件形成、编制、移交同步； e) 负责组织、协调和指导各参建单位完成项目文件的编制、整理、移交归档工作；

f) 负责组织专业人员对项目归档文件的齐全、准确情况进行审查。

g) 负责项目文件归档移交工作。

4.2.2.2 档案部门职责

a) 负责统筹规划项目档案工作，制定项目档案管理规章制度，指导项目管理部门建立和完善项目文件管控制度；

b) 负责检查、指导、监督项目各阶段文件的整理、归档和利用工作；

c) 负责项目档案信息化建设管理工作；

d) 负责项目档案的宣传与培训工作；

e) 负责项目档案专业验收工作；

f)负责项目档案接收保管及利用工作。

Q/SH —2014

4.2.2.3 工程建设项目部各部门档案工作职责

a) 设立文档管理人员，负责项目文件收集、整理和移交归档工作；

b)对本部门归档文件的完整、真实性负责。

4.2.2.4 勘察单位、设计单位、施工单位、检测单位、监理单位和物资供应单位档案工作职责

a) 按照国家、行业和中国石化项目档案管理要求，完善相应的项目文档管理制度，负责项目

文件的编制、整理和移交归档工作；

b) 勘察、设计、施工、检测、监理、物资供应等单位对归档文件的完整性、真实性负责，并向总承包单位或项目管理部门移交。

c) 设立专人负责项目交工技术文件的收集、整理和移交归档；

d) 接受项目建设单位档案业务指导、检查、监督和培训；

e) 监理单位负责对项目交工技术文件完整、准确情况进行审查。

4.2.2.5 质量监督部门档案工作职责

负责项目文件管理程序及内容质量的监督、检查。

图 项目档案管理程序

4.2.4 项目建设单位档案管理制度

5

Q/SH —2014

6 项目建设单位应建立健全项目档案管理机构、体系和相应的规章制度，并纳入项目管理程序文件。项目档案管理制度包括：项目文件收集、积累、整理、归档制度、档案利用制度、电子文件移交归档制度、档案管理系统操作手册等。

4.2.5 项目档案管理网络

项目建设单位应建立以档案管理部门为核心，以项目部、各职能部门和参建单位为基础的管理网络。

4.2.6 档号编制

项目档案档号是项目档案分类号和案卷号的结合体，须反映分类和排列次序、便于保管和查找利用。

4.2.6.1 档号编制执行标准和制度

建设单位档案分类规则应遵循国家《档号编制规则》（DA/T 13）和《中国石化档案分类规则》。 项目档案档号编制执行建设单位档案分类规则的统一要求。

4.2.6.2 档号编制要求

a) 要反映项目档案系统整理后的科学顺序，同项目档案分类方法和分类方案结构层次相一致； b) 档号编制要遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性的原则；

c) 项目档案档号由代字和代号组成，应力求简明。

4.2.6.3 档号编制方法

项目档案档号通常采用代字和数字混合编号法，档号结构有多种形式，其中比较常用的档号结构为：项目档案档号=全宗号+类别号+案卷号。编制方法如下：

——全宗号：是档案馆（室）给定每个全宗的代码；

——类别号：是馆（室）藏档案类别的代码，由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成。不同

级位的类别之间可用间隔符“.”分开，类别号一般不超过三级；

——案卷号：是项目档案逐级分类后，隶属于最后一级类目的案卷流水号。案卷号用阿拉伯

数字标识，同一分类层次内只应编一个流水顺序号，不应有空号。

4.2.7 档案管理系统

建立统一规范的档案管理平台，有效使用中国石化档案管理系统管理工程项目档案，实现档案信息资源的采集自动化、存储数字化、管理网络化、服务人性化。

4.2.8 档案保管设施设备

4.2.8.1 档案库房

a) 库房面积应满足档案工作发展的需要,留有存储空间；

b) 库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求；

c) 库房、阅览室、办公室应实行三分开，不准在库房内设置阅览室和办公室；

d) 库房管理应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，达到防火、防盗、防潮、防高温、防光、

防有害生物、防尘、防污染等“八防”目标。

4.2.8.2 档案保管装具

项目建设单位应配置符合标准规范的密集架、文件柜、磁带柜、档案卷盒、卷夹、卷皮等档案装具。

4.2.8.3 档案保管设备

项目建设单位应配置符合标准规范的温湿度监控设备、灭火器材、去湿机、加湿机、消毒柜、防磁柜、空气净化器等档案保护设备，有条件的应配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控、监控及档案技术等设备。

