公文行文规则(下)

公文行文规则（下）

主讲人：李克实

中国人事科学研究院副院长

二、公文行政名义

（一）公文行政名义种类

第二个，公文的行政名义。一般来讲，公文是公对公的文，主送机关是公家，是组织，落款也是单位，也是组织，公对公大部分是这样。

但是行政名义也有一些特殊情况。一种情况是抬头和落款是个人的这种公文没有。比如，一个机关的领导给上级机关的领导写封信就不是公文。虽然他说的可能是公务，涉及到国家的建设发展的有关问题。但是，文件的抬头是个人，落款是公家或者是文件是公文，但是落款是个人。

这有两种特例。一种是上级机关领导个人直接批示交办事项的回复，这个回复上面写的就是领导同志的名字，名字是个人。我那时候在机关工作，总书记有一个批示，他看了新华社的一个国内动态清样，报道了一个事情他很关注，然后就批了，也是要求我们调查，并将情况告我，很清楚。告诉你得回复我，我等着呢。我们就组成了一个调查组，就赶紧下去了去进行调研，搞了一个月。最后回来以后写一个报告，这个抬头怎么写。你写党中央国务院吗？那你说人家收到这个是什么呀，对不上，这个抬头就只能是写，谁批给你的那你就回复给谁。所以这个抬头就是锦涛同志，冒号，根据你几月几号什么上面，什么批示，我们组成了一个什么样的一个调查组，下到什么地区，进行多长时间调查，现将情况报告如下，12345678，最后落款是调查组，盖公章。对领导个人的，就是上级机关领导个人的就是这唯一一种方式。过去还有好几种，你比如说什么紧急，什么绝密，

这次新的条例都去掉了，就保留了这一种，只有这种情况你是可以以个人抬头，这个是去书写的。

这个注意区别一下，就我们机关内部对本机关领导写的请示，写个人没问题，这是你机关内部规定的。机关对上级机关不可以写个人。除这种情况之外，你不可以写个人，这个不要搞乱了，搞混了。你说你变成机关内部，处室向领导领事请示工作都不可以了，这就没法运行了。各个机关都有内部规定，不在条例规定范围之内，这是一个。

第二，以领导人的名义实施的文件。这个在我们15个文种当中是有一个特例的。

这是一个模拟的，市长叫毛译俭，翻译的译，勤俭的俭，这都是模拟的。写出来看着伟人的似的。

我们还有一种就是令，政府令、部令、国务院令这种最后不落公章，落名章，这个为什么呢？其实这个道理很简单。就是人的一种心理的一种倾向，就是人这种群体性的心理倾向有一个特点，就是崇拜权利，崇拜名人，崇拜英雄。利用这种心理倾向来发公文，往往会起到比公章更有效的效果。可能会取得更好的感召力、感染力、宣传鼓动力、威慑力、震撼力。比如说法院院长令枪毙犯人，就是基于这么一种心里特征。这个不是说是中国人的特征，这是人类的特征。在国际上，在外国更是认签名，不大认公章，这种作用更加明显。总统令、市场令往往就会产生一种事半功倍的效果。

举一个例子来说明一下，效果的区别。你比如说我们非常著名的战役就是叫长江渡江战役。这个战役之前，有一个叫中国人民解放军进军令，这是一个非常有特点的一个公文。

当时这个名字是后起的，当时这个历史文献上面就是两字命令。然后抬头也是很有特点，用的是统称叫做中国人民解放军全体指挥员、战斗员，这一下子到每一个人了，然后是我命令你们打过长江去，解放全中国。下头1234。说完了以后，中央军委主席毛泽东手签的毛笔字，总司令朱德，这是两个人。你像前进将士看到这个命令，毛主席、朱总司令命令我们打过长江去，解放全中国，你想想

