文件签批管理流程

为提高公司文件签批效率和质量，特对文件签批的种类、签批流程进行规范。

一、定义

1、文件是指公司内部下级向上级请示的各类申请、报告、合同、

情况说明，需要各级领导签批的文书、财务单据、行政人事

单据。

2、此处签批仅指公司经理及以上级别领导对各项申请内容意见

的签署。

3、文件发起人为文件报告的申请人和单位，文件审批部门为公

司内部职能部门。

4、文件性质的分类：

1）普通文件：公司正常管理情况所有需签批的文件；

2）急件：因客观突发情况，需加快处理的文件；

3）紧急文件：因客观突发情况，结果影响严重，需马上处理的文件。

二、签批流程

1、签批时间：普通文件各部门必须在两个工作日内完成签批（不

包括须现场核实资料文件，如决算文件，计量文件等）；急件

各部门必须在半个工作日内完成内部签批，公司必须在3个

工作日内完成；紧急文件须立即办理，当天完成全部签批。

2、各部门应设定专职递交人负责文件的接收、呈递、流转、催

办；各文件发起部门需设专人对文件的签批状态进行跟踪。

3、所有文件必须按签批流程逐级签批，不得跳级审批；如遇急

件，前一级签批人请假不在岗，可先电话请示，并把相关意

见告知下一级签批人，由下一级签批人签批，前一级签批人

返回后须进行补签；紧急文件直接向分管领导汇报，由分管

领导签批后立即报总经理审批。

4、对需要签批办理的文件，文件发起人需要提供完整真实的审

批资料，文件审批部门应积极主动办理，对有疑问部分应主

动与文件发起人联系，文件发起人应及时补充相关资料。特

殊情况，不能按时办结的，应将延期办理的文件和处理意见

及时告知该文件发起人。

5、签批完毕后，出现领导批复意见不一致的情况时，递交人必

须把该文件逐级返回领导审阅；

三、其他

1、各部门对文件签批应认真审理，及时办理，及时呈递，不得

无故拖延。文件签批准确性及时性，纳入部门和个人绩效考

核，若主观原因延迟文件造成损失的，按公司相关纪律处理。

2、文件发起人应认真提供文件及附件，并对资料的真实准确性

负责，若因文件资料的不完整和不准确造成延误和损失，文

件发起人须承担相应责任。

3、急件和紧急文件为特殊情况下处理文件方式，正常条件下所

有文件均为普通文件。文件发起人不得夸大事件程度，随意

起草急件或紧急文件，若经查实，将公司相关纪律处理。

4、本规定由综合部负责解释。

5、本制度从发布之日起生效。

文件标准化管理规定

文件标准化管理规定做成：日期：批准: 日期：2015-10-30

更改记录 *修改类型分为：A –新规 V –换版

1 目的对公司的文件结构、编号做出统一规定，确保公司在用文件的编号具有唯一性，便于文件的识别、追溯和控制，以保障公司管理体系的有效运转。 2 适用范围适用于本公司文件的标准化管理，包括各项规章制度执行过程中产生的记录。 3 术语 3.1文件：指规范员工工作方法的作业流程以及明确员工行为标准的规章制度、作业规范等。 3.2记录：阐明所得到的结果或提供所完成活动的证据文件。 4 职责 4.1人事部负责本规定的做成与解释，并维护本文件的有效性。 4.2各部门做成相关文件时应严格执行本规定。 4.3人事部行政专员负责文件编号的统一管理，确保现场在用文件版本的有效性。 4.4技术文员负责技术文件编号的统一管理，确保现场在用文件版本的有效性。 5 内容 5.1编号 5.1.1公司内部文件的编号格式：版本号（文件序号（备注： a版本号：指文件的版本序号，按照英文字母顺序自A开始延续，后续版本依次为B、C…（以下同）。 b文件序号：指同一类文件的排列序号，自001开始（以下同）。 c文件分类代码：指根据文件的用途划分的文件类型。其中： 1：指一级文件的分类代码，如质量手册。 2：指二级文件的分类代码，如程序文件。 3：指三级文件的分类代码，如各项规定、作业流程、作业标准等。 d体系文件标志：以Q代表质量管理体系的文件标志。 5.1.2外来文件保留其原始的文件编号，包括国际、国家及行业的标准、客户规定要求等。 5.1.3技术文件的编号格式：版本号（文件序号（1-9）产品号客户代码备注： a文件序号：根据技术文件类型将下表中9类文件的序号予以固定，所有产品的相关技术文件均执行 b产品号：指客户图纸的编号。 c客户代码：指公司为便于管理对客户赋予的区分编号。

文件签批制度(1)

一、制定目的为规范公司各类文件签批流程，使公司文件管理签批工作规范化、合理化、科学化，提高签批效率和质量，特对文件签批的种类、要求、签批流程、注意事项进行规范。二、适用范围公司各部门、员工需董事长和总经理签批的文件。三、定义 1. 一级文件：以公司名义上行、下行和平行的文件，以及需要借助公司平台（短信、微信平台、网站等）发布对内、对外的重要通知、公告、公示等文件。如请示、通知、函等。 2.二级文件：公司部门内部生成的文件，如部门方案、报表、合同等需要签批执行、生效的文件。 3.三级文件：日常工作中产生的报销单据、请假条、申购单等需要签批的文件。四、部门职责 1.总经办：负责本制度的制定、修订及实施。 2.各部门：按照本制度执行。五、内容 1.文件签批时间 1.1普通签批时间公司正常管理情况所需签批的文件，签批时间为每日8：30-9:00（周一、周六、周日除外），每日15:00—16:00（周五、周六、周日除外）。

