药品采购档案管理制度

药品采购档案管理制度

一、总则

1.1 目的

本制度的目的是规范药品采购档案的管理，确保药品采购过程的合规性、可追溯性和信息准确性，保障医药用品的质量和安全。

1.2 适用范围

本制度适用于公司内所有涉及药品采购的部门和人员。

1.3 定义

•药品采购档案：指药品采购过程中产生的各类文件、记录和数据的集合，包括但不限于采购计划、采购合同、验收记录、付款记录等。

•采购计划：指根据临床需求和库存情况，制定的药品采购计划，包括采购药品名称、数量、规格、要求到货日期等信息。

二、档案管理流程

2.1 采购计划编制

1.采购部门根据临床需求和库存情况，制定药品采购计划。

2.采购计划应明确药品名称、数量、规格、要求到货日期等信息，并经

相关负责人审批。

2.2 采购合同签订

1.采购部门根据采购计划编制采购合同。

2.采购合同应包括供应商、药品名称、规格、数量、单价、总金额、交

付方式、支付条件等内容。

3.采购合同由采购部门负责人签订，并存档备查。

2.3 药品验收管理

1.采购部门接收到药品后，应按照合同要求进行验收。

2.验收人员应核对药品名称、规格、数量等信息，并记录在药品验收记

录表中。

3.如发现质量问题或与合同不符的情况，应及时通知供应商并记录在药

品验收记录表中。

4.药品验收记录表须签字确认，并存档备查。

2.4 付款管理

1.采购部门根据验收结果和合同要求，及时完成付款手续。

2.付款记录应包括付款日期、付款金额、付款依据等信息，并由财务部门确认后存档。

三、档案管理要求

3.1 档案管理责任部门

公司设立档案管理部门，负责药品采购档案的管理、归档和查阅工作。

3.2 档案管理人员要求

1.档案管理人员应具备相关的专业知识，熟悉档案管理制度和流程。

2.档案管理人员应保证档案的保密性和完整性，不得泄露、篡改档案信息。

3.3 档案存储要求

1.药品采购档案应以电子化方式存储，采用安全可靠的服务器进行存放，并进行定期备份。

2.档案存储应设置相应的权限和密码保护，确保信息安全。

3.4 档案查阅要求

1.档案管理部门应建立档案查阅制度，并明确查阅权限。

2.档案查阅应记录查阅人、查阅时间和查阅目的，并由相关部门负责人审批。

四、附则

本制度需定期进行评估和修订，确保其适用性和有效性。

以上制度自发布之日起生效。