那种士气，那种感觉，摩拳擦掌，最后排山倒海摧枯拉朽，有船坐船，没船抱着块门板，抱着块木头，实在没的抱了，干脆棉袄一脱就游过去了。你像那会儿3月份淮海战役，4月份就过了长江，那基本上都是穿着棉袄，都没有来得急换装。进展多么神速。你总不能穿着棉袄过去。

最后，棉袄里头没了，你不像现在海军装里头还有内衣还有衬裤，就是光着游过去的。这个挺有意思的，你像那种士气，那种场景，你想想都激动人心。如果我们假想一下，现在不是按照当时那个特点的一个公文。我们按照一般的规则，应该是这样，一个红头文件，抬头是各军区、各野战军、各军兵种冒号，然后经中央研究决定几月几日这个过长江，现将有关事项通知如下1234，然后盖个大圆戳。这个你像还有这种气势吗？搞不好这个江过不去了也不好说。明确我们可以感受到这个里头的差异，是非常明显的。所以，往往在处理一些大事情的时候，用领导人的名义去颁布去颁发，就有更好的行政效力，这个一直延续至今。

但是我们要特别地注意，文种不要滥用，要把握两个要点，第一就是重大，一定是大事。说说最近咱们这个干部老是吊儿郎当的老迟到，咱们搞个考勤令。这事儿不行，这事儿太小。那么这个就就就不好使。或者说基层搞个村长令，这恐怕也不好使。没人听你的。一个叫重大，二叫权威。你权威得够得上，你再用这种方式，你够不上，你就别使了。这是这种公文的这种特点，这是行文名义的两种。

再有一种行文名就是是你的公文吗，是。但是，不以你的名义发布，而是以上级机关的名义发布，这是为什么？这个原因就是一条，因为由你的名义去发布的话，是超越你的本级机关的权限了。你比如说我们刚才讲的，你的发文权限范围就是一点点。但是你这个发的文要更多的部门周知，那你就必须是报请上级机关了。如果是小范围的，你联合行政可以采取方式去解决的也可以。那么要是解决不了的，你要求所有的机关都要知晓，那你就是只能报上级机关，以上级机关的名义去行政、去发文。

（二）上级机关名义行政发文的四种做法

上级机关的名义行政去发文有四种做法。一种是上级机关的名义行政；第二

种是上级机关办公部门的名义行政；第三种是上级机关的名义批转；第四种是上级办公部门的名义转发。这四种去怎么去区分，我们怎么样要求上级机关对待我们这个文件，是采取哪一种方式，我们怎么样去请示，提出这种意见。是这样来划分的。

报请上级机关名义行政的，主要是新发布的法规或者是修订、废止过去法规的法规。就是前边法规作废了，新建立一个法规，完全就是替换更替了这种法规，这一种这个法规法规头次颁布的是要以上级机关的名义行政。地方上的话，就是你的同级人民政府去颁布一个规定，一个法规。

如果是已经有这个法规规定了，在贯彻实施法规规定的实施细则、办法或者是贯彻的意见，这类也是一种低一个规格的法规，就是执行层的。第一层我们叫决策层的、政策层的，就是本级机关的名义。下列一层的叫执行层的，就可以以上级机关办公部门的名义去发布。我们也很多政策，第一次发布的时候就是国务院，然后，贯彻执行就是国务院办公厅，关于这个贯彻什么什么国务院多少号文件的意见或者办法等等，这个就是第二个层次的。你已经是前面有法规了，后头是贯彻落实法规的，这个具体执行级文件。

第三种，执行了一段这个法规了以后，发现有遗漏，需要补充、需要解释、需要做局部的修订，但是不否决已经形成的法规。这时，你按照立法的规定就是，你一个法的话，解释权在他的发布法规的同级机关，你不能由他的下级机关去解释他，去改变他。

那么就是报请上级机关的名义去批转，你还能看出后头就是你的文件。直接以上级机关的名义，你就看不出来是谁的文件了，是谁起草的了，只能是从最后一部分本规定由谁谁谁负责解释，原来是他起草的。这能看出来，如果没有这句话，基本上是看不出来谁起草的了。那就是只能是根据你对职能分工的理解去猜了。

