基层应用写作教案第三章 公关文书

第三章公关文书

第一节表扬信、祝贺信、慰问信

本节学习目标：

了解公关文书的含义和特点；熟悉表扬信、祝贺信、慰问信的概念、特点，重点掌握以上各文种的行文格式、写作要领及写作注意事项；通过写作训练，提高写作能力。

一、公关文书简介

（一）公关文书的概念

公关是公共关系的简称，它是指一个社会组织或个人利用恰当传播手段，与公众进行有效的信息交流和情感沟通，树立良好的公众形象，赢得公众的信任和支持，从而为组织或个人的发展创造最佳社会环境的各种行为方式。

公关文书就是社会组织或个人为了实现自己的公关目标，在公关活动时制作和使用的一种实用性文书。

比较常见的公关文书有函电类、致辞类、张贴类三大类。函电类主要包括表扬信、祝贺信、介绍信、证明信、倡议书、承诺书、申请书、请柬、聘书等；致辞类主要有开幕词、闭幕词、主持词等；张贴类的则有喜报、海报等。

（二）公关文书的特点

1.明确的目的性。单位或个人制作、发布某种公关文书，为的是实现某种愿望，达到某个目的。就是说，带有明显的功利化色彩。

如，某人向某个单位投递介绍信，当然是为了让对方能更好地了解并协助自己。

2.格式的规范性。公关文书的行文格式相对固定和统一，一般由标题、称呼、正文、结尾、落款、日期等几部分构成。每一部分的位置、内容、写法，都有明确规定和要求。写作时必需严格遵循既定的行文格式，不能独出心裁，另立章程。

3.语言的得体性。公关文书的制作，既然带有明确的目的，也就是为了更好地维护和管理发布者与接收者的关系，那么公关文书的语言，一定要根据文种的内容、用途，运用的时间、场合，以及接收者的身份、地位等，恰当措辞，巧妙用语，该质朴通俗，就不能“之乎者也”；应典雅庄重，就力避轻浮油滑。

4.情感的诚挚性。公关文书的制作、发布者，要想感染和打动接收者，首先就要注意自己情感的诚恳和真挚，力求文书内容的真实和具体。虚情假意，为文而造情，或者凭空杜撰，空洞而抽象，不但达不到应有的公关效果，有时甚至令人反感。

5.礼仪的等级性。公关文书拟制时，既要注意发布者的身份、地位，更要考虑接收者的身份、地位。要先弄明白是上行文、平行文还是下行文，然后再选用和自己身份、地位相适应的措辞、称谓、语气及行文格式进行写作。一言一行，都要符合社交礼仪的基本要求。切忌唯我独尊，蛮横无理。

总之，公关文书与前面所讲的行政公文、事务文书，以及与后面将要讲到的财经文书、法律文书相比，在文种用途、行文格式乃至语

言风格诸方面，都有很大不同。公关文书既有实用文体的一般特征，同时也有与众不同的自有特点。总体而言，在实用文体中，公关文书是最具有感情色彩、个性色彩，同时也最能展示写作者行文风格和学养气质的文种。某些公关文书，因为文学意味浓郁，如主持词、祝贺信等，完全可以当作文学作品来对待、欣赏。