1.2紧急签批时间因客观突发情况，需马上处理的文件。对于紧急文件的签批处理，随时处理。 2.签批流程 3、注意事项 3.1二级文件撰写格式，参照《文件格式管理规定》。 3.2各部门的待签文件要及时呈递，按规定时间递交至总经理秘书，不得无故拖延，影响公司正常工作秩序。 3.3经签批合格后的文件，总经理秘书负责递交至各部门执行，签批不合格的文件，递交各部门，修改后重新递交签批。 3.4紧急文件为特殊情况下处理文件方式，正常条件下所有文件均为普通文件。文件发起人不得夸大事件程度，随意起草紧急文件。 3.5三级文件中的报销单据，采购专员可直接递交总经理签批。 3.6三级文件中的部门内申购单由部门经理递交至总经理签批。 3.7所有文件必须按文件签批单（详见附件一）要求的内容，逐级签批，不得跳级审批；如遇紧急文件，部门经理请假不在岗，可先电话请示，并把相关意见告知分管领导，由分管领导签批后报总经理秘书呈领导签批。六、附则

文档资料管理制度标准范本

管理制度编号：LX-FS-A59201 文档资料管理制度标准范本 In The Daily Work Environment, The Operation Standards Are Restricted, And Relevant Personnel Are Required To Abide By The Corresponding Procedures And Codes Of Conduct, So That The Overall Behavior Can Reach The Specified Standards 编写：_________________________ 审批：_________________________ 时间：________年_____月_____日 A4打印/ 新修订/ 完整/ 内容可编辑

文档资料管理制度标准范本使用说明：本管理制度资料适用于日常工作环境中对既定操作标准、规范进行约束，并要求相关人员共同遵守对应的办事规程与行动准则，使整体行为或活动达到或超越规定的标准。资料内容可按真实状况进行条款调整，套用时请仔细阅读。为了使拌和站资料管理实现正规化，并切实加强档案资料的管理工作，特制定本制度。一、文件收发 1、建立收文登记制度。对上级机关发来的文件和市直有关部门文件及其他兄弟单位来文都要进行收文登记。 2、收文登记主要包括以下内容：收文日期、来文机关、文件名称、文件字号、发文日期及阅文签字等。 3、文件管理人员要根据领导指示，将文件送交承办人，承办人要在收文登记簿上签字登记以备查

找；承办人按文件要求完成后，要及时将文件交还保管人员保存。 4、拌和站对外发出的文件要建立发文登记，发文登记内容包括：发文时间、发文机关、文件名称、文件字号、发文范围等。 5、对拌和站拟稿发出的文件、专题材料都要将文件原稿和一份正式文件存入档案。二、档案资料管理 1、原始记录是设备管理和维修工作的基础之一，是了解设备状况、统计数据、建立帐卡表册和进行经济技术分析的依据。必须重视此项工作的填写、收集、整理和保存。 2、机械设备的数据管理是一项基础工作，它来源于原始资料。为了提高设备资产的运作效益，必须按时分类、收集汇总一些数据供分析研究，并及时采

文件签批流程及管理规定

1.0目的为规范公司各类文件审核流程，使公司文件管理签批工作规范化、合理化、科学化，提高签批效率和质量，特对文件签批的种类、签批流程、注意事项进行规范。 2.0适用范围：公司各类文件签批流程及签批时间。 3.0定义 3.1 文件是指公司内部下级向上级请示的各类申请、报告、合同、情况说明以及需要各级领导签批的文书、财务单据、行政人事单据等。 3.2签批仅指部长级以上级别领导对各项申请内容意见的签署。 3.3文件发起人为文件报告的申请人、编制人，文件审核部门为公司内部相关部门。 3.4 文件性质（急件在文件右上角标注“急件”，紧急文件标注“紧急”字样） 3.3.1.1普通文件：公司正常管理情况所有需签批的文件； 3.3.1.2急件：因客观突发情况，需加快处理的文件； 3.3.1.3紧急文件：因客观突发情况，结果影响严重，需马上处理的文件。 4.0签批流程及要求 4.1签批流程 4.1.1 文件签批流程见附件一； 4.1.2财务类签批流程见附件三； a)文件制定人→部门负责人→行政人事部前台→相关部门负责人→财务部负责人→总经理→文件制定部门 4.1.4其它类文件流程。 b)其它未做规定的文件，依实际情况进行签批。 4.2签批要求 4.2.1签批时间： 4.2.2普通文件：各部门必须在3个工作日内完成签批； 4.2.3急件：各部门必须在2个工作日内完成； 4.2.4紧急文件：须立即办理，当天完成全部签批。 4.3行政人事部前台工作人员作为公司文件的专职递交人员，负责文件格式的审核、文件的接收、呈递、流转、催办；各文件发起部门需设专人对文件的签批状态进行跟踪，递交文件及收回文件都要填写《文件收发签收表》作为收发文件的依据。 4.3.1所有文件必须按签批流程逐级签批，不得跳级审批；如遇急件，前一级签批人请假不在岗，可先电话请示，并把相关意见告知下一级签批人，由下一级签批人签批，前一级签批人返回后须进行补签；紧急文件可直接向分管部门负责人汇报，由分管部门负责人签批后立即报总经理审批。

