地方志资料年报工作辅导(定)1

地方志资料年报工作辅导

各位领导、同志们：大家好！

非常感谢三水区方志办领导的热情邀请，给了我一个与大家一起学习和交流的机会。

根据《广东省地方志资料年报制度》的要求，从今年起，我市也全面启动地方志资料年报工作。

2013年4月，广东省地方志办公室在佛山市南海区西樵镇开了一个现场工作会议，会议的重要内容有两项，一项是地情资源的开发利用；另一项内容就是要求各市、县（区）今年全面启动地方志资料年报工作。省里非常重视启动资料年报工作，要求各市、县（区）认真贯彻执行，建立地方志资料年报制度，以及要求各有关单位积极配合做好地方志资料年报工作。关于地方志资料年报制度，其目的主要是为下一届编修地方志服务，并且有这么几点好处：

一、建立地方志资料年报制度，有利于为下一轮地方志编修积累

资料，避免资料在因为各种原因而丢失。

二、建立地方志资料年报制度，有利于为地情研究和地情资源开

发利用积累资料。

三、建立地方志资料年报制度，有利于提高各承报单位的文秘工作

水平；有利于提高机关事业单位工作人员业务素质和工作质量。

为了保证完成好这项任务，按照省里必须做到组织落实、人员到位，

经费列入每年的财政预算，搞好人员培训，建立完善的地方志资料年报制度及各项具体措施。如建立资料搜集、审核、验收，以及通报等机制。

为了让接手这项工作的同志尽快熟悉地方志资料年报工作要求和把握完成这项的要领。今天，区里组织召开了地方志资料年报工作大会，并对各承报单位的有关同志做一次业务辅导，主要讲述做好地方志年报资料的编写、搜集整理、报送等要求。

根据《广东省省级地方志资料年报编写要求》规定，年报资料分为概况资料、大事记资料、专题资料、人物资料、文献资料、图片音像资料及其他具有存史价值的资料。其中，概况资料、大事记资料、文献资料、图片资料属必报内容，专题资料、人物资料属符合条件才报送的内容，音像资料和其他具有存史价值的资料属选报内容。

在这里简单解释一下地方志年报资料与年鉴资料的区别。地方志年报资料按以上所说，内容丰富，并且要求保持资料的原始性。而年鉴资料就是在年报资料的基础上加工而成的一篇文字稿。其要求和内容完全不同。

根据以上省里要求，我把地方志年报资料工作简单归纳为以下几种类型：

1、撰写资料：概况资料、大事记资料、专题资料、人物资料；

2、日常工作积累资料：如反映本部门、本行业（事业）具有存史价值的重要文献，政府规章、规范性文件、工作总结、主要业务项目总结、专题调研报告、重要会议纪要、市级以上媒体专题报道，影响重大的官方网络资料，以及档案、图书资料等。

3、图片资料：政务活动摄影和反映本部门、本行业(事业)基本面貌、发展变化，以及体现时代特色、地方特色和行业（事业）特色具有存史价值的照片等。

另外还有口碑资料、视频影象资料等。

省里对（省级）地方志资料年报编写总体要求：

（一）坚持存真求实的原则，搜集、整理、汇编、撰写和报送反映年度内本行业(事业)发展的资料，做到观点正确，资料翔实，内容全面、分类科学。

（二）年报资料分为概况资料、大事记资料、专题资料、人物资料、文献资料、图片音像资料及其他具有存史价值的资料。其中，概况资料、大事记资料、文献资料、图片资料属必报内容，专题资料、人物资料符合条件才报，音像资料和其他具有存史价值的资料属选报内容。

（三）年报资料以资料长编形式为主。

解释：资料长编：是指按照地方志篇目要求，把搜集到的资料经过筛选、整理、归类，并按时间先后顺序编排在一起的资料形式。资料长编是一事一条。

省里对省级地方志资料年报编写要求，搜集、整理、报送年报资料以资料长编形式为主。资料长编又分为汇辑和纂辑两种类型。汇辑型资料长编：是编辑录与本部门类事物相关的资料。对于一下收集十多年的资料采用这两种方式，还是比较合适的。对于收集一年一度的资料，可以越简单越好……

