采购管理系统

采购管理系统规划设计报告

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一、采购管理系统的内容

1、采购管理系统的定义

2、采购管理系统的特点

3、采购管理系统的优点

4、采购管理系统的功能

5、质量检验及质量控制

6、采购管理系统的意义

二、案例分析

1、国美电器

2、沃尔玛的“亲商政策”

三、新宏GPM集团采购管理系统方案

1、概述

1•1GPM采购系统框架

1・2GPM采购系统目标

2、GPM采购管理系统内容

2・1信息决策分析

2•2采购部的管理

2•3分厂管理

2・4采购信息网

、结束语

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一、采购管理系统的内容

采购是企业经营的重要组成部分，它可以体现企业的经营情况和效益。企业采购系统可以有效的提高企业宏观控制盒经营管理的质量，是企业现代化管理的重要组成部分。

（1）采购管理系统的定义

采购管理系统是通过采购申请、采购订货、进料检验、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息管理、订单管理，以及质量检验管理等功能综合运用的管理系统，对采购物流和资金流的全部过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理。

（2）采购管理系统的特点

1、提供供应商报价管理

2、可由物品中长期采购计划直接生成请购单

3、MRP计划任务直接生成请购单

4、支持库存订货点采购申请处理

5、可限制订货的供应商

6、通过请购单合并或拆分，自动生成采购订单

7、请购合并过程中，自动按订货批量政策生成采购条目

8、支持直接批量、固定批量、最大/最小批量等多种订购政策

9、将多张请购单合并生成一张采购订单的一行，或一张采购订单的多个订单行

10、可将一笔请购拆分成多个采购订单

11、合并生成订单过程中，能自动索取供应商报价

12、一张采购单允许有多个交货日期及交货地点

13、支持无订单到货的接收处理

14、与库存子系统相连，到货入库，自动按库存单位转换，更新库存数量，同时15、生成入库单

16、采购收货支持库存批次及单件管理

（3）采购管理系统的优点

1、供应商基本资料建立／厂商评估资料建立

2、供应商料品资料建立

3、采购单异常结案处理

4、料品验收资料处理

5、采购资料维护

6、厂商交货资料处理（特验）

7、单价资料维护

8、代购材料管理

9、采购成本管理

（4）采购管理系统的功能

1、多途径采购功能

2、订单管理

3、发票管理

4、购货质检管理

5、供应商供货管理

6、集团内部采购业务

7、业务流程设计

8、业务资料联查

9、多级审核管理

10、代管和发运业务管理

11、物料对应管理

12、系统参数设置

13、报表查询功能

14、完善的系统辅助工具

（5）质量检验及质量控制

1、支持收货过程中的质量检验及质量控制

2、采购系统与应付帐子系统相连，直接生成采购凭证核算采购成本

3、对采购单的处理灵活，随时可以维护，同时对已发放的订单可做中止

4、采购单可自动结清或手工强制结清

5、具有跟踪、催查采购订单的功能

6、可多角度的查询物品的请购，订购及收货入库的明细及汇总情况

7、从交货期、价格、质量等多种角度对供应商进行评估可评价采购人员业绩

8、可分析采购成本差异

（6）采购管理系统的意义

采购管理系统是制造业和装配业于上线生产前，供应厂商基本资料的收集和建立前置作业；各项料品及厂商交货进度的规划，透过采购资料维护的功能，使ERP系统可不受物料需求管理系统的控制，并能提供应付帐款、物料库存等系统的资料来源。不但具备了独立作业系统的功能，同时也能配合整合性管理系统的运作效益。但采购成本管理必须与产品结构管理相结合方能发挥效益，代购材料管理必须与库存管理系统结合方能发挥效益。

二、案例分析

国美电器采购管理案例分析

1、内容提要

（1）主要问题

国美电器作为中国的最大一家连锁型家电销售企业，在全国280多个城市拥有直营门店1200多家，但随着公司的急剧扩张发展，其采购系统也来越来复杂，采购品种五花八门，采购主体分散，重复采购普遍。供应商数量过多，分布不均匀。再加上旗下拥有国美、永乐、大中、黑天鹅等全国性和区域性家电零售品牌，采购没有统一和采购重复严重。国美供应链系统必须根据家电行业的发展特为性进行重新整合、优化和提高。以坚持其“薄利多销、服务争先”的经营策略，确保品牌形象和较高的顾客忠诚度。

