椿本链条贸易上海有限公司销售信息化管理的分析

椿本链条贸易上海有限公司销售信息化管理的分析

21世纪的今天，企业全球化的高速发展正在改变传统的市场竞争法则，一个企业的成败不仅取决于它是否能有效地发挥组织机能，更需要在这个全球化的信息社会里不断地借鉴先进的企业管理模式、不断地寻找自身缺陷及时改进自身的管理方法，以求得企业在弱肉强食、劣者出局的严酷竞争中存活下来。在我国数量最多、特点最突出、优势最独特的中小型企业也纷纷主动或被动的进入了世界市场，如何在这样一种竞争激烈的经济环境中胜出并不断地强化自身竞争力，成为许许多多中小型企业急需解决的难题。利用信息技术来提高企业的管理水平和效率已是现代企业管理发展的一种趋势。因为成功的企业不仅能使企业充分地利用资源、提高效率、规范管理以及节约成本，而且还对企业的组织结构以及管理理念和文化都有积极的影响。

一、信息化管理的概述

（一）信息化管理的定义

信息化管理是将现代信息技术与先进的管理理念相融合，转变企业生产方式、经营方式、业务流程，串通管理方式和组织方式，重新整合企业的内外部资源，提高企业效率和效益、增强企业竞争力的过程。

信息化管理不是信息技术与经营管理技术的简单结合，而是相互融合和创新。信息化管理不是简单的用信息技术工具来实现已经陈旧的管理逻辑，不要期望将某种解决方案套用在传统的管理模式之上就会产生某种神奇的功效，当信息系统与现行的管理制度、组织行为发生剧烈冲击和碰撞的时候，信息系统往往无法提供更多的帮助，而需要的是通过信息化带动企业管理的创新，站在企业战略发展的高度，重新审视过去积淀的企业文化、企业理念、管理制度、组织结构，将信息技术融入到企业新的管理模式和方法中去。

信息化管理是一个动态的系统和一个动态的管理过程，企业的信息化并不能一蹴而就，而是渐渐积累的。企业内外部环境是一个动态的系统，企业管理的信息化系统软件也要与之相适应，管理信息系统的选型、采购、实施、应用是一个循环的动态过程。这一动态过程是与企业的战略目标和业务流程紧密联系在一起的。

（二）信息化管理的作用

企业的管理离不开信息系统的支持，信息化建设要在企业的管理框架下进行。企业的经营战略决定了企业信息化的战略。这就像企业的各个部门都要根据企业的经营战略来制定本部门的发展规划一样。反过来，信息化对企业管理的支持作用也是显而易见的，就像企业的财务、研发、人力等部门对企业的管理支持一样。

在企业总的管理框架下实施的信息化建设对企业的管理支持主要表现在以下几个方面: 1、信息化管理可以使企业的组织架构更合理

信息化能够使企业各部门之间便于实现连结，使企业的组织架构与部门设置、各部门的职能定位等更加容易，工作范围更加清晰，权责明确。在实施企业信息化的过程中，结合先进的管理思想，根据企业自身情况对组织架构重新定义和职能划分，使企业的组织架构能够与信息系统有机的结合，实现业务流程的改造和重组，从而优化企业的组织结构和管理手段。信息化可能对有的企业来说，组织架构不一定要变动，但对于大多数企业来说，部门的职能定位是需要重新定义的。

2、信息化管理可以使企业管理流程更加优化

企业在不同的时期，为了管理的需要出台许多流程。不仅公司出流程，各部门内部也可能出流程。在没有一个大的、统一的框架（明晰的组织架构和明确的职能定位）之下，流程与流程之间有可能存在重复、冲突，或者盲区，难免会出现混乱。比如在公司的催款方面，财务向欠款方催款，销售部门也向欠款方催款。有时相互之间会交流沟通，款项是否回收。

但也有时会出现财务部门认为销售部门会跟欠款人催款，同样销售部门也认为财务部门会向欠款人催款的现象，结果是大家都没有催款。而在信息化的实现过程中，通过对原有的管理流程进行重新整合和优化，明确规定了各个部门的职能范围，使得各个部门分工明确，各司其职，避免了相互之间可能出现的矛盾和疏漏。

3、信息化管理可以提高资源的共享程度

信息化能使企业的各个部门之间实现信息的共享，使企业的业务处理更快捷、准确，提高了工作效率，降低了劳动强度，提高企业的反应速度。利用电脑来处理信息的特点就是速度快、准确。各个业务部门使用信息系统后，系统中的数据是基于同一个数据库的数据，并按照事先定义好的业务流程快速流动，使企业业务的处理速度加快、准确性大幅度提高，从而提高了企业的反应速度。