标准文件管理制度

新桥公司企业管理标准 XQ/GL00-01-2010a 标准文件管理制度

修订页注：本办法审批流程：编/修订部门→会签（公司各部门）→审核（总助）→审批（总经理）

廊坊新桥商贸公司标准文件管理制度编号：XQ/GL00—01—2010a 企业标准文件管理办法第一条总则 1.1制订目的规公司所有企业标准文件的批准、发布、修订、使用、作废和保管等控制流程和要求，使之得到有效控制，特制定本制度。 1.2适用围本制度适用于适用于新桥商贸公司各部门，适用于企业管理标准文件的编制、修订、废止。 1.3管理部门综合管理部为本制度的管理部门。 1.4 解释权本规定的解释权属综合管理部。 1.5制、修、废本规定由综合管理部负责拟定，经公司总经理审阅批准后下发施行，修改、废止时亦同。第二条定义 2.1 企业标准文件归口管理部门：综合管理部是负责组织相关部门起草、修订、解释、废止文件，对文件运行过程出现的分歧或争议进行协调的部门，为文件及其记录的归口管理部门，所有文件的归口管理部门见《企业管理标准清单》。 2.2流程管理部门：综合管理部为所有企业管理标准文件的流程管理部门，负责管理标准文件的归口管理，保障标准文件流程的合理性、安全性与简洁化；负责稽查各部门文件的执行情况，保障标准文件切实有效的执行；负责评审文件的适宜性和有效性，并参与所有标准文件的会审和发布。 2.3 企业标准文件：规定公司各部门运作流程和规的文件，这些文件用于界定各领域中共同的、跨部门的和重复使

用的规则，对相关活动事项规定操作流程、工作要求、职责权限以及激励考核式，具有相对的稳定性。第三条企业标准管理要求 3.1 企业标准文件通用控制流程 3.2 企业标准文件包括： 3.2.1质量、环境管理标准文件及外来文件：综合管理部为流程管理部门，纳入管控体系文件； 3.2.2企业管理标准文件：指公司层面的企业制度类文件，综合管理部为流程管理部门，并进行异常文件的处理，文件的编号按企业管理标准约定的原则进行； 3.2.3业务开发管理标准文件：指业务拓展记录、技术标准、客户维保类文件，业务开发部为流程管理部门； 3.2.4销售运营管理标准文件：指农资物品流转记录文件文件，库房管理类文件，销售运营部为流程管理部门。 3.2.5物控管理标准文件：指农资物品购销记录文件文件，网络信息管理类文件，物控部为流程管理部门。 3.3 企业标准文件的编制、发布、修订、评审、废止、存档 3.3.1质量、环境、业务拓展标准文件、农资经营管理标准文件及外部文件的编制、发布、回收、评审、废止、存档按管控体系文件规定执行。 3.3.2行政公文的编制、发布、回收、评审、废止、存档见《公文管理办法》。 3.4 企业标准文件控制要求 3.4.1标准文件的制/修订、审核、会审、会签及审批 3.4.1.1综合管理部组织相关人员，负责起草、修订、解释、废止等相关工作；

公司内部文件审批管理规定

法律文件审批管理规定第一条为规范公司各项法律文件的签订、履行及档案管理，提高审批效率，有效地防范公司在各种对外商务性或非商务性活动中所引起的风险，确保公司的正常经营，法务室特此制定对相关重要法律文件的审查批准制度。第二条本制度所指的法律文件，是指公司在对外经营中以及公司日常行政管理中所涉及的相关文件。第三条公司以下法律文件，必须按照本规定审批流程审查批准后，方能正式生效。各机构、各部门在办理过程中按职责履行自己的权利和义务。 1、公司声明、公示函、警告函等以公司名义对外发布公告的文件； 2、授权书、备忘录、承诺书、意向书、招投标相关文件等各项与商务活动相关的证明文件； 3、在涉及公司的诉讼中产生的各类如授权书、证据材料、起诉书、委托代理书等文件和证明材料。第四条法律文件的草拟 1、各类法律文件的草拟，实行归口管理、分级把关的原则，由涉及此项业务的部门负责起草。 2、所有法律文件在草拟时，必须确保符合国家法律规定和公司的相关规定，有规范文本的，要参照规范文本。第五条法律文件的签字审批应当按照以下步骤进行：

1、部门经理审批。所有法律文件在草拟后，负责的承办人应填写“法律文件审批表”（见附件一）并签字提出申请，由该部门的经理签字审批。 2、法务室审批。法律文件提交法务室审查时必须同时提交全部原材料及附件，送审的法律文件内容和形式必须明确、完整，对于不符合要求的法律文件，法务室有权退回。法务室出具的法律意见必须在审批表上予以体现。法务室可根据情况决定是否将该法律文件送交律师、财务部门、相关部门审批。 3、律师审批。法律文件中涉及重大疑难问题的，由法务室送律师审核，由律师出具法律意见书，并在审批表上予以签批。 4、财务部门审批。涉及价款问题的法律文件，由法务室送财务部门审批。财务部门应当对价格条款是否符合财务的相关规定进行审核并反映在审批表上，并对履行过程中的收付款进行监督。 5、相关部门审批。法律文件中涉及重大技术问题的，由法务室组织相关部门进行评审，并由评审小组出具评审意见。 6、公司领导审批。法律文件的最终审批人为相关部门的主管副总。法律文件的更改必须在最终审批人签批前全部完成，并按照以上流程重新进行报批。 7、印章管理部门审批。法律文件经由以上人员审批后，由申请人持法律文件审批表提出用印申请，经印章管理部门批准后加盖印章。（用印申请单的申请流程按照公司印章使用管理规定执行）第六条法律文件审批过程中，如果审批人员提出更改以前的审批意见

