财务业务一体化实现整体绩效最优化

财务业务一体化实现整体绩效最优化

文/上海海鼎信息工程股份有限公司陈琳

一、提出财务业务一体化的业务背景

在企业信息化理念被普遍接受的现在，究竟是否要利用先进的系统工具来固化管理流程与沉淀业务经验早已不再是个问题。但接踵而至的是，如何利用信息化达到预期的管理目标。这个问题对以供应链为核心的流通企业（包含零售企业）来说，就是优化构成其三大流（物流、信息流及现金流）的业务流程，达到全局最优。信息流是核心，物流是保障，现金流则是实现的手段。

一般而言，从零售信息系统的整体组成看，业务系统管控日常进销存经营，财务系统负责日常经营情况的财务表达，表面上看似“井水不犯河水”。然而，从海鼎所接触的大量客户应用案例来看，许多企业在两大信息系统的对接和协同上却遭遇了各种挑战。

“幸福的家庭都是相似的，不幸的家庭各有各的不幸。”托尔斯泰的这句名言反映在该问题上却是业务与财务协同的现状，企业各有各的难题。主要表现为：

1、两大系统的数据不相一致

部分功能在业务与财务系统产生一定的重叠时，由于灵活性过高，标准化不足，导致一个业务往往可有多个不同的系统入口，操作人员易误解，不但造成人员操作繁复、低效，并且最终出现财务与业务数据出现了数出多门，进而报表统计困难的后果；例如门店耗材领用即可在财务系统完成，又可在业务系统中完成，有2个员工分别用了2套系统维护，到最后却发现，需要大量的人工来合并与核对两边出具的报表，一旦发生差异，则双方都莫衷一是。

2、信息传递困难，财务系统时常遭遇“信息孤岛”的尴尬

许多业务系统生成的信息无法传递给财务系统，需要财务人员根据实际需要到业务系统中查询，并单独到财务系统中维护，工作繁琐、负荷大，加之不一定十分熟悉业务系统，极易产生遗漏，甚至出错。

3、系统间传递的信息太简单划一

系统接口过于简单笼统，不能跟上精细化管控的要求，更难以满足企业战略决策、计划、控制和业绩评价方面的作业细节数据对数据的多样化的需求。

财务与业务管理之间的关系是虽在专业上各有所专，但却更有着相互依存、紧密相连的关系。在此基础上，业界形成了财务与业务一体化的理念，即突破业务流程被分割成各种简单的任务，管理者们将精力集中在个别任务效率的提高上，而忽略了最终目标（即满足顾客的需求）的传统岗位分工模式。通过优化设计，形成全局思想，从整体上确认企业的作业流程，实现两大系统的融合与互动，追求全局最优，而非个别最优。

二、财务业务一体化的关键

行业经过多年的发展，“财务业务一体化”早已不再是个新鲜词了，但外界诠释它的方式却各有不同，许多同行认为，所谓的财务业务一体化，就是将业务系统与财务系统同属于一个软件产品，而业务与财务在其中的体现方式就是这个管理软件下属的独立的功能模块。

而海鼎认为，这固然是一种方式，却并非该理念的核心。财务业务一体化的核心应是将财务数据与业务数据有效集成，业务信息输入系统后能够实时、准确生成财务信息，并依托信息化平台，实现物流与现金流、业务信息与财务信息的高度协调一致。所以，无论业务与财物管理是否同属一个系统，只要能满足这一点，才真正能实现一体化带来的价值。

而众多的实践经验证明，在一个统一的企业信息化平台支撑下，单独的、专业的业务系统与财务系统分别作为子系统纳入企业信息化体系，并形成准确高效的集成，其效果优于统

一于某个供应商软件产品模块、而模块本身有欠专业的应用效果。集成模式也正是目前业内大中型零售流通企业最为青睐的方式。

三、零售企业，业务过程和财务过程的集成

业务过程和财务过程的集成，能够细致周到地从财务视角去关怀各个业务细节，是实现财物业务一体化的重要前提，也是确保业务与财务管理视角融合统一的重要前提。集成内容包括以下的三大方面：

1、业务过程需遵循财务规范

业务过程必须和帐务管理要求保持一致性，其中包含:

●业务系统引入期号管理

每个业务发生有且仅有一个期号与其对应。

●月结时间的统一

业务系统月度结转的时间尽量和财务系统保持一致，并固定周期进行。

●不随意修改业务单据

绝不允许修改往期的历史单据，而修正动作只计入本期数据；所有的业务单据不能随意地删除，否则极有可能导致业务数据和财务数据不平，或导致凭证断号，最终无法顺畅过账的情况；业务系统中所有跨期修正的记录记入本期。

●数据汇总及时准确

业务数据及时汇总，并积极采用各类确认稽核的流程和工具。

2、业务基本信息的配置和财务共享准备

主要完成对供应商信息、部门信息、职员信息、计量单位信息、会计科目信息、物料供货信息等基础资料的录入，基础资料的准确与否，直接关系到会计信息的质量，所以必须录入准确、完整的基础资料数据，便于辅助核算单位信息的导入。

3、完整的业务流程要包含财务处理环节

整体的业务流程可类似与下图：

图1 业务信息的配置过程

以某采购入库流程为例：某按账期结算的供应商在某次进货的含税进货额1000元，税率17%，一定时间后将发票开具给零售商。该业务流程描述如下图：

图2 供应商采购结算的简要流程

而业务系统中的两个业务完成后，会分别生成相应的凭证如下所示：

凭证一——收货业务发生

借：库存商品－配送中心854.70

贷：应付账款_暂估（去税）854.70

凭证二——收到供应商发票

借：库存商品－配送中心-854.70

贷：应付账款_暂估-854.70

借：库存商品－配送中心854.70

借：应交税费_应交增值税_进项税额145.30

贷：应付账款－**供应商1000

四、加强财务对业务的监控

1）事前监控

有企业在其财务制度中明确写到：“必须事前控制，以尽量避免不可测因素影响。”财务部门只默认业务结果、承担会计职责的时代早已是“昔日黄花”，现代化企业财务管理越来越重视财务在业务发生前的预算与控制，从财务角度牵引后续业务发生。