2、案例分析

1）现状简介

（1）国美刚成立，采购方式很简单，就是卖多少进多少货，断货现象时常发生，经常用店里摆着空包装箱充当产品。采购也全是靠着人力进行的，员工填单，领导审批，繁琐的环节、不确定的流程、员工出错率高、速度和质量无法衡量，采购议价能力低，成本高。

（2）收购永乐后，供应商的数量过多而供应实力参差不齐，采购重复，物流路线交叉过多。供应商管理不完善，与大供应商没有建立长期战略合作关系。

（3）如何设计营业员收款、验货以什么样的规范操作能更方便顾客和有利于商品的流通，在制定进货政策上,进什么样的货，怎么进，进多少，供货商的价格、促销、服务、售后政策如何，在库存商品的管理上,安全存量是多少，整个物流系统什么，商品滞销，为什么滞销，如何脱离滞销，根据销售商品的流向和趋势，物流部门如何协调广宣部、企划部、业务部等不同的部门进行运做。

（4）为了保持低价的经营理念和较高顾客的满意度，国美电器必须降低门店的运营成本和产品价格，这要求国美不断地降低采购成本但又不至于影响供应商关系

2）问题综述

国美的快速发展带来的以下问题：

（1）收购永乐等区域零售商后，对外缺少统一形象

（2）传统的采购成本过高

（3）重复采购现象普遍

（4）由于地区的局限，采购人员不一定找到最优的供应商

（5）缺乏统一的采购流程和采购规范化

（6）供应商的数量多，实力参差不齐，难以管理

（7）缺乏跟供应商有效的信息共享

（8）零售商的竞争日益白热化，供销模式的改革大势所趋

（9）随着公司的急剧扩张发展，其采购系统也来越来复杂

3）可供选择的改进方案

对案例可采用以下方案

（1）集中采购（2）统一采购（3）电子采购（4）实现ERP系统（5）创建自己的供销模式

4）本案例采用方案

经过考虑，国美决定综合运用集中采购、统一采购和电子采购等采购方式，实施ERP系统，建立物流信息系统和创建自己的供销模式以降低采购成本。在深入分析采购换届后，国美随即开始变革行动。国美从供应商优化、实现ERP系统、创建自己的供销模式、建议物流信息系统等几个方面着手实现采购成本压缩。

（1）供应商优化国美专门设置了供应商考核小组，对供应商进行考核，淘汰了一部分实力不足的供应商，

而与实力较强的供应商建议长期合作，确保了供应产品的质量和速度。同时国美将供应商分为大、中、小三个等级，每个等级实行不同的管理和采购系统。

（2）实现ERP系统

这可能形成一种更为“紧密”的零供关系。实现ERP管理的直接效果是，国美和其合作供应商可以使用电子订单来下单、确认销售以及发货计划等，整个过程全部由系统完成，不需要人工干预，从而提高效率。

（3）创建自己的供销模式他们与多家生产厂家达成协议，厂家给国美优惠政策和优惠价格，

而国美则承担经销的

责任而且必须保证生产厂家铲平相当大的销售量。他们将厂家的价格优惠转化为自身销售商的优势，以较低价格占领了市场。

（4）建立物流信息系统

国美自主开发的信息系统实现实时采购管理，国美每销售一件商品，所有相关方面的库存就会自动销减，在门店可以实时了解到每项货品的库存量，根据库存销售，实时进行采购补充库存，避免缺货造成损失和过多挤压产品使库存成本过高。

5）实施新采购方案的成本效益分析

在本案例中，采用新的采购方案带来的改进效果表现为以下几个方面。（1）采购成本明显降低。

（2）采购的物流成本明显降低

（3）采购效率大大提高。

（4）供应商的满意度提高

（5）供应商逐渐从中间商过渡到生产商

沃尔玛的“亲商政策”

一，基本知识点

全球采购是指利用全球资源，在全世界范围内寻找供应商，向供应商购买产品或服务的过程，是国际物流的起点。采购是企业物流活动的重要环节，采购成本在企业销售收入中所占的比例很高，这决定着采购成本的节约存在着倍增效应。