规范性文件管理制度

规范性文件管理制度第一条为了促进依法行政，使本办起草制定规范性文件的工作规范化、程序化、标准化，根据有关法律、法规，制定本制度。第二条本制度适用于本办起草制定规范性文件的工作。规范性文件是指本办制定或联合其他部门制定的在全市范围内进行行政管理,规范人民防空工作的文件。第三条规范性文件应当以“株洲市天元区人民防空办公室”的字样发布，根据内容使用“规定”、“办法”、“细则”、“规则”、“通告”、“命令”、“决定”等规范的名称。第四条制定规范性文件必须遵守法律、法规、规章和国家政策规定，适应人防管理工作的客观需要，符合法定权限和程序. 第五条本局规范性文件的管理工作由办公室负责，主要内容包括: （一）组织起草调整规范性文件；（二）负责本办规范性文件的公布工作；（三）负责本办规范性文件的解释；（四）负责规范性文件的清理工作；

第六条下列事项，本办可制定规范性文件：（一）实施人防法规、规章的具体措施和方案，需要制定规范性文件组织实施的；（二）实施人防法规、规章的程序，需要制定规范性文件确定的；（三）调整本办机关对外的行政行为需要制定规范性文件的。第七条规范性文件制定项目，由办公室拟定项目建议书后提交主任批准。第八条制定规范性文件，应当深入调查研究，总结实践经验，广泛听取有关机关、组织和公民的意见，注重本区的实际情况。具体工作由办公室负责。第九条起草的规范性文件涉及公民、法人或者其他组织切身利益，有关机关、组织或者公民对其有重大意见分歧的，应当向社会公布，征求社会各界的意见。也可以举行听证会。起草专业性强的规范性文件，应当征求有关机构及专家的意见。规范性文件的内容与其他部门工作关系紧密的，规范性文件草案应当进行会签，或者与有关部门联合起草。第十条规范性文件草案在主任审批通过后，上报区政府法制办，由区政府法制办按照相关规定进行审查。

标准化生产车间文件档案管理制度

标准化生产车间文件档案管理制度 1 目的对环境管理、职业健康安全管理体系和安全标准化文件的编制、审批、更改、发放、识别、处置和归档进行控制，确保文件的充分性和适宜性，使与管理体系运行的有关场所得到和使用相应文件的有效版本。 2 适用范围适用于环境、职业健康安全管理体系和安全标准化有关的各类文件。 3 职责 3.1 安全科负责本制度的编制、更改和组织实施，并负责控制安全标准化相关管理制度的编制、审批、更改，确保文件的充分性和适宜性。 3.2 人事科负责各类文件的发放，确保有关场所得到和使用相应文件的有效版本。同时负责体系文件的处置和归档，外

来文件的管理。 4 工作程序 4.1 文件的编写、审核、批准及发放我公司文件的编写和更改、审核、批准及发放按下列规定执行： 4.2 文件的编号

4.3 文件的标识 4.3.1 文件的标识包括受控状态、版本、发放号等标识。4.3.2 文件根据受控状态可分为受控文件和非受控文件，公司内使用的文件均为受控文件，非受控文件一般是为某种需要提供给我公司以外的人员使用。受控文件在文件的首页需加盖红色“受控”章。 4.3.3 为确保文件能够得到有效控制，用版本号、发放号、

修订状态进行标识。版本号采用大写英文字母A、B……表示第一版、第二版；发放号用阿拉伯数字01、02、……表示；修订状态通过文件修更改记录表进行记录。 4.4 文件发放 4.4.1 人事科进行文件发放，发放范围应确保文件使用的各场所都能获得适用的有效版本，并填写《文件发放/回收记录》，由文件领用人签字确认。 4.4.2 若文件使用人因文件破损，严重影响使用时，应交回破损文件，换发新文件，新文件的发放号仍沿用原文件的发放号。行政办负责将破损文件销毁。 4.4.3 若文件使用人将文件丢失，须经部门负责人批准后，到行政办办理申请领用手续。补发文件应给予新的发放号，原发放号作废，由文件管理人员在《文件发放/回收记录》上注明。 4.4.4 外来文件由人事科或安全科根据需要发放至各相关部门，并填写《文件发放/回收记录》。 4.5 文件的评审与修订

各类文件审核批准流程规范

各类文件审核批准流程规范-标准化文件发布号：（9456-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII

文件审批制度为规范公司各类文件审批流程，使公司文件审批工作规范化、合理化、科学化，特制定本规定。一、办公室是公司文件的归口管理部门，负责文件的管理、控制、发放、更改等工作。二、文件具体审批类别及其流程：（一）、制度规范类文件审批流程：文件起草→部门负责人→部门主管领导→总经理→执行董事（二）、部门日常事务类文件审批流程：文件起草→部门负责人→部门主管领导（三）、财务类文件审批流程：文件起草→部门负责人→部门主管领导→执行董事（四）、采购类文件审批流程：文件起草→部门负责人→部门主管领导→执行董事（五）、销售类文件审批流程：文件起草→部门负责人→部门主管领导→执行董事（六）、其它文件审批流程无规定但必须让领导签批的，或其它未做规定的文件，依实际情况进行签批。三、文件签批原则：

（一）、公司重大事项，必须经总经理、执行董事签批后方可按文件批示精神执行；（二）、文件签批前必须标明编制人、审核人、批准人，否则不得签批；（三）、文件审批原则上不允许他人代签，如因特殊原因无法签批，应电话告知主签批人，可由其本人指定代签人，代签人必须在文件注明为代签，否则文件签批无效；（四）、文件内容中涉及到相关必须知悉人员或部门，必须经相关人员及部门负责人签字；（五）、文件经最终批准人签批后，方可作为有效文件，否则视为无效文件，不可擅自执行。四、公司领导对呈请批示的文件应当作出明确的批示。对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。五、承办部门收到交办的文件后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急文件应当按时限要求优先办理，确有困难的，应当及时向交办的部门说明。六、经公司领导批示的文件，办公室要负责督查催办。紧急文件应当跟踪督查催办，重要文件应当重点督查催办，一般文件应当定期督查催办。情况特殊需要延长查办时间的，要及时向领导报告原因和办理进展情况。

文件管理制度标准范本

管理制度编号：LX-FS-A12891 文件管理制度标准范本 In The Daily Work Environment, The Operation Standards Are Restricted, And Relevant Personnel Are Required To Abide By The Corresponding Procedures And Codes Of Conduct, So That The Overall Behavior Can Reach The Specified Standards 编写：_________________________ 审批：_________________________ 时间：________年_____月_____日 A4打印/ 新修订/ 完整/ 内容可编辑

文件管理制度标准范本使用说明：本管理制度资料适用于日常工作环境中对既定操作标准、规范进行约束，并要求相关人员共同遵守对应的办事规程与行动准则，使整体行为或活动达到或超越规定的标准。资料内容可按真实状况进行条款调整，套用时请仔细阅读。 ⒈文件管理要保证文件的适用性、系统性、协调性和完整性； ⒉技术文件具有保密性，未经批准，不得实施、影印或外借； ⒊技术文件由主管负责保管，总经理批准后才能发放； ⒋检验记录、检验计量仪器的周检记录由检验负责人保管。原始记录、检验报告年末要装订成册，保持整洁、齐全，便于查询； ⒌各部门的文件应保持整洁、齐全； ⒍各部门应保管好使用的文件，本部门不得出

现其它部门的文件； ⒎每年年末进行清点、归案工作，对已作废的文件，须及时处理，避免混用，生产现场要使用现行有效文件； ⒏文件保管人员更换时，必须办妥交接手续，并当面交接清楚。请在该处输入组织/单位名称 Please Enter The Name Of Organization / Organization Here

文件签批流程及管理规定

文件签批流程及管理规定一、目的：为规范公司各类文件审核流程，使公司文件管理签批工作规范化、合理化、科学化，提高签批效率和质量，特对文件签批的种类、签批流程、注意事项进行规范。二、适用范围：公司各类文件签批三、定义 (一)文件是指公司内部下级向上级请示的各类申请、报告、合同、情况说明以及需要各级领导签批的文书、财务单据、行政人事单据等。具体包括：制度规范类、事务类、财务类、采购类、考勤类、及其他类型文件。 (二)文件发起人为文件报告的申请人、编制人，文件审核部门为公司内部相关职能部门。 (三)文件性质（急件在文件右上角标注“急件”，紧急文件标注“紧急”字样） 1.普通文件：公司正常管理情况所有需签批的文件 2.急件：因客观突发情况，需加快处理的文件 3.紧急文件：因客观突发情况，结果影响严重，需马上处理的文件。四、签批流程及要求 (一)签批流程 1.制度规范类：文件制定人→部门负责人→总监/部门直属副总→总经理→人力行政部发布备案 2.事务类：文件制定人→部门负责人→总监/部门直属副总→总经理→事务处理部门 3.财务类：文件制定人→部门负责人→总监/部门直属副总→财务审核→总经理→财务负责人 4.采购类：文件制定人→部门负责人→采购员报价→部门负责人选择→总监/部门直属副总→总经理→采购员采购→领取人签名→财务入账 5.考勤类：三天以内（含三天）：出差（请假）人→部门负责人→人力行政部审核→总监/部门直属副总→人力行政部存档备案三天以上：出差（请假）人→部门负责人→人力行政部审核→总监/部门直属副总→总经理→人力行政部存档备案 6.其它类文件其它未做规定的文件，依实际情况进行签批。 (二)签批要求 1.各部门对文件签批应及时办理，及时呈递，不得无故拖延。 2.所有文件必须按签批流程逐级签批，不得跳级审批；如遇急件，前一级签批人请假不在岗，可先电话请示，并把相关意见告知下一级签批人，由下一级签批人签批，前一级签批人返回后须进行补签；紧急文件可直接向分管副总汇报，由分管副总签批后立即报总经理审批。 3.对需要签批办理的文件，文件发起人应认真提供文件及附件，必要时及时补充相关资料，并对资料的真实准确性负责，若因文件资料的不完整和不准确造成延误和损失，文件发起人须承担相应责任。

