高校科研档案管理
科技信息2013年第5期
ＳＣＩＥＮＣＥ＆ＴＥＣＨＮＯＬＯＧＹＩＮＦＯＲＭＡＴＩＯＮ科学研究是高校重要职能之一，直接关系到高校的未来发展[1]。高校科研档案是教师和学生在教学和科研工作中所形成的原始记录，是对教学和科研工作的真实反映，是科学研究从立项、研究到批准、报奖等一系列过程所产生的文字、图表、声像等各种形式载体的技术文件材料[2]。它具有专业系统性、原始唯一性、保密性等特点。随着科学技术的发展，高校科研档案数量有逐年上升的趋势，目前科研档案存在诸如收集困难、制度不健全、鉴定困难、利用不充分等问题，一定程度上影响了高校科学研究的发展。科研档案有不同于其它门类档案的特点,其收集、整理、鉴别、立卷的过程伴随任务完成往往需要几年、甚至十几年时间[3]。高校科研档案的归档、整理、利用应适应高校科研发展需求。因此，结合目前高校存在的问题对科研档案管理进行深入研究具有重要意义。
1
高校科研档案的收集归档
1.1
归档原则
高校科研档案归档有其自身特点，归档原则是对整个归档工作起指导作用。高校科研档案归档原则主要有以下几个：
（1）必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值；
（2）必须反映部门职能活动的全过程，必须保证完整、真实、准确、系统；
（3）必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，体现部门工作的职能特点。1.2归档范围
高校科研归档范围应该结合高校的实际情况确定。结合本校实际情况，将归档范围划分为科研文件材料、博士后流动站材料、科研课题材料、个人科研成果材料及其它五大类，每一类根据其特点分成不同小点，具体见表1。1.3归档流程
归档流程大致可分为形成积累、预立卷、移交验收组成。实行“四同步”管理，即：下达科研计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查科研计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；科研成果上报登记和评审奖励以及科研人员晋级考核与档案部门出具归档情况证明材料同步。博士后材料以博士后为单位，科研课题以课题组为单位，个人科研成果以研究个人为单位，分别做好预立卷工作，向科研管理部门归档，再由科研管理部门向档案馆移交，同时提交移交清单。
2
科研档案整理
2.1
科研档案分类
本馆科研档案主要分为科研文件材料、科研课题、博士后材料、个人科研成果及其它五大类。其中科研课题又可细分为：校级科研课题、四川省哲学社会科学研究项目、四川省农业部项目、国家自然科学基金项目、四川省民政部项目及横向课题等。个人科研成果可细分为：科研专著及发表的论文等。2.2材料排序
总体上按时间先后顺序排列，时间相同时，按事情重要程度排列。（1）针对科研文件材料，采用如下方式，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，归入开始年度；跨年度的总结、报告，归入最后一个年度；跨年度的会议文件，归
入会议闭幕的年度；按学年处理的文件归入专门年度。批复在前、请示在后；正件在前，定稿在后；转发件在前；被转发件在后；结论性文件在前；依据性文件在后。按时间先后顺序排列。
（2）博士后资料以博士后为单位组件，以个人材料、申请表、推荐信、进站通知书、期满登记表、专家鉴定意见、科研成果的顺序排列。
（3）科研课题以课题为单位组件，材料按科研准备、总结鉴定、申报评奖的顺序排列。2.3整理流程
对收集的科研档案以件为单位，大致按照分类，排列，装订，编号，录入，装盒组成。首先按照科研档案的分类将收集的档案分为科研文件材料、科研课题、博士后材料、个人科研成果及其它五大类，每一类又按年份细分。将每件文件中德材料按照排列顺序进行排列。然后拆除载书钉，采用棉线装订。再对组卷文件盖建号章，注明件号及保管期限。在将文件基本信息录入计算机系统。最后打印卷内目录、封面和背脊，装盒。
表1高校科研档案归档范围
高校科研档案管理探析
张倩倩
（西南财经大学档案馆，四川成都610031）
【摘要】随着科学技术的发展，高校科研档案数量有逐年上升的趋势，从而给科研档案的管理造成了诸如收集困难、制度不健全、鉴定困难等问题，本文结合实际工作分析了目前科研档案工作所存在的主要问题，从高校科研档案的收集归档、档案整理、以及科研档案的利用三个方面分析了高校科研档案管理，并提出了相关管理措施建议，为实现科研档案的管理规范化、系统化，更好的服务于高校科技事业的发展提供一定借鉴。
【关键词】高校；科研档案；管理作者简介：张倩倩（1987—），女，汉族，四川自贡人，研究生，主要从事档案管理与研究。
序号
归档范围科研文件材料
1上级有关科研工作的文件材料
2上报材料及上级批复
3科研处工作规章制度、管理办法、岗位职责
4科研处召开的重要科研工作会议的相关材料（如纪要、会议文件、简
报、声像材料等）
5专项、阶段性科研工作计划、总结、报告、成果奖励办法6科研处负责上报的各种统计报表（如科研成果信息报送）
7科研成果奖励申报、审批材料8申报社科基金的报告、批复及年度统计表
9科研简报
10科研成果目录、年鉴、成果汇编
11
大型学术会议及科研论坛材料，如会议文件、纪要、录音资料及产生的
论文集等
博士后流动站材料
1申请博士后个人材料
2博士后申请表
3推荐信4博士后进站通知书5博士后工作期满登记表6博士后工作期满专家鉴定意见
7博士后科研成果
8
其他资料科研课题科研准备阶段
○图书与档案○
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高校档案管理工作创新浅议
高校档案管理工作创新浅议 【论文关键词】高校;档案工作;档案管理;管理创新【论文摘要】档案管理工作是学校的重点工作之一，特别是髙校的档案管理错综复杂.更要讲究管理上的创新。文章分析了高校档案管理思路、管理模式、管理机制的创新，以及运用档案管理的现代手段，科技兴档，使档案工作具有生机和活力，从而推动档案事业的持续快速发展。 创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，要发展就要有创新, 档案事业也是如此。高校档案管理只有不断创新，才能使档案事业适应和服务于社会，跟上当今和未来世界发展的步伐，才能适应社会主义市场体制的需要。 1档案管理工作思路的创新是前提 要想有创新行为首先要有创新意识，思路决定出路，档案工作创新的前提是管理思路的创新。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想，观念创新就是使管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标。本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏，而应主要看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。 2、档案管理工作模式的创新是基础
