卖场样机管理规定
卖场样机管理规定
卖场样机的数量、陈列方式、外观感觉、性能演示效果等对销售都起着不可忽视的作用，所以各门店必须保证较高的出样率、良好的外观及演示效果，并加速样机的周转。为减少公司的损失，维护公司利益，特制定本管理规定。
（一）、职责与分工
为便于管理，现明确样机的管理部门为门店和分部卖场管理部，彼此的分工和负责的主要工作如下：
1、样机管理的具体执行部门为门店；各分部卖场管理负责指导、统计、检查和监督。
2、各门店须实行样机的“三级管理”，由门店经理总负责，七个商品主任负责所属品类样机的管理，营业员和促销员具体负责各品牌样机和附件的管理。
3、门店样机管理的主要内容有：样机的安全（不得出现样机及配件的丢失、损坏、人为的磕碰和划伤等）、样机的清洁、样机的成新度、样机的演示效果、样机出现故障的通报、样机的正常更新等。
4、各门店必须实行“样机卡管理”。即门店首先细化管理责任，将样机按品牌划分给每一个营业员和促销员，并制作相应的样机卡：
(1)、“随机样机卡”：内容应包括品牌、型号、机号（厂家的流水号）、出样日期和管理责任人。要求粘贴于样机的背后，且出样前必须粘贴好。
(2)、“分品牌样机管理卡”：为便于门店随时了解样机的出样、更新等情况，
各门店须汇总制作“分品牌样机管理卡”（格式后附），该卡一式四联，责任人一联，各商品部主任一联，门店办公室一联，分部卖场部一联，以便随时检查。
5、分部卖场管理部负责各项信息的传递和执行情况的监督，内容包括：向门店传达品牌调整及各品牌新上和淘汰单品的信息、主推型号的信息、各品牌的样机政策、总部下达的有关规定和要求、日常的巡店检查、样机更新情况的汇总及向分部领导和总部的反馈等。
（二）、出样管理流程
因各门店场地资源是有限的，为确保卖场拥有合理的商品组合，进一步提高单位面积的经营质量，特做管理流程如下：
1、由门店根据展柜的陈列面积，确定每一个品牌的可出样数量，并报分部卖场部。
2、分部卖场部汇总各门店的资料，将相关信息分七大品类制成表格分别提供给市场部各科主管。
3、市场部各科主管参照每个品牌的“单品表”及门店可陈列样机数量，确定各门店哪款机型出实机或出价签（制作“出样通知单”），其中重点主推机型要注明“突出陈列”，该“出样通知单”转交卖场部。
4、卖场将“出样通知单”及“单品表”整理后转各门店，严格监督并指导门店执行。
5、门店整改或展位调整涉及样机数量变化时，市场部各科主管须将新的“出样要求”立即转卖场部，由卖场部指导门店执行。
6、如“单品表”出现新增或淘汰机型，市场部相关品类主管须以文件的形式下达门店并转卖场部监督实施。如需要更换出样型号，市场部同样须制作“出样通知单”，通知单须明确新出样机型和对应撤样的机型，新出样商品市场部须提前3天通知卖场部和门店，由门店执行，卖场部负责监督。
7、门店在新品上柜时，须按要求认真填写两种“样机卡”；老品清退或处理后，责任人必须在“分品牌样机管理卡”上清晰的做好处理日期、折扣价等流转记录。
8、门店正常销售的商品在出现暂时缺货时，门店不得随意出售样机。
9、卖场部要加强日常的巡店检查，严格监督各项管理要求的执行情况。
流程图：
（三）、商品出样原则
出样对引导顾客消费有很大影响，卖场内应本着“有货即出样、无样有价签、主推和新品必出样”的原则，以保证出样的合理性。
1、原则上公司配送中心有库存的商品都必须出样，部分体积较大的品类如：冰箱、洗衣机、热水器、彩电等，在门店陈列面积有限
时，须严格按照市场部的“出样通知单”执行；系列产品不能全部出样时，须保证价签，宣传单页等齐全。
2、部分商品需要重复出样时，相同型号的样机如在同一柜台内须集中陈列，但外观色彩上要尽量有所差异，每台样机必须有一张价签，可以只出一张功能卡；如同一机型须在不同的柜台陈列，则每一个型号都必须保证有一张价签和一张功能卡。（大件商品重复出样时，必须确保一台样机有一张价签和一张功能卡）
3、接到市场部新品“出样通知单”后，各门店必须在最短的时间内保证出样，原则上要求样机送达门店后当天上柜，且样机要有明显的标识，厂家的各种宣传品须摆放到位。