标准文件管理制度00-01

廊坊新桥商贸标准文件管理制度编号：XQ/GL00—01—2010a 廊坊新桥公司企业管理标准 XQ/GL00-01-2010a 标准文件管理制度

修订页注：本办法审批流程：编/修订部门会签（公司各部门）审核（总助）审批（总经理）

企业标准文件管理办法第一条总则 1.1制订目的规范公司所有企业标准文件的批准、发布、修订、使用、作废和保管等控制流程和要求，使之得到有效控制，特制定本制度。 1.2适用范围本制度适用于适用于廊坊新桥商贸公司各部门，适用于企业管理标准文件的编制、修订、废止。 1.3管理部门综合管理部为本制度的管理部门。 1.4 解释权本规定的解释权属综合管理部。 1.5制、修、废本规定由综合管理部负责拟定，经公司总经理审阅批准后下发施行，修改、废止时亦同。第二条定义 2.1 企业标准文件归口管理部门：综合管理部是负责组织相关部门起草、修订、解释、废止文件，对文件运行过程出现的分歧或争议进行协调的部门，为文件及其记录的归口管理部门，所有文件的归口管理部门见《企业管理标准清单》。 2.2流程管理部门：综合管理部为所有企业管理标准文件的流程管理部门，负责管理标准文件的归口管理，保障标准文件流程的合理性、安全性与简洁化；负责稽查各部门文件的执行情况，保障标准文件切实有效的执行；负责评审文件的适宜性和有效性，并参与所有标准文件的会审和发布。 2.3 企业标准文件：规定公司各部门运作流程和规范的文件，这些文件用于界定各领域中共同的、跨部门的和重复使用的规则，对相关活动事项规定操作流程、工作要求、职责权限以及激励考核方式，具有相对的稳定性。第三条企业标准管理要求 3.1 企业标准文件通用控制流程 3.2 企业标准文件包括： 3.2.1质量、环境管理标准文件及外来文件：综合管理部为流程管理部门，纳入管控体系文件； 3.2.2企业管理标准文件：指公司层面的企业制度类文件，综合管理部为流程管理部门，并进行异常文件的处理，文件的编号按企业管理标准约定的原则进行； 3.2.3业务开发管理标准文件：指业务拓展记录、技术标准、客户维保类文件，业务开发部为流程管理部门； 3.2.4销售运营管理标准文件：指农资物品流转记录文件文件，库房管理类文件，销售运营部为流程管理部门。 3.2.5物控管理标准文件：指农资物品购销记录文件文件，网络信息管理类文件，物控部为流程管理部门。 3.3 企业标准文件的编制、发布、修订、评审、废止、存档 3.3.1质量、环境、业务拓展标准文件、农资经营管理标准文件及外部文件的编制、发布、回收、评审、废止、存档按管控体系文件规定执行。 3.3.2行政公文的编制、发布、回收、评审、废止、存档见《公文管理办法》。 3.4 企业标准文件控制要求 3.4.1标准文件的制/修订、审核、会审、会签及审批 3.4.1.1综合管理部组织相关人员，负责起草、修订、解释、废止等相关工作； 3.4.1.2企业文件归口管理部门相关人员在编制、修订文件时要严格依照《企业管理标准文件模板》编制及修订文件，填写企业标准文件修订页及文件审批流程； 3.4.1.3企业文件归口管理部门负责人对流程的合理性和可操作性进行审核，再提交综合管理部审核； 3.4.1.4综合管理部对企业标准文件的格式、内容和审批流程进行审核。审核通过后，报公司总经理审批后实行； 3.5 企业管理标准清单内/外批准发布的文件流程定期/不定期评审

公司文件审批管理规定

文件审批管理制度（试行）第一条为规范公司各项文件的签订、履行及档案管理，提高审批效率，有效地防范公司在各种对外商务性或非商务性活动中所引起的风险，确保公司的正常经营，特此制定文件的审查批准制度。第二条本制度所指的文件，是指公司在对外经营中以及公司日常行政管理中所涉及的相关文件。第三条公司以下文件，必须按照本规定审批流程审查批准后，方能正式生效。各机构、各部门在办理过程中按职责履行自己的权利和义务。 1、公司声明、合同等以公司名义对外的文件； 2、授权书、承诺书、意向书、招投标相关文件等各项与商务活动相关的证明文件； 3、在涉及公司的诉讼中产生的各类如授权书、证据材料、起诉书、委托代理书等文件和证明材料。第四条文件的草拟 1、各类文件的草拟，实行归档管理、分级把关的原则，由涉及此项业务的部门负责起草。 2、所有文件在草拟时，必须确保符合国家法律规定和公司的相关规定，有规范文本的，要参照规范文本。第五条文件的签字审批应当按照以下步骤进行： 1、部门主任审批。所有文件在草拟后，由该部门的主