档案工作管理模式的更新，是实现档案事业创新发展的重要因素之一。高校档案馆虽属机关部门，但大多属于非独立结构，一般情况下挂靠校办，或者是校办的一个科室，其职能主要是执行而非决策。随着高校管理体制改革的深化，一些高校管理者逐步认识到档案管理工作的地位和作用，在高校机构改革中、先后将档案管从校办或其他部门分离独立起来，升格为直属单位，变成档案管理的职能部门，由被动执行变为主动决策，对促进高校档案管理变革具有重要意义。档案工作的技术手段和条件是提高档案工作效率，确保档案服务工作质量的重要条件、是档案工作创新的硬件基础。尤其计算机在档案管理中的运用，越来越显现出科学性、方便性、实用性和重要性，同时也提高了工作效率。要加强计算机档案管理软件的开发，将计算机作为方便管理的重要工具，进一步合理有效利用。只有这样，才能实现高校档案工作的超越、呈现高校档案事业不断发展的前景。 3档案管理工作机制的创新是关键 要打破档案管理思路呆板和管理模式陈旧的格局，重要的是要有管理机制的创新。长期以来，档案管理工作以经验管理居多，工作人员的选配往往也是以具有档案工作经验为先决条件，这在某种程度上制约了人才的流动，容易产生不思进取的思想，更谈不上去创新。必须引进竞争激励机制，从源头上解决创新的根本问题。积极推行全员聘任竞争上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，使每个人都有危机感，从而激发工作活力，最大限度地挖掘个人潜力，充分调动积极性，使档案工作呈现出充满竞争活力、开拓创新的新局面。要建立一些相应的创新激励机制，如用人制度、分配制度、奖励制度，将个人创新的内容作为考核的重要指标，并与劳动报酬、晋职挂钩，努力营造一种鼓励创新的氛围和环境，促进档案工作的良性发展。还要加强馆员的在职培训及继续教育，以保证专业知识的更新和扩充，防止其老化或停滞不前。 4运用档案管理的现代手段，科技兴档 信息化为档案资源管理与开发利用提供了新的途径，也为推进档案事业的跨越式发展提供了强有力的支持，档案部门应抓住机遇，加大投入，配齐硬件设备和档案管理软件。 在管理手段上’档案馆要积极参与学校办公自动化系统的设计与建设，提出档案管理方面的要求和建设。认真研究解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接问题，研究解决文档一
高校档案管理管理办法
高校档案管理管理办法 高校档案管理制度档案员岗位职责 一、认真学习宣传贯彻《档案法》、《档案法实施办法》、《归档文件整理规则》、《四川省机关档案工作业务建设规范》、《四川省机关档案工作规范化管理标准》、国家档案局号令及有关法规文件，钻研业务知识，提高业务水平。 二、负责文件材料的收集、整理、立卷、归档工作并编制检索工具。 三、搞好档案的保管、利用、统计和汇编工作，熟悉保管档案的内容，积极提供档案利用，并做好档案利用登记等各种记录。 四、严格执行档案管理各项制度和保密守则，维护档案的完整和安全。 五、配合有关部门进行档案的鉴定工作，对超过保管期限的档案提出存毁意见，做好销毁工作。 六、做好档案“九防”工作，每季度至少要对档案进行一次全面检查，发现问题及时处理并做好记录。 兼职档案工作人员职责 一、认真学习贯彻、执行《档案法》和《〈中华人民 和国档案法〉实施办法》，遵守档案工作的各项规章 制度。 二、执行保密法规，杜绝档案泄密事件发生。 三、负责收集、整理本科室业务工作中形成的各类文件 材料，按要求及时向综合档案室移交，并办好交接
手续。 四、认真做好“九防”工作，确保档案、材料的安全。 五、协助专职档案员做好利用工作，充分发挥档案的作 用。 文件归档制度 一、归档范围：本单位从事政治、经济、文化等活动中形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录均属归档范围。 二、归档时间： 、文书材料于次三月底前立卷归档； 、会计文件材料在会计度终了后，由会计人员立卷归档，于次三月底前移交进档案室； 、照片（底片）、录音、录像材料在拍摄（制作）完毕后一个月内向档案人员移交归档； 、其它门类和载体的文件材料，也应于完成工作后一个月内向档案人员移交或按档案部门有关规定办理。 三、归档要求： 、应归档的文件材料应为已结束的工作（或项目）的所有文件材料，并做到打印件与底稿，正件与附件，不同形式和载体的文件材料齐全完整； 、归档文件材料应保持它们之间的历史联系，按照档案管理的规范分类、填写各类目录。 微机管理制度
学生档案管理系统
题学生档案管理系统 前言 面对中国教育事业的蓬勃发展，学生档案管理系统是一个学校可以有效运行占据着 重要地位，它能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。他可以使学校的决策者和管理者更高效率的管理学校事物。随着科学技术的的不断发展提高，传统的人
工的方式管理文件系统的弊端越来越突出，如效率低，保密性差，尤其是不能及时快捷的对数据进行查找，更新和维护。 使用计算机对学生档案信息进行管理，有着手工管理所无法比拟的优点：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点不仅提高学生档案管理的效率,也是企业的科学化、正规化管理, 与世界接轨的重要条件。 因此，开发一套对学生信息进行管理的软件是各个高校急需解决的问题，我们将以开发一套学生档案管理系统为例, 谈谈其开发过程和所涉及到的问题及解决方法。