二，背景介绍

2002年，世界上最富有的公司是一家卖各种零碎生活用品的公司。这家公司名为沃尔玛，年营业额2198亿美金，名列《财富》“世界500强”第一名。

2002年，也正是中国流通业“试点开放”的最后一年。这意味着，中国零售业全面开放的预备期已近临界点，一个星期以后，至少在省级以上城市，外资临售巨头即可全力进驻。

三，问题提出

“企业之王”沃尔玛和世界上最活泼、机会最大的市场相遇后，会出现什么？外资控股独资、并购；本土企业扩张、对抗、衰亡•一切都有可能发生。

四，解决方案

然而，在政策的转折点上，已经进入中国6年的沃尔玛没有大张旗鼓的开店计划，没有轰轰烈烈的资本运作。沃尔玛致力于将自己在全世界范围内发展的成功经验克隆到全中国。它没有参与其他零售商心照不宣的“供应商掠夺战”，在一个供应商只有喊冤力气的中国市场实行着它的“亲商政策”。

另一方面，沃尔玛是跨国零售企业采购中国的大赢家，2001年，它以120亿美元的中国采购额令整个中国市场叹为观止。从无到有，这一切只是在5年中完成的，零售终端并未遍布中国的沃尔玛如何完成如此庞大的采购任务？

20世纪80年代中后期，沃尔玛安装了公司专用的卫星通信系统，将总部、分销中心和各个商店之间联系起来。20世纪90年代，这家在当时已经被认为处于“老旧”业态的公司开始

实施新的配送系统，配送中心为商店提供货源而不是货物。

沃尔玛店面遍布全球的美国、墨西哥、巴西、阿根廷、德国、波多黎各、英国、韩国、加拿大、中国公司就这样被联系在一起，超过130万名员工组成一个庞大的高效率机器。

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沃尔玛中国自然受惠于此：2001年沃尔玛在全球设立24各采购点，将全球采购总部由香港搬到深圳；2002年停止采购外包，年销售额1900亿美元的商品全部交给深圳这个全球采购总部及所属的采购网络负责。一时间，沃尔玛在中国的采购地位变得异常重要。

同所有的沃尔玛分公司一样，沃尔玛中国的管理信息系统来自强大的国际系统支持。一份专业调查报告显示：电脑系统可以给沃尔玛采购员提供保存两年的销售历史，电脑记录了所有商品一一具体到每一个规格、不同颜色的单品的销售数据，包括最近各周的销售量、存货多少。这样的信息支持能够使采购员知道什么品种该增加什么、什么品种该淘汰；好销的品种每次进多少才能满足需求，又不至积压。

电脑系统还能提供供应商的资料：与提供给采购员的数据相同，这样翔实的数据使生产商能细致地了解那些规则、哪些颜色的产品好销，然后按需组织生产。

三、新宏GPM集团采购管理系统解决方案

1、概述

北京新宏软业公司经过多年的企业信息化调研和研究，在成功实施一汽集团“采购资源信息网”和东风汽车股份公司“供应链管理系统”的基础上，研制并推出具有中国特色的、面向机械制造业的集团采购管理系统GPM(GroupPurchaseManagement)。

GPM产品主要帮助集团采购部门实现定点、定价、订货等采购资源整合业务，并通过信息网实现与供应商、中转库之间的信息快速交互，同时GPM产品还包括分厂信息化基础平台(计划管理、物料需求、采购管理、库存管理和质量管理等)，并通过内部数据接口实现集团与分厂的信息交互，保证分厂与集团在统一的平台上协同工作。

新宏GPM产品通过规范的业务流程，整合并优化企业的采购资源，同时辅以有效的执行和监督，实现集中采购，有效降低采购成本，提高企业竞争力。

1.1系统框架

计划管

采!管

库存管

分厂

1.2系统目标

新宏GPM产品帮助企业实现以下目标：

1）整合、优化采购资源，降低采购成本，提高企业竞争力；

2）制定合理的采购管理制度，设置合理的岗位职能，规范业务流程；

3）集成各环节信息，提高决策分析能力；

4）提高企业内部之间及与外部的信息交互速度，及时响应市场需求；

5）抓大放小，循序渐进，逐步提升企业管理信息化水平；

6）与供应商共赢。

2、GPM采购管理系统的内容

2.1信息决策分析

【供应商结构分析】分析企业现有供应商的构成，并提供资格评审内容、业绩评价内容，以及地域、类别、供应产品重要度等方面进行分析。

通过供应商结构分析，得出目前的结构状况，并进行相应的调整，以获得一个优秀的供应商群体。

【供应商供货质量分析】分析产品的质量信息，并提供按产品、分厂、供应商、质量问题环节、质量问题描述等方面进行分析。

通过分析得出质量问题最多的产品和环节，以及问题的原因，并有针对性的加强监控，减少质量问题。

【供应商供货期量分析】分析采购订单和产品入库记录，按供应商、产品、分厂对期量到货状况进行分析。通过供应商交货期量分析，得出经常延期的供应商名录，供应商的供货响应。

