中小企业实施会计电算化的条件与方法

中小企业实施会计电算化的条件与方法燕山大学2003年本科会计学专业:

中小企业实施会计电算化的条件与方法

摘要：

中小企业实施会计电算化，必须有先决条件，具备了先决条件，再掌握好实施的目标、原则、模式，才能很好地开展会计电算化工作。

本文针对中小企业实施会计算化过程中的先决条件、实施目标、实施模式等几个方面的问题系统展开论述，对中小企业实施会计电算化有一定的实践指导意义。

关键词：

中小企业、会计电算化、条件、目标、原则、模式

会计电算化是对应用电子计算机处理会计业务的通俗名称，是“电子计算机在会计中的应用”的代名词。另外，也将会计电算化称为“电算会计”、“电子数据处理会计”等。随着我国企业信息化事业的发展，会计电算化广泛应用，对各类企业的发展起到了推动作用。作为企业的主体，中小企业会计电算化应用问题则显得尤为重要，笔者在此仅就这一问题做一初步探讨。

近年来，会计信息系统的开发已由单项处理向较完整的会计信息管理系统发展，由单机应用向计算机网络的应用发展，由单纯的会计核算向管理会计应用方向发展。会计信息系统是一个人机系统，因此企业实施会计电算化，必须有先决条件，这些条件主要是：

一、企业的客观需要

指企业对开展会计电算化工作的迫切程度。企业对会计电算化的客观需要，决定了企业会计电算化的目标、任务，是当前开展会计电算化工作的前提。其实，在开发电算化会计信息系统之前，企业会计信息系统也存在，是否要开发新的电算化会计信息系统，取决于原信息系统能否满足企业的需要。对多数企业来说，原来的手工会计信息系统越来越不适应市场经济的新情况，迫切需要进行会电算化，但是也有一部分小企业，由于其业务量不大，手式系统亦能很好地满足企业的需求，因此也就没有必要强迫它实施电算化会计信息系统，否则既浪费了人财物，对企业的济效益也不会有什么提高。

二、领导的重视

企业实施会计电算化，几乎涉及企业的所有部门和人员，同时还涉及管理机构及管理体制的变动，这都需要企业领导出面组织和协调。没有领导的重视与支持，企业实施会计电算化所遇到的问题，如：人员配置，资金问题，部门间的合作与协调，配套改革等，将很难得到解决。因此，在会计电算化工作中企业财务部门负责人应领导该项工作，有条件时还可吸收有关部门领导组成电算化领导小组，领导整个企业的会计电算化工作。

三、良好的管理基础工作，尤其是会计基础工作

管理基础主要指有一套比较全面、规范的管理制度和方法，以及较完整的规范化的数据；会计基础工作主要指会计制度是否健全，核算规程是否规范，基础数据是否准确、完整等，这是搞好电算化工作的重要保证。这是因为计算机处理会计业务，必须是事先设置好的处理方法，因而要求会计数据输入、业务处理及有关制度都必须规范化、标准化，

才能使电算化会计信息系统顺利进行。没有很好的基础工作，电算化会计信息系统无法处理无规律、不规范的会计数据，电算化工作的开展将遇到重重困难。对于基础较差的企业，应不急于开展会计电算化工作，应首先提高管理水平，规范会计、财务制度，改善基础工作，为开展会计电算化工作积极创造条件。

四、专业人员的合理配置

实施会计电算化，将改变原手工会计信息系统的岗位分工与职能，单纯的财会人员，已不能满足会计电算化后的工作需要，必须另外配置与电算化工作有关的专业人员，以负责会计电算化工作的管理以及项目开发和系统运行、维护等。

第一要配备一名会计电算化工作的管理人员，负责会计电算化工作的规划、项目开发、计划、组织和运行管理，这是会计电算化工作顺利进行的保证；；

第二应配备硬件维护员，负责整个电算化系统硬件的维护、维修工作，考虑到有些企业电算化工作范围较小等特点，硬件维护员可以是兼职的；

第三，无论是自选开发，或者购买软件，都需要配备既懂计算机又熟悉财会业务的专门人才，他们可以参与系统设计开发，又负责系统运行的一些维护工作，使电算化会计信息系统的一般维护工作能够由企业自己处理，保证会计电算化工作的顺利进行。