目录 前言 (2) 第一章．为什么要开发一个学生档案管理系统 (5) 1.1计算机已经成为我们学习和工作的助手 (5) 1.2面对世界范围的信息化，以及计算机的普及，我们很有必要跟上世界的步伐， 普及中国的信息网络化 (5) 1.3开发一个学生档案管理系统的必要性 (5) 第二章．怎样开发一个学生档案管理系统 (6) 2.1开发工具包：Visual Studio 2008 (6) 2.2Visual Studio 2008 是目前最热门的面向对象的开发工具，里面有各种供 用户使用的控件 (7) 2.3数据库：SQL Server2005 (7) 第三章．使用Windows7操作系统下的Visual Studio 2008 (8) 3.1使用Visual Studio 2008 (8) 3.2C# 语言使用简介 (8) 3.3功能分析 (8) 3.4角色定义 (9) 第四章．使用SQL Server2005 数据库 (9) 4.1首先构建数据库 (9) 4.2SQL Server2005 为我们提供便利的数据库编写方 (9) 4.3构建数据表 (9) 4.4数据表的增删改查和更新 (9) 第五章．系统的具体实现 (10) 5.1功能层次设计 (10) 5.2模块设计 (11) 5.2.1 ．用户登录模块设计 (11) 5.2.2.................................................................. 系统主界面模块设计11
重视和完善科研档案管理制度
重视和完善科研档案管理制度 ——以广西哲学社会科学科研档案管理现状为例 何战广西社会科学院馆员南宁530022 摘要:档案管理制度化是提升档案管理效率的有效途径，科研档案管理作为档案管理的组成部分需要强有力的管理制度支撑。文章在梳理广西哲学社会科学科研档案管理制度现状的基础上，分析了广西科研档案管理制度存在的主要问题，并对完善广西科研档案管理制度提出相应的对策建议。 关键词：广西；哲学社会科学；科研档案管理制度 目前，广西哲学社会科学科研档案管理工作不尽如人意，不仅与科研档案规范化管理要求相差甚远，而且不利于广西哲学社会科学的繁荣发展，也不利于广西建设文化强区的目标的实现。因此，广西应该抓住中央推动文化大发展大繁荣以及落实中共十八大文化发展精神的机遇，尽快采取措施，推进哲学社会科学科研档案工作的规范化管理，促进广西哲学社会科学更好更快的发展。 一、广西哲学社会科学研究机构科研档案管理制度的现状 广西哲学社会科学研究机构主要包括:广西社会科学院、南宁社会科学院等专职科研机构；广西大学、广西民族大学等高校哲学社会科学研究机构；社科规划办等政府科研管理机构。它们是广西社科科研力量的聚集地，科研档案信息量大、资源丰富，拥有较强的科学研究和科研开发能力。 （一）广西专职科研机构（以广西社会科学院、南宁社会科学院为例）科研档案管理 广西社会科学院是自治区级的哲学社会科学研究机构，科研档案管理工作主要由科研处负责，人事处和院办公室涉及部分科研档案工作。在科研档案基础设施建设方面，全院共有3个档案室和1个成果展示室，包括科研处管理科研档案室和成果展示室、人事处管理科研人员人事档案室、院办公室管理办公文件档案室，每间档案室约十多平米。档案室配备有档案架和档案文件夹，档案管理人员配备计算机。 南宁社会科学院是广西唯一的市级社会科学研究机构，成立时间较晚，只有十多年历史，下设科研所负责科研档案管理工作，有1间档案室，存放科研档案与办公文件档案，科研档案收集登记和管理人员配备有计算机。科研所对科研人
科研档案管理工作问题的探讨研究论文(共3篇)
科研档案管理工作问题的探讨研究论文（共3篇） 第1篇：新建本科院校科研档案管理工作探讨 高校科研档案是指在高校教学科研部门、师生员工们在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据，声像等各种形式载体的文件材料。科研档案详细记载了科研人员在科研中的研究思想、研究方法、研究经验和研究成果，反映了高校的科研领域和研究水平，也是高校服务地方经济发展的能力重要标志之一[1]。因此，高校作为承担项目单位要按照科研工作程序，建立健全科研文件材料的形成、积累、整理和归档制度，确保每一项科研活动归档文件材料的完整、准确、系统。 然而，新建本科院校作为普通高校的新成员，由于科研底子薄，科研服务经济发展能力差，导致科研档案管理意识薄弱，科研档案管理方法尚处于摸索阶段。本文围绕新建本科院校自身实际情况，结合科研档案的管理现状和已有经验，对新建本科院校科研档案管理存在问题和对策进行探讨。
1新建本科院校科研档案管理存在问题 1.1科研档案管理意识薄弱，科研档案材料收集不全 新建本科院校由于刚升格为本科院校，学校面临着教育部本科教学合格评估的压力，因此学校大都将教学档案管理列为档案管理工作的重点，而对同样重要的科研档案管理工作投入不够，科研档案管理意识不强，科研档案大多停留在科研申报材料和结题材料的简单收集，而对科研过程中的原始数据和关键材料等过程性文件(开题报告，科研计划、科研方法和成果)未能归档，严重科研档案的完整性，不能给后人的科研活动起到很好的借鉴作用[2]。 1.2科研档案管理机构不健全，人才队伍无保障 新升本科院校教学资源有限，科研管理部门、教学系部大都没有设立专门的科研档案管理机构，科研档案管理尚处于刚刚起步阶段，缺乏档案管理制度建设，职责分工不够明确；科研档案管理人员也多为为兼职，档案专业知识缺乏，由于还要兼任教学和行政秘书，承担
高校档案管理工作总结
高校档案管理工作总结 篇一：学校档案工作总结 档案综合管理工作计划总结 ——钜桥镇第五中学档案室·XX年12月20日—— XX——XX学年度 档案综合管理工作计划 一、指导思想。 以《档案法》和市教育局、市档案局《关于市教育系统档案管理办法》精神为指针，本着为学校改革与发展服务，为师生服务的精神，团结协作积极进取，力争在档案业务和服务质量等各方面都取得比较大的进展。二、主要目标和任务。 1、利用教师业务会向全体教师宣传档案管理法规及档案知识，增强档案意识，提高工作自觉性。 2、积极组织兼职档案员参加业务培训，进行档案业务学习更好地指导工作，使档案管理有条不紊地推进。 3、深入各科室进行业务指导，做到归档及时、归档文件材料齐全、完整、规范，提高归档率、完整率。 4、积极推进档案现代化管理，开发使用好档案管理软件，提高工作效率，计划购置合适的软件，为档案现代化管理提供基本硬件条件。 5、在软件到位后，积极组织档案目录的录入工作，编