但是，后边这个的话，就是带着你的原文的，前边有一个批转，后头还是你的原文，而且你这原文不是附件，就是正文。这个的话呢，就是干这个用的，这是常规的。

最后一种，就是说是超越权限的一般规律事项，事项不是说新发布的法规对吧，一般性的常规的工作事项，但是，虽然是由你来牵头，但是说超越你的发文权限了，这个事儿就由上级机关办公部门名义给你转发，转发的是后头还是你那个文件。经过转发以后，那各级机关就认了，这解决一个你的发文权限问题，这是行文名义。

三、公文格式要素

第三个就是格式要素。格式大概有两类，一个是文件的尺寸，字行字号，字的间距，空格，这一类的东西，离边沿的距离多大。讲的这些东西，我就不跟大家去详细地讲了，这就是一个尺码没有什么不好理解的，是一个规矩，就是一个方圆，我们照葫芦画瓢就可以了。而且印刷车间，打字室，打字员他们知道就行了。我们在处理起草公文知道有这么一个尺寸就行了，不必去深入去研究它，重点不在这儿。

还有一个讲格式，我们讲的是公文当中的各种要素的处理，这个我们要知道。你像什么叫要素，大概有这些。一个公文有序号、有密级，有急缓，发文机关的标识就是红头、字号、标题、主送机关、正文、抄送机关、印发机关、印发日期、成文日期和印章等等，都叫做公文要素。我们是要要了解，能够掌握和使用它。

1.文件密级

一般来讲，密级要准确的去确定。有的时候会接到一个文件，文件要求我们是广为宣传，但是这个文件上写着秘密，搞的我们就两头为难了。你又要他广为宣传，你又是秘密，那我怎样宣传呢？秘密就是不能宣传的。那么就只好等着这个文件就是登报，登报了以后就是认为就是自然解密。那么实际上登报和收到文件之间就差了一天。那么我就觉得是不是你这个秘密级别就是定高了。你文件本身当中内容就要求我们扩大宣传，那么也有这种解释，是逐级传达，不到登报那一天你就算泄密。但是我觉得这些文件好象没那意思，因为内容当中都是可以宣传的。最后登报的内容和原文一字不差。那么确定密急的时候，就给人感觉是定

高了，定高了就不利于你执行。但是你定低了也不合适，你定低了，那肯定是说稀里哗啦的，就是大家都知道了，你有一些不适合公开的，最后可能产生非常不好后果。

2.文件急缓

再有一个就是急缓，我们比较少用，说实在的，公文当中我们比较少用。你像我们有时候用这个事儿比较急，是在这个就是传输过程中要求急，办理过程中要求急，正式发文一般很少去标计划，包括下发文，平行文这很少。有的在送达的时候，是限时送到，限下午5点以前送达，这个都是比较急的了，但是很少在公文上标注。但是，可能有一些公文呢，他有这种急缓。还有一种用法就是把急缓加注在标题当中。关于什么什么的紧急通知，这种做法也有，但是也很少在这个角上去标注急缓。再有一种，就是再急的话，就是改变公文的载体，不搞纸质的，直接就是电报不就完了吗或者是明传也行，速度要比那个快的多。你哪怕是加急电报。

所以，急缓就是留个位置，所以在这个公文真正处理的时候，能用上急缓的比较少。如果要标注急缓，也确实是急的再标，这个地方就是不要去乱标。特别是上行文，上行文当中你想想你是给上级机关领导看的东西，你弄一个特急，什么意思啊？你上级布置公布，说你们要抓紧，雷厉风行。给你们一个星期的时间，我要听汇报，这都是上级领导对下讲话的口吻。你没说是你搞一个请示，说是你上面说你快批，你给我抓紧时间批，有这样的吗？这也非常不礼貌啊。所以说尤其是在这个上行文上，不是说你不能用，一定要慎重，不要乱用。那么说领导赶紧批了以后，我踏踏实实回家过年去了。这不行。这是会造成乱子的。所以急缓，我就是提醒大家，不是说不能用，但是你确实紧急。需要的话在这个位置上，一般性的公文还少用，别动不动就是什么特急，这是急缓。