4.3 合同（协议）要求

a）各类合同订立时，应设立档案专门条款，明确规定合约双方的项目档案管理职责及项目文

件形成、归档范围、质量要求、整理标准、提交档案（文件）套数与种类、提交时间及违

约责任；

Q/SH —2014

1) 施工合同应明确施工单位对交工技术文件的编制、整理、组卷、提交时间、份数、载体

形式、质量要求等责任；

2）监理合同除明确监理单位对监理文件的编制、整理、组卷、提交时间、份数、载体形式、质量要求外，还应明确对参建单位项目文件编制、整理、组卷质量的监督检查责任； 3）设计合同订立时，除其他设计文件的责任外，应特别明确竣工图编制要求、电子档案格式、组卷责任、提交竣工图的时间、份数、载体形式、质量要求等；

4）采购合同订立时，条款中应明确质量证明文件、技术文件等资料及其电子版的要求；

b) 合同款最终支付审批时应审查项目文件的归档情况；

c) 工程质保金的支付应经档案部门签字确认，方可支付。

5 项目文件的收集

5.1 项目文件的形成要求

a) 项目文件产生于项目建设全过程，其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及

人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施；

b) 项目文件形成时，应完善文件审核签署手续；

c) 项目文件必须与工程实际相符，并做到完整、准确、系统；

d) 文件形成者将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管，

并整理、组卷、移交归档；

e) 归档的项目文件应为原件。

5.2 项目文件收集职责与分工

5.2.1 建设单位

a) 建设单位项目管理部门负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位、采购单位和监理

单位等编制和收集、整理、归档项目文件；

b) 建设单位档案管理部门负责对本单位有关部门和参建单位项目文件的形成、整理和归档工

作进行监督、指导和考核，负责接收项目档案归档保管与项目档案利用；

c) 建设单位有关部门负责本部门职责范围内的项目文件（项目前期文件、项目管理文件、试

生产、专项验收、项目竣工验收文件以及设备、工艺、涉外文件等）的收集、整理、归档； 1）建设单位办公室或计划、开发部门负责项目前期文件的收集、整理、归档；

2）建设单位设计管理部门负责项目设计文件的收集、整理、归档；

3）建设单位工程管理部门负责项目管理文件、竣工验收文件(不含专项验收)的收集、整理、归档；

4）建设单位物资供应部门负责项目原材料采购与设备随机文件和监造文件的收集、整理、归档；

5）建设单位外事管理部门负责项目涉外文件的收集、整理、归档；

6）建设单位生产部门负责项目生产技术准备和试生产文件的收集、整理、归档；

7）建设单位安全、环保等管理部门负责项目环境、安全、职业卫生、消防、防雷等专项报审和竣工验收“三同时”文件的收集、整理、归档；

8）建设单位审计管理部门负责项目竣工审计文件的收集、整理、归档；

9）建设单位宣传部门负责建设单位项目声像文件的收集、整理、归档；

10）建设单位财务管理部门负责项目财务文件(包括决算、资产交付清单等)的收集、整理、归档。

5.2.2 勘察、设计单位

勘察、设计单位负责形成、积累、整理设计基础文件、设计文件、竣工图，进行组卷，经审核合格后向建设单位移交。

7

Q/SH —2014

85.2.3 施工单位

a) 施工单位负责形成、积累、整理施工文件，提交项目监理单位、建设单位工程管理部门审

核后归档；

b) 实行工程总承包的项目，工程总承包单位负责指导、审查、汇总各分包单位施工文件、设

备随机文件及竣工图，经项目监理单位、建设单位工程管理部门审核后归档。

5.2.4 监理单位

a) 负责监理文件的形成、积累、整理，经项目建设单位工程管理部门审核后归档；

