浅谈对办公室工作的认识

浅谈对办公室工作的认识

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办公室工作无小事，办公室工作是一项艰巨而光荣的工作。本人从事办公室工作的时间不长，是一个新战士，在认识上还有待进一步加强，结合州移民局办公室工作谈一些初浅的认识和体会。

一、办公室地位和职能

（一）办公室的工作特性。全州移民系统总的来说，机构健全，人员相应配备。但是，全州只有40多名领导干部职工却承担着全州近4万人的开发性移民工作，可以说任务十分艰巨，责任重大，而办公室又是为此服务的重要对外窗口之一，是一个承上启下、协调左右、联系内外的为领导服务、为局机关服务、为基层和群众服务的综合办事机构，具有明显的综合性、政治性和服务性，肩负的担子也较重。这就要求我们在思想观念、工作方式、知识结构、工作作风等方面要努力适应新的形势、任务和要求。一是综合性。它不

同于主管某一业务的科室，其工作范围较广，如文书处理、干部人事、会务、督查调研、公务接待、保密、档案管理、党风廉政、综治维稳等工作都要由办公室来承担。同时，各科室和下级各单位对上级的政策，领导的批示，局机关的规划、计划、决策的贯彻落实情况，都需要办公室来督促、分析、处理，体现了办公室工作的综合性。二是政治性。办公室工作是直接为领导工作服务的，从属于领导工作的一部分，在协助领导贯彻党和国家的路线、方针、政策方面负有重要的责任，政治性强，稍有疏忽就可能给工作造成重大损失，这就是政治性。三是服务性。办公室的服务性是办公室工作的根本职能，体现在“三服务”上即：为局机关服务、为基层和群众服务。

（二）办公室的地位。办公室工作的特性决定了在局机关中的地位。充分认识办公室的特性和地位，对做好办公室工作，确保领导正确决策，提高办事效率，推动事业发展，具有重要意义。一是参谋助手地位。办公室承担着为领导决策提供文件、资料、信息和建议，对领导工作部署进行组织、协调、监督、检查，以及协助领导处理日常事务的任务。二是中心枢纽的地位。办公室在局机关中起着综合组织各方面

工作、协调平衡各部门关系的作用。三是“门面”和“窗口”的地位。办公室承担着上下级和相关部门来文、来电、来函的处理工作以及公务接待任务，需要沟通上下左右，联系四面八方。

（三）办公室工作职能。随着经济、社会的快速发展，办公室要体现“一岗多责、复合型岗位”的职能，才能与改革和发展相适应，既能办文办事，又能出谋划策发挥作用。为此，应履行好以下职能：

1.认真贯彻落实党的路线、方针、政策，围绕党委和政府的中心工作以及本单位的移民工作目标任务，制定工作计划和目标管理。同时，积极谏言献策，为局领导科学决策。

2.根据领导指示精神起草相关文电和文稿，并进行校核和修改、送批处理、文印、报送发和有关文电函管理。

3.负责局机关重要会议和局领导重要公务活动安排、组织、服务以及协调、联络、会务工作；负责局机关来宾接待的统筹协调和组织安排工作。

4.协助局领导督促检查上级和本局各项工作的贯彻落实情况。负责信息采集、信息分析、信息报告、信息发布和反馈、信息交流与沟通。

5.负责局机关和局领导的行政事务，年度总结、年度考核、后勤保障与管理、档案管理。

6.认真组织开展各项活动，负责局机关党风廉政建设、保密工作、思想政治、纪律监督、人事、工青妇、综治维稳等工作。

7.负责局机关值班工作安排和统筹协调工作，协助相关单位和科室做好人民群众来信来访工作。

8.完成上级和局领导临时办的其他工作任务。

二、建立健全制度，增强综合素质。

（一）建立健全各项制度是落实各项工作的前提条件。制度建设是办公室工作的一项基础性、长期性工作，建立一套行之有效的制度和规范是实施科学管理、提高工作效能的重要保障。办公室作为综合协调办事机构，工作涉及单位活动的方方面面，必须以科学发展观为指导，着力构建科学的服务观，顺应时代要求，把握工作规律，推行科学管理。切实建立健全和完善约束机制，用制度来规范和管理每项活动，使各项活动具有可控性、合法性、科学性，防止乱、滥问题，使办公室工作制度化、规范化、精细化。保障各项事务得到及时、有效的贯彻落实，并适时对制度进行修改完善，