3.文件字号

字号大体上就是说是三五个字，不要搞的太多，这个字你搞了多了以后就罗嗦了。过去我们讲什么字，这个字也不要了。文号编制也是本着一个从简的原则，你不要有多的系列的号，你像这个中办、国办、国发、国办发、中发、中办发就

四个。不要搞的过于复杂，还有，往下就是说你像国办秘函、中办秘函，就是在第一个等级的联系工作使用的。你像正式文件的话，我们就这么几个。

另外，就是说还有一些非公文的资料性的，你比如说中办通报什么，情况通报这一类的。这是要简化。你比如说是一个部委字号下头，10几个业务司局，各个司局挂一个字儿，没必要。

4.文件标题

另外就是标题，标题不可以过长。这个没有规定说标题不能够超过多少个字。我见过最多的一个标题是94个汉字，已经是不短了。有一次秘书局的一个领导，跟我讲说你不行，我见过最长的一个150个汉字，那得多少行。那你想想的话呢，就是说我说94个汉字恐怕就得8、9行了。那你150个汉字不得一篇了，这个要缩短。公文标题原则上必须要有主办机关名称，但是有些情况下可以不要。你比如说一对一的公文，不脱离红头形势独立发挥效应的公文，一般像请示，函这一类的报告，它不脱离公文，就是他的红头独立发挥效力的这种文件可以简化掉，那不影响。但是，你要转发、印发这种东西，没头儿，不知道是谁的了，那你必须要有。再有的话，就是多部委联合行文的话，那你取一个主办机关名称就可以了。还有一个红头当中，就是我这个后头再讲。

红头的排列有几个系列。大的系列就是党政军群，你要是联合行文的话就是党政军群。现在正式分开了以后，正的应该是按原来的道理，就是市就是加在政里头的，所以说要加个塞的话，那应该是党政市军群。这个大家可以讨论，我个人意见可能应该是这样排列，因为原来市在政里面分离出来的。那么应该是不是这个顺序，这是一个，第一系列，这是一个大顺序。

第二个顺序，你联合行文的话就是主办机关排在前边。那么第三个顺序就是按照机构名称表，这是有一定之规的，排列不要错误。正文印章就是没有难理解的了，我想这是这几个我跟大家说一下。

四、公文办文流程

（一）各类报送文的处理

最后这一讲，再把公文的办文流程这个跟大家做个介绍。办文流程的话一个就是说各类报送文，包括平行文，收到这个文件的处理的流程。首先，就是我们收到文要进行这个收文审核，那么受理的范围事先也是明确的，不该受理的，加个章就打回去了。

你要看行文规则对不对。你比如说他应该是属于请示的，他写成函，严格一点说，那你应该是让他退回去重写。应该是函的，你写成通知，这个你也得给退回去。用函的格式写通知，那么但是有的时候呢，就是说反正明白这个意思就完了，这个特别是平行文，也比较客气，也不愿意说了，主要是说是下级机关报送的，就是严格一些。因为是你的下级机关，你还要管他的公文。那么包括会签是否合法，这个都要看一下。

这里头有一个会签的争论问题，我这里面有说一下。有些机关是由更高职务的领导兼任领导的，你比如说我们有一些部，俗称叫大部。你比如说外交部、公安部、教育部、卫生部、发改委可能就是都曾经有过或者是现在还是这样的，就是由国务委员兼任部长。这个在行文当中呢，他就有一个问题，就是说会签的时候，就会出现一些冲突，主办机关没有签名让会办机关签。会办机关就说你们部领导没有签，我们怎么签啊，这个就造成一些麻烦。像这个的话，我们要分清楚一个事儿，就是由高层领导兼任部长的只是说是部长的个人的行政级别比较高，但是部的职能并没有发生变化，那么按照我们行文规则，主办机关先签，这个不能改变。所以说呢这个就是说，不管是谁当部长，你应该是谁主办谁先签。这是一个规矩，这个要说清。

