合众人寿保险股份有限公司职场装修工作指引(2016版)(红头文件拟稿)(核稿)

合保发〔2016〕号

关于印发《合众人寿保险股份有限公司职场装修工作指引（2016版）》的通知

各分公司：

为指导各级机构职场装修工作，提高职场管理水平、工作效率和资源配置效果，总公司财务部结合当前市场实际制定了《合众人寿保险股份有限公司职场装修工作指引（2016版）》。现予以印发，请遵照执行。

特此通知

附件：合众人寿保险股份有限公司职场装修工作指引（2016版）

合众人寿保险股份有限公司 2016年3月24日

附件

合众人寿保险股份有限公司职场装修工作指引

（2016版）

目录

第一部分装修工作计划

第二部分需求确认

第三部分供应商考察

第四部分施工图设计

第五部分工程招投标

第六部分申请与审批

第七部分进场准备

第八部分材料选样

第九部分过程管理

第十部分工程验收

第十一部分工程保修

第十二部分工程结算

第十三部分工程资料收集与报备

第十四部分附则

为指导机构职场装修工程工作，提高工作效率，特制定本指引。

本指引包括装修工作计划、需求确认、供应商考察、施工图设计、工程招投标、申请与审批、进场准备、材料选样、过程管理、工程验收、工程结算、工程资料收集与报备、附则等十四部分内容。

第一部分装修工作计划

职场装修工程均须在“租赁合同谈判”阶段编制工作计划，对整个装修工作统筹规划，合理利用免租期，做好租赁和装修衔接，具体工作内容如下：

1.职场装修工作须和租赁工作统一计划。为充分使用装修工程价值，除因特殊原因而发生的职场改造、调整，职场装修应在租赁合同签订后第一时间实施，装修竣工验收后正式搬迁入住，避免在搬迁入住后进行装修。

2.装修工作计划包括内容：招标前准备工作、招标资料审核、发标、回标、谈判定标、进场施工、竣工验收、消防报验、监管手续办理等，既预留各阶段工作合理时间，又不影响机构正常办公。

3.职场装修工作计划由各分公司职场管理岗负责编制，格式参见附件1-《职场装修工作计划》，编制完成的工作计划经分公司行政部经理审核后，传达给装修工作相关人员并抄送给总公司财

务部工程管理人员，做为进度控制目标。该项工作须在“租赁合同谈判”结束前完成。

第二部分需求确认

职场进入“租赁合同谈判”阶段，意味着租赁方案基本确定，立即同时开始装修招标前准备工作。如果在租赁项目审批过程中租赁方案发生变化，须尽快调整装修工作。

分公司应首先召开专题会议确认装修需求。需求确认工作根据机构类型确定参与部门，应包括职场使用单位、分公司行政部、分公司财务部等，其中分公司管理本部装修项目需求确认须有类集团财务中心物控部参与，其他项目由分公司自行确定参与部门。

一、项目论证

装修项目论证包括必要性论证和可行性论证。

1.必要性论证本着节俭、适用的原则，职场装修项目仅提供基本的装饰、遮盖、分割、保护等功能，仅在对外接待功能、会议等区域适当增加装修投入。

首先由了解该租赁职场情况的人员介绍职场基础装修情况；职场管理岗介绍公司相关装修制度规定；职场使用单位代表介绍本单位情况和对职场各部位面积、功能需求，希望进行重点装修的区域和理由；参会人员研究确定该职场装修项目的必要性。参照[合保发〔2016〕136号]《合众人寿保险股份有限公司职场租赁和装修管理办法（2016版）》执行。

必要性论证时应注意梳理职场应具备的必要功能，避免出现功能遗漏导致必备的功能区缺失，并保证职场资源在前线、后援、公共方面合理分配。对于重要功能房间应论证房间数量和面积。

2.可行性论证内容包括项目可使用预算、机构人力配置、机构在租赁合同期内业务和人力发展预测、基础装修可利用部分、监管机构要求、项目可利用时间、项目规模方案比选（推荐方案及其推荐理由），以及气候、时节、材料供应、人工等外部影响因素。