b) 负责督促、检查施工单位或总承包单位编制、整理施工文件及竣工图，审核、签署施工文

件及竣工图的完整、准确、系统情况。

5.2.5 工程质量监督机构

工程质量监督机构负责编制、收集、整理建设项目工程质量监督工作中形成的质量监督文件，经项目建设单位审核组卷后归档。

5.2.6 各参建单位负责各自在项目建设过程中形成的声像档案的收集、整理、归档。

5.3 项目各阶段文件收集要求

中国石化投资项目分为：一类项目(一般为投资额≥1亿元以上的)、二类项目(一般投资额＜1亿元、≥1000万元)、三类项目(一般投资额在1000万元以下)。

工程项目一般分为立项阶段(可行性研究报告批复之前的工作)、设计阶段(包括总体设计、基础设计、详细设计)、施工阶段(从桩基工程开工到项目中间交接)、试车及竣工验收阶段(从项目中交到通过竣工验收)。

5.3.1 立项文件

5.3.1.1 可行性研究报告(含预可行性研究报告)

可行性研究报告的编制应执行《中国石化集团公司石油化工项目可行性研究报告编制规定》。特大型项目(投资在50亿元以上)在编制可行性研究报告前，还需要编制预可行性研究报告。一类项目的可行性研究报告由总部发展计划部组织审批或报批；二类项目由各事业部组织审批；三类项目由各企业负责论证和审批。其中港口、铁路等工程基础设计需报交通等行政主管部门审查，并需获得其审批文件。

形成和收集的主要文件：(预)可行性研究报告、审查会议文件（含审查意见）、批复和请示等报批文件。

5.3.1.2 立项阶段其它相关许可文件

详见附录A。

注：设计、施工、竣工验收阶段形成的行政许可文件均参考附录A。

5.3.2 设计基础文件

设计基础文件是提供给设计单位开展设计工作而搜集或准备的基础资料，主要包括立项阶段的各类审批文件、工程地质勘察文件以及气象、地震统计资料。

勘察工作划分为选址勘察(可行性研究勘察)、初步勘察、详细勘察三个阶段。对于地质条件简单，建筑物占地面积不大的场地，或有建设经验的地区，可适当简化勘察阶段。

收集的主要文件：工程地质勘察报告(包括选址勘察、初勘、详勘)。其中，新址建厂的项目需要收集、保存气象、地震统计资料。

5.3.3 设计文件

设计文件包括总体设计、基础设计(初步设计)、方案设计、详细设计(施工图设计)。

5.3.3.1 总体设计、基础设计(初步设计)、方案设计

依据项目管理规定，在可行性研究报告批准后，重大项目必须依据《中国石化集团公司石油化工大型建设项目总体设计内容规定》编制总体设计；一类和二类项目原则上都应依据《中国石化集团公司石油化工装置基础设计(初步设计)内容规定》编制基础设计；三类项目可简化编制方案设计。

Q/SH —2014

收集的主要文件：总体设计、基础设计(初步设计)、方案设计及审查会议文件（含审查意见）、批复和请示等报批文件。

5.3.3.2 详细设计(施工图设计)

详细设计编制应执行《中国石化集团公司石油化工装置详细设计内容规定》。建设单位在收到详细设计后，组织相关人员进行审查。其中港口、铁路等工程施工图由交通等行政主管部门审查，并需获得审批文件；涉及城乡规划的施工图，应由规划行政管理部门审查，并需获得审批文件。 收集的主要文件：详细设计及设计变更单、审查会议文件（含审查意见）、批复和请示等报批文件。

5.3.4 项目管理文件

在项目管理过程中，建设单位与其他业务单位的职能部门、项目部与承包单位之间、各类会议、专项工作等产生的文件，项目文件管理人员应梳理出部门内部、部门之间、单位之间产生文件的种类，确定每类文件处理流程、分发流程、归档流程。

收集的主要文件：项目征地、移民、合同及招投标、质量管理、计划、进度管理、资金管理、涉外管理中的往来文件、行政许可文件、周月报、会议纪要、专项报告、管理制度、大事记等。

5.3.5 物资采购文件

项目采购部门依据设计文件编制采购计划，确定供应商，签署技术文件和商务文件，签订采购合同。

收集主要的文件：采购计划、询价报价文件、合同及招投标文件、设备随机文件、物资质量证明文件等。

5.3.6 竣工文件

5.3.