五、经费保证

实施会计电算化工作需要专门人才，也需要软件及硬件设备，这些都需要有一定的投资，为了保证会计电算化工作的顺利开展，所需经费必须有来源，所需数额也必须控制确定。会计电算化所需的费用分初

期投资费用和日常费用两种。初期投资费用包括，购买硬件及系统软件所需费用，应用软件取得所需费用，基建费用，人员培训费用等。日常费用主要包括，所需消耗品费用和日常维护费用。会计电算化所需费用，根据电算化会计信息系统的建立方法和规模不同，数额也不相同，甚至相关很大，要具体情况具体分析，使所需经费必须确有保证，并且又不浪费。

企业具备了这些条件，就可以很好地开展会计电算化工作。实施的主要目标有：

一、提高财会工作效率

利用计算机技术的特点，把繁杂的记账、结账、报账工作交给高速的计算机处理，减轻财会人员的劳动强度，并且由于计算机的精确性和确定性，可以避免手式操作产生的误差，以达到提高财会工作效率的目的。

二、促进会计职能的转变

手工条件下，财会人员被繁重的手工核算工作所包围，没有时间和精力更好地发挥会计参与管理、决策的职能；通过电算化，使财会人员解脱了繁重的手工操作，有时间和精力参与企业管理与决策，更好地为提高企业现代化管理水平和提高经济效益服务。

三、准确、及时地提供会计信息

手工条件下，由于大量会计信息需要进行记录、加工、整理，使需要信息者不可能及时得到信息，这不利于企业经营者掌握经济活动的最新情况和存在的问题；而电算化后，大量的信息都可以及时记录、汇总、分析、传送，保证向企业管理者准确、及时地提供会计信息。

四、促进会计工作规范化

会计电算化，给会计工作增添了新内容，从各方面要求会计人员提高自身素质，更新知识结构，一方面为了参与企业管理，更多地学习经营管理知识，另一方面还必须掌握电子计算机的有关知识。好的会计基础工作和规范的业务处理程序，是实现会计电算化的前提条件，所以会计电算化也要求会计工作的规范化。

五、实现企业管理现代化

企业管理信息电算化的目标及任务，就是要以现代化的方法去管理企业，提高经济效益。因而，会计电算化不仅要使会计工作本身现代化，最终目标是要使企业管理现代化，提高企业的经济效益。

而要达成上述的几项实施目标还需遵循如下实施原则：

一、合法性原则

企业实施会计电算化的各项工作，都必须以有关法律制度为原则。必须遵循我国的会计制度、财务制度及有关法律；必须遵循财政、财务部门会计电算化管理制度；还要遵循本企业的财务制度，以保证机构设置的合法性，岗位分工和人员职责的合法性，操作使用的合法性，输入、输出及内部处理的合法性，输入数据的合法性及输出信息及格式的合法性。

二、效益性原则

提高经济效益，是会计电算化的最终目的。提高经济效益，也要从两方面考虑，一是直接经济效益，即直接投入直接产出的效益；二是间接经济效益，即由于会计电算化而引起企业的现代化，产生的非直接经济效益。

效益性原则应在以下几个方面值得特别注意：1、在系统实施前，应从经济效益，技术力量，管理水平，各种约束条件进行全面分析，先进行整个系统的可行性分析，以确定是否具备条件进行会计电算化工作。

2、可行性研究要围绕企业的最终经济效益开展。评价电算化系统的经济效益，要从会计电算化能否节约企业的流动资金占用量，能否准确、及时和全面地提供必须的信息，能否提高企业管理工作的效率和质量，以及决策水平等方面着眼。

3、在系统设计过程中，力求降低设计开发成本，提高会计信息系统的质量。

三、系统性原则

以包括整体观点，关联观点，发展观点，最优观点在内的系统观点来进行会计电算化实施工作。应注意以下两点：1、内部与外部相联系。会计部门作为企业管理的一个重要部门，与其他职能部门是密切联系的。因此，实施会计电算化时，应考虑包括各职能部门在内的企业整个管理工作的电算化工作，把会计信息系统作为企业管理信息系统中的一个子系统，既要分清各子系统的界面，又要留好各子系统之间的接口，并在数据结构设计上做到信息共享，减少数据冗余。2、局部目标与整体目标相结合。电算化会计信息系统仍可分许多子系统，实施会计电算化，不可能一次全部完成各子系统，必须分阶段进行。在进行分部子系统设计实施时，必须有全局的观点，确保整体系统的完美组合和高质量性。