制各门类档案管理检索工具，建立数据库。 6、在不断探索总结经验基础上，规范学校档案的现代化管理工作，适时向学校提出学校档案综合管理晋升省一级的意向。 7、按要求及时做好XX－XX学年度档案资料的整理、归档、鉴定、分类、编目、排架、入柜，做到管理规范、利用方便。 8、配合学校的各项改革管理工作，以积极主动热情的服务态度，做好档案提供利用工作。 总之，档案工作任务是繁重的，要能很好地完成，必须有学校的大力支持，特别是经费保证和领导的重视；还要靠档案人员和全体教师同心协力、积极进取勇于奉献，规范整理，做好归档工作。同时，加强内部管理，建立和完善岗位职责，引入激励机制，充分调动档案人员的积极性，在新的一学年里，让档案工作再上一个新台阶。 淇滨区第五中学 XX年9月1日 XX——XX学年度档案综合管理工作计划 一、指导思想 以《档案法》和市教育局、市档案局《关于市教育系统档案管理办法》精神为指针，围绕学校“团结一致谋改革、凝心聚力求质量”的工作重点，强化率先、竞争、责任、效率、质量意识，进一步加强学校档案工作的管理，全心全意
武汉大学档案管理办法
第一章总则 第一条为了加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和党政管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和《湖北省档案管理条例》等规定，结合本校实际，制定本办法。 第二条本办法所称的档案是指学校在教学、科研、党政管理以及其它各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 第三条档案工作是学校建设的重要基础工作之一。学校必须把档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。 第四条我校档案属国家和学校所有，列入学校国有资产管理范围。 第五条学校严格实行部门立卷归档制度，使档案工作做到：纳入各部门的发展规划和工作计划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。 第六条全校各单位及个人均应遵守《中华人民共和国档案法》和本办法的规定，依法行使与档案事务有关的权利，履行应尽的义务。 第二章领导体制和机构设置 第七条学校档案工作由各级教育行政管理部门和有关业务主管部门领导，同时接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督与检查。 第八条学校在校长领导下做好档案工作，有一名校领导具体分管档案馆，并成立武汉大学档案工作委员会。 第九条学校档案馆属事业单位档案馆。它既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。全校各单位的档案工作接受档案馆的监督、指导和检查。 第十条全校各单位必须加强对档案工作的领导，确定一名负责人分管本单位的档案工作，并配备一名专(兼)职档案员，负责本单位档案的收集、整理、保管和移交工作。 第十一条学校专(兼)职档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，原则上应具备档案业务知识和本科以上学历。 第十二条学校档案馆的基本任务 (一)贯彻执行国家有关档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；
(完整)高校学生档案管理办法
学生档案管理办法 （草稿） 第一章总则 第一条为进一步加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，提高档案管理水平，维护档案的真实性、严肃性，完善学校学生档案管理服务体系，有效地建立、保护和利用档案，充分发挥档案在学生管理中的作用，保障学生正当权益。依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《干部人事档案材料收集归档规定》及相关法律法规，结合学校实际，制订本办法。 第二条学生档案是学生在校期间形成的，反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料。学生档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。 学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。 第三条本办法适用于我校各专业层次在校大学生。 第二章档案管理机构、原则及其职责 第四条全体在校大学生档案由学务部档案管理中心
集中负责管理。 第五条学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行归口负责和集中管理相结合。 第六条学务部学生档案管理职责： （一）接收、鉴别和整理学生档案材料； （二）办理学生档案的查阅、借阅； （三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况； （四）做好学生档案的安全、保密、保管工作； （五）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作； （六）办理其它有关学生档案事项。 第七条院系及相关职能部门的职责： （一）教务部、各院系要及时向学务部提交新生数据，以便对学生档案进行接收、核对、编号和保存； （二）各院系及各相关职能部门按照要求做好新生档案、平时归档材料的收集、整理和移交工作。 （三）就业指导服务中心负责毕业生档案管理及转递工作。 第三章档案的保管与保护 第八条根据安全保密、便于查找的原则要求，对于学生档案应严密、科学地保管，严防档案的毁损、失散和泄密。 第九条做好档案室的防火、防潮、防蛀、防盗、防光
档案管理系统软件方案及主要功能
档案管理系统软件方案及主要功能 电子档案管理系统既可以自成体系，提供用户完整的电子档案管理和网络查询利用，也可以与本单位的OA办公自动化或MIS信息管理系统相结合，形成更加完善和高效的现代化信息管理网络，从而高效、完整地实现人们对各种类型的档案资料进行电子化、网络化集中管理，并对其流转过程进行实时的监控。 使用乾坤档案管理系统，可全面管理电子档案资料，从电子档案的收集、入库、整理、发布、归档、查询、借阅、销毁等方面进行全过程控制和管理，实现档案信息管理传输的自动化、档案资料一体化、标准化、规范化和共享化。 乾坤档案管理系统广泛应用于以下行业：国家政府机关、能源部门（电力、石油石化、煤炭）、水利部门、冶金部门、铁路部门、通信行业、机电兵船行业、交通、金融保险、建设行业、图书馆、档案馆以及中大型企业。可管理各类形式档案：文书档案、