（四）主要原始资料和引文要注明出处。注放在每类资料之后，做到要素齐备。

1．档案资料：注明收藏单位、案卷号、目录号、全宗号、标题、作者等。

2．文件资料：注明发文单位、时间、文件名、文号等。

3．书籍资料：注明作者、书名、页码、出版单位、出版年月等。

4．实地调查资料和口碑资料：注明调查对象的基本情况。

5．报刊资料：注明报刊名、年月日及版次（期序）、作者、标题等。

6．音像资料：注明作者、、内容、时长、拍摄时间、格式等。

7．网络资料：注明网站、网址、文章标题、作者、发布时间等。

（五）军事部门报送内容参照本规范执行。

关于各承报单位向地方志部门报送的年报资料要求，可以简单归纳为几个字：原始、齐全、确定。

我们以前还说，年报资料是搜集公开的资料，原因有两点：一是地方志书都是公开发行的，穿插一些敏感资料不是太好；二是要搜集保密资料，方志办条件还不足。但有的领导保密资料也要搜集，这一点我认为要认真考量后再定。

报送的方式：先送电子稿，审核通过后，再送电子版资料和二份纸质材料。

下面，开始讲述地方志年报资料概况、大事记等编写要求。

一、概况资料编写

在讲述怎样写好“概况”之前，先介绍省里对编写“概况资料”的要求：

概况资料就是收录本行业（事业）的概况性资料及主要统计数据。

1．主要内容

（1）本行业（事业）的发展情况及重要决策、重要工作部署及其实施情况等。

（2）本行业（事业）发展的主要统计数据。

2．撰写要求

（1）采用记述体编辑。

（2）要体现发展脉络、主要特点。

下面，我谈谈概况写作的有关问题。

概况释义为：“大概的情况。”资料年报中的“概况”，就是反映一个地区、一个部门、一个行业发展的，一年一度的大概情况。通过概况，我们可以迅速了解一个部门、一个行业发展的情况，写好概况也为地方志编修积累资料。

概况特点：内容要体现全面性、连续性和可比性。要做到“要项不缺，记述有序”。例如在记述一个行业、一个部门及系统内的各个方面发展时，不能有的方面介绍，有的方面却不作介绍。

概况方法：撰写概况，作者一定要认真搜集各方面资料,并在此基础上，选取有代表性的事例进行加工撰写。记述要按内容的重要性和发生时间先后，安排置前置后进行有序介绍。

撰写概况一定要在“概”字上下功夫，要用概括的语言，写大势，要展现概貌。既有对一个部门、一个行业等，一年来地发展与现状进行概要记述，力求达到准确、简明和略现文采。具体要求：

1、认真选材，记述事业发展大势。

2、要言简意赅、文约事丰。文字简洁，篇幅不宜过长，以3千左右可以了。由于篇幅不长,不必设章节,可根据不同情况,分一、二、

三、四几个部分,或分成若干问题,或分几个自然段落。

3、编写概况可以适当夹叙夹议。以叙为主，寓观点于资料之中,不要离开资料泛泛而谈。避免空话、套话。

4、史实与数据,力求准确无误。概况中引用的各项数据,要进行认真核实方可写入。

5、不回避曲折与失误。不能只谈成绩和优势,不谈失误和劣势,记述一定要客观真实。

在这里特别提醒一下：各机关、事业单位编写的概况，不是只写本单位机构设置情况，而是要写出本部门所代表的事业发展的概况。机构设置概况可以作为附件提供。

二、大事记资料编写

大事记资料收录的是本部门、本行业（事业）较大事件的资料。

一、“大事”入选标准

1、所谓“大事”就是当时影响大、日后影响久远。

如一个单位的主要领导更迭，就会对这个单位今后的工作开展产生重大影响。这些都是需要我们记载的大事。

2、重要政策的颁布。如某些重要政策的制定和颁布，对我们的工作开展都将产生重大影响等等，这些都是需要我们记载的大事。

3、有资政、教育价值。

一个单位工作取得的重大成果、先进经验，以及遇到的重大困难、重大失误、重大事故等等，对我们今后的工作有重要的参考价值和借鉴作用，因此，也都是需要我们认真记载的大事。