最大限度的使制度具有科学性、针对性、现势性和可操作性。一是党务工作制度：党支部职责、党员大会制度、支委会制度、党课制度、党风廉政建设的制度、党员民主生活会制度、发展党员工作制度、党费收缴管理制度等。二是行政方面：局机关工作制度、局机关工作人员行为规范、办文工作制度、学习培训制度、信访工作制度、综治维稳工作制度、档案管理工作制度、考勤制度、公务接待制度、车辆管理制度、值班制度等。

（二）加强学习，提高自身综合素质是做好办公室工作的根本。办公室工作涉及面广，标准高，要求严，实际工作中从事办公室工作或者是从事其它业务同志的工作都与学

校所学专业不一致，都是在实践中通过自身的学习和努力，提高了素质、掌握了方法，较好的完成工作任务。作为办公室人员要主动增强自身本领，才能更好地处理困难和难题，履行好职责，而加强学习是首当其冲，但是要合理区分“专”与“博”的关系，切实积累广博的综合性知识和社会常识，增强理论功底，提高“谋”的层次和质量。一是认真学习党和国家现阶段的路线、方针、政策，决议和决定，吃透精神。了解党和国家的发展历史、省情、州情、县市情等。二是博学

政治、经济、社会、文化、科学、法律法规、时事等各种知识。三是努力学习和钻研公文写作、文秘管理、保密管理、档案管理、后勤管理、接待、行政组织与管理等多方面知识。四是积极参与政务，主动学习各科室的相关业务知识，熟悉掌握各种业务概念。五是积极开展纵横沟通交流和调研，时刻多思索、多研究、多探索、多总结，积累和积极更新知识，增强自身本领。

三、讲究方法，认真办理相关事务。

办理相关事务，也就是履行好工作职责。通过对办公室工作特性、地位和职能的认识和掌握，建立健全各项规章制度，加强学习，主动增强自身本领才能做好工作，履行好职责，这是一个认识到发展的过程。履职中要站在全局的高度思考和处置问题，要有较强的责任感和使命感，为单位的发展出谋划策，时刻将参谋意识融入日常事务。

（一）讲究方法，注重工作细节，提高工作质量。办公室工作要多请示、多汇报、多沟通，按照领导的指示精神，认真细致地做好工作。在方法和细节上主要注意以下七个方面：一是小事不马虎。办公室工作的任何一件小事都是大事，小到接一个电话、口气、态度都代表着整个单位的形象。所

以，对经办的任何一件工作，都不能大意，都要严谨细致，一丝不苟，来不得半点敷衍。二是大事要办精。大事项，要特别地高度重视、精心组织、周密部署、确保成功。比如重大的会议和活动、重要的接待，大到会场布置、汇报材料，小到会议签到、就餐的位次，必须精而又精。三是急事要办稳。办公室人员在处理紧急事件时不能急躁，没有了解和核实情况就向领导汇报，会忙中出错。要加强与各个方面的联系和沟通，掌握最快、最新、最实的情况，努力做到反应敏捷、汇报及时、调度恰当、协调有力。四是急事要办快。办公室工作要求高效率、高节奏，特别是对上级和领导交办的重要事项，要保持清醒的头脑，分清轻重缓急，讲究效率、科学有序、操作规范。办公室工作人员在处理繁杂情况时，要多视角观察问题、多方位分析问题、多渠道寻求解决问题的渠道，才能达到良好的效果。五是做好勤务员。做好服务是办公室工作的出发点和落脚点。不论是撰写材料、文件收发、打印装订，还是协调办事、接待，甚至添茶倒水、打扫卫生等都要有较强的服务意识，以负责任的态度，一丝不苟地做好。六是当好督查员。积极参与政务，围绕领导的决策、部署和指示以及局机关的工作目标任务，加强调查研究、跟