6.1 交工技术文件

根据《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》（SH/T 3503），施工单位负责施工部分的交工技术文件、设计单位负责竣工图、采购部门负责质量证明文件和设备随机资料（含监造文件）、监理单位负责监理文件的收集。

5.3.

6.2 质量评定文件

工程质量验收依据单项工程按单位工程（子单位工程）、分部工程、分项工程、检验批的划分进行。

工程质量评定文件按检验批、分项、分部、子单位/单位质量验收与评定记录形成、收集。 5.3.6.3 监理文件

监理单位依据监理规范、监理合同编制监理规划、监理实施细则等管理文件，建立完善监理文件管理制度并有效运作，设专人管理监理文件，并及时、准确、完善地收集、整理监理文件资料。 收集的主要文件：管理性文件；专业会议纪要；报审文件；监理月报、监理日志、旁站记录；见证取样和平行检验文件资料；处理工程质量和生产安全事故处理文件资料；工程质量评估报告及竣工验收监理文件资料；监理工作总结；设备监造文件。

5.3.7 生产准备与试生产文件

5.3.7.1 生产准备工作纲要（方案）及总体试车方案

炼油化工装置和油气储运设施项目的总体试车方案依据《中国石化建设项目生产准备与试车管理规定》，由建设单位负责编制，集团公司工程部组织审批。依据《建设项目安全设施“三同时”监督管理暂行办法》（国家安全生产监督管理总局第36号令），生产、储存危险化学品的建设项目，在建设项目试运行前将试运行方案报负责建设项目安全许可的安全生产监督管理部门备案。

收集的主要文件：生产准备方案、试车方案、审查会议文件（含审查意见）、批复和请示等报批文件、备案文件。

5.3.7.2 生产技术资料

主要包括操作手册、工艺流程图、岗位操作法、工艺卡片、安全技术及职业卫生规程、工艺技术规程、环保监测规程、分析规程、检修规程、主要设备运行规程、电气运行规程、仪表及计算机

9

Q/SH —2014

10运行规程、控制逻辑程序、连锁逻辑程序及整定值、事故处置预案、相关管理制度等，由建设单位负责编制并组织审批。

收集的主要文件：上述资料、审查会议文件（含审查意见）、批复和请示等报批文件。

5.3.7.3 技术培训材料

主要包括培训方案及考核等，由建设单位负责编制。

5.3.7.4 综合性技术资料

主要包括装置介绍、三剂手册、设备图册、装置物料平衡图集、装置仪表安全系统（SIS）逻辑图册等，由建设单位负责收集。

5.3.7.5 各种试车方案（包括大机组试车方案）、调试报告

由建设单位负责编制，除总体试车方案另有规定外，联动试车和投料运行方案等由建设单位逐级组织审批。

5.3.7.6 试生产总结

建设单位应在投料试车结束6个月内编制试生产总结（包括总体试车总结和分装置试车总结），并报集团公司工程部备案。

5.3.7.7 生产考核资料

主要包括生产考核方案、考核评价报告、生产考核总结、72小时运行记录，由建设单位负责编制。

5.3.8 竣工验收文件

依据《石油化工建设工程项目竣工验收规范》（SH/T 3904）及《中国石化建设工程竣工验收管理规定》，建设单位应做好石油化工建设工程项目竣工验收程序、竣工验收实施的组织及形成文件的收集，包括项目交工验收、专项验收、竣工决算审计、档案验收、竣工验收等各阶段形成的文件。其中，专项验收阶段包括消防、防雷、职业卫生、安全、环境保护等形成的验收报告、证书、会议纪要、结论性文件等。

5.3.8.1 交工验收文件

交工验收应在建设工程项目投料试车产出合格产品或试车标定后完成，由建设单位组织实施，签署“工程交工证书”。交工验收前，建设单位应编制项目建设总结、大事记，设计单位应出具工程设计总结，质量监督部门出具质量监督报告。