收文的时候，你主办机关你没有签的，那你就是退回去，你就是应该让你的部领导签，如果你这个有一些文的话，那你主管部长、副部长签你也可以。你不能够就是说秘书处签了一下，你就拿过来，这不可以。

再有，就是说觉得不对的，就是退回补充修改或者是退回，那么觉得没什么问题的，你再收，收了以后，你就要提出一个拟办意见。有一些就是送到这个主办部门去处理了，送到司局去处理了，有一些要先送给领导批示，有一些就是要

标注密级实现。在提出拟办意见的时候，要提出密集实现。还有一些，还有指定会办机构，这都是我们办公部门在提出拟办意见的时候把这些事情都要做到，这是一个。那么这个主办机关如果也认为，说不该是我管，他也有权给你退回来。那么认为是应该我管，那就没什么了。那么办结了以后就正式退回了，这是一个报送文的流程。

（二）上级交办公文办理

再有一个就是上级交办公文的办理，我们讲上级，直接上级机关只有一个，但是，我们还有一些，一个叫做是除了上级机关，还有上级机关领导的批示这个也很重要，这也是上面来文。还有是这个上级有关机关来文。你比如说一些是个人大、政协，有事情、议案，这些要求你答复的，那么直接给你的。类似像这种情况。

还有的就是上级机关部门来文，你比如说组织部来文，你像这种文都是统统都是代表上级机关的，所以，我们就是在这一类文件处理上，我们统称为上级来文，那么上级来文的话，我们在办的时候，也是要有一个，有些要领导批示，有些直接是文秘分办，其实跟前面的流程是差不多的。

这两种都提出一个问题，就是哪些要交给领导批示，先给领导批示，哪些你直接办理。曾经有一次我们办公室主任一个讨论。有一个就是这个办公室主任就讲了，说这个你在机关里头啊，说机关的领导这个脾气秉性直接影响你这个工作，如果他这个人很怪，我们就很难伺候。他就说他们的一个老局长，说我们这个局长就是很难伺候。说有一次他刚上任那时候就把我叫去了，叫去了以后了，是我问你一个问题，说你们办公室每天都干什么呀？他说我就不知道怎么回答这个问题，他接着又说了，他说我看反正来了文，你就往我这屋一堆一送就完了，说好象你们什么都不用管呢？他琢磨这话就是嫌他们就是不挡风了，不处理直接就是都给领导送，那么就下来就研究了研究，说哪些送给领导，哪些就不要送了，哪些就直接办了。分了分工，划了划类，这家伙送文就少了。又过了一段，又找他了。他说我发现你这个人很能干。说咱们这儿有没有别人都无所谓了，关键有你就行了。这什么意思这话，那就是说你越权了，又吓了一跳。那么说你看看，说

左右都不是。

后来我们也想了，这个就是你没有处理好一个问题，就是你哪些事要报领导，哪些事儿你自己处理。那么你这个事儿的话，你要把握不住，那可不是两头挨批。所以说你当办公厅主任，如果是这个事情分不清楚，那日子真的是不好过了。我想了这儿有一个大原则，包括是品行和下边报文，和上级机关来文都适用的一个大的原则，就是已有办文化流程的事项按规则走。

你比如说我们有很多户口审批的这种东西，你们要不要先送给部领导，我们都有详细的办理流程，怎么走怎么走，你按照这个办就完了，这个就是正常的业务内容那就报给领导。

有这么几种就是先报给领导，然后再做处理，一种就是上级机关领导个人直接批示交办事项，你要在第一时间让一把手知晓。你别在上边批一大堆，说是总理的批示很重要，认真贯彻落实，你再给你们机关的领导，那不是找挨批吗，这个话就是赶紧送，这是一个。