二、需求确认

需求确认的原则是总量控制、重点投入、合理分配、严格执行。

1.经参会人员的项目论证，最终确定职场装修项目需求内容，包括：装修限额、工期、装修范围、装修改造主要内容、各功能区域面积比例等。

2.装修限额为装修总费用上限，不得突破租赁方案选择时预估的装修费，确认后不得更改。费用内容包括设计费、造价咨询费、监理费、施工费、消防报验等所有装修工程涉及的费用。

3.最终需求以书面确认的《装修需求确认单》见附件2，作为装修设计的依据，不得变更。如特殊情况确需变动必须重新论证。

第三部分供应商考察

一、供应商入选要求

为保证装修项目及时顺利实施，必须提前做好供应商考察工作。装修供应商包括三类：设计单位、造价咨询单位、装修施工单位。造价咨询单位与装修施工单位存在利益关系，二者应相互独立，避免直接沟通、禁止相互推荐；为避免串标，装修施工单位应分多渠道引入，避免直接沟通、禁止互相推荐。对各类供应商选择要求如下：

1.设计单位

装修限额在10万元（含）以上的装修项目，应进行施工图设计，但简单的单一项目无需专业设计。装修额度在30万元（含）以上的装修项目，必须委托和造价咨询、施工单位保持独立的设计单位进行施工图设计。

设计单位应具备相应专业设计资质，特别是需消防报验的项目，设计单位必须具备配合施工单位进行消防设计审核、验收的能力，并符合消防验收部门的要求。

设计单位应在分公司所在地或项目所在地就近选择，并具有固定的办公场所和办公人员，和现场实地考察的能力。

设计单位应具有类似工程项目的案例，同等情况下优先选择有同业项目案例的设计单位。

装修限额在30万元（含）以上的项目，如设计单位及其关联企业同时具备施工能力的，必须提前明确告知对方，如接受我方设计委托，则该单位及其关联企业将失去参与施工投标资格。

2.造价咨询单位

装修限额在10万元（含）以上的装修项目，工程量清单子项目数量在五项以内无需委托造价咨询单位编制，其他项目必须委托独立的造价咨询单位编制工程量清单。

造价咨询单位应具备工程造价咨询资质，在分公司所在地具有固定的办公场所和人员，和现场实地考察的能力。

3.装修施工单位

装修施工单位要求如下：

备注：

装饰工程：装饰工程施工叁级以上（含叁级）；电气工程：机电设备安装工程专业承包叁级以上（含叁级）；消防工程：消防设施工程专业承包叁级以上（含叁级）；弱电工程：建筑智能化工程专业承包叁级以上（含叁级）；

供应商不具备消防、空调等专业资质，未来需要进行分包的，

须事先将分包单位资质提供给我方审核，核实资质后方准入选。

二、装修施工单位供应商来源

供应商来源包括：以往合作供应商、员工推荐、广告推介、网络查询、其他来源。每个项目的入选供应商应保证多个来源，具体如下：

1.分公司管理本部（含新筹分公司）装修项目，选择供应商不低于五家并满足不同来源，总公司财务部视情况提供供应商。

2.除分公司管理本部外的装修项目，必须保证供应商至少三种来源：分公司提供以往合作供应商、项目所在地供应商至少各一家，使用部门提供当地供应商至少一家。

三、供应商考察

各类供应商均须通过实地考察、资质验证、综合评定三个步骤选择入围供应商。

1.实地考察

在确定入围之前，分公司对所有供应商进行实地考察，包括供应商办公场所、人员、以往工程案例等情况。考察完毕填写《供应商考察表》(预算大于10万的装修工程)，见附件3。

供应商考察应由不同部门的两名以上人员参与。造价咨询单位由分公司人员考察。设计单位、装修施工单位根据项目所在地和装修限额由分公司确定考察人员，装修限额10万元（含）以上项目需分公司职场管理岗参与；装修限额50万元（含）以上项目总公司财务部视情况参与。

2.资质验证

资质验证应对供应商证照原件进行复核，并保留复印件作为资料，需验证的证照包括：法人执照或营业执照、专业资质证书、税务登记证等。

3.综合评定

考察结束后汇总考察资料并填写附件3《供应商考察表》，进行集中讨论，综合各方面因素评定入选供应商，考察人员对资料真实性负责。评定后入选供应商数量或来源不足应另行补充。