二、表扬信

（一）表扬信的概念

表扬信是向特定受信者赞美、称颂被表扬者高尚品格、先进事迹、模范行为的一种书信体应用文书。

（二）表扬信的特点

1.褒扬性。表扬信通过对表扬对象的赞美与称颂，使受信者受到感染和教育，激励他们树立远大人生目标、崇高社会理想，进而在社会上营造赶学先进、弘扬正气的良好氛围。

2.感谢性。表扬信大都具有感谢的成分，特别是当被表扬者的成就、事迹与写信者有关时，更要在信中表达出自己的敬仰之情和感谢之意。

3.公开性。表扬信可以在公开场合宣传、张贴，也可以在公众媒体刊登、播放。其内容是公开的，发布形式也是开放的。

（三）表扬信的分类

从表扬双方的关系看，可以分为两种：一种是上级对下级、团体对个人进行表扬的表扬信，可以称之为下行式表扬信；一种是群众之间进行表扬的表扬信。可以称之为平行式表扬信。

从被表扬者的身份来看，表扬信也可分为两种：一是对集体进行表扬的表扬信；二是对个人进行表扬的表扬信。

（四）表扬信的写作格式

表扬信通常由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分构成。

1.标题

一般而言，标题放在第一行正中。主要有三种写法：

写法1：单一文种名称构成。如“表扬信”。

写法2：表扬者+表扬对象+文种构成。如“XX街道办事处致XX 职业学院的表扬信”。

写法3：表扬对象+文种构成。如“致XX村委会的表扬信”。

2.称呼

表扬信的称呼应在标题下另起一行，顶格写上被表扬者的机关、单位、团体或个人名称、姓名。写给个人的表扬信应在姓名之后加上“同志”、“先生”等字样，后边加冒号。若直接张贴，表扬信开头可不必再写受文单位。

3.正文

正文的内容要在称呼之下另起一行空两格书写。一般包括陈述事实、恰当评价和表明态度三部分内容。

（1）陈述事实。用概括的语言，重点叙述人物事迹的发生、发展及结果。叙述要真实无误，突出重点，既不能过分琐碎，也不能过于笼统。最好让实事说话，少讲空话。

（2）恰当评价。在叙事的基础上进行评价、议论，赞颂该人所作

所为的道德意义。如指出这种行为属于哪种好思想、好风尚、好品德。平行式表扬信还可表达感谢之情。

（3）表明态度。如是下行式表扬信，一般对表扬对象提出勉励和希望；如是平行式表扬信，直接写给表扬对象的一般要表达向其学习的决心；写给表扬对象所属单位的，一般建议单位对其进行公开表扬或奖励。

4.结尾

在正文之下另起一行空两格书写。先写上“此致”、“致以”、“谨表”、“向你”等，然后再另起一行顶格书写“敬礼”、“崇高的敬意”、“诚挚的谢意”、“学习”等结束用语。

5.落款

落款应写明发文单位名称或个人姓名。并在右下方注明成文日期。

（五）表扬信写作的注意事项

1.评价要恰如其分。对被表扬的人和事叙述一定要准确无误，既不夸大，也不缩小。评价要注意分寸感，不要任意拔高，不要过度赞美。

2.要用事实说话。写动人事迹要做到见人、见事、见精神。不要以空泛的说理代替动人的事迹。

3.语气要热情、恳切，文字要朴素、精炼，篇幅要短小精悍。

三、祝贺信

（一）祝贺信的概念

祝贺信是当某人、某团体或单位做出某种贡献、获得某种荣誉、

遇到某个喜庆之事时，向对方表示祝贺、颂赞的书信体应用文。发送祝贺信的主要目的是增进双方的了解、感情和信任，并为对方营造祥和喜庆的气氛。

（二）祝贺信的分类

祝贺信种类繁多。按写信主体可分为个人和组织两大类；按内容可分为祝贺结婚、祝贺立功受奖、祝贺寿辰、祝贺乔迁、祝贺提级升职、祝贺开业等众多类别。

（三）祝贺信的写作格式

祝贺信通常由标题、称呼、正文、结尾、落款等部分构成。

1.标题

主要有以下几种形式：

1.单一文种名称构成。如“祝贺信”、“贺信”。

2.祝贺者+文种构成。如“XX村民委员会贺信”。

3.祝贺者+被祝贺者+文种构成。如“XX给XX街道办事处的贺信”。

4.祝贺对象+祝贺内容构成。如“祝贺XX村XX厂开

业”、“祝贺XX结婚”。

5.祝贺者+被祝贺者+祝贺内容构成。如“XX祝贺XX出国留学”、“XX街道办事处祝贺XX小学50周年校庆”。

2.称呼

在标题下一行开头处顶格书写。被祝贺的单位、个人的名称或姓名，最好用全称。个人姓名前加敬语（如尊敬的、敬爱的等），姓名

后有尊称（如女士、先生等）。单位或部门则直呼名称即可，但要注意称呼的先后顺序。称呼后面加冒号。

3.正文

正文另起一行，开头空两格书写。正文是祝贺信的核心。这部分应针对不同的祝贺对象和祝贺动机，灵活书写。一般来说，正文应包含下面几层意思：首先应向受祝贺的单位或个人说明写祝贺信的理由或原因；其次对对方有针对性地加以肯定、赞扬。要根据所祝贺的事项说明看法，表达情感，并适当评价或指出其意义；最后要表明祝愿、希望之意，给被祝贺者以鼓励和肯定。