二、大事记收录范围

大事记资料收录标准要注意体现本部门特点。其内容全面，主要记本部门发生的或与本部门有关的大事。发生在非本区域的大事，重点不是记大事本身，而是记对本部门开展工作的影响。作为某一个单位的大事记资料，其收录范围主要有以下几个方面：

1、行政区划调整，地区领导人的任免。

2、组织机构的成立、撤消、恢复、变更、内部机构的设置变化；部门职能的确定与改变；机构主要领导更迭。

3、重要法规、决策、决议、规划等文件颁布；重要会议的召开，以及会议通过的重要决议、决定等。

4、上级机关对本部门的重要指示、决定；贯彻上级方针政策、重要工作部署等。

5、本单位主办或协办的重要活动。

6、各部门提出的重大改革与创新措施。重大成就、重大发明创

造、科研成果的公布及获奖情况等。

7、单位集体和个人获得的各种奖励和荣誉称号。

8、重大专项工作、活动的开展以及重大工程项目立项、奠基、施工兴建和竣工。

9、与兄弟省、市同行的重要工作经验交流、往来及协作活动；

10、珍贵文物的挖掘与重要名胜古迹的保护和兴废。

11、工作中的重大失误及事故，重大自然灾害及防灾抗灾情况，重大传染病的发生及防治，主要物产的盛衰和重大环境的变化等。

12、本部门参与处理的特发事件。

13、党和国家领导人、著名人士、地方人大、政协领导、委员参加在本行业（事业）的重要活动，以及对外及港澳台重要交流活动。

16、其他重要事件。

三、机关大事记编写要求

大事记是以时为经，以事为纬，纵向记述一个机关、一个系统工作中发生的诸多重要事件，按时间顺序勾勒出一个部门、一个系统历史发展的轮廓和事物发展的线索、概貌。它好比一个本部门、本系统历史的缩写。

大事记编写有编年体和纪事本末体两种形式。后来又出现了分类编年体。

大事记编写要求：

1、应做到大事突出、要事不漏。

2、时间、地点、人物（单位）、经过、结果等基本要素齐全。

3、采用编年体编辑，以月、日为序排列，一事一条。日期不明者置于月末，称“是月”；日期、月份均不明者置于年末，称“是年”。

4、承报单位每年原则上提供20条以内大事记，当然，对于大部门可以适当放宽些。

纪事本末体的写法是，从大事发生之日开始记述，一直写到大事结束为止。

三、专题资料编写

专题资料收录在本行业（事业）具有重大影响或代表性、典型性事件的资料。

1．收录范围

（1）具有广泛性、综合性、开创性的重大决策、法规、决定、规划、改革、创新。

（2）重大事件、案件、专项工作、重要活动、自然灾害。

（3）影响较大的社会热点问题。

（4）对经济社会发展有重大影响的工程或项目。

（5）其他具有时代特色、地方特色与行业（事业）特色的重要事件和活动。

2．撰写要求

（1）采取记实和以事系人的编辑方法，以纪事本末体为体例，一事一条。

（2）基本要素：包括事件（活动）、事物、问题发生的背景、时

间、地点，涉及范围，以及经过、结果、特点和影响等，体现事件发展变化结果，突出所记事件（活动）、事物、问题的独特性、典型性。

（3）跨年度事件原则上在完结的次年报送。

以上《广东省省级地方志资料年报编写要求》。专题资料省里列入必报资料。但是，年报专题资料必须是具有重大影响和具有代表性、典型性的事件的资料。因此，有关单位在报送专题资料时应该认真审核，看所报资料符不符合“专题”的条件。不符合，就不报。如果有，就要按照纪事本末体一事一条的写好它。除了写好文字部分，还要注意搜集插图，使其图文并茂。