【重要产品成本分析】

分析企业A类产品（重要零部件）的供应商群体、供货量、供货价格、产品质量等。通过分析得出A类产品各个供应商的供货情况和成本构成。

【零部件价格分析】分析询报价/竞价信息，并结合企业对产品成本的分析结果，得出该产品的计划价格，进行分析（走势、对比等）。

通过产品的价格分析，进一步有效地控制价格，降低采购成本。

【供应商服务分析】

分析供应商的服务质量，包括及时供货、信息反馈、问题改正、持续改进等。通过供应商服务分析，并依据相关的标准确定供应商的服务水平和服务能力。

2•2集团采购部的管理

2・2・1基础数据

基础数据主要包括供应商信息、分厂信息和产品信息，管理的难点在于如何对供应商和产

品进行统一的分类和编码，并通过产品信息建立供需对应关系，如下图。

分厂信息

分厂（需方）信息包括基本信息、主要产品、生产能力以及与供货有关的信息。

为实现统订分交，需对分厂进行统一的信息编码，并按统一的要求进行管理和维护。

产品信息

产品是指所有纳入集中采购的零部件或原材料，产品信息包括产品编码（零件号）、所属类别、规格、单位、质量要求、各分厂需求量，以及能供货的供应商等。

对不纳入集中采购的产品在分厂的系统中进行管理。

产品分类

产品信息管理的难点J戸品编厂

管理模式

2・・2•2新产品管理

新产品管理的关键环节是如何确定新产品的潜在供应商和供货供应商，主要流程如下图。

2.2・3路线管理

定路线

【实现业务】

通过控制供应商的供货状态，实现路线的管理。

供货状态分为正常供货、受控供货（供货环节有问题，受控制的供应商）和取消供货（供货环节有问题，停止供货的供应商）三种。

【系统功能】

根据各供货环节的评定信息，设置供应商的供货状态，当改变供货状态时，与路线有关的比例、价格状态也进行变更。

当供货取消时，供货比例立即取消或到期取消，供货价格立即取消；当供货转正常时，对供货比例进行调整，并建立新的供货价格；

当供货受控时，调整供货比例，发出供货监控提示，必要时对价格进行调整。

定比例

【实现业务】

根据产品的供方和需方信息，考虑产品的价格和供货地点，合理分配供货比例。

比例定义包括：产品、供方、需方、数量、比例、日期等。

【系统功能】

需求统计（集团和分厂）、比例分配（集团和分厂）、比例查询。

2.・2・4价格管理

价格管理主要包括询价单管理、报价单管理和价格协议管理等功能，具体流程如下图。

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9

采购询价步骤 1•米购人提出米购需求 成立询价小组 制定询价文件

询价小组确定和邀请至少三家供应商参加报价供应商一次性报价 询价小组评价比较 询价小组确定成交供应商公告评审结果 •发放成交通知书

定价Y

厂质量信息收集、服务信息收集、价■■:

格信息收集、比质比价分析、定价

2*2*5供应商管理

供应商管理主要实现四个目标：

1）将优秀供应商纳入企业的供应商群体；

2）对供应商进行严格、全面的资格评审和业绩评价； 3）将供应商信息透明，避免不规范采购；

4）通过规模化采购，逐步优化供应商群体，提高产品质量和服务质量，降低采购成本。供应商管理的难点主要集中在以下方面：

1）如何避免不规范的米购？特别是特殊关系型的供应商!