收集的主要文件：工程交工证书、项目建设总结、工程设计总结、质量监督报告及工程声像文件。

5.3.8.2 专项验收文件

在试生产阶段组织生产考核或生产标定的同时，消防、防雷、职业卫生、劳动安全卫生及环境保护等设施必须与主体工程同步验收。

收集的主要文件：消防验收文件、职业卫生验收文件、安全验收文件、环境保护验收文件、防雷设施验收文件、水土保持设施验收文件等。

5.3.8.3 工程审计文件、决算报告

收集的主要文件：工程审计报告、审计决定和审计意见书、决算报告。

5.3.8.4 档案验收文件

依据《中国石化建设项目档案验收细则》要求，项目交工验收后，竣工验收前组织档案验收。 收集的主要文件：档案专业验收意见、签字表、登记表、验收会议材料。

5.3.8.5 竣工验收文件

依据《中国石化建设工程竣工验收管理规定》，具备竣工验收条件后，建设单位按照权限办理项目竣工验收工作。

收集的主要文件：竣工验收申请、竣工验收报告、竣工验收证书等。

5.3.9 油气勘探与开发文件

Q/SH —2014

在石油天然气勘探和开发的研究、生产和工程建设等各种活动过程中直接形成或采集的，仪器记录和生成的，反映油气地质现象的，以各种表现形式和载体类型存在的原始记录、中间性解译资料，以及依据这些原始资料，通过解释、分析和总结的反映工作成果的文件材料，统称为地质资料。具有参考和利用价值的地质资料需要归档保存。

主要包括：综合、测绘、地质勘探、地球物理和化学勘探、油气田开发、单井等方面的文件和岩心、岩屑等实物；每一个项目或工作任务的三个阶段（准备阶段、实施阶段和总结评审阶段）形成的管理性文件、原始资料和成果报告。

5.4 建设项目行政许可

依据国家各类法律法规，项目建设过程中需办理立项、设计、施工、竣工验收阶段等各项建设项目行政许可，建设项目行政许可形成的文件见附录A。

5.5 收集范围

执行附录B《中国石化基本建设工程项目档案资源归档管理实施细则》。

5.6 收集时间

各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。

5.6.1 工程开工

工程开工应完成项目前期及施工准备文件的收集。

5.6.2 工程中间交接

工程中间交接标志着工程施工安装结束，由单机试车转入联动试车阶段。

工程中间交接3个月后，各参建单位项目文件应收集整理完毕并向建设单位移交，办理移交证书。

5.6.3 油气勘探与开发文件

在项目评审、鉴定、验收后的90天内完成文件材料和实物的归档。

5.6.4 档案专业验收

档案专业验收前，工程建设各阶段项目档案应收集整理完毕，达到系统性、完整性和准确性的要求。

5.7 质量要求

a) 归档的项目文件应为原件；

b) 项目文件的内容及质量必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、

标准和规程；

c) 项目文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合；

d) 项目文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水。不得使用易褪色的书写材

料，如:红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等；

e) 项目文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字盖章手续完备；

f) 项目文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4 幅面(297mm×210mm)，图纸宜采用国家标准图幅；