踪检查、定期督办，确保件件有落实，事事有回音。七是加强协调与沟通。具体工作中由于分工不同和人员思想差异等原因，在行政工作中难免出现矛盾，办公室要配合领导调整和改善这些关系，避免或减少各种摩擦，创造良好的工作氛围，培养团结协作的精神，树立全局意识，团结所有人员，互相支持、互相配合，才能凝心聚力，共同做好办公室的各项工作。

（二）认真办理公文。办公室办理的相关事务较多，这里主要与各位交流公文处理。实际工作中由于工作压力大、任务繁多等主客观原因，在公文处理上存在拟文、用文不够规范情况。根据国务院2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）规定：“公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全”。公文办理的起草、校对、排版、签批、印发、签收登记、拟办意见、批办与传阅、交办、分类、归档等程序环环相扣、密不可分，有它内在的运行规律和处理方法。一是文种适当。公文的草拟要严格按照《国家行政机关公文处理办法》规定的种类及格式进

行规范适用，严格区分上行文、下行文文种，一个公文中不能出现两种或两种以上的文种。公文语言词句要通顺和精炼、主题要明确，内容能够说明问题即可，不必进行长篇大论和不必要的修饰。二是标准排版。公文排版时要严格按照《国家行政机关公文格式》的行文规定进行排版，选用规定字体、字号、行间距、字间距，认真注记各类文种要素。三是讲究时效。有明确时限要求的公文必须在规定时限内办结。办文人员在公文的收发、传递、办理过程中，要严格遵循及时原则，如拖压缓办或超过时限就会错过时机，贻误工作。特别是紧急的重要文件，如不及时办理，一旦错过时限，将会造成不可弥补的重大损失。因此，要求文秘人员要切实增强时间观念、效率观念和程序观念，努力提高公文处理水平和处理时效。四是准确无误。公文处理的准确无误，是由公文的严肃性所决定的。在公文签发、登记、拟办、传阅、传递的每个环节中，都必须做到符合标准、保证质量、周详缜密、准确无误。任何一份公文，对其主送机关、阅知范围、秘密等级、紧急程度、传送方式等都有明的要求，不可随意变更。由此可见，在公文办理过程中，任何一点随意性，任何一点主观臆断，任何一点粗心大意，都有会造成失误，甚

至会造成重大损失。所以，文秘人员必须具有高度的责任感、严谨的工作作风，认真细致地做好各环节的每一项细小工作。五是安全保密。严格按照文件自身的保密要求、阅知范围、报送发范围办事，该发的文件不少发一份，不该发的文件不多发一份，该阅知的文件不少一人阅知，不该让人阅知的不多让一人阅知。在文件的运行和保管中要做到不丢失、不被盗，确保不泄密。公文是秘密载体的一种形式，一旦丢失或泄密就会给工作造成重大影响和损失，而这种损失常常与密级程度成正比。文秘人员是高度知密人员，对涉秘内容知道得早、知道得多、知密程度高，必须牢固树立保密观念，努力增强保密意识，管好每一份文件，确保每份文件安全保密，并时刻注意并经常检查自身的言行。

目前，根据保密工作相关要求现代化办公设备都要严格区分涉密和非涉密设备，并分类进行登记，严禁非涉密设备处理涉密信息，对处理、储存信息的设备要严格登记和检查，确保涉密信息泄漏。

另外，政府信息公开网站上凡是拟公开的信息都要经过审批和审核，严禁公开涉密信息。涉及个人隐私和权益以及

涉及其他组织权益的要得到许可后方能公开（依申请公开），确保组织和个人的权利不受侵害。

总之，从事办公室工作的同志们要不断适应新形势、

新任务的要求，加强学习，强化责任意识，努力实践，以高度的责任心来开展工作，在工作岗位上用平凡的劳动担负起不平凡的责任，全力做好各项办公室工作。