4.结尾

多以祝愿词结尾，如正文中祝愿、希望之意

写得比较具体详细了，也可以不写祝愿词。

5.落款

在信的右下方写明发信单位名称或个人姓名，并署上日期。

（四）祝贺信写作的注意事项

1.感情应真挚浓烈，发自肺腑，切忌言不由衷，敷衍塞责。

2. 篇幅不宜太长，抒情达意尽量简明扼要。

3.语言要得体，既不宜过于典雅，也要避免粗俗浅薄。

四、慰问信

（一）慰问信的概念

慰问信是以组织或个人名义，向有关集体或个人表示安慰、问候、致意、鼓励的专用书信体应用文。一般在重大节日、纪念日，或

对方遇到某种特殊事项、处于某种特殊处境时使用。

（二）慰问信的特点

1.发文的单向性。慰问信一般单向发出，即一方慰问另一方，被慰问者不需回信。

2.内容的针对性。根据慰问对象、事由，确定慰问信的感情基调和语气措辞，行文具有明显的指向性。

3.情感的沟通性。通过问候对方，或表达赞扬、崇敬之意，或表达同情、关爱的之心，以便促进双方情感交流和相互理解。

（二）慰问信的特点

1.发文的单向性。慰问信一般单向发出，即一方慰问另一方，被慰问者不需回信。

2.内容的针对性。根据慰问对象、事由，确定慰问信的感情基调和语气措辞，行文具有明显的指向性。

3.情感的沟通性。通过问候对方，或表达赞扬、崇敬之意，或表达同情、关爱的之心，以便促进双方情感交流和相互理解。

（三）慰问信的分类

按照慰问对象和慰问事项，可以分为若干种，如先进（表彰）慰问、遇灾（同情）慰问、节日慰问、寿辰慰问等。

（四）慰问信的写作格式

慰问信一般由五部分构成，即标题、称呼、正文、结语和落款。

1.标题

通常有三种写法：

写法1:单一文种名称构成。如“慰问信”。

写法2：慰问对象+文种构成。如“给XX五保户的慰问信”。

写法3：发信单位名称+收文对象+文种构成。如“XX村委会致全村军（烈）属的慰问信”。

2.称呼

就是慰问对象的名称。如慰问对象是单位，可写单位全称或者规范化简称；如慰问对象是个人，应在个人姓名后面加先生、女士、同志或者职务（职称）等尊称，也可以在姓名前加上“敬爱的”、“尊敬的”、“亲爱的”等敬语。称呼后边用冒号。

3.正文

（1）发文目的

要写清发信的背景、原因，说明代表谁向收文者表示慰问。

（2）慰问事项

不同类型（不同内容）的慰问信，因为慰问的缘由不同，内容和写法也不一样。

先进慰问信：可先概括叙述收文者取得的成绩及发挥的作用，表示肯定和赞扬，然后鼓励对方再接再厉，争取更大进步。常用“欣闻……非常高兴，特表示祝贺并致以亲切慰问”等语句来开头。

灾难慰问信：对收文者的不幸表示同情和安慰，鼓励对方鼓足勇气，战胜困难，夺取胜利。常用“惊悉……深表同情，并致以亲切慰问”等语句开头。

节日慰问信：开头概述节日意义，对收文者表示亲切问候。然

后简述对方为社会或团体做出突出贡献，肩负的重大责任，以及发挥的巨大作用，最后提出今后的任务、希望。常用“值此……佳节来临之际，谨致问候并表达感谢之意”等语句开头。