四、人物资料搜集和编写

《广东省省级地方志资料年报编写要求》中第四部分“人物资料”内容：

人物资料收录在本地区工作，对本地区、本行业（事业）、本单位发展有较大贡献、影响的各界人物（籍贯不限）及其事迹；或在外地各个领域中有国际性、全国性影响的本籍（或在本地出生的）人物及其事迹。人物资料分设人物传、人物表两部分。

1．人物传

（1）收录范围

①担任本省党委、人大、政府、政协副职以上，广东籍在省外担任相应副职以上领导职务的干部。

②战斗英雄、在历次革命战争和反侵略战争中的著名将士和爱国

志士，及经省或国家认定的烈士。

③教育、文艺、科技、卫生、新闻、出版、社会科学等领域在学术、科研和创作上卓有成就、有重大贡献者和主持重大工程设计的人物；中国科学院院士、中国工程院院士、省级以上（含省级）科学技术突出贡献奖的获得者。

④影响重大的企业家、慈善家。

⑤具有突出的独特技艺的人物。

⑥对体育事业有突出贡献、重大影响者。

⑦少数民族、宗教著名人物。

⑧华侨、华人、港澳台同胞中，对广东有重大贡献和影响者；祖籍广东，长期寓居海外的侨领或各界著名人物。

⑨有重大影响的反面人物。

⑩其他对社会各方面有重大贡献和影响者。

（2）撰写要求

①坚持“生不立传"的原则，报送年报收录时限内去世者。

②基本要素。包括姓名、性别、生卒年月、籍贯、学历、政治面貌、履历、主要事迹、主要成果（如重大改革、学术思想、主要著作、科技及发明成果等）、曾获荣誉、组织结论等。突出传主一生的主要事迹、主要思想观点。

③对入传人物的政治立场、思想观点，历史上的功过是非，作实事求是的编辑，不作评论。所记资料力求全面、真实、准确。凡有分歧的，应作必要的考证；无法确定的，选择一说，余说存疑待考。

④人物排列以卒年月日先后为序。

2．人物表

人物表分名录表、任职表两项，具体收录范围和标准以及各类表格的栏目设置要求如下：

（1）名录表

①符合入人物传收录标准，年报收录时限内仍在世的人物；

表设姓名、性别、籍贯、工作单位、职务（职称）、主要事迹与成就等栏目；人物排列以生年月日先后为序。

②省部级以上劳动模范、先进工作者、五一劳动奖章获得者，模范烈军属、拥军模范；

表设姓名、性别、工作单位、职务、荣誉称号、授予时间、授予单位等栏目；人物排列以获得荣誉时间的先后为序。

（2）任职表：

省委省政府及其组成部门、直属部门，法院，检察院，人民团体以及省属企业事业单位、中央驻粤单位副厅以上负责人；

表设姓名、性别、籍贯、党派、职务、任职时闻等栏目；人物排列以任职时间先后为序。

3．已经报送过的人物未发生重大变化的不必重复报送。

以上省的人物资料年报编写要求。涉及到人的资料，要求也多了许多。但是，人物资料不是必报的资料。只有单位有符合入志条件的人物过世，才可以搜集、编写和报送他（她）的资料。下面，我简单介绍几句做好这部分工作。

首先，我们在参考上述省的要求时，要把人物收录的标准降低。

区一级的人物收录范围，改为担任本区党委、人大、政府、政协副职以上领导干部。

其他，如战斗英雄、科学技术突出贡献奖的获得者、影响重大的企业家、慈善家、具有突出的独特技艺的人物、宗教著名人物、侨领等，以及有重大影响的反面人物等。这些方面收录标准也可以降低一些。写法和要求参考省的要求进行。