人事档案、照片档案、实物档案、会计档案、基建档案、工程档案、客户关系档案等等。符合国家档案局发布的《归档文件整理规则》(最新标准)。 档案管理一体化系统 主要功能 主要包括收文管理、行文管理、合同管理、档案管理、查询管理、用户管理、系统维护等七大模块。可以存储并读取各种格式的电子文档。内置完备的打印格式，并可自定义打印格式，各类登记簿实现了流水、满页打印。可设置为网络版，实现局域网或广域网上多台计算机数据库的共享。支持打印、读取条形码，支持读取员工卡，为档案文件的借阅登记提供了更多方便。 提供完美的解决方案 经验出发，从管理领先角度思考如何优化图文管理效益，从而针对各大企业的管理需求，设计出乾坤DMS图文管理系统。「乾坤图文管理系统」透过计算机化接口，提供用户可以关键词或编号索引快速轻松搜寻档案，并结合管理人员的文件调阅权限，审阅签核流程；再者，透过电子化的档案集中存放，不仅保障文件安全性，可防止非经授权的图文数据流出，同时也能视需求调阅不同版本，管理经验得以传承，企业知识也可妥善保存应用。
论高校档案工作的重要性与创新性
论高校档案工作的重要性与创新性 发表时间：2020-04-01T11:55:02.960Z 来源：《教育学文摘》2019年8月16期5批次作者： 1孙海燕 2李军[导读] 档案工作，随着现代文明社会的发展，早已成了人们耳熟能详的名词，肩负着“存凭、留史、资政、育人”的工作使命。 摘要：档案工作，随着现代文明社会的发展，早已成了人们耳熟能详的名词，肩负着“存凭、留史、资政、育人”的工作使命。它出现在人们生活、学习、工作中，贯穿于日常生活各个方面，人人都会与它打交道。可以说，档案记录了社会及个人整个生命的一切活动。关键词：高校档案工作；重要性；创新性中图分类号:G270 文献标识码:A 引言 随着社会的发展和信息化时代的到来，高校档案的管理工作在高校日常工作和学生生活中的重要性日益显著。所以，打造一支素质强、业务强、作风好的管理队伍至关重要，这是现代社会对高校档案工作提出的要求，也是新时代下高校管理的任务。因此，我们需要提高对档案重要性的认识，同时在信息化大潮中提高创新应用意识。1高校档案的重要作用 1.1党群行政工作的查考凭据 档案是高校各类党群行政单位工作的参考证据，是机关、单位历史活动的真实记录，是连续工作必须查考的凭据。为了有效地实行管理，必须切实地掌握材料。档案可以为高校各部门的领导工作和业务管理提供证据和咨询资料，借以熟悉情况、总结经验、制定计划、进行决策、处理各种问题。 1.2社会实践活动的参考依据 档案脱胎于社会实践，在记载学校史实情况的同时，还会有反映学校发展的当时环境、各种条件、发展主题、实践经验等方面的内容，起到为进行当前各类实践活动参考、参谋、溯源的作用。 1.3教学科研的可靠资料 任何一种教学和研究都必须以广泛占有资料为基础，以资料的真实可靠性为前提。在教学和科研活动中，档案不但能通过原始的记录提供直接的借鉴，而且可以通过分析、概括、总结、实验等手段获得间接的参考，为各类教学科研活动提供可靠、详实的资料。高校的三大职能是培养人才，发展科技，服务社会。同时，与三大职能相对应的工作是教学与教育、科学研究、多种形式的社会工作。高校在育人的同时也见证了每一个学生的成长，而准确的档案管理，能够准确详实记录每个学生到校、就读、离校整个环节的情况，对于每个学生都具有重要性。 1.4宣传育人教育的生动素材 档案是历史的“纪录片”。和其他宣传材料相比，档案以其原始性、直观性、具体性和生动性等特点见长。利用档案著书立说、报告演讲、进行文艺创作、举办各种展览、实施学生思想教育等将具有更强烈的说服力和感染力。 1.5文化传承的珍贵见证 学史明志，鉴往知今。档案用于保存历史，而历史是一面镜子。档案承载着高校的发展历史文化，是文化建设的历史借鉴，是文化传承的穿越阶梯，使得学校文化的血脉、灵魂与精髓得以贮存与延续，统一和完整，在数年的岁月中随着时间推移、发展积淀，成为不可再生的宝贵资源，越显其厚重性与重要性。没有丰富的档案资源，文化传承也无从谈起。2高校档案工作的创新策略 2.1管理方式的精益化管理 精益化管理追求是工作的有效性，无效工作是指不能增加价值和附加价值的工作，其实这也是一种浪费。而传统的高校档案管理工作中大量工作是无效的，主要表现在工作强度大、重复工作多、效率低下等特点。运用精益化管理模式，可以利用计算机、扫描仪等仪器，不但能取代传统的装订、组卷、立卷等重复而繁重的手工劳作，还能轻松解决查找、阅卷的费时费力。在档案利用服务方面，要改变高校档案部门只是为了本单位领导决策和教学管理服务，只注重做好本校的各种档案资源的开发利用的不利局面，彻底扭转高校档案利用服务效率较低，利用服务面过窄的不利局面。随着社会公众对利用档案意识的不断增强，对信息的认知度的不断提高，档案信息利用服务已具有广泛的社会性。以精益化管理的角度考虑，必须要创新高校档案工作的新模式，进一步拓展高校档案部门面向社会的服务窗口，扩大利用服务的范围，满足社会公众对档案资源的利用需求，从而追求高校档案工作效益的最大化。 2.2提高档案管理人员的素质 档案管理工作的实效能否提高在很大程度上由工作人员的素质和能力决定。也就是说，管理人员的专业素养将直接影响高校档案管理工作的质量。所以，为了适应档案管理工作的实际需求，档案管理人员必须具备更高的素养。提高档案管理人员的素质是加速档案管理事业发展的重要渠道。所以，高校应该招聘一些有文化、有专业、有技能的人才。同时，高校要注重管理人员的继续教育，让管理人员不断学习业务知识，学习现代化新技术。 2.3在管理技术与方法上进行创新 在现代化的发展中，档案信息资源在各行各业的发展中发挥着重要的作用，成为了必不可少的工作内容，使用传统式的管理模式已经无法满足高校的发展。因此，档案部门要紧跟大数据时代信息技术发展，密切关注流处理、并行性、摘要索引和可视化等大数据应用理论研究，通过利用人工智能、机器学习、统计学、模式识别等技术，构建档案工作的大数据管理技术能力进而推动档案工作向技术化进行转变。同时也可以借鉴各类开源的大数据技术，自主开发案馆大数据移动应用技术，对管理技术与方法进行创新，用先进的科学技术对其进行管理，既满足了高校的发展，又对档案信息资源进行了合理的应用，利用信息化技术对档案信息进行检索，提升了整体的工作效率，使档案管理的功能向着多样化的形式进行发展，对检索工具进行不断的优化，构建档案目录，对档案资源进行开发与利用。在此需要注意的是，要对确保档案信息资源的安全性，使其能够发挥出自身最大的作用。 2.4多头并举，增强档案宣传服务功能
苏州科技大学档案管理