4、信息化管理可以为企业的经营决策提供有效的支持

利用信息系统对企业的经营数据分析，从而提供对管理决策的支持是可行的。通过信息系统数据提取或者对数据仓库进行数据挖掘和钻取，对企业的经营数据进行多角度的分析，然后对市场的发展做出预测，从而对管理和经营决策提供支持。

5、信息化管理可以不断促进企业管理水平的提高

信息系统是一个“柔性”系统，企业的管理水平有多高，它能给管理的支持就有多大。信息系统是以计算机为基础的。计算机永远不会超过人类的智能水平。但是，当人类告诉计算机计算流程和方法以及规则后。计算机可以快速、精确的计算，这是计算机的优势，所以，基于计算机的信息系统是一个“柔性”的系统，使用它的人能够给他赋予多大的能力，他给管理的支持就有多大。因此，信息系统的能力与企业的管理水平是息息相关的。企业只有不断提高管理水平，才能促进信息化的不断发展。

二、椿本链条贸易（上海）有限公司信息化管理分析

（一）椿本链条贸易（上海）有限公司简介

椿本链条集团是一家拥有90余年历史的日本企业。在日本大阪，成立于1917年。经过近百年的经营和发展，已经按照产品类型的不同成立了四大事业部：链条事业、汽车部件事业、精密机械事业、物料搬运事业。椿本链条贸易（上海）有限公司是椿本集团链条事业部下属的独资海外子公司。负责在中国区域内的椿本产品的销售及零部件的采购等一系列业务。公司于2004年6月成立，至今4年余。公司注册资本40万美金，刚成立时的员工人数包括日本人一共只有5人。经过4年多稳健、快速的发展，公司的业务已经由成立之初的单一进口业务和单一出口业务发展成为多形式进口、出口及国内采购、国内销售，近期还新增了外高桥保税业务、外高桥转关、移库业务等，呈现多元化发展趋势。公司内部组织结构最初由一个财务部与一个营业部组成，随着业务量的不断增加，业务多元化的发展，一个营业部已无法适应目前的多种业务的发展需要。现在公司已经发展成一个财务部，两个营业部。其中营业一部负责进口日本总公司的产品，并管理这些产品在国内的销售事宜；营业二部负责采购国内产品出口以及国内采购、国内销售的事宜。公司现在的员工人数已经达到20人。并且06年底在广州创办了办事处，最近刚刚成立了广州子公司，预计未来三年内还要在其他地方设立子公司。

（二）公司信息化管理现状及存在的问题分析

作为产品质量与产品销售均排名世界第一的椿本链条，多年来始终致力于各种类型链条的研发和生产。与国内多家经销商建立了稳固的合作伙伴关系。随着集团公司的不断发展及扩大，对企业管理的要求也越来越高，需要不断提高业务信息的处理水平，因此，信息化建设成了公司急待解决的问题。

1、业务信息数据处理的手段落后

公司成立以来，一直是采用EXCEL、WORD等工具进行各种业务的处理，包括数据的

存储等。随着公司的迅速发展和业务量的不断增加，销售业务多元化的发展，使用EXCEL 来进行数据的存储与操作，日益凸显其数据存储的危险性。比如：由于员工的不认真导致数据的丢失，或者由于局域网总服务器的破坏，公司里的相关数据很有可能因此完全丢失且有无法恢复的重大可能性。这种陈旧的操作方法和对数据的管理对企业的发展来说是远远不够的，甚至有制约公司发展的可能。另外，公司在输入业务数据及利用数据进行分析的时候，由于使用的是较为原始的EXCEL表格对所有数据进行管理，要进行某个别销售数据的分析时必须人为的将数据调出来，筛选、排序、制作成表格等等。有时候按键不小心就丢失了辛苦整理出来的数据。甚至有时由于人员的经验不足导致无法整理出需要的数据或者即使整理出来了数据也是错误的，不能作为战略决策分析参考使用。

2、业务信息数据处理效率低下且无法共享

一直以来，椿本公司采用的都是人工操作的方式录入数据、整理数据及保存数据。一旦要对其中某些重要数据进行整理或分析时，都会需要花费一段不短的时间进行数据处理，如排序、筛选、整理、做表等。由于人为因素的存在，有时候还不一定能拿到想要的数据结论。再加上人工处理数据有时缺乏科学性，存在着多种弊端，得到的结论未必正确。而且，最重要的是：财务使用自己的一套资料，销售业务部门拥有另外一套资料，两部门的资料不能很好的结合起来相互利用，导致形成两个遥遥相望的“信息孤岛”，这种现象严重影响到营业整体的销售分析，甚至还很有可能影响公司上层的决策。