g) 项目文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。计算机出图必须清晰，

不得使用计算机出图的复印件；

h) 长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。电子文件质量应符合相关规范；

i) 录音录像文件应保证载体的有效性。

6 项目各阶段文档的整理要求

6.1 原则要求

a) 建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由

文件形成单位进行整理；

11

Q/SH —2014

12b) 建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、采购文件、试运行文件及验收文

件，应根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程、设备单台（套）整理；

c) 项目建设施工前，建设单位、施工单位、监理单位、设计单位应编制完成统一规范的归档

范围、整编要求等档案业务管理文件；

d) 各参建单位应根据国家有关规定整理项目文件；

1）勘察、设计单位形成的设计基础文件和设计文件，应按项目、专业整理；

2）施工文件应按单项工程的专业、阶段整理；检查验收记录、质量评定按单位工程整理；

3）监理文件按单项工程或单位工程整理；

e) 项目文件整理要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类

科学，组卷合理；

f）项目文件由形成单位对项目文件的归档价值进行鉴定，确定项目文件的保管期限；

g) 涉密档案整理应遵循保密管理要求。

6.1.1 组卷方法

a) 针对具体项目的管理性文件应放在对应的项目文件中，按阶段或分年度组卷；

b) 立项审批、勘察、设计及设计基础文件按内容组卷；

c) 项目管理文件按内容组卷，其中合同、招投标文件按招标项目、标段、合同组卷；

d) 项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；原材料试验按单项

工程、单位工程组卷；

e) 监理综合性文件按内容、时间组卷，质量、进度、投资等控制文件按单位工程组卷；

f) 设备工艺文件按设备台套组卷；

g) 科研文件按项目、课题组卷；

h) 竣工图根据设计文件规定的单元工程或按建设工程项目划分的单位工程组卷，也可按设计

文件编号顺序组卷；

i) 建设项目后评估、改扩建或重建所形成的项目文件应单独组卷。

6.1.2 案卷构成要求

6.1.2.1 案卷构成基本内容

一个案卷一般由案卷封面、卷内目录、卷内文件、卷内备考表4部分组成。

6.1.2.2 案卷整理工作步骤

a) 分类:按照《中国石化档案分类规则》要求，结合本单位项目分类方案，对项目文件进行

分类整理；

b) 组卷:按照项目文件的组卷方法，将项目文件组成一个个案卷；

c) 卷内文件排列:按照卷内文件排列要求，将一个案卷内的文件进行有序排列；

d) 修整:破损的文件应修复；大于A4的页面要折叠成A4幅面，小于A4的页面要有规律地托裱

在A4复印纸上；

e) 卷内文件页号编写：以件为单位装订的，应对每件文件单独进行页号编制，以有效页面为

一页。以卷为单位装订的，应逐页编写页号，已有页号的文件可不再重新编写页号。案卷

封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号；

f) 装订：根据卷内文件情况，可对卷内文件整卷装订或以件为单位装订。装订应去除金属物，

采用线装等装订方式。线装也常称“三孔一线”装订法，即采用棉线左侧三孔装订，棉线

装订结打在背面，装订线距左侧20㎜，上下两孔分别距中孔80㎜；

1）正文与附件。正文在前，附件在后，合为一件装订；

2）正本与定稿。正本在前，定稿在后。重要性文件的历次文稿依次排在定稿之后。合为一

件装订；

3）原件与复制件。原件在前，复制件在后，合为一件装订；

4）转发文与被转发文。转发文在前，被转发文在后，合为一件装订；

Q/SH —2014

5）合同协议及其附件材料。合同协议及其附件材料，合为一件装订；

6）会议文件材料。按会议议程整理排列，各为一件装订；

g) 加盖档号章：一个案卷中有2件文件以上的（含2件），应在其每件文件首页上方空白处加