寿辰慰问信：开头简要说明对方的生平经历，尤其要突出对方的不凡业绩、高尚品德，然后祝愿对方家庭和睦、生活愉快、事业顺遂、身体健康。通常用“值此……华诞来临之际，谨致问候并表达良好祝愿”等语句开头。

4.结语

又叫祝颂语，对收文者表示良好祝愿。如“祝取得更大成绩！”“祝早日战胜困难！”“祝节日愉快！”“祝健康长寿！”等。

5.落款

在结语右下方另起一行署上发文单位或个人的名称，然后在署名右下方署上成文日期。

（五）慰问信写作的注意事项

1.对象明确。内容、语气要和慰问对象、事由吻合。写对方的事迹或困难时，不要太笼统、抽象，最好用事实、数据说话。

2.感情真挚。要设身处地，从对方的感受、处境着想。切忌敷衍应付。

3.语言亲切，措辞简明。

（五）慰问信写作的注意事项

1.对象明确。内容、语气要和慰问对象、事由吻合。写对方的事迹或困难时，不要太笼统、抽象，最好用事实、数据说话。

2.感情真挚。要设身处地，从对方的感受、处境着想。切忌敷衍应付。

3.语言亲切，措辞简明。

第二节介绍信、证明信、推荐信

本节讲授重点（学习目标）：

熟悉介绍信、证明信、推荐信三个文种的概念和特点；重点掌握以上各文种的行文格式、写作要领；了解各文种写作的注意事项；通过写作训练，提高写作能力。

一、介绍信

（一）介绍信的概念

介绍信是机关团体、企事业单位或个人派人到其他单位或个人那里联系工作、了解情况、洽谈业务、参加各种活动时，提前寄发或由派出人员随身携带用于接洽的一种专用书信体应用文。

（二）介绍信的特点

1.证明性。介绍信是联结发信方、受信方关系的中介和桥梁，其目的旨在证明持信者的身份及行为动机，便于受信方查证持信者的真实情况，以防假冒。

2.时效性。介绍信一般都写明使用的时限，因而这是一种在一定限期内才具有证明作用的专用文书。

（三）介绍信的分类

1.按照制作过程和方法，介绍信通常分为手写式介绍信和印刷式介绍信两种。

2.从使用的场合和范围看，介绍信分为个人介绍信和单位介绍信两种。

3.根据送达的途径，介绍信分为邮寄式和自带式两种。

4.依据行文格式不同，介绍信分为便函式和存根式两种。

（四）介绍信的写作格式

1.手写式介绍信

手写式介绍信一般包括标题、称谓、正文、结语、落款五部分。

（1）标题

一般由文种组成，即在页面正中写上“介绍信”三字。

（2）称呼

开头顶格写上联系单位或个人的称呼，称呼后要加冒号。

（3）正文

在称呼下另起一行，空两格书写。说明持介绍信者的姓名、性别、年龄、政治面貌、职务（职称）等，介绍要接洽、办理的事项，并向接洽单位或个人提出愿望。如“请接洽为盼”等。

（4）结语

向对方表达敬意或祝福。如“此致敬礼”等。

（5）落款

主要包括署名和日期两项内容。单位或个人名称要写在右下方,并盖上印章。署名下写上成文日期。

2.不带存根式印刷式介绍信

这是打印成文的一种介绍信，随用随填，但不留存根。常见格式与书写方法和手写式介绍信基本一样，但一般会在正文后面注明使用期限（数字要大写）。

3.带存根式印刷式介绍信

这种介绍信有固定的格式，一般由存根联、间缝、正式联三部分组成。

（1）存根联。第一行正中写“介绍信”三字，后面用括号注明“存根”两字。在第二行右下方写“XX字XX号”，如县教育局的介绍信写“县教字XX号”。这是介绍信的顺序编号。

正文部分另起一行，空两格写介绍信的内容。结尾部分写上年月日。注意：带存根式印刷式介绍信不需结语、不必署名。存根由出具单位留存备查。

（２）间缝。存根联与正式联（介绍信文本）之间有一条虚线，虚线上印有“XX字XX号”字样。填写数字要大写，如“贰拾柒号”，字体要大些，从虚线处裁开后，字迹在存根联和正式联应各有一半。同时，应在虚线正中加盖公章。