2）如何确定资格评审和业绩评价的标准和指标，以及在哪些环节引用这些结果? 建议成立采购委员会负责供应商管理，并站在企业战略发展的高度严格执行。

体系评审：供应商的管理体系、生产工艺、产品认证

等情况； 能力评审：供应商的生产设备、研发能力、物流运输、持续改进等情况；

业务评审：供应商的主要产品及主要客户、已供货情况等，

询价单諫

定价申请

询价单第

护

1 询价单发

布

询价单查询

1

报价单收集

1 报价鞫护

内容包括：产品、供方、需方

供应商管理包括:

供应商分类\

Z 产品质量、信息反馈、及时交货、供货价格、服务质量、成本控制、持续改进等方面对供应商进行评价，并将评价结果定期在网上发布，促进供应商改进，同时在定路线、定比例、定价格时参考该评价结果

1长期供应商：企业正式供货的固定供应

2暂停新业务供应商：被取消长期供货资格的供应商，完成现有供货后暂停新的业务；

3临时供应商：发生过采购关系，临时有需要时进行米购；

4潜在供应商：潜在供应商分为以下两类

A已经通过体系评审，达到合格供应资格的供应商；

订单管理是统订分交的具体实施，主要包括请购生成和订单生成两个部分，但订单并不能替代分厂的发交计划，只用来指导分厂的发交计划。

实现业务系统功能

请购汇总各分厂的米购需求，形成产品的需求合计，由计划员根据产品库存、在途产品等信息，形成正式的产

品需求计划。汇总各分厂的采购需求，形成采购批量，

同时可实时掌握各分厂的采购需求。

请购收集（按分厂）、请购调整、请购汇总、请购审批、产品需求计划

订单根据产品需格、

批量、质量单。

并将分厂的其

发交计划。

米购订单包货

开始（结束）严计划和采购路线，结合交货地点、价

［等因素编制总体采购订单和分厂采购

订1采购订单下发给各分厂，分厂依此

指导

〔括供应商、交货地点、产品、数量、

交时间等，不包括具体的交货期量。

产品需求计划转订单、

订单分配（结合采购总

量、米购路线、米购比

例、执行差额反馈、供

方产能、交货地点、批

量等因素）、订单确认

（供方确认能够满足的

供货要求）、订单审批、

订单发布（向供需双

方）。

资格评审

2・2・6订单管理尚未达到合格供应资格的供应商。

MRP 计算

送货单

~1~ 订单流程图:

退货通知单

2.2・7接口数据管理

实现总部与各分厂之间的数据交互，及时获取相关的信息。

对各种接口数据，需要定义的内容包括数据内容、提供者、接收者、日期、数据要求等。分厂一总部：生产计划、物料需求、供货信息、质量信息、服务信息、库存状况等。总部一分厂：产品信息、供应商信息、米购路线、米购价格、请购调整、米购订单等。

2.3采购信息网

实现集团公司与供应商之间的信息共享、信息快速交互，及时响应市场的需求和变化,进一步把握市场机会。

厂供应商一集团公司/分厂：基本信息（资产、规模、生产能力、业务范围、技术能力等）、

生产情况、当前库存、当前供货能力、订单响应、发货情况

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库徳

集团公司/分厂一供应商/中转库：采购计划、询价单、公告信息、质量信息、应付款、生产计划、采购订单、分交订单、看板计划、库存状况、生产情况、业务考核情况（质量、期量、服务、能力）中转库一集团公司/分厂：库存状况、看板发交。

2•4分厂管理

GPM 产品提供分厂信息化基础平台，包括计划管理、采购管理、库存管理和质量管理等,

并通过内部数据接口与集团系统实现信息交互，保证分厂与集团在统一的平台上协同工作。系统结构如下图。

分厂业务处理

2・4・.1计划管理

内容 实现业务

系统功能

生产需求

依据各类需求（销售订单、销售

预测、调拨、试制、散发等），完成生产需求的收集及整理。

生产需求（销售订单、销售预测、

调拨、试制、散发等等）填写，生产需求汇总。

财芻都*■■

采购部+■ 相关都门屮

总轻理*主营刖总

■釆购计划管理流程图口

2・4・2采购管理

2・4.3库存管理

库存管理流程图：

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的黄直誇理OtfIB利禾

2・4.4质量管理

【实现业务】

对供应商供货产品在各个环节的质量信息进行采集和汇总，形成质量信息台帐，并及时上报质量信息，使质量问题透明化。

采集的环节包括收货质量、入库质量、上线质量、终检质量、售时质量、售后质量。

采集的内容包括质量缺陷、性能影响、安装影响、安全影响等。

【系统功能】

质量信息采集、质量信息确认、质量信息汇总、质量信息报表、质量信息上报

四、结束语

本文通过对采购管理系统进行开发与设计，熟悉了结构化系统开发的方法，对系统分析中的业务流程图，数据流程图，数据字典等工具有了进一步的认识。企业采购系统可以有效的提高企业宏观控制盒经营管理的质量，是企业现代化管理的重要组成部分。