4、必须严格按照“出样通知单”要求，对公司包销和主推的型号进行“突出陈列”，要放置在展台最醒目的位置，各种宣传品、POP 须齐备。
5、门店接市场部“淘汰单品”的通知后，要迅速按市场部的要求进行处理。厂家可回收样机的，应立即通知厂家返厂；“通知单”中有样机处理政策的，应参照政策立即折价处理（不得低于“通知单”规定的折扣率）。如7天内仍未售出，则马上办理退库，同时通知市场部争取厂家更优惠的销售政策，然后由卖场部安排将其集中在一家门店，统一以促销形式折扣处理，以保证场地资源的高效利用。
6、特价机一般不要放在最好的展示位置，也不要通过POP刻意的突出。特价机的作用是吸引人气，并非公司的主卖商品，销售人员要有意识地引导顾客选择其它高利润的商品，实现销售的转化。
7、因产品有主推和常规之别，高、中、低档之分，陈列时原则要求主推机型（包销机、新品、高利润商品）放置在最佳陈列位置，具体为：高展架置于人眼平视位置（或接近），岛屿式展架放最上层，地台置于最靠近通道的位置；常规商品出样原则为高端品位于陈列架的上方，低端品位于陈列架的下方。
（四）、样机的日常管理
如卖场内样机于正常陈列周期内出现外观不良和性能不佳，不仅有损公司形象和销售，在一定程度上也会影响与厂家的合作，所以各门店必须加强样机的日常管理。
1、样机管理要细化到型号，每一型号都必须有明确的责任人（包括厂家的促销人员），其中随机附件也必须一并纳入管理。
2、高端品（如等离子彩电）样机和没有政策的样机（所有权归公司）必须由促销人员和各品类主任共同负责管理（两个责任人），样机必须有加封热塑膜等保护措施，一定要保证样机在展示期内完好无损。
3、卖场内样机在展示期间从外观到性能都应处于良好的状态，要保证陈列品与未开箱产品从外观到性能的基本一致。
4、遇布局或陈列调整时，必须做到轻拿轻放，严禁野蛮操作，出现人为因素造成的磕碰、划伤、破损和功能障碍，相关损失由直接责任人承担；找不出直接责任人，损失由管理责任人承担，另门店经理须承担连带和领导责任。
5、如样机本身出现功能故障，门店必须于24小时内通知厂家
维修或更换，不得影响正常的操作和演示。
6、营业员在讲解和演示时要注意自身动作的规范，同时也要引导顾客正确的操作，以免造成损坏。
7、样机管理责任人同时负责展台的维护，营业时间内必须保证样机和展台的完整、清洁，样品摆放的整齐、有序，当展台出现破损、射灯不亮、灯箱不亮等影响销售的现象时，应要求促销员立即通知厂家维修或更换。每天营业前，管理责任人要将卫生和相关整理工作做好，样机和展台上不得有浮土、水渍、污渍，营业中要将宣传品随时整理到位。
8、样机管理责任人要负责营业期间样机的安全，每天结束营业前责任人要在保安在场的情况下进行清点，交接单由双方签字；开始营业前同样要清点数量，如发现问题要及时反馈。如营业期间出现样机和附件的丢失和损坏，由责任人照价赔偿。
9、卖场部和门店经理要进行经常性的检查和监督，堵住管理中的各种漏洞，发现不负责任或有其它违规行为，要坚决处罚。
10、大件商品样机（彩电、冰箱、洗衣机、音响和影院等）的附件、说明书明确由厂家促销员保管（厂家不派促销员的由营业员负责保管），外包装在厂家送样后由厂家拉回（自有样机外包装由分部统一保管），样品出售时厂家须另提供外包装；小件商品的附件、包装留门店统一保存，由商品主任或门店经理负责集中管理。相关情况都必须在“分品牌样机管理卡”中明确记录。
（五）、样机的更新
样机可分为代销商品样机和经销商品样机，其中代销样机不占用公司资金，风险较小，原则上此类样机门店采取厂家调换的更新方式（包括机型更新），不做打折处理（因此类样机数量很大）。门店同样要做好代销样机的日常维护，陈列周期为3个月。如在陈列周期内样机外观已较差，门店可要求促销员通知厂家更换，7日内厂家未予更换，则门店经理有权将样机退库（一并退残），并提新机出样。
经销商品样机对公司而言风险较大，为避免在样机更新时蒙受损失，各门店首先必须充分了解厂家的样机政策，并严格按照公司的管理规定执行。