一、提醒大学生：深刻重视档案，避免以后麻烦！ 大学毕业最痛苦的是搞不定档案和户口。户口，一般不会丢,大家都很当回事,毕竟身份证一丢，马上就要处理户口。但就是这个档案，却是很多人不当回事。但是只要你是活在中国的毕业大学生，你肯定就会碰到档案的事情。作为一个毕业了5年左右的毕业生，回头去看档案，毫无疑问，是相当重要的，如果有机会重来，我自己一定会这“档”子事搞好。如果你毕业N年后不想像我现在烦躁不已，那么请静下心来认真看下这篇文章!在毕业时花些时间，把档案这件事情处理好，会减少许多以后不必要的麻烦。请各位深刻重视。 二、说说我因为档案造成的烦心事！ 为了方便大家了解大学生档案的重要性，说下我的经历。我大学毕业的时候，是在厦门的一家国有企业工作，所以毕业时候的户口、档案都调到国有企业去了（国有企业和我们签订了3年的就业合同，如果我们提前离职，就要赔违约金，否则就扣押住档案）。在国有企业工作快三年时间，对国有企业很是失望，国企管理松懈，整天清闲，觉得无聊，工资也不高，20来岁干的确是60岁人就能干的工作，深深为自己的前途担忧。所以总是去思考出路。后来机缘巧合对计算机感兴趣了，毕竟互联网和电子商务的发展有目共睹。偶尔看传智播客韩顺平老师的《php从入门到精通》讲的非常不错，就从国企辞职到了北京传智播客学php。结业后很幸运的就在直接就进入了互联网行业，工资直接是我在国企的三倍，所以我也就留在了北京，叫在厦门的同事帮我处理离职的事情。在这里，就出现了档案问题了，不知怎么回事档案却被同事转寄送到我手里来了。由于在北京工作，北京的人才市场是不接非北京户口档案，而北京的这家公司没档案也依然给我上保险。把档
民办高校档案管理办法
XXXX学院档案管理办法 （修订稿） 第一章总则 第一条为实现学校档案建设和管理科学化、规范化,不断提升服务水平,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,结合学校实际，制定本办法。 第二条档案工作是维护学校历史真实面貌的重要工作，也是衡量、评价学校教育质量和管理水平的一个重要标志，是学校各部门的重要职责和主要工作之一。 第三条学校档案是指学校从事教学、科研、管理、招生、外事、基础建设等活动直接形成的对学校、学生和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的文件材料。学校档案由学校档案室按照国家档案工作管理标准统一管理。 第二章管理人员职责 第四条档案工作实行部门一把手负责制，各部门指定一名工作人员，在规定时间内完成本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。 第五条档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，
具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。 第六条档案室工作人员职责 （一）负责档案整理、编目、鉴定、统计、排列和检索工具编制等工作。 （二）负责库房档案的收进和移出工作，严格履行交接手续，准确掌握室内档案全宗、案卷数量及档案的保管期限。 （三）负责库房内部整理。案卷排放整齐、科学、有序，保证库内整洁、无灰尘。 （四）及时检查档案安全保管情况，发现对档案有害因素时，要及时上报并采取措施。做到以防为主，防治结合，保证档案的完整与安全。 （五）正确处理好利用和保密的关系，增强保密观念，严守党和国家机密，严格执行借阅、查阅登记制度。 （六）积极主动地做好使用工作，不断提高服务质量。做到提供准确、及时主动。用后及时清退，按时入库归位。 （七）应用电子计算机编目检索、贮存及调用档案；利用裱糊及复印技术，对纸张破损、字迹褪变、扩散的现行档案进行抢救。 （八）依法依规销毁无保存和利用价值的各类档案及有关资料。 第三章档案归档 第七条各部门要按照本办法规定的时间及时、完整的办理
[计算机]电子科技大学学籍档案管理系统
[ 计算机] 电子科技大学学籍档案管理系统电子科技大学学籍档案管理系统 第一部分系统规划 一、概述 随着学校的规模不断扩大，学生数量急剧增加，有关学生的各种信息量也成倍增长。学 籍档案管理工作则变得更加复杂，档案的完整性、安全性等问题也显得更加重要，日益 引起了人们的关注。面对庞大的信息量，需要有学籍档案管理系统来提高学籍档案管理 工作的效率。因此，档案管理工作成为一项迫切需要解决的问题，而学籍档案管理系统 的开发也正是为了满足社会的需要。学籍档案管理系统的开发是有一定社会意义的，也 是符合社会要求的。 二、组织机构 学籍档案管理两个职务: 管理员，操作员 三、组织目标 1、帮助学校对学生学籍档案进行系统化、计算机化、规范化的管理，促进档案的完整、 准确和全面，保证学生学籍档案管理工作有条不紊的进行。 2、保障档案的安全性、保密性。 四、需求概要 1、保存来自学校各个学院的学生学籍基本档案，保存学生的派遣，招生，论
文信息， 在其他部门或个人需要时方便查询。 2、系统需要密码保护，防止不具备权限的人对系统以及信息进行修改 3、对档案馆的案卷进行管理。 五、过程流程图： 档案处理 学校各学院学生档案录入学籍案卷报送 案卷入库档案的查询六、组织职能域 将概要操作归入五职能域 1、毕业生基本信息的管理； 2、学生派遣信息的管理； 3、招生信息的管理； 4、学生论文信息的管理 5、用户管理； 6系统管理和系统维护； 七、过程法定义数据类 毕业生学—. - —-———— ---- ■------ - - --- ---- ----- ---尸V毕业先学需措息眾拉 灑遣俏息JE总 信息录入 本科生论文佰恳=5=p＞本科生谕宜僧减征扁 冃础氏生论文常息汇总 八、可行性分析 1、经济可行性 本系统运行于原有的计算机软、硬件上不需要投入多少资金 本系统带来的好处：
高校科研档案管理