五、文献资料搜集

文献资料包括本行业（事业）具有重要存史价值的重要文献，如全省性法规、政府规章、规范性文件、工作总结、主要业务项目总结、专题调研报告、重要会议纪要、省级以上媒体专题报道，影响重大的官方网络资料等资料全文。

文献资料要尽量报送原件，摘录的可采用复印件。文献资料应制作目录。

以上为省里对文献资料的要求。我个人认为，这部分内容，各承报单位可以照搬使用。

在这里强调一下，年报文献资料虽说包含一些单位日常工作事物性文件资料，如总结、规划、会议纪要等。但是，不能把开会通知、工作请示以及代政府拟文等，一并报来。资料搜集一定要思考这些资料能否满足地方志编修工作等需要。

六、图片资料搜集及说明编写

省里对“图片音像资料”提出两项要求：

1、综合要求：

①反映本行业(事业)基本面貌、发展变化以及时代特色、地方特色和行业（事业）特色，具有存史价值的照片、地图、规划图、示意图；照片只收录工作活动照，每年不少于10张。

②人物传每人附正面免冠照1张。

③根据内文配置适量的照片、地形图、行政区划图、交通图、分布图、规划图、示意图等。

2、质量要求：

①图照选材准确、主题突出、纪实性强，重点反映行业（事业）主体业务，无广告色彩，无版权争议。

②扫描图片使用24位真彩色模式扫描，彩色分辨率应大于300dpi，黑白分辨率应大于400 dpi。数码相机拍摄的照片不低于800万像素。

③照片文字说明，必须注明照片的时间、地点、主要人物（标明身份和位置）、主要内容，括注拍摄者或供稿人姓名、单位、拍摄时间等。

④地图采用国家测绘部门和有关部门绘制或审定的，并配有审图号。

以上许多内容我们参照执行，并结合本市、本部门的实际进行补充完善。

下面，我谈谈如何做好图片搜集及说明编写工作？

一、图片搜集。

我们搜集的图片主要是反映政务活动以及本行业(事业)基本面貌、发展变化以及时代特色、地方特色和行业（事业）特色，具有存史价值的照片。而地图、规划图、示意图无须每个单位都报。

搜集政务摄影要能够反映活动全貌，以及领导和有关人员的现场活动场景。摄影最好包括全景、中景、近景，有的甚至需要特写。一个场景提供1—3张图片足矣。年报图片数量要根据单位活动多少来决定，年报图片质量必须做到：清晰、主题明确、构图合理。图片报送要求按照有关要求执行。

在此强调，各承报单位要坚决杜绝年报照片资料造假！一切政务活动及摄影必须是真实的现场拍摄。数码照片不能做任何与事实不符的增删修改。要坚决杜绝一些摆拍和带有广告宣传色彩的图片。

二、图片说明编写

图片资料与文字资料一样，都是记录历史的重要载体。用图片反映历史人物、场景、物象等方方面面，具有更真实、直观、生动和清晰等特点。按照《广东省地方志行文规定》要求：“入志图片均须有简练、准确的文字说明，应注明照片的时间、主要内容，涉及的人物应标出主要人物的位置、拍摄者或供稿人（单位）等”。

报送图片说明可以采用以下形式：

（图片）

照片时间：

拍摄地点：

主要人物：

主要内容：

照片提供：

一张没有文字说明的图片，若干年后，就可能成为无法使用的废片。编写图片说明就是对图片中的人物、场景、事物等，进行真实扼要地描述和注释，这也是整个图片工作不可缺少的部分。

图片说明文字编写常见的问题：

1、要素不全；

2、常见错误：写错姓名；写错时间；写错职务；地点不准确；图片内容与说明文字不吻合；说明文字欠准确；图中要人位置指示错误等等。

图片及说明文字是人们关注度很高的内容。一但插入地方志书中，就影响深远。因此，负责此项工作的同志必须抱着严肃认真的工作态度，尽量把图片说明要素写得准确、简练、规范，这样的图片资料才完整，才具有存史价值。

以上辅导，有说得不对之处，请大家批评指正，谢谢大家！

2013年10月18日