盖档号章。档号章式样执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822)；

h) 装盒：将整理好的文件装入档案盒中；

i) 编目：编制案卷封面、卷内目录、卷内备考表和案卷脊背。其内容、格式及编写要求，执

行《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822）；

j) 案卷封面可印制卷盒正表面，也可采用内封面形式。

6.1.3 卷内文件排列要求

a) 项目文件宜按系统、成套性特点进行卷内文件排列。一般应文件材料在前，图样在后；译

文在前，原文在后；

b) 项目管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。一般应印件在前，定稿在后；

正件在前，附件在后；复文在前，来文在后；

c) 施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验、评定、验收等施工工序排列；

d) 设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列；

e) 详细设计图、竣工图按专业、图号排列。

6.1.4 案卷排列要求

a) 按系统、成套性特点进行排列；

b) 按项目前期、设计、施工、监理、试生产、竣工验收及项目后评估等阶段排列。

6.2 项目立项、审批等文件

a) 组卷：按问题结合时间组卷，文件较少时按阶段组卷；

b) 装订：一般以件为单位装订；

c) 卷内文件排列：按问题结合时间排列；

d) 编目：以件为单位进行编目。

6.3 设计基础与设计准备等文件

a) 组卷：按问题结合时间组卷，文件较少时按阶段组卷；

b) 装订：以件为单位装订；

c) 卷内文件排列：按问题结合时间排列；

d) 编目：以件为单位进行编目。

6.4 设计阶段文件

6.4.1 总体设计、基础设计、方案设计等文件

a) 组卷：按设计单位编制的卷册分别组卷，一般以每一册为一案卷；若每卷下的每册内容较

少时，也可多册组成一案卷；

b) 装订：一般保持其原有的装订不变；

c) 卷内文件排列：按设计单位编制的卷册顺序排列；

d) 编目：以件为单位进行编目。

6.4.2 详细设计（施工图）文件

a) 组卷：一般按设计主项分单元、专业进行组卷，每一单元每一专业为一卷或多卷；

b) 装订：施工图一般不装订，单张图纸折叠成A4幅面装盒；

c) 卷内文件排列：按图纸目录排列；

d) 编目：每盒图纸当作一件进行编写页号，卷内目录以每张图纸填写一条目录（图纸目录、

材料表、规格表、清单等一个图号填写一条目录）。

6.5 项目管理阶段文件

6.5.1 征地、移民等文件

参照项目立项、审批等文件的整理方法。

13

Q/SH —2014

146.5.2 合同与招投标文件

a) 组卷：一般将一个招标项目的招投标文件组成一卷或多卷；

1) 合同应将合同、审批表及其它相关附件装订在一起，作为一件归档；

2) 招标书、投标文件按每册为一件；

3) 其它招标文件：已装订成册的文件可为一件，其它文件可按招标、评标、定标文件组成

若干件；

b) 装订：一般以件为单位进行装订；

c) 卷内文件排列：一般按招标工作流程的顺序进行排列；

d) 编目：以件为单位进行编目。

6.5.3 项目计划与进度管理文件

一般以件为单位装订，分单项工程按阶段进行整理组卷。

6.5.4 项目质量管理文件

项目质量管理涉及到物资采购、进场、施工、中交等过程的质量控制，其所形成的文件多为项目施工文件的组成部分。一般按施工文件整理规定进行整理组卷。

6.5.5 项目HSE管理文件

a) 建设单位形成的HSE管理文件可按项目管理文件，以件为单位装订整理组卷；

b) 监理单位形成的HSE管理文件按监理文件整理组卷；

c) 总承包或施工单位形成的HSE管理文件可按施工文件整理组卷。

6.5.6 项目资金管理文件

a)项目概算、预算、结算、决算文件按单项工程分阶段以件为单位装订整理组卷；

b)施工期间的工程支付款申请及审批表，由监理单位负责纳入监理文件整理归档；

c)工程结算、决算文件，随竣工验收阶段其他文件一起整理组卷。

6.5.7 项目涉外管理文件

项目涉外管理中形成文件包括国外技术引进、国外设备和材料采购、人员出国考察、外国人员现场服务及国外各设计阶段文件，建设单位可按阶段、问题，以件为单位进行装订整理组卷。