四、规范性原则

包括系统设计的规范性，管理制度的规范性，数据信息的规范性等。有了这些规范性的要求，可避免由于人的主观因素而造成系统实施的偏差，从而避免会计电算化工作失败的可能性。

五、可靠性原则

可靠性是会计电算化系统能否实际使用的前提。影响系统可靠性的因素很多，主要包括：1、准确性。即输入数据及操作的准确性，在易出现错误和失误的地方，建立尽可能完善的检错和纠错系统，进行重点防护，保证输入数据及操作的准确性。2、安全性。要求有一套完善的管理制度和技术方法，防止系统被非法使用及非法改动，此外还应有系统破坏后的恢复功能等。3、易扩充性。即整个系统在运行周期内，由于环境条件的变化，从而要求系统随之进行改变的难易程度，易扩充性要求对系统的修改和扩充能够非常容易地进行。

六、易用性原则

易用性也就是易操作性。会计信息系统的使用者是会计人员，因此系统必须尽可能地方便用户，具有友好的界面，准确简明的操作提示，简单方便的操作过程，并要求尽可能地使用会计术语，使会计人员一学即会。

但企业的规模不同、行业不同、经营的内容不同，建立计算机会计信息系统的模式也就不同。企业如何建立自己的计算机会计信息系统必须根据企业的具体情况来决定。就我国目前中小型企业的实际情况，建立企业计算机会计信息系统通常有如下几种模式：

一、购买适合自己的会计软件

大多数没有太多特殊业务处理要求的中小企业，通常从账务处理入手，以完成会计核算为初始目的，建立自己的计算机会计信息系统。这是因为财会软件中账务和报表系统的发展最为成熟，通用性也最好，目前在国内普遍开展的会计电算化初级培训也是以掌握这两个子系统的使用为基本目的，有较好的使用基础。由于财会软件种类较多、各种软

件的功能构成也不完全相同，因此企业在选择软件时应考虑自己企业的特点。例如企业不大，但往来业务较多的单位，在选择账务系统时应重点选择往来处理功能较强，最好具有往来核销、账龄分析和超期报警等功能的账务系统软件。以便充分利用这些软件的往来管理功能，对企业的往来业务进行较为严格的管理，而不需要另外购买购、销、存系统以节约经费；固定资产不多，特别是固定资产的增减变化很少的企业，也可以在账务系统中进行处理，而不必单独购买固定资产管理系统；对于不需要单独设立人事部门的企业，可以选择具有简单人事管理功能的工资软件，以便解决人事信息的管理需要。大量已经使用计算机进行业务处理或公文处理的中小企业，建立这样的计算机会计信息系统所花费用不多，只要聘请有经验的技术人员，根据本企业会计处理的需要，完成全部初始设置（包括期末的自动结转、所有报表的结构等设置），并对现有人员进行必要的初级培训或使用兼职人员，即可进行规范的会计核算业务的处理，并得到合乎要求的会计报表，从而大大节约企业的工资支出。

需要特别注意的是：财会软件并不是版本越高软件功能就一定越好，更不能认为版本越高、功能越全，就越能适合你的需要。

大型财务软件一般都针对大型企业的需要来设计，因此功能强大、界面华丽，具有相当大的诱惑力。面对精美的说明书和强大的营销手段，中小企业往往产生软件“越大越好”、功能“越多越好”的感觉，因而选择购买大型财务软件。其实，这往往是不明智的。中小企业配置大型财务软件，就好象“小脚穿大鞋”，至少存在以下弊端：

l.成本过高。大型软件本身的价格往往是小型软件的几倍甚至几十倍，大型软件要求的硬件配置也比小型软件高，这就导致了很高的购买

成本，更重要的是，大型软件投入使用后，维护成本和更新成本也比小软件高得多。实际上，由于中小企业自身的特点和他的固有限制，这些成本许多都花在一些中小企业极少使用或永远都用不上的功能上。

2.操作复杂不便，难以发挥实际功效。大软件不仅带来了安装调试上的不必要的冗长和复杂，更带来了日常操作中一些不必要的工作繁琐和延误。另一方面，由于中小企业人力资源的相对不足，也无法顺利使用大软件提供的一些复杂功能，这些都影响了大软件应有功能的有效发挥。

