科研档案管理暂行办法

科研档案管理暂行办法

第一章总则

第一条为进一步提高科研档案的归档质量和管理水平，积极开发利用，更好地为社会主义现代化建设服务，根据国家、省及档案工作标准、法规、管理办法，结合系统实际情况，制定本暂行办法。

第二条科研档案是在科研活动中直接形成的，具有保存价值的文字材料、计算材料、实验数据、图纸、图表、照片、声像等各种形式和载体的科技文件材料。

第三条科研档案是科研人员的劳动成果和智慧结晶，是反映科学研究活动的真实记录，是重要的科研信息资源储备形式。是发展现代科学技术和经济建设的必要条件和依据，是国家的宝贵财富，必须实行集中统一管理，确保科研档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。任何个人或部门不得擅自处理或自己保存。科研人员调动工作前。须将本人在科研工作中形成的材料进行整理，交本单位或档案室归档，同时还清所借的档案。否则，人事部门不予办理调动手续。

第四条科研档案工作是科研管理的重要组成部分，是科研活动的重要环节。必须将其纳入计划管理、课题管理和成果管理之中，实行建档工作和科研工作“四同步”管理，即：下达科研计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查科研计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；科研成果上报登记和评审奖励以及科技人员晋级考核与档案部门出具归档情况证明材

料同步。

第五条要把科研档案工作列入本单位发展规划，在经费、库房、设备和人员配备等方面给予支持。档案科协同各单位部门加强对科研档案人员的政治思想、职业道德教育及业务培训，提高科研档案员业务素质。

第二章科研文件材料的形成、积累和归档

第六条每项科研活动必须按照科研工作程序，形成相应的科研文件，确保归档材料的原始性、完整性、准确性和系统性。

第七条科研文件材料的形成、积累和归档，是完成科研任务的一个指标，要纳入各级领导和科研人员的岗位职责，纳入工作成绩和经济责任制的考核内容作为晋升、受奖和评聘专业技术职务的条件之一。

第八条实行由课题（项目）负责人主持立卷归档责任制和“预立卷”制度。由课题（项目）负责人提出本课题（项目）文件材料形成积累的计划安排，并负责（或指定专人即兼职项目档案员）集中管理所形成的全套文件材料。科研人员负责做好本人在科研活动中的材料形成积累和归档工作。每项课题（项目）自立题之日起，必须建立科技文件材料“预立卷”，统一使用文件材料专用档案盒，记录纸采用国标A4型。

第九条研究课题（项目）进行鉴定、验收时，须经本单位档案部门根据归档要求，对应归档的科研文件材料进行全面检查、验收，并签署意见。凡是科研文件材料归档不齐全的课题（项目），不得进行鉴定，不得申报成果，不办理经费结算。

第十条科研成果上报登记和评审奖励，应同时附有“科研成果档案归档情况证明”，否则，不予受理。

第十三条科研文件材料归档范围按照《文件材料归档范围和档案保管期限表》

第十四条科研文件材料的立卷、归档要求：执行科技档案案卷构成及常用表式标准，科技档案准确性、系统性标准。

一、归档时间与要素。科研课题（项目）要在档案科发出归档通知的一个月之内完成归档工作。归档材料必须是原件和正（协作单位可复制一套副本存档）。对不符合要求的，一律重新抄写与补救，以达到齐全、完整、真实。每份材料须标明时间、地点和作者，依据性材料必须使用正式文本填写，按规定签署、盖章、总结性材料须将正文与原稿一并归档，发表文章归出版物原件并注明出处，译文须标明复制、译者。审核者与日期。

二、制成材料及常用表式标准化

1、科研档案产生的材料统一用A4纸打印。记录本到档案室统一登记领取，记录可使用铅笔，禁用圆珠笔、纯蓝（纯红）等不耐久的颜色笔记录、修改档案材料。

2、字迹工整，图样清晰、文字排列整齐美观，页面整洁，四周留有空格，左测要留出2.5公分的装订线，不得乱画和污损，不得在正文上修改，如需修改要使用复制件。

三、科研材料整理。必须遵循科研材料的自然形成规律，保持科技文件材料的成套性。以课题（项目）为单位，组合成一个或若干个案卷。卷内文件按照形成的先后顺序，结合内容和重要程度进行排列，要求结构严密，系统条理，层次清楚，主次分明。

四、科研材料移交。整理完毕后移交档案室归档，造具移交清单一式

两份，交接双方签名，同时发送电子移交清单给档案室。

五、案卷装订。必须去掉金属物，破损文件修裱完好，不同尺寸的材料要折叠或裱贴成统一幅面，案卷厚度以1.5公分为宜，即100-150张左右。装订整齐划一、结实美观。

六、归档完成。档案室按照项目组整理情况将案卷组卷，由档案室会同课题（项目）负责人或兼职项目档案员进行审查、签字后方正式归档。

七、协作课题（项目）、由主持单位保存全套科研档案，参加单位除保存自己承担任务的档案正本外，应复制副本交主持单位保存。如涉及参加单位或有关科技人员的合法权益，应在协议书或委托书中明确档案的归属，参加单位应将承担项目的档案目录送主持单位，主持单位向参加单位提供全套档案目录。

八、全省性、大范围、重大的联合攻关或调查项目的档案材料，在任务完成鉴定验收后，由各承担单位分别整理归档，并复制副本送主持单位一式两份。

第三章鉴定结束后科研档案的管理和检查

第十四条档案室对接收的科研档案要严格按照分类标准进行分类编目、上架，使其科学合理，系统规范、便于利用。

第十五条做好科研档案鉴定工作。建立由分管领导，科研人员和档案人员组成的鉴定小组，按照本科研档案保管期限表，确定本单位科研档案的保管期限，依据科研保密条例及（所）划密文件分密级，对超过保管期限和密级的档案定期调整，提出处理意见，报批准后实施。要销毁的档案应填列清单。经有关领导批准，并指定监销人，由档案室实施。

第十六条对已归档的科研档案如有新的材料要及时补充，须履行批准手续，由档案人员签字或加盖印记，未经同意不得任意改动。

第十七条库房管理。库房内要保持适当的温、温度和良好的卫生环境，采取有效的防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等措施。对于密级性的科技档案，必须妥善保管。定期检查档案保管情况，对破损、变质档案、会同有关科研人员进行修补或复制。

第十八条借阅科研档案。立卷单位可直接办理借阅手续，超出本范围的，须经课题组和单位负责人批准。涉及机密、绝密或影响他人劳动成果及有争议的，须由单位主要负责人提出意见，经领导或办公室负责人批准，方可借阅。借阅者必须负责保密，妥善保管，不得拆散，抽取、涂改、损坏和遗失，不得擅自复印，否则要追究责任，借阅期限以7－30天为限、需要延期的，必须办理续借手续。

外单位查阅档案需凭单位介绍信，经负责人批准，方可借阅，但不得借出。

第四章奖励与处罚

第十九条对于政治思想好，热爱档案工作，刻苦钻研业务，安全保护档案，对发展档案事业取得显著成绩者，应经予表彰奖励。

第二十条对损毁、丢失、涂改档案；造成丢失、泄密；偷窃、变卖、私自赠送档案；无故意拒绝归档案者；玩忽职守造成严重损失者，应视情节轻重给予行政处罚和处分。构成犯罪者，依法追究刑事责任。