（３）正式联。与不带存根的介绍信大体相同。有的要在标题下右边再注明介绍信编号，如“XX字XX号”，应依照存根的内容填写。

（五）介绍信写作的注意事项

１.态度认真，内容真实。介绍信具有介绍、证明的作用，因此，要以严肃认真的态度来开具。事前，要征得单位领导的同意；被介绍

人的姓名、身份等要真实，不得编造，更不能冒名顶替；写完后务必加盖公章，以示郑重；有存根的介绍信存根联和正式联的内容要完全一致。

２.表意简明，措辞有礼。介绍信篇幅短小，应简明扼要地写清所要接洽的事项，不要夸大或渲染。使用介绍信是为了建立一种良好的协作关系，措辞要谦恭有礼，不能使用命令式口吻。

３.书写工整，不得涂改。如确需涂改，涂改的地方，要加盖公章。

二、证明信

（一）证明信的概念

证明信有时也直接称做证明，它是以机关(团体)、企事业单位、个人的名义，提供确凿证据证明某人身份、经历或某件事项真实情况的专用书信体应用文。

（二）证明信的特点

1.凭证的特点。证明信的作用贵在证明，是持有者用以证明自己身份、经历或某事真实性的一种凭证，所以证明信的第一个特点就是它的凭证作用。

2.书信的格式特点。证明信是一种专用书信，尽管证明信有多种形式，但它的写法和书信的写法基本一致，即大部分采用书信体的格式。

（三）证明信的分类

证明信的类型主要有三种：

第一种是组织证明信，它是由机关（团体）、企事业单位证明某人或某事真实情况的信。

第二种是个人证明信，它是由个人证明某人或某事真实情况的信。

第三种是作证件用的证明信。被证明者外出，持此证明可以保证其外出期间工作、生活等正常运转。

（四）证明信的写作格式

证明信一般由标题、称呼、正文、结尾、落款等几部分构成。

1.标题

标题居于第一行正中位置，字体要醒目，字号应加大，以便与正文区分开来。

证明信的标题通常有以下两种方式：

写法1：单一文种名称构成。即直接写上“证明信”、“证明”等字样。

写法2：事由+文种构成。如“关于XX同志XX情况的证明”。

2.称呼

在第二行顶格写上受文单位名称或受文个人的姓名、称呼，然后加冒号。有些供有关人员外出活动证明身份的证明信因没有固定的受文者，开端可以不写受文者称呼，而是在正文前用公文引导词“兹”引起正文内容。

3.正文

在称呼下另起一行，空两格写起。根据被证明者的要求，有针对

性地写明被证明的事项。注意：对方要你证明什么问题就写什么问题，无关事项尽量不要涉及。如证明的是某人的历史问题，则应写清被证明者的姓名、主要经历及有关佐证材料；若要证明某一事件，则要写清参与者的姓名、身份，及其在此事件中的地位、作用和事件本身的前因后果。也就是说，要还原人物、事件的本来面目。

证明信的内容复杂时可分段,简单的不必分段。

4.结尾

另起一行，顶格写“特此证明”四字。

5.落款

落款即署名和成文日期。要在正文的右下方写上证明单位或个人的称呼、姓名，成文日期要另起一行写在署名下，然后由证明单位或证明人加盖公章（私章）或签名，否则无效。

（五）证明信写作的注意事项

总体而言，证明信的写作必须遵循以下原则：一是内容要真实可靠；二是表述要准确严谨；三是字迹要工整清晰；四是表态要意向明确。尤其需要注意的一点是：写好的证明信应加盖公章。正文不能随意涂改。如果确需涂改，一定要在涂改处加盖印章。如果需要邮寄，应用挂号邮寄，以防遗失。

三、推荐信

（一）推荐信的概念

推荐信是以单位或个人名义，为推荐某个人去某单位接受某个职位或参与某项工作而写的书信体应用文。

推荐信与求职信的作用相同，都是希望用人单位录用求职者。所不同的是，求职信是求职者自己写的，而推荐信是由他人（推荐者）写的，自荐信为自己所写。当然，被推荐者是否被录用，取决于用人单位，推荐者没有担保责任。