3、业务信息传递速度慢

随着信息时代和知识经济社会的来临，要求企业具备更富有弹性扁平化的组织结构，促使企业以更快和更灵活的方式满足市场和顾客不断变化的需要。椿本链条贸易（上海）有限公司是日企，深受日系企业文化的影响，从公司金字塔式的组织结构即可见一斑。在日企里，每个职员必须认识到“报告、联络、商量”这个制度的重要性。凡大事小事均需逐级向上级汇报，逐级审批，然后再逐级反馈。由于受这样的制度的制约，一件事情从解释说明到相互商量再到最高级别审批再层层下达指令去处理、操作，往往需要花费大量的时间。这种僵化的信息传递和处理方式，不仅无法及时地对某些紧急事务进行快速处理，还会严重影响工作效率及客户对该公司服务印象的好坏。

（三）公司加强信息化管理的必要性

椿本链条贸易（上海）有限公司属于中间商性质，公司工作人员少，80%以上的业务均由各个代理商完成，经营成本相对较低。这些特点对公司来说无异于是最大的优势，既有较为充足的业务量，又有较低的运营成本，企业的灵活性又强。但是由于业务量大，信息处理的工作量就大，而目前公司的信息处理手段又较为落后，难以快速及时地满足业务信息的处理要求，公司迫切需要改进业务信息管理的手段。

此外，由于公司的产品质量在世界上同类产品中排名第一，因此极少出现产品瑕疵或不良现象，也得到各行业客户的高度评价及认可，这种优势对公司的发展极为有利。但是，公司同样由于销售渠道的固定而倍受困扰。根据产品的功能不同，椿本公司从成立初期就已经制定了一个销售渠道的规定：不同的产品由不同的代理商或者不同区域的代理商进行经销，并严格规定，一旦某个客户成为某代理商的客户后，其他代理商不得争夺其业务。即使同一个客户想从不同的经销商处询价，其结果是根本不可能从其他代理商处拿到报价。虽然这样做保护了经销商的利益，但是却严重制约了公司业务发展的脚步和速度。公司产品信息不能在各个经销商之间实现共享，影响了经销商的市场拓展能力；客户需求信息不能在各个经销商之间实现共享，同样削弱了经销商对潜在客户的开发能力。因此，公司必须要加强信息化建设的步伐。

由于椿本的产品必须走经销商渠道，所以终端价格往往比国产同类型产品价格贵几倍甚至十几倍，在价格上并不占有优势，如果在业务处理上也表现为低效率的话，这会对公司产

品的市场占有率产生极为不利的影响。在经济日益发展的今天，虽然仍有许多的企业看重的是产品的质量而不单是产品的价格，但伴随着同行业中其他大品牌的产品质量不断的提高，这些强有力的竞争对手的市场占有率也在逐步增加，给椿本带来的是不断加码的竞争压力。因此，为了提高业务处理的速度，降低业务运作和产品的成本，公司必须开展信息化建设，才能应对竞争对手的挑战。

三、公司加强信息化管理应采取的措施

信息化管理的手段有信息技术、英特网、ERP系统软件等。而被广泛使用于企业的信息化管理中的是ERP系统。借助计算机技术的飞速发展与应用，ERP系统得以将很多先进的管理思想变成现实中可实施应用的计算机软件系统。但是，目前市场上出售的ERP系统软件种类繁多，如何选择一款适合本企业使用的软件，也是企业高层领导决策的难题之一。（一）合理选择适合公司需要的ERP系统

要使企业能够适应IT管理方式的变革，这就要求企业不仅购买软件，更要注重购买“服务”，好的软件服务商如同营养专家，能指出企业“营养不良”症结所在，能全面考虑企业需求，考虑不同软件系统的特性，设计协同有效率的信息化方案，指导和帮助企业达到“营养”的平衡和合理配给。

很多中小企业在准备实施信息化时都有一种尝试心里，但是成功企业家的尝试心理也要求“稳健”和“物美价廉”的信息化。中小企业的管理基础要求“简单实用”的信息化。中小企业要尊重自身管理基础，一味追求太复杂高级的信息系统，往往会造成尴尬局面。复杂的、昂贵的、高深的却未必是适合的，适合的才是最好的。ERP来自于西方管理思想，简单按西方管理模式套用于企业却是行不通的，中小企业需要灵活好用的系统。

椿本链条贸易（上海）有限公司是一个小型外资企业，部门少、人员少、业务量大、业务种类繁多。还有一点比较特殊的是，该公司是一个贸易公司，直接采购总公司的产品销售给下级代理商，或者采购国内产品做出口或者内贸销售，根本不存在出入库及存货问题。公司只要做一些下单、跟单、联络、确认、开具箱单、发票等资料即可完成整个流程的操作。所以，椿本链条贸易（上海）有限公司领导面临的难题之一是：如何选择一款适合自身企业的ERP软件。