任签字审批。 2、副总经理审批。行政类文件副总经理直接审批，审批后提出整改意见；文件中涉及重大技术问题的，由技术部进行初审，初审后交由副总经理审批，提出整改意见。 3、总经理审批。文件的最终审批人为总经理袁总。文件的更改必须在最终审批人签批前全部完成，并按照以上流程重新进行报批。 4、印章管理部门审批。文件经由以上人员审批后，由申请人提出用印申请，经印章管理部门批准后加盖印章。并填写印章使用记录本。第六条文件审批过程中，如果审批人员提出更改以前的审批意见的，正在审批的相关人员应当暂停审批，并将该文件退回提出更改要求的审批人员更改后，文件继续往下流转。第七条文件审批过程中，审批人员对于不予批准的应当写明具体意见，并将该文件退回申请部门修改。文件经修改后重新按照第五条规定的流程进行审批。第八条如果相关审批人员由于客观原因无法在文件审批表上签字审批的，则按以下规定处理： 1、审批人员将自己的审批意见以传真或者电子邮件的形式发送给随后审批人员，后一审批人员应当将传真或者打印出来的电子邮件附在合同审批表之后。

文件审批流程规范

XXXXXXXXXXXXXXXXX 文件 XXXX集团发【XXXX】XXXX号签发：XXXXXXXXX XXXXXX文件审批流程规范为规范和完善XXXXXX文件及文件审批流程，现对XXXXX文件及文件呈批流程规范如下：一、XX文件及呈批流程表格 XXXX使用同一格式的红头文件、文件呈批表格等，其电子版本由行政人事部发出，各子公司/部门自行到行政人事部拷贝，不得更改文件、表格的格式，并严格按照各项要求填写内容和跟进流程。 1、公司红头文件（1）用于对外发布或对XXXX各子公司/部门发布XXXX重要决策，统一以公司名义发出，签发人为XXXXX，印发部门为行政人事部，签章处为XXXXXXXX。（2）红头文件内容由各子公司/部门自行编写并按公司文件呈批流程跟进。（3）红头文件审批完毕后需与文件呈批流程表一同交于行政人事部，行政人事部确认无争议后印发并派送到相关子公司/部门。

2、发文（1）须呈批的发文 ①用于子公司与子公司间、部门与部门间的日常性文件。 ②需附XXXX文件呈报表，按文件呈批流程跟进。 ③审批完毕后由各子公司/部门自行印发、派送到相关子公司/部门。（2）无须呈批的发文 ①用于所属公司部门与部门间，所发布内容属于常规性的普通文件。 ②发布内容不具备机密性、重要决策性，不得与公司或子公司决策相冲突。由部门第一负责人签字即可生效发布。 3、外界文件（1）政府、事业单位、企业等外界发给集团、子公司的公文、公函、邀请函、通知等。（2）外界文件须呈报的要按文件呈批流程跟进。二、文件呈批流程规范 XXXXX使用同一格式的文件呈报表格等，文件的呈批流程必须依照公司呈批表格的规定流程执行，文件呈批完毕后，文件相关的征询函与呈批表等原件由各子公司/部门自行留底存档以作备查。现以XXXXXXXXXXXXXXX文件征询函、XXXXXXXXXXXXXXX文件呈批表、XXXXXXXXXXXXXX文件为例，将其使用规范公示如下： 1、XXXXXXXXXXXXXXX文件征询函：（1）用于各子公司/部门所发文件需向相关各部门征询意见。（2）在密级与紧急程度的〇中打√以标识文件类型。（3）在征询协助部门负责人意见栏中，可根据需征询部门数量自行 2

办公室文件管理制度

办公室文件管理制度第一条管理要点 1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。 2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。 3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。 4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。第二条制度规范 1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。 2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。 4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。 5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。 6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。 7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。 8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。 9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。

文件签批制度

文件签批制度标准化工作室编码[XX968T-XX89628-XJ668-XT689N]

公司正常管理情况所需签批的文件，签批时间为每日8：30-9:00（周一、周六、周日除外），每日15:00—16:00（周五、周六、周日除外）。 1.2紧急签批时间因客观突发情况，需马上处理的文件。对于紧急文件的签批处理，随时处理。 2.签批流程 3、注意事项 3.1二级文件撰写格式，参照《文件格式管理规定》。 3.2各部门的待签文件要及时呈递，按规定时间递交至总经理秘书，不得无故拖延，影响公司正常工作秩序。 3.3经签批合格后的文件，总经理秘书负责递交至各部门执行，签批不合格的文件，递交各部门，修改后重新递交签批。 3.4紧急文件为特殊情况下处理文件方式，正常条件下所有文件均为普通文件。文件发起人不得夸大事件程度，随意起草紧急文件。 3.5三级文件中的报销单据，采购专员可直接递交总经理签批。 3.6三级文件中的部门内申购单由部门经理递交至总经理签批。

文件和档案管理制度

文件档案管理制度 1目的为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。 2范围本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3职责 3.1各过程管理部门职责： 3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责： 3.2.1负责管理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。

4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标； b.实现方针、目标和指标的策划； c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录相关的资料包括但不限于： a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）； b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、 HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南； g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡） h.设施的设计、运行技术资料； i.供应商和承包商档案； j.作业许可证等； k.其他资料。 4.2提出文件的编制和修改需求 4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3指定编写人 4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。