第四部分施工图设计

一、设计单位确定

设计单位以询价方式确定，签订《委托设计合同范本》，见附件4，明确双方权利义务，符合施工要求。

设计合同通过OA系统申请用印，签报附件包括：《询价采购纪要》、《设计单位报价单》、《设计单位营业执照和资质证明复印件》、《委托设计合同》等资料。用印签报审批完成后，作为装修申请的附件。

设计费参考标准：

1.装修限额10万元（含）—30万元项目设计费应控制在3000元以内。

2.装修限额30万元（含）以上项目设计费应控制在装修限额的2%以内并且不超过2万元。

3.以上为参考费用,如有特殊原因超出参考标准,请及时与总公司财务部相关负责人沟通并确认。

二、设计依据

1.国家和工程所在地建设行政主管部门有关技术标准和规范。

2.现场基础资料

设计单位进行施工图设计前必须派设计人员进行实地勘察，测量施工现场，了解基础设施和设备情况。

分公司应尽可能从出租方或物业方取得基础图纸资料。

3.合众人寿保险股份有限公司装修标准化手册（修订版）

功能区域、房间面积标准等按[合保发〔2016〕136号]《合众人寿保险股份有限公司职场租赁和装修管理办法（2016版）》要求执行。

4.装修需求确认单

设计单位不得突破《装修需求确认单》需求规定。

5.公司新购和继续使用的家具规格、数量清单。

三、设计图内容

建筑装饰设计施工图纸（平、立、剖面图），包括但不限于以下内容：

装饰部分：封面、目录、设计说明、房间装修做法表、原始平面图、整体平面布置图（注明功能区域名称）、拆除示意图、新建墙体定位图、天花布置图、地面铺装图、前台、服务台、背景

墙、隔墙等需要明确做法项目的平、立、剖和细部做法节点图等；

电气部分：封面、目录、设计说明、强弱电施工系统图、灯具布置图、开关插座布置图等；

水暖部分：封面、目录、设计说明、水暖施工图等；

空调部分：封面、目录、设计说明、中央空调施工图等；

消防部分：封面、目录、设计说明、消防施工图审、报图等。

为控制设计成本，分公司所有装修项目一律不设计效果图，装修效果可参考《装修标准化手册》；

四、设计过程

分公司应根据工程量大小和项目复杂程度，合理预计施工图的设计、审核和修改时间，确保在职场正式租赁合同签订后10个工作日内完成最终的施工图纸。

1.平面图设计

根据设计依据绘制职场平面图，设计完成后分公司与家具公司确认家具摆放图，确认的《平面布置图》需经需求部门和分公司人事行政部审核确定。装修限额在20万元以上的项目，还应通过邮件发总公司财务部审核。

2.施工图设计

设计单位根据确定的《平面布置图》进行施工图设计，设计深度须符合施工要求。

3.施工图审核

分公司须对施工图进行审核，其中装修限额20万元（含）以

上的报总公司财务部审核；装修限额在30万元（含）以上的由总公司财务部转交不动产中心审核。

4.图纸确认

设计单位按审核意见修改，经确认后出具图纸并加盖公章、设计章。最终确认后施工图纸将做为招标、施工的依据，任何人不得擅自修改施工图内容。

5.其他

施工过程中如发现设计图纸无法符合施工要求，设计单位应在两日内完善深化图纸。

6.费用申请

设计费应在项目装修申请时一并申请，如未进行申请，不

得占用职场预算。

第五部分工程招投标

一、造价咨询单位确认

造价咨询单位以询价方式确定。为节约费用，分公司可选择一家造价咨询单位负责分公司范围内所有装修项目的工程量清单编制工作，签订《造价咨询合作框架协议》，见附件5，约定各类工程项目造价咨询单价和双方权利义务。

《合作框架协议》通过OA系统申请用印，签报附件包括：《询价采购纪要》、《咨询单位报价单》、《咨询单位营业执照和资质证明复印件》、《合作框架协议》等。用印签报审批完成后，通过邮