（二）强调ERP系统与公司业务流程的紧密配套

椿本链条贸易（上海）有限公司不能仅仅简单地购买了一套ERP软件就结束了，而应该是将自身的销售业务流程尽可能的与ERP系统紧密地融合为一体。为了能够确保公司的销售业务能与ERP系统相配合，椿本公司应与软件公司的专家进行详细的沟通，使对方能够按照公司业务流程的特点进行软件模块或者细节上的调整或设计，以适合椿本公司的业务处理要求。椿本公司应将公司内部的情况详细描述给系统供应商的软件工程师，并要求工程师按照椿本公司的业务特点对产品的细节进行调整和修改，也就是结合ERP软件的模式与椿本公司的实际进行部分开发或设计。“量体裁衣”的设计和开发是有一定难度的，椿本公司与软件公司之间必须保持紧密的联系，保证每一个程序设计和开发的顺利。边设计边实验，边实验边开发。

当系统软件设计开发结束以后，应该有一段相当长的时间作为试运行期。试运行阶段也不能缺少与软件公司的交流和联络，最好是定时或不定时的将试运行的结果告知软件工程师，也可以要求软件工程师在现场，以便对出现的问题及时加以解决，使系统尽量做到更好、更符合椿本公司的实际情况。

（三）实现完善的ERP系统功能

开发和设计符合椿本公司要求的系统软件时，应该具有以下的功能：首先，要能将公司的财务部门与销售部门的数据有效的结合起来利用，以实现公司部门之间的信息共享。其次，要能快速、准确、清晰的得出想要的报表，还能从系统中看出该订单的来龙去脉、各种相关

联数据，以实现科学化的单证和报表管理，为公司管理决策提供准确的信息。再次，可满足随时调数据出来做营业分析和决策，提高业务信息的利用率和使用效率。如果在某个数据出错的情况下，能从系统中查找出错误源头所在，方便修改，以提高系统的容错、排错能力。充分利用系统的存储容量和良好的数据库管理系统的功效，使系统在保存数据方面比使用EXCEL时更安全、保存的时间更长久。此外，还要考虑由以上各项衍生的其他利益，如：提高业务运作效率，适当精简人员，实现某种程度上的减低成本，等等。

（四）加强对系统数据的管理

椿本公司的信息化建设不仅是技术问题，更是公司的管理问题。在公司信息化的建设过程中，最困难的就是数据准备。数据准备成功与否，是ERP实施能否成功的关键因素。“三分技术、七分管理、十二分数据”，充分表达了数据在ERP系统实施中的重要地位。任何企业ERP项目的运行，都是架构在数据的坚实基础上，椿本公司的ERP系统也不例外。有了数据，ERP系统才能够将信息传播到整个公司，在公司的各个层次上去优化各种业务工作，提高管理水平。首先公司高层领导的支持是最根本的。此外，必须明确销售业务部门各成员的工作职责，要成立专门的数据准备小组。该小组成员的工作就是录入基础数据，保证数据的准确性、完整性与及时性。其次，要制定相应的工作人员对数据进行维护。这些数据维护人员要及时处理系统中的异常数据，清理垃圾数据和已经失效的数据，以保证系统数据准确性、完整性和及时性。并且要定期备份ERP系统数据库。确保在出现数据灾难时可以恢复到最近一个数据点，最大限度的减少损失，确保系统平稳安全运行。最后，为了使ERP系统真正发挥出其应有的功效和价值，使ERP系统能够长久有效的为公司的各项工作服务，需要建立一系列相关的规章制度来保证ERP工作的顺利进行。具体例如：数据维护制度；权限管理制度；应用服务器管理制度；数据访问制度等。

（五）不断提高系统使用人员的系统运用技能

建立和健全一系列的制度后，公司内部即可逐渐展开提高工作效率和优化业务操作流程等的举措，边实施边改善。要定期或不定期的进行销售业务部门的内部成员交流活动，不断的开展培训和教育，不断地强化各成员对ERP系统重要性的认识，规范业务操作流程。通过培训，使员工熟悉系统的操作，减少工作失误，提高工作效率。

四、结语

综上所述，椿本公司要解决销售业务中遇到的问题、提高自身管理水平，必须开展信息化建设，提高公司的信息化管理水平，才能适应新的竞争发展需要。由此可见，企业要提高自身的竞争力，大力开展信息化建设，实施信息化管理是一条必要的途径。加强信息化建设，能够实现信息资源共享，增进沟通交流的效率，进而改变工作方式、管理方式和组织架构，提升企业的竞争能力，企业才能在日益激烈的市场竞争中立于不败之地，将企业的品牌永远传承下去。