来宾的接待礼仪和流程

来宾的接待礼仪和流程

一.接待前的准备工作：

1.心理准备：（1）“诚恳”的心态。

（2）合作心情。

2.物质准备：（1）接待环境准备。

（2）接待用品准备

二.接待工作：

1.接待的基本程序：

1.1 接待预约来访者的工作程序。

（1）来访者到达公司后，接待人员需着装整齐、洁净，以良好的公司形象到一楼迎接来访者，并以站立姿态面带微笑主动问候。

（2）主动了解来访者约定见面的部门或人员。

（3）来访者到达后，请其到会客室入座，款待茶水或饮料，递交公司期刊，以排遣时间；或轻松地和他们交流，使他们感到不被冷落。与此同时告之被访人来访人员到达情况。

（4）正确引导来访者至他们要去的部门或者按公司要求安排工作人员陪同前往。

（5）来访者离开时，应礼貌送客，需要时可协助来访者预定出租车。

1.2 接待未预约来访者的工作程序。

（1）以站立姿态面带微笑主动问候来访者，当了解到对方未做预约时，仍以欢迎的态度礼貌友好地接待，为其服务。

（2）询问来访者要访的部门或工作人员的姓名。

（3）将来访者带到要去的部门或带往会客室。请其就座，并让来访者稍等，接待人员通知被访人相关情况。

（4）如果被访者没有时间与来访者见面，且当天确实找不到合适的人与来访者见面，要立即向来访者说明情况，切忌不要让客人产生“等一等还有希望”的误解，以免浪费双方的时间，使自己更被动（5）在无法接待来访者的情况下，应主动请来访者留言，并向其保证尽快将留言递交给被访人。

（6）在接待过程中，要确保来访者感到舒适，比如联系过程中，为来访者提供坐椅和茶水等。

2.礼貌送客

（1）主动为客人取衣帽等物，并扫视一下桌面，看是否有东西被遗忘。

（2）主动为客人开门。

（3）乘电梯时，接待人员先进后下，并按下电梯“开门”键，以免客人被人夹住。如送到大门口，要一直到客人所乘坐的汽车开出后再转身回去。

（4）接待人员和上司一起送客时，要比上司稍后一步。

（5）送走客人后马上整理好会客室，以便迎接下一位客人。

（6）对来访者公司名称、联系方式、来访事由、单位资料、来访者个人资料进行整理，并存档。

3.接待规格的确定

（1）高规格接待，主要陪同人员比主要来宾的职位高的接待。

（2）对等接待：主要陪同人员与主要来宾的职位相当的接待，这是最常见的接待规格。

（3）低规格接待：主要陪同人员比主要来宾职位低的接待，这种接待常用于基层单位。

（4）亲切迎客，热情待客，礼貌送客。

四、流程图