件向总公司财务部报备。

分公司每年初对造价咨询单位工作进行评价，根据评价结果决定是否继续合作。

二、工程量清单编制依据

1.经确认的施工图纸

2.当地现行定额

3.工程量清单模板，见附件6

4.《主要材料限价单》，见附件7

三、工程量清单编制要求

1.除拆除及隔墙项目外，装修工程按楼层、区域、房间分别列项编制；

2.安装工程分楼层列项编制；

3.清单中项目名称描述必须完整，标明材料规格型号，工程量按当地现行定额计算规则计算，结果保留两位小数；

4.清单模板中列示的项目和项目名称描述仅做参考，各装修项目应根据实际情况列项编制，对未涉及到的专业类别和项目应自行删除。

四、工程量清单编制过程

1.造价咨询单位应详细了解图纸内容，派造价人员现场勘察，汇总设计图纸中存在的问题，形成《图纸答疑》。

2.编制工程量清单和清单组价，并提供工程量计算底稿。

3.分公司须对工程量清单进行审核，其中装修限额20万元

（含）以上的报总公司财务部审核；装修限额在30万元（含）以上的由总公司财务部转交不动产中心审核。

4.工程量清单确认

造价咨询单位按公司审核意见修改，经确认后出具工程量清单和清单组价等成果并加盖公章、资格章。最终确认后的工程量清单将做为招标和施工的依据，任何人不得擅自修改。

5.其他

招标过程中如发现工程量清单与现场实际不符，须由分公司督促造价咨询单位两日内进行清单复核、修改。

6.费用申请

造价咨询费应在项目装修申请时一并申请，如未进行申请，不得占用职场预算。

五、招标文件编制。

分公司根据《装修工程招标文件范本》模板编制招标文件，见附件8。

具备发标条件的《招标文件》附件应包括：《咨询公司编制的工程量清单》、《施工图纸》、《主要材料限价单》、《施工合同范本》等。分公司职场管理岗应检查《招标文件》的完整性，并注意删除其中不必要出现的内部规定、签名等内容。

六、装修工程采购和申请。

（一）采购方式包括询价采购和招标采购

1.询价采购。分公司装修限额10万元以下装修项目可采用询

价采购方式，并编制《询价采购纪要》，见附件9。

2.招标采购。分公司装修限额10万元（含）以上项目须招标采购，并成立招标小组，小组成员包括：分公司职场管理岗，分公司人事行政（或行政部）负责人，分公司财务部代表，分公司总经理室代表。装修限额20万元（含）以上需增加总公司财务部参与。

（二）招标顺序

1.发出招标文件。分公司须在同一时间向投标单位发出招标文件，并组织投标单位勘察现场、设计单位进行设计交底，要求投标单位现场复核工程量清单。

2.答疑。如投标单位对招标文件有异议须书面提出，分公司收集整理，书面答复全部投标单位。

3.回收投标文件。根据招标文件约定回收投标文件，并填写《发/回标登记表》，见附件10。对未按规定时间回复的投标单位做废标处理。

4.开标。组织相关人员参与开标，检查投标文件密封、盖章、完整等情况，宣读投标情况。编制《开标记录表》，见附件11，须参与人员签字和填写日期。

5.评标。根据开标情况，分公司组织相关部门审核。发现串标则对串标单位按废标处理，视情况报招标小组决定是否重新组织招标。

6.商务谈判。根据评标结果，分公司组织进行商务谈判。

7.定标。根据合理低价中标原则，确定中标单位，编制《采购纪要》（见附件9），须招标小组人员签字和填写日期。

8.发中标通知书。根据定标结果，发《中标通知书》，见附件12。

第六部分装修申请与审批

所有职场装修需在职场管理系统中申请，审批通过后方可执行。所有项目须审批通过后签订装修合同，用印完成后，须向总公司进行报备。

一、总分公司审批权限见下表：

二、职场在租赁申请审批完成后，须在规定时间内完成装修工作，具体工作时效如下表：

如果职场无需装修，须在签订正式租赁合同后20个工作日内完成零装修报备，审批通过后核定装修标准预算。

三、装修申请附件见下表：