电子签章管理办法

电子签章管理办法（试行）为规范我局电子印章在电子公文及诉讼文书中的使用，保证公文传输的安全、合法、有效，根据《中华人民共和国电子签名法》，参照《国务局关于地方各级人民政府和部门印章管理的规定》等公章管理的相关规定，结合我局实际情况，制定本办法。第一章电子签章的适用范围第一条本规定适用于我局通过在线网络流转的各类公文、诉讼文书。第二条适用电子签章的公文包括通过网上办公系统流转的各类行政文件、办公室文件。未经过网上办公系统流转的公文及党组文件，暂不适用电子签章。第三条适用电子签章的文书包括：表格类文书、填充类文书、制作类文书（如请示、决定、委托函等）。第四条加盖电子印章的公文、文书与加盖实物印章的纸质公文、文书具有同等法律效力。但该电子文件的复印稿或经任何形式的电子格式转换稿，不具备相同法律效力。第二章电子签章的定制和管理第五条电子签章管理部门为办公室，电子印章的印模由办公室统一制作、颁发。

第六条根据工作需要确定电子签章的数量，统一配发至办公室文书或指定的专人保管和使用，并做好登记工作，电子印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，应经办公室主任同意指定他人代管，并做好交接工作。第七条电子印章使用人员包括运行、维护、申请、管理、打印电子印章的工作人员，要自觉遵守系统运行中相关的规章制度，按照自己的权限，熟悉系统操作，认真完成本人在系统中所承担的工作。第八条电子印章管理人员应妥善保管好账号和密码，并定期（建议每60天）更改密码。取得账号和初始密码后应立即修改密码，如忘记密码应报信息技术人员进行处理。如因用户使用初始密码、简单密码或者密码外泄等原因造成不良后果的，追究管理人员的责任。第三章电子签章的使用第九条电子印章的签署流程与实物印章的加盖流程一致（详见附件）。提起电子签章的公文、文书需按照审批流程通过审批后方可申请加盖电子印章，签章人需审核是否经有签发权人签发后方可使用电子印章。公文、文书未经过审批，不能启动电子签章及在线打印程序。第十条文书送审批前，撰稿人或承办人应根据文书性质决定启动电子签章还是传统签章。文书一经送电子签章，系统自动设定该文件无法编辑。如确需修改，应重新启动审批程序。

文件管理规定

1 目的为使公司各项管理文件编写规范化、标准化，同时使文件在发行、修订、废弃等方面都能得到有效的控制，特制定本规定。 2 适用范围适用于集团范围内各项活动的内外部文件与资料，各事业部可结合事业部实际情况，参照本规定执行。 3术语和定义 3.1 内部文件根据公司内部经营活动或外来文件需要产生的文件。 3.2 外来文件凡来自国际或国家标准机构、国家法律、行政机关、客户等标准、法规、要求性文件等均为外来文件，此类文件将规范、指导或影响公司的经营活动。 3.3 作废文件文件版本已更新，或者结合实际业务开展原文件废弃，不再继续使用。 3.4 表单记录工作内容、状况或结果的文件。 4 过程指标无 5 工作标准及规范 5.1 职责 5.1.1 总裁负责审核、批准管理手册等涉及公司重大经营管理活动的文件。 5.1.2 人资中心 5.1.2.1 负责拟定并执行人力资源、企业管理等职能范围内的各种相关文件及表单。 5.1.2.2 负责集团公司文件规范化管理工作的统筹、组织与监督实施。 5.1.2.3 对集团文件类材料进行全过程管理，包括但不限于发行、存档、回收、作废等。 5.1.2.4 参与其他体系内部文件评审，提出修改建议。 5.1.2.5 组织实施公司各类文件有效性审核工作。 5.1.3 其他各中心 5.1.3.1 负责拟定并执行本中心职能范围内的各种相关文件及表单。 5.1.3.2 负责对应职能外来文件的使用、内部转化等。

5.1.3.3 参与其他中心内部文件评审，提出修改建议。 5.2 文件编写通则 5.2.1 文件版面设置 a)纸型： A4纸、纵向（特殊情况下可采用横向）； b)边距：上（2.3cm）、下（2cm）、左（2.3cm）、右（2cm）； c)边界：页眉（2.0cm）、页脚（1.5cm）； d)正文：字体采用“宋体”、字号采用“小四”、1.5倍行间距； e)页眉表格尺寸：长（页宽）、宽（小四字体、单倍行距下自动设置，其中公司名称为三号加粗字体）。注：记录表单不规定具体版面设置。 5.2.2 文件的结构 a)《发文签批单》作为文件封面，格式参见附录A； b)＂非流程性文件＂正文格式参见附录B，其中工作流程图及工作流程描述条款写＂无＂； c)＂流程性文件＂，正文格式参见B。注：本文可作为非流程性文件格式的模板。 5.2.3 文件页码以文件的正文（含工作流程图）页码数为文件总页数；发文签批单以及文件附表、附录都不计入文件页码总页数中。 5.2.4 部门代码 5.2.4.1 集团公司各中心文件统一按照集团层面文件进行控制，部门内部使用文件由各中心自行编码，集团不再进行统一要求。 5.2.4.2 各事业部文件体系可参考本文件执行，所执行代码可参见下表： 5.3 文件的编号规则 5.3.1 编号说明文件编号采取以过程编号为主的原则，并设定文件驱动部门，负责文件修订以及执行落地。过程分为管理过程（MP）、核心过程（KP）、支持过程（SP），主要对应关系如下：5.3.2 文件编号规则编号原则为HY/××××.××组成。