6.5.8 其他管理文件

项目管理过程中形成的应归档的其他文件，建设单位可按问题，以件为单位进行装订整理组卷。

6.6 设备制造、材料质量证明文件

6.6.1 设备制造文件

a) 组卷：设备档案宜分单项工程，以设备位号为单位，按“一台一档”要求进行组卷；设备

开箱检验记录由施工单位编入施工文件的设备质量证明卷整理归档；

b) 装订：已装订成册的可保持原样；未装订的可整卷装订也可以件装订；

c) 卷内文件材料排列；

1) 当主辅设备文件放在同一案卷时，一般先排主设备文件，后排辅助设备文件；

2) 文件一般按设备装箱单、设备合格证明书、设备数据手册、设备使用说明书、备品备件

清单、备品备件合格证及使用说明书、辅助设备合格证及使用说明书等排列；

3) 当有散装图纸时，图纸放在文字材料的后面；

d) 编目：以件为单位进行编目。

6.6.2 材料质量证明文件

a) 材料质量证明文件是施工文件的重要组成部分，由采购单位负责整理归档；

b) 整理按施工文件（交工技术文件）整理要求进行整理。其中：压力管道以管道号为单位，

按“一管一档”要求进行组卷；电气、仪表按类组卷；控制系统如DCS、ESD、PLC以系统为单位组卷。

6.7 项目交工技术文件

6.7.1 施工文件

Q/SH —2014

施工文件按照单项工程或单位工程分专业组卷。

6.7.1.1 综合卷

a) 按单项工程（装置）编制，根据内容的多少，可组成一册或多册，包含：

——交工技术文件封面；

——交工技术文件目录；

——交工技术文件总目录；

——交工技术文件说明；

——施工组织设计及批复文件；

——开工报告；

——重大质量事故处理报告；

——工程中间交接证书；

——工程交工证书；

——交工技术文件移交证书；

——特殊资质审查文件；

——主要施工机具/设备进场审查文件。

b) 质量评定册

按单位（单元）工程、子单位工程、分部、分项、检验批顺序整理成册；

——交工技术文件封面；

——交工技术文件目录；

——交工技术文件说明；

——交工技术文件移交证书；

——施工质量管理检查记录；

——单位工程质量验收记录；

——子单位工程质量验收记录；

——分部工程质量验收记录；

——分项工程质量验收记录；

——工程观感质量验收记录；

——质量控制记录与技术资料核查记录。

6.7.1.2 各专业施工卷

a) 专业施工卷的第一册宜为综合册。包含：

——交工技术文件封面；

——交工技术文件目录；

——交工技术文件总目录；

——交工技术文件说明；

——开工报告；

——重大质量事故处理报告；

——工程中间交接证书；

——交工技术文件移交证书；

——专业施工方案及报审文件；

——工程变更一览表及设计变更单与工程联络单；

——专业特殊资质及报审文件。

b) 土建施工卷

1）施工记录、质检验收册：宜按单位（单元）工程、分部、分项顺序整理，按报审表、施工记录、试验记录、工程质量验收记录等反映施工工序顺序的文件汇集成册；

——交工技术文件封面：

15

Q/SH —2014

16 ——交工技术文件目录：

——交工技术文件说明：

——施工记录及报审表：

——施工质量验收记录及报审表：

2）材料进场报验册：宜按材料进场和检测、试验的时间顺序整理，按报审表、自检、质量

证明、检测、试验等文件汇集成册；

——交工技术文件封面；

——交工技术文件目录；

——交工技术文件说明；

——原材料质量证明文件及报审表；

——原材料自检清单；

——检测、试验报告；

c) 设备安装工程卷

1）安装记录、质检验收册：宜按单位（单元）工程、分部、分项顺序整理，按单台（组）

设备安装的报审表、安装记录、检测记录、工程质量验收记录等反映安装工序顺序的文

件汇集成册。同一设备的附属设备、附属设施及无损检测、保温、保冷、脱脂、防腐及

隔热耐磨衬里等文件宜一并编入册。单独委托进行无损检测、保温、保冷、脱脂、防腐

及隔热耐磨衬等施工的，也可单独按单位（单元）工程、分部、分项顺序整理成册，汇

总到设备安装工程卷中；

——交工技术文件封面；

——交工技术文件目录；

——交工技术文件说明；

——安装记录及报审表；

——安装质量验收记录及报审表；

——检测、试验报告及报审表；

2）设备进场报验册：宜按设备进场和开箱检验的时间顺序整理，按报审表、质量证明、开

箱检验等文件汇集成册：

——交工技术文件封面：

——交工技术文件目录；

——交工技术文件说明；

——设备质量证明文件及报审表；

——开箱检验记录；

d) 管道安装工程卷

1）安装记录、质检验收册：按单位（单元）工程、分部、分项顺序整理，按管道编号顺序

的报审表、安装记录、试验记录、工程质量验收记录等反映安装工序顺序的文件汇集成

册；管道无损检测、阀门检验、保温、保冷、脱脂、防腐等文件宜一并编入册；单独委

托进行无损检测、阀门检验、保温、保冷、脱脂、防腐等施工的，可单独按单位（单元）

工程、分部、分项顺序整理成册，汇总到管道安装工程卷中；

—— 交工技术文件封面；

——交工技术文件目录；

——交工技术文件说明；

——安装记录及报审表；

——安装质量验收记录及报审表；

2）材料进场报验册：宜按材料进场的时间顺序整理，按报审表、自检、质量证明、检测、

试验等文件汇集成册；