如在业务系统中建立预警制度、设立财务目标、就属于典型的事前监控。包括：

●预警指标：加盟店信用额度、供应商付款计划、门店库存金额上限等

●财务目标：门店月度销售计划、预期库存周转率等

2）事中管理

一般这些业务都需要财务部门参与，如未经批准则当前将中止进行，多用在收付款管理环节，必要时要对部分帐户加锁，直到预期风险降低到安全标准才予以解锁。典型的有：

●供应商帐款余额审查

●加盟帐户资金审查

3）事后分析

主要包含财务报表分析，绩效指标的对照、考核，用于帮助业务部门定位问题，便于业务部门对症下药，而这些分析的来源数据大部分都需业务系统提供。常用的需要由财务部门提供给业务人员了解的分析指标有：

●库存周转天数= 总库存额/日均库存金额

●流动资产周转率= 销售收入/平均流动资产

●总资产周转率= 销售收入/平均总资产

●保本点= 固定成本/（单价-单位成本）

●应收帐款周转率= 销售收入/平均应收帐款

●应收帐款周转天数= 360/应收帐款周转率（按年度计算）

●营业周期= 库存周转天数+应收帐款周转天数

●销售净利率= 净利润/销售收入

●销售毛利率= （销售收入-销售成本）/销售收入

●资产净利率= 净利润/平均资产总额

五、业务数据和财务数据的集成统一

在业务系统与财务系统间，应采用严谨细致的接口方法，以严格保证财务子系统数据来源的统一、完整和准确，包括以下4个方面的内容。

1、通过关键业务和帐务处理关系对照，确定接口范围和内容

财务业务一体化的具体表现，除了从财务视角去管理各个业务环节外，同时也包含在业务结束后对财务处理的严密支持，即业务子系统与财务子系统的无缝对接。每次接口方案确定前，需将流通零售企业的每个关键业务和帐务处理的关系都清晰刻画出来，以确保接口方案的严谨。如下图举例所示：

图3 业务系统与财务系统间操作与凭证的对应关系

2、生成模拟凭证便于和财务人员的沟通与确认

和软件开发标准过程类似，在真正开始编码前，都会要求开发团队为整体设计写好伪代码，便于做好最终的范围确认和内部沟通，财务接口也要在正式进入实战以前，也需形成客户化的模拟凭证，如有出入，则便于财务人员理解和指出，也便于接口定义人员修改和完善。

模拟凭证如下表举例所示：

1）接口方式的一致性

对于总账管理、借贷管理、财务结转和财务报表等核心财务功能中，海鼎要求业务系统与财务系统间严格同步与统一。

●往来结算单位信息（包含供应商、客户、门店等）的代码、描述严格统一；

●会计科目信息的代码、描述严格统一。

2）满足财务数据处理要求的充分性

充分满足财务职能线条与财务软件对于业务数据的处理要求。

●对于存货、生产成本，采购日记账、库存日记账、订单日记账每月进行一次压缩

后，传递给财务软件；

●对于应收、应付账款，当期所有的应付、付款、预付业务，以及应收、收款、预

收业务在海鼎系统中进行操作，期末将供应商应付、付款明细，以及客户应收、

收款明细传递给财务软件。

4、常用的两种财务接口方式都可根据财务要求选择

1）松散型财务业务集成——接口文件对接

图4 业务系统与财务系统的文件对接模式

该方式的应用背景与特点：

●在财务系统供应商不便于直接开放接口直连数据库时选用此法；

●财务接口的定义、修改和管理相对简单易行；

●需先从业务系统导出接口文件后，将此文件再导入财务系统；

●每次生成凭证前都要操作一次，相对繁琐；

●调整相对简单，载财务允许的情况下，发现问题可直接重复导入；

●暂无逆向回溯流程；

●需按财务系统的接口参数要求配置才能生成有效的接口文件。

2）紧密型财务业务集成——数据库对接

该方式的应用背景与特点：

●需财务系统供应商配合完成此种数据库间直连的接口方式；

●财务接口的定义、修改和管理的技术能力要求相对较高；

●可在约定的时间自动将业务系统数据插入中间数据库，再由中间数据库的数据

自动导入到财务系统；

●导出导入工作都由系统自动完成，一劳永逸；

●在财务允许及财务系统供应商配合的情况下，可逆向回溯；

●需按财务系统的接口参数要求配置中间数据库。

两种财务接口方式可结合企业的业务需求、技术储备、应用场景等要素综合评估并选择。

六、结语

通过业务流程、信息系统、数据集成等领域的不断协同融合，实现财务业务一体化的零售企业管理，价值重大，意义深远，有助于形成协同一致的管理视角，规避管理盲区和信息孤岛，克服业务数据不一致的顽疾，同时也大大提升财务操作、业务操作的效果和效率，降低企业的整体运营成本，加速企业整体效益的提升。

同时，我们也应当注意到，财务业务一体化是企业管理的价值思维、有效工具，涉及到零售企业业务经营、财务管控的方方面面，只有不断学习、实践、再学习，摸索出符合零售

企业自身特质的一体化策略和方法，才能日见成效、渐入佳境。