1、经销厂家的样机政策
归纳与厂家签署的年度合同，厂家提供的样机政策有以下几类：
(1)、样机由厂家免费提供，所有权归我公司所有（如同赠送）；
（2）、厂家免费提供，但所有权仍归厂家所有（仅免费提供展示）；
（3）、样机为我公司采购，厂家按折扣价提供（优惠价购入）；
（4）、样机为我公司按正常价采购，但可以按合同约定的折扣价处理，打折部分由厂家承担；
（5）厂家无样机政策，样机均为公司按正常价购入，打折处理时厂家也不予承担（原则上）。
（二）、样机更新办法
由于厂家政策的不同，公司在经营中承担的风险也有很大的差别，所以在样机更新时须采取不同的办法，并在执行中严格管理。
1、免费样机的的更新（第2类）
因免费样机公司未发生支出，所以样机更新的唯一标准是样机的展示效果。如样机因展示时间较长（不得短于标准陈列周期），出现正常磨损（不能是人为损坏）、并与未开箱产品已存在一定差异，则可通知市场部联系厂家给予优惠销售政策或调换。
如厂家给予优惠销售政策，则由市场部制作样机“销售优惠单”（折扣价销售）传门店，门店可按不低于“优惠单”要求的折扣标价销售，售出时应附优惠单、门店经理签字办理相关财务手续。售出后门店要书面通知市场部，由市场部负责与采购部协调厂家，须保证新的免费样机（同型号或更新的型号）于售出之日或之前入门店“免费样机库”。
如遇厂家主动淘汰旧机型，采购部门应争取厂家出新品样机的同时，将淘汰样机退回。
如门店依据优惠单定价在7日内仍无法售出，则应立即通知市场部继续与厂家联系，争取更优惠的销售政策。
虽为免费样机，门店一样要本着对公司和厂家负责的态度，严格按规定做好样机的日常维护，力争在产品寿命周期内少做或不做更新，以便商品淘汰时采购部门能够掌握谈判的主动权。必须进行样机更新时，要给促销员下达任务，以保证样机快速处理。
2、赠送样机和有折扣样机的更新（第1、
3、4类）
由于厂家提供了特惠政策或打折空间，如管理和操作得当会给公司带来丰厚的收益，所以各部门需密切配合，在每一细节上都从严
把关，具体办法为：
（1）、因厂家的样机政策是确保样机更新管理有序进行的重要条件，所以采购的合同谈判至关重要。采购部门应将明确的样机陈列周期和最大的折扣率（仅指折扣样机）列入合同，为公司争取更多的利益。
（2）、各分部市场部需将总部提供的全国供应商样机政策和分部采购部门提供的地区供应商样机政策汇总，按品类分厂家制成“样机政策一览表”，转卖场管理部及各门店，以便执行。
（3）、采购部门应争取折扣样机与正常商品享受同等的待遇，即：当商品降价时，厂家根据降幅给予样机同比例的降价补偿（特别是高端机，短时间内降价幅度可能很大，如无政策，公司的损失会很大）。
（4）、门店须将样机折扣政策通知到每一个品牌样机的管理责任人，并要求其将样机出样日期、标准陈列周期，样机最低折扣率（或买入折扣）、应处理日期填入“分品牌样机管理卡”。
（5）、此几类样机在门店的最长陈列周期为20天，门店应采取轮换出样的方式以确保样机按正常商品出售，具体办法为：
①、当门店此类样机陈列周期在10-20天之间，且实现样机对应型号商品的销售时，门店有权通知配送将商品先送至门店。
②、门店样机责任人先将配送运来的商品拆箱出样，再将原样机做彻底的清洁处理，然后按厂家的封箱标准原样包装（配件一定要齐全），经门店及配送确认与新机器无差异后，交配送送货。
③、为避免顾客产生异议，样机管理责任人必须保证陈列期内样机完好无损。
④、如商品有一定的帐面毛利，门店能够以不低于最低限价的零售价直接售出样机，则门店有权适当让利（须有门店经理签字）。
（6）、样机售出后，相关样机管理责任人需在“样机管理卡”上注明已处理，处理的日期和金额。新机器出样前要粘贴随机卡并做相关记录。
（7）、如合同条款中含厂商共同确认的标准陈列周期，则不论样机流转的次数，当满标准陈列周期后，门店应立即通知市场部，联系厂家按合同提供下一轮赠送样机、折扣样机或补打折款。