3.缺少灵活性。中小企业赖以与大企业竞争的重要优势之一就是其经营的灵活性。由于大型财务软件设计上的标准化和模块化，难以真正符合中小企业的灵活而有特色的经营需要。而设计大型财务软件的大型软件制造商由于把大企业作为既定的服务目标，往往不会专门为中小企业修改和重编软件。由于这些原因的存在，大型财务软件不但难以象给大企业带来高效一样给小企业带来高效，还会影响中小企业的活力，成为中小企业竞争力中的不利因素。

企业在选购软件时应对软件的功能进行详细考察，必要时可通过试用对软件进行更充分的考察。应该指出的是，一个适用的管理型软件不一定就是一个基于大型数据库或价格昂贵的大型软件。确实有～些基本满足企业财务管理需要、基本具备事中控制、管理，有事后核算和分析功能的小型管理软件在销售。它们的价格在几千（单机版）到数万元（网络版），其中有些软件甚至是基于DOS操作系统的软件。有条件的中小企业可以考虑选择这些软件或其中的部分子系统来建立企业的计算机会计信息系统，以解决企业财务管理的需要。

二、在线租用的ASP方式

ASP是指应用服务提供商，它是一种基于Internet的电子商务模式。由于ASP将应用程序及相关服务打包，通过网络交付，不仅降低了用户的成本，而且可以极大的提高用户的满意程度、减少用户风险，因此ASP 模式在中小企业颇受欢迎。其中由独立的网络软件开发商通过网络直接向用户出租他们的应用软件是ASP的一种最简单的模式。

这种在线租用的ASP方式可以大大减少用户建立计算机会计信息系统的初始成本和系统建设的风险，减少用户对硬、软件维护的工作量和维护难度。可通过网络获得技术支持，并及时、方便地对软件进行升级。这种方式特别适用于那些目前规模不大，但很有发展远景的中小企业。对这些企业来说只要具有规范的会计基础工作和一定素质的会计人员，使用少量的租金就可以建立起自己完善的会计、企业管理信息系统，既可以缓解目前的资金紧张，又可以获得计算机系统对管理的强大支持。应该说这种方式对某些企业是一种理想的首选方式。

当然，上述方式目前还存在一些问题，主要表现在：在互联网上处理企业的经济业务是否具有足够的安全性；软件的租赁费用和上网费用是否能够被企业接受；网络的响应速度是否满足业务处理的需要，其中安全性是关键问题。随着网络技术和现代信息技术的发展，这些问题将得到改善。因此这种模式对于开始起步的中小企业将会有很大的吸引力。

三、开展计算机会计代理记账业务

以小型商业和服务业为代表的小型企业。业务比较简单，经济、技术实力较弱，人员素质较低，这些企业一般难以维持一个自己的计算机系统。这些企业减少人力资源的开支，提高人均效益应是争取的目标。对于这类企业发展商业连锁经营，建立配送中心集中管理。联合多个企

业的力量，在降低成本的同时使用先进技术将企业管理推向现代化应是一种可选的发展模式。暂时无法改变现状的小型企业，也可以请经过批准、有能力开展计算机会计代理记账业务的企业代为处理会计业务。这样不仅可以节约人力、物力，还可以利用代理记账单位的设备和技术力量进行必要的财务分析，为提高企业的经济效益提供相应的管理信息。

综上所述，利用现代计算机技术和信息技术加强企业管理，提高企业经济效益，是所有企业追求的目的。如何实现这一目的可以有多种途径。企业应根据自己的特点综合考虑企业的需要和可能，来确定建设计算机会计信息系统的目标和方法。

参考文献：

1、《会计电算化实用教程》，李尊卿主编，高等教育出版社

2、浅析中小企业会计电算化的实施与应用，郑维，《浙江工商职业技术学院学报》2005年04期

3、《对会计电算化中亟待解决的几个问题的探讨》，付丽华，《中国会计电算化》2005//03

4、浅议中小企业会计会计规范化问题，吴梅，财会月刊，2004.4

5、浅谈中小企业会计电算化的实施问题，欧阳昕，湖南财经高等专科学校学报2004年04期

6、中小企业会计电算化最佳模式:ASP，王明虎王文东王智军，中国会计电算化，2004 No.12