（二）推荐信的特点

1.褒扬性。推荐信是向用人单位介绍、荐举自己了解的优秀人才，所以在写推荐信时，往往会着重突出被推荐者的优点、亮点。

2.目的性。写推荐信的人，都希望自己举荐的人能得到用人单位的认可，顺利应聘。也就是说，写信者都希望自己的推荐信起作用，实现目标，达到目的。

3.私密性。推荐信的内容，只让特定人员知悉，所以，推荐信也是一种私人之间的通信，具有私人信件的私密性特点。

（三）推荐信的分类

1.依据推荐对象不同，可分为“自荐信”和“推举信”两种。

所谓自荐信是指写信人为了在某单位谋求一份工作或在自己原有的单位谋到更好的职位而写的一种推荐自己的信件。而推举信则是写信人向某单位或个人推荐别人的一种推荐信。

2.依据投发对象不同，可分为目标明确的推荐信和广泛性的推荐信两种。

所谓目标明确的推荐信，是指写信人明确自己推荐信的投发对象；而广泛性的推荐信，则是指写信人只是推荐被推荐人的才能而暂时并无明确的推荐单位的一种推荐信。

（四）推荐信的写作格式

推荐信一般由标题、称呼、正文、结语和落款几部分组成。

1.标题

推荐信的标题一般由文种名构成，即在第一行正中写上“推荐信”三个字。有时在文种前加上被推荐者姓名，如“XX同志推荐信”。如果写信者和收信者关系密切，也可以不要标题。

2.称呼

在第二行顶格写上受信方领导的姓名和称呼，或只写对方领导的职务，如“尊敬的XX局局长”。如果与对方私交颇深，可以私人信函方式“xx兄”称呼。

3.正文

推荐信的正文由开头、中段和结尾三部分构成。

（1）开头

推荐信的开头既可以先问候一下对方，略叙思念之情，也可以开门见山直奔主题，这要视和对方的关系而定。假如和对方关系较为密切，就无须太多的客套话；如果和对方关系生疏，则要在开头介绍自己(或推荐单位)的身份、简况，以及自己同被推荐人之间的关系，同时说明写此信的意图。

（2）中段

这是推荐信的展开部分，要针对用人单位的需要，介绍被推荐人的具体情况，如工作经历、学历学位、特长技能、业务水平以及过往业绩等，以使对方能通过推荐信对被推荐者产生好感，从而达到录用

被推荐者的目的。

（3）结尾

表达自己的愿望，恳请用人单位或单位领导给予被推荐者工作、深造或晋升的机会，并向对方致谢。

4.落款

在正文右下方署上推荐者的姓名，在姓名下写上成文日期。最后还可以注明自己的详细通讯地址，以备以后联系时使用。

（五）推荐信写作的注意事项

1.最好言简意赅说明意图，不要东拉西扯不着边际。

2.说明被推荐者的突出优点，并用具体的实例来佐证被推荐者的能力和品格，但需注意分寸，不要溢美过度。

3.被推荐者在代替推荐者打印推荐信时，注意语气、用词和格式，避免给人以造假的印象。

下面，我们举一个实例，做一下分析说明，以增加大家的感性印象。如：

张XX女士：

上次您来信，嘱托我推荐一人到贵公司工作。现已物色了一位，该同志毕业于××学校，学××专业。在校学习期间各科成绩优良，很有上进心。能吃苦耐劳，具有较强的团队协作能力和创新意识，我认为比较适合您的要求，故特意推荐给您。现附上该同志简历，如您有意，可约该同志面谈。

顺颂近安！

王XX上

XXXX年X月X日这是一封私人推荐信。开篇追述了事情起因，其后概括介绍了被推荐者的突出优点，特别强调了其专业特长和优秀品格，最后表明了自己的看法和态度。

因为证明信后附有被推荐者的简历，所以，信中只是概述被推荐者的学历、专业和能力、品性，避免了行文上的罗嗦、重复，措辞简捷。