（8）、当机型淘汰时，样机必须迅速处理，市场部须制作“优惠单”，门店的出价必须以市场部的“优惠单”为依据，出售时由店长签字，办理财务手续时需后附“优惠单”。也可由卖场部将上述样机集中，安排一家门店统一以促销折扣的方式处理。包装箱须由厂家提供。
（9）、后补折扣样机（第4类）最终机售出后，门店须将处理情况书面通知采购，以便市场部按合同及时收回打折款。
3、无政策样机的更新（第5类）
市场部必须将无样机政策的厂家（极个别厂家）单独列表，并提供门店和卖场部，以便实施重点管理。
为保值现明确此类样机的最长陈列周期为20天，门店必须在20天内售出，各门店同样要采用轮换出样的方式以保证样品的成新度
（必须保证包装完好，流转方式参见前文）。此类样机原则上只能以不低于供货价格出售，特殊原因需低于供货价格时，须由销售总监签字确认，办理财务手续时须后附相关证明。
如低于供货价格销售了此类样机，门店须书面将原因和结果通知市场部，由市场部协调采购争取厂家特例的政策支持。
此类样机能否快速更新关系到公司的直接利益，一旦折价出售有可能给公司造成严重的损失，所以门店经理、商品主任、卖场部人员必须给予特别的关注，要随时进行监督和检查。另各分部应加大促销费和促销赠品力度（争取厂家提供），以鼓励此类样机的销售。
（六）、经销样机的分类管理
为充分用足厂家的优惠政策，并确保公司利益不受损失，杜绝操作中的随意性，现制定经销样机的出入库管理流程如下：
1、所有门店出样的样机入库时，必须有市场部的出样通知单和采购部的样机要货单（无政策样机只需出样通知单），其中免费样机和折扣样机由市场部与采购部门沟通后，由采购部向厂家下样机要货单，无政策样机则由市场部向配送中心下出样通知单。
2、所有经销厂家的免费样机和折扣样机一律不入配送中心库，由采购部门要求厂家直接送门店，无政策样机由配送中心凭市场部的出样通知单送门店。所有经销样机均入门店样机库，与正常销售的商品分离，实行分类管理。
3、门店财务须将全部经销样机与正常商品分库别管理，门店经销商品出样只能从样机库中提取，无权从正常商品库提货出样（真正
杜绝以自有商品代免费样机出样的现象）。
4、门店财务应在现有“一元样机”库的基础上，根据厂家的样机政策的差别，进一步细化管理，将免费样机、免费展示的样机、折扣样机，可折扣销售的样机及自有样别分别归类，实施管理。
5、门店处理样机时，财务应根据样机性质的不同，进行相应的财务处理：
（1）、厂家免费提供的样机，因所有权已归我公司，原则上如厂家不能提供新的免费样机，不能折扣处理，只有当厂家确认函，市场部的样机处理优惠单齐全，并有门店经理签字时，方能允许以不低于优惠单制定的折扣价出售。
（2）、免费展示的样机，因所有权归厂家，门店无权折价销售，处理样机时必须有市场部的样机优惠销售单，销售让利不得低于优惠单规定的折扣。样机售出后，须先办理一元样机退库，再按市场部优惠单的折扣价办理入库，最后按售出价办理出库。
（3）、折扣价提供和后补折扣的样机，只能轮换出样（库存不发生变化），门店无权低于进价销售。当机型淘汰时，必须凭市场部的“优惠单”，方能折价销售。样机售出后须先办理样机退库，再按折扣价或进价入库（后补折扣类），最后根据实际售出价办理出库手续（后补折扣的样机售出后须注明，并通知采购补差价）。
（4）、无政策样机的销售时的处理办法：
①、陈列15天之内售出，只能按照价格文件规定，以不低于的最低限价的售价出售，如售出后要办理样机退库、再入库等手续。（加
大促销费力度）
②、低于最低限价销售时，必须有销售总监的签字确认，同样需办理样机退库、再入库等手续。
6、再次明确，样机在流转的过程中，只涉及机号（厂家出厂编号）的变化，机型、数量、价值未发生改变，所以对库存和财务帐没有影响。
各分部必须真正重视样机管理工作，门店、卖场部、市场部及采购部门要通力合作，在保证出样形象、演示效果的同时，最大限度的利用厂家的优惠政策，争取为公司创造收益。
（七）奖惩办法
1、违反本流程规定，给公司造成损失的除照价赔偿外，给予记过以上处分。
2、样机管理执行及时，在销售样机的过程中为企业创造高利润的予以奖励，提奖方法由各分部总经理上报经总部销售中心审批后执行。