科技信息2013年第5期 ＳＣＩＥＮＣＥ＆ＴＥＣＨＮＯＬＯＧＹＩＮＦＯＲＭＡＴＩＯＮ科学研究是高校重要职能之一，直接关系到高校的未来发展[1]。高校科研档案是教师和学生在教学和科研工作中所形成的原始记录，是对教学和科研工作的真实反映，是科学研究从立项、研究到批准、报奖等一系列过程所产生的文字、图表、声像等各种形式载体的技术文件材料[2]。它具有专业系统性、原始唯一性、保密性等特点。随着科学技术的发展，高校科研档案数量有逐年上升的趋势，目前科研档案存在诸如收集困难、制度不健全、鉴定困难、利用不充分等问题，一定程度上影响了高校科学研究的发展。科研档案有不同于其它门类档案的特点,其收集、整理、鉴别、立卷的过程伴随任务完成往往需要几年、甚至十几年时间[3]。高校科研档案的归档、整理、利用应适应高校科研发展需求。因此，结合目前高校存在的问题对科研档案管理进行深入研究具有重要意义。 1 高校科研档案的收集归档 1.1 归档原则 高校科研档案归档有其自身特点，归档原则是对整个归档工作起指导作用。高校科研档案归档原则主要有以下几个： （1）必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值； （2）必须反映部门职能活动的全过程，必须保证完整、真实、准确、系统； （3）必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，体现部门工作的职能特点。1.2归档范围 高校科研归档范围应该结合高校的实际情况确定。结合本校实际情况，将归档范围划分为科研文件材料、博士后流动站材料、科研课题材料、个人科研成果材料及其它五大类，每一类根据其特点分成不同小点，具体见表1。1.3归档流程 归档流程大致可分为形成积累、预立卷、移交验收组成。实行“四同步”管理，即：下达科研计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查科研计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；科研成果上报登记和评审奖励以及科研人员晋级考核与档案部门出具归档情况证明材料同步。博士后材料以博士后为单位，科研课题以课题组为单位，个人科研成果以研究个人为单位，分别做好预立卷工作，向科研管理部门归档，再由科研管理部门向档案馆移交，同时提交移交清单。 2 科研档案整理 2.1 科研档案分类 本馆科研档案主要分为科研文件材料、科研课题、博士后材料、个人科研成果及其它五大类。其中科研课题又可细分为：校级科研课题、四川省哲学社会科学研究项目、四川省农业部项目、国家自然科学基金项目、四川省民政部项目及横向课题等。个人科研成果可细分为：科研专著及发表的论文等。2.2材料排序 总体上按时间先后顺序排列，时间相同时，按事情重要程度排列。（1）针对科研文件材料，采用如下方式，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，归入开始年度；跨年度的总结、报告，归入最后一个年度；跨年度的会议文件，归 入会议闭幕的年度；按学年处理的文件归入专门年度。批复在前、请示在后；正件在前，定稿在后；转发件在前；被转发件在后；结论性文件在前；依据性文件在后。按时间先后顺序排列。 （2）博士后资料以博士后为单位组件，以个人材料、申请表、推荐信、进站通知书、期满登记表、专家鉴定意见、科研成果的顺序排列。 （3）科研课题以课题为单位组件，材料按科研准备、总结鉴定、申报评奖的顺序排列。2.3整理流程 对收集的科研档案以件为单位，大致按照分类，排列，装订，编号，录入，装盒组成。首先按照科研档案的分类将收集的档案分为科研文件材料、科研课题、博士后材料、个人科研成果及其它五大类，每一类又按年份细分。将每件文件中德材料按照排列顺序进行排列。然后拆除载书钉，采用棉线装订。再对组卷文件盖建号章，注明件号及保管期限。在将文件基本信息录入计算机系统。最后打印卷内目录、封面和背脊，装盒。 表1高校科研档案归档范围 高校科研档案管理探析 张倩倩 （西南财经大学档案馆，四川成都610031） 【摘要】随着科学技术的发展，高校科研档案数量有逐年上升的趋势，从而给科研档案的管理造成了诸如收集困难、制度不健全、鉴定困难等问题，本文结合实际工作分析了目前科研档案工作所存在的主要问题，从高校科研档案的收集归档、档案整理、以及科研档案的利用三个方面分析了高校科研档案管理，并提出了相关管理措施建议，为实现科研档案的管理规范化、系统化，更好的服务于高校科技事业的发展提供一定借鉴。 【关键词】高校；科研档案；管理作者简介：张倩倩（1987—），女，汉族，四川自贡人，研究生，主要从事档案管理与研究。 序号 归档范围科研文件材料 1上级有关科研工作的文件材料 2上报材料及上级批复 3科研处工作规章制度、管理办法、岗位职责 4科研处召开的重要科研工作会议的相关材料（如纪要、会议文件、简 报、声像材料等） 5专项、阶段性科研工作计划、总结、报告、成果奖励办法6科研处负责上报的各种统计报表（如科研成果信息报送） 7科研成果奖励申报、审批材料8申报社科基金的报告、批复及年度统计表 9科研简报 10科研成果目录、年鉴、成果汇编 11 大型学术会议及科研论坛材料，如会议文件、纪要、录音资料及产生的 论文集等 博士后流动站材料 1申请博士后个人材料 2博士后申请表 3推荐信4博士后进站通知书5博士后工作期满登记表6博士后工作期满专家鉴定意见 7博士后科研成果 8 其他资料科研课题科研准备阶段 ○图书与档案○ 217
学校档案管理要求内容
学校档案管理要求 一、学校档案是在教育、教学、教研、管理以及其他各项活动中形成的、反映学校历史面貌的、对学校和社会具有保存、利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录。 二、学校档案工作是办好学校的基础工作之一，是学校管理工作的组成部分，也是衡量教育质量和管理水平的重要标志。学校档案工作实行"四同步"管理，即在布置、实施、检查、总结学校各项工作的同时，同时整理各项工作过程的档案资料。 三、学校一把手要亲自抓档案建设工作，并定期研究和及时解决档案工作中存在的实际问题。 四、学校设立综合档案室，由一名副校长具体牵头，设置1－2名档案管理员。学校各处室负责人负责本处室的档案资料的整理，按打印要求和标准格式将整理好的档案资料随时交档案管理员入档。 五、档案材料的收集、立卷和归档 学校工作人员在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料，必须按规定移交归档，集中管理。档案管理员按照档案资料的分类目录要求，把收集到的各种档案进行整理、分类、归档工作。 各种档案材料（包含照片、音像制品和实物）随时整理，随时或定期归档。仪器设备类文件材料在开箱后及时整理归档；归档的档案材料应质地优良，书绘工整，字迹清楚，符合有关规和标准要求（详见附件1）。 六、学校综合档案室要对接收的各类档案进行科学分类、编号、立卷和装订（装订标准详见附件2）。 七、档案工作人员要加强档案管理，格档案借阅制度，做好工作，确保档案安全。档案室应对档案的借阅和移出有详细的登记，借阅和移出人要签字。 八、学校档案主要供本校利用，其他单位和个人查阅档案时，应持单位介绍信、经领导签字同意后，可查阅。对于