第二个，没有办过的事情，从来没遇到过的事情，或者说你这个部门职权范围当中的没有明确，但是在其他部委的职能当中也没有。这个事儿的话你不管谁管，像这种事儿。还有，是你的职能，但是你没有明确地处理流程的；再有一种，这个事情他有他的特殊性，但是明显的是违反现有规定和法规规定。按这个要求来。但是他确有特殊性，像这种事儿。那你处理不了，那你就得先报给领导去决策，同时报送的时候说明情况。这样的话，就是大事儿落不下，但是小事儿又不干扰。这是办公流程中要解决的。

（三）签署、签发和会签

再有一个，就是说是发文会签的程序。这个程序当中我们注意一个签署文件的一个热点呢，就是当时我们2000年讨论的时候，也挺热闹的，就是这个画圈的事儿。过去的领导习惯划圈，那么结果的话呢，就是有好多事情，就是要看底下去猜。这个到底是同意还不是同意，最后涉及到一些案子也是这样。说划了个圈，那你是批准还是说知道了。那么所以说当时我们2002年修订国务院办法的时候，就对划圈做了一个详细的解释。就是阅件划圈，视为知，阅知，知道，已阅知。

那么办件首批领导，这个有一个概念，叫首批领导，就是第一个看文件的，不一定是一把手。你比如说我们分管外事，那么这个可能是涉外的一些文件先到我这儿，那么我提出意见以后再报给一把手。首批领导要有明确意见不准划圈。其他领导划圈视为同意首批领导意见。这就搞的比较复杂。这次条例做了一个规并，就是这么一个原则，我解释为就是叫圈则自负。就是你要非得划圈也可以，你像这个圈从哪儿来的，现在也不好考证。

我们查了一个就是末代皇帝，这个爱新觉罗溥仪最后一个皇帝，人家是都是写的字，这两个是阅件，知道了，览叫照发。这个也没有划圈，但是现在这个划圈呢，那么你就是说是咱们定一条，就是划圈，你要是划，那么就是认为在办件当中，有表示意向方向的文件当中，圈就视为同意。你当然有一些文件，他没有一种意向方向，这自然就是解释为就是知道了。

只要是这个文件的内容有方向性，那就是表示为同意。说到时候我说我不认帐，那不认账的话，那你要怕要出事儿的话，那你还是签名。我们正面的规定是叫做签名，不是划圈，要有明确意见。但是说划圈也行，党中央国务院替你解释了，这个圈就视为同意了，比较简单了，这是关于划圈的问题。

（四）发文首页格式设计

再有，就是发文首页，我们现在发文首页，就是各个机关现在有很多机关还沿用传统的，老的方式，就是在正式发文之前还有一张纸，叫发文稿纸，或者叫发文首页。格式是各不相同，各自有各自的事情，一个部委一个样。但是更多的机关部委，现在已经改了，就是取消了这张纸，不要了，一个就是说提高效率，避免是多次套红，减少了一个环节；再有一个会签的位置也比较灵活，是一个有利于网络化流转办工。再一个，就是说比较直观，避免套错红头等等有很多好处。

所以，这个是改变流程以后的发文首页格式，就是将来存就是存这个。有一些办文信息，是不正式印刷在文件上的，没有关系。在最后文件最后有一条黑线当中，这个注明，就是我们不进入正式印刷就完了。在办理的时，这一部分是放到就是第一页上，但是印刷的时候黑线以下的不印，这是是建议，就是更改过来，这是对于提高我们办公效率和质量，我觉得是很有好处的。

（五）公文处理流程再造

再有一个就是公文处理流程再造的改革，我们怎么样去提高办公效率，简化中间环节。避免重复性工作，原则高效的核准方式，加速传递采取一些现代化的手段等等吧，这都是为了使我们的这个公文做到更好。

这一讲我们就到这儿结束。