Outlook 常用功能使用指南

Outlook 常用功能使用指南

目录

1. 会议室及车辆的预定 (2)

1.1预定会议室 (2)

1.2 车辆的预定 (5)

2. 日历共享 (8)

3. 填写日程 (11)

4. 新旧日历互相导入 (12)

5. 全球通讯簿的使用 (16)

1.会议室及车辆的预定

1.1预定会议室

a) 在Outlook 的日历中，选择上面的“新建会议”或“新建项目”—》“会议”

b) 打开如下页面，点击“调度助手”，再点击“添加会议室”

c) 弹出选择会议室界面，双击您要预定的会议室名称，然后点击“确定”

d)加入会议室后，会显示该会议室的预定状态，把鼠标放在该处将显示具体的预定信息，为了避免会议预定冲突从而成功预定该会议室，请选择无冲突的会议时间--“开始时间”和“结束时间”

同时，如您希望预定一个重复的会议（如周会），您可以点击“重复周期”图标进入详细设置，注意--系统

不允许重复的会议持续时间超过180天

选定无冲突的时间后，点击“约会”图标，在“收件人”和“地点”处将看到您预定的会议室被加入进来，请勿删除该会议室。

然后点击“收件人…”选择要邀请的参会者。

选好参会者后，填写会议“主题”，最后单击“发送”按钮，之后

您的邮箱将会收到预定会议室的邮件

特别注意：

因为会议室资源有限，如果您临时取消了会议，请尽快取消会议室的预订，以便其他人员预订。

特别是当您预定了每周或者每月定期发生的重复会议时，一旦会议临时不需要开了。请立即取消您预定的会议室。方法如下：

如下图，打开您的Outlook日历，找到您预定的会议，点击鼠标右键。在弹出的页面中点击“取消会议”在新页面中，可以在下面的正文框中填写会议取消的原因。点击“发送取消通知”。

1.2 车辆的预定

重复会议室预定中的步骤a) 、b)、c)

然后在“通讯簿”的下拉菜单中选择“所有车辆”

双击您需要使用的车辆，再点“确定”

添加进来后，您也同样可以查看到该车辆的预定状态。

定义您需要使用车辆的时间，在“开始时间”和“结束时间”进行定义,

然后点击“约会”图标，再输入主题，建议写清楚具体的信息，包括某人去某地，为了更好的利用公司车辆资源，请您预定时先查看预定状态，如果可以合用车辆尽量合用。小技巧：可以一次把三个车都选上，这样三个车的订阅状态就一目了然了。

与会议室预定一样，您也可以自动重复预定车辆，步骤参考会议室重复会议的预定及其他步骤。同样，您预定后也能收到一份确认邮件。车辆也可取消预定，请参考会议室的取消预定方法。

另外，如果会议室和车辆资源都预定满了或冲突时，您将收到一封邮件，邮件正文提示了谁预定了该时段的会议室或车辆，您可以打电话和已经预定某个会议室或者车辆的人进行协商。当他同意把会议室或车辆让给您以后，由他（她）先取消预定，您就可以预定该时间段的会议室或车辆了。邮件如下图：

2.日历共享

a)日历共享是Exchange的新功能，可以把您的日历共享给你的上级主管或任何想与之共享的人员

b)在日历菜单中，选择‘共享我的日历’（上图红框位置）打开日历共享界面。

c)在共享界面收件人处填写你要将此日历共享给谁，具体要给予什么样的权限（下图红圆圈），点击发送就完成了日历的共享。（默认是共享你当前用户下的日历）另外，如果你想查看某人的日历，就在‘请求权限

以查看收件人的日历’处（下图红方块）打√，对方给予权限后便可以查看对方的日历。

查看共享日历的方法是在日历界面点击打开日历

点击后会弹出对话框要您输入共享人的名字，正确输入后即可打开别人共享给您的日历（忘记名字全拼可以点击姓名进行搜索或直接输入对方邮箱地址）。前提是别人已经在他的Outlook里同意共享给你了。

如果要将您的日历共享给部门内部的一组人，您可以这样做：

点击“日历共享”，在弹出的界面中选择“收件人”，然后在“通讯簿”中选择“所有组”，再双击您需要日历共享的组，最后点击“确定”。

日历共享的组将在“收件人”处显示，并单击组名前面的“田”，然后单击“发送”

点开组名前面的“田”后，显示该组的所有成员，方才可以正常发送日历共享。

如未点开组名前面的“田”，当您点击发送时，将会报错，如下图。

3.填写日程

在日历菜单中，新建‘约会’，打开约会界面，您可以在此界面中编辑您的约会或行程，可以通过调整开始和结束时间来安排任意时段的日程。这样当您把日历共享给他人以后，查看您日历的人就会了解您的日程安排，何时空闲等消息。

4. 新旧日历互相导入

Outlook建立一个账户默认会在日历下生成一个日历文件，目前大家一般都有两个日历文件，要将另一个账户的日历到导入到新配置Exchange账户下的日历时，需要做如下操作

a).导出

在outlook下，选择‘文件’- ‘打开’-‘导入’，在‘导入和导出向导’中，选择‘导出到文件’，创建文件的类型选择OUTLOOK数据文件(.pst),下一步选择你要导出的日历文件，选择文件另存为的位置，点击完成（过程见下图）。

b).导入

在‘文件’-‘打开’-‘导入’，选择‘从另一程序或文件导入’，文件类型选择‘个人文件夹文件’下一步选择你要导入.pst文件，下一步选择导入项目到当前文件夹，完成即可把另一个日历导入到当前账户下的日历文件中（过程见下图）。

5.全球通讯簿的使用

大家在配置了新的Exchange账户后，outlook会自动从Exchange服务器上下载全球通讯薄。给公司内部发送邮件时，不必输入烦琐的邮箱地址，可以在新建邮件的页面，打开通讯薄或者直接点击收件人(如下图红色标记位置)。

双击选择收件人或抄送人即可。