浅议高校如何更好地利用科技档案
浅议高校如何更好地利用科技档案 作者：高桐 来源：《办公室业务》 2018年第1期 【摘要】本文阐述了医药类院校科技档案的重要性，通过对医药类院校科技档案收集、整理、利用等方面现状的分析，得出更好地利用科技档案的一些方法。 【关键词】高校；科技档案；利用 高校的科技档案是广大师生在教学、科研、生产、基建、出版、外事等方面的活动中形成 的有保存价值的资料，是集体智慧的结晶。 一、科技档案在高校中的重要作用 （一）科技档案对学科发展的预见性。科技档案原始、完整、系统地记录了学科的发展历史，对本学科未来的发展有指导意义。高校的专业性比较强，汇集了大批资深学者、教授，每 年增加的专利和科研成果反映出广大师生的学术研究已经站到了学科的前沿位置。科学的发展 是个循序渐进的过程，通过对历年各研究方向的整理分析，可以从宏观上综合预知未来本学科 或研究方向的发展趋势和能达到的水平。 （二）科技档案为学术研究提供有力支持。科技档案能够提供一些科研人员需要而图书馆 的阅览室、专业数据库没有的最原始信息，如在各种实验中产生的原始数据、会议记录、实验 记录等一次文献是不容易获得的。收集师生在研究活动中产生的有价值的原始资料，是科技档 案工作应该加强的地方，全面系统地收集好最原始的资料，不仅为研究人员省去了不必要的重 复劳动，而且为研究人员的思路、全面性、准确性方面提供了有力的支持。 二、高校科技档案利用的现状 （一）科技档案管理意识的薄弱。“重管轻用”的管理理念很难适应高校教师科研工作的 要求。多年以来形成的重保管、轻利用的思想，使很多有价值的资源没有得到应有的开发。档 案的历史价值固然重要，但历史的价值在于对未来起到支持和指导的作用。 （二）科技档案管理制度的不健全。科技档案管理制度的不健全，影响了科技档案收集的 系统性、完整性和及时性。科研项目、科研工作的广泛性使科技档案工作的收集范围变的很大。一个科研项目要经过准备、申报、审批、研究、鉴定及后续的成果转化等多个阶段，这就增加 了系统收集的难度。部分科研人员对科技档案归档意识薄弱，很多在研究中产生的资料不能完整、及时地保存和归档，有时找不到数据而进行重复的劳动，也影响了科技档案归档的完整性 和及时性，因此，要保证科技档案系统、完整、及时地归档，必须要有严格的制度作保障。 （三）数字化程度低。许多高校由于经费、重视程度等方面的因素，科技档案数字化一直 没有进展，纸质档案和数字档案并进的工作一直得不到开展，这无形中影响了档案工作的发展，使档案的工作处于“重管轻用”的比较原始的水平。 三、怎样更好地利用科技档案 （一）转变观念。科技档案工作人员不仅要完整、系统、及时地收集各种归档资料，更应 该有序地组织、整理，并积极使无需保密的资料最大限度地进行传播利用，这是一种观念的转变，是对档案工作的一种新的认识。只有把过去的单一收集、保存，变为收集、整理、利用传 播的新模式，才能使科技档案工作提高到一个新的层次。学校应重视科技档案人员配备和资金
高校档案管理的特点及作用
高校档案是记述大专院校教育、科研与教学改革全过程的原始凭证材料。高效率高水平高效益管理高校档案，就应充分认识高校档案管理的特点，全面深入地认识高校档案的作用，在高校档案管理工作改革中有所创新，有所作为。一、高校档案管理的特点1、高校档案管理的社会性。高校是出人才、出科研成果的地方，历史使命决定了高校与社会的广泛联系。高校所招收的学生来自于社会，又在毕业后走向社会。近百年或十几年的教学过程中，学校积累了造就培养人才全过程的档案材料，反映了学生的学业、学历、文体生活以及思想修养、政治素质等方面情况。高校的科研课题、技术产品设计对象都是选自社会，产生的成果服务于社会。高校保存了国家和相关单位科研项目试验、试制全过程的档案材料，还包括已经应用于社会的科研成果鉴定、技术专利、技术转让，以及新产品招投标等若干方面的档案材料。由此而决定了高校与社会客观广泛的联系，所以社会利用高校档案是必然结果和大势所趋。2、高校档案管理的综合性。高校在培养人才过程中，有开展教学活动的第一课堂，还有实习工厂、研究院所的试验室，此外，学生还要有针对性地参加社会实践活动。高校档案除了具有反映学校管理的文书档案之外，还包括教学活动中形成的教育专业档案、教职工管理的人事档案、财务活动中形成的会计档案和科研活动中形成的科技档案，以及产业档案、房地产档案等等。而记述上述各种校务活动的档案材料，构成了高校档案的综合性。3、高校档案管理的系统性。高校档案材料形成部门庞杂，形成的档案载体种类多、数量大，成为一个独特的档案管理系统。该系统包括纸质载体档案、实物档案，还包括电子档案、声像档案；除了传统管理方式之外，还包括虚拟形态的网络档案管理系统。多元档案管理及其形成的一系列文件整理、借阅利用、复制传真等管理活动，构成了复杂的高校档案管理的系统性。4、高校档案管理的通用性。院校档案管理活动的基本规律决定了各个院校各专业在教育体制、理念，教育方式、方法，教学内容和标准，以及教学周期、管理制度等若干方面的共性。因此，记录和反映这些教学活动的高校档案和高校档案管理，也必然存在着共同的特点。某一院校的某一专业的教学大纲、教学计划和教材，不但在同一院校的同一专业的几届同年级的教学活动中可以连续使用多年，而且还可以在不同院校相同专业的同年级教学中相互借鉴，或直接加以利用。随着我国高教事业不断发展进步，教学改革不断深化，教学与世界接轨的步伐不断加快，那么，某些教学理念，管理体制等宏观管理活动，不仅在某一个国家之内，甚至在全世界范围之内，也可以相互借鉴，相互使用。所以，高校档案管理的通用性，就是高校档案管理活动的一大典型特征。5、高校档案管理步入市场而产生的竞争性。市场经济体制的完善，从客观上决定了高校各项管理活动必须与市场接轨，必须逐步适应市场竞争格局这一局面。档案管理属于高校管理活动的一部分，在高校以市场需求为导向而培养各类人才，高校教育与社会人才市场良性互动的发展过程中，学生档案信息资源必然为社会所需，必须与人才信息数据库相衔接。在学校科研活动紧密围绕国家科研项目与应用技术试产开发过程中，在高校与企业“产学研”强强联手运作中，高校科研产品、技术发明专利又将成为科技市场的“热手货”。高校科研档案信息将按照市场准入法则，逐步步入市场竞争领域。这是高校档案管理工作发展的大势所趋。我们探讨高校档案管理特点，就是为了发现和掌握高校档案管理工作的发展规律，更好多更快地发挥高校档案的社会作用